Jak agenci głosowi AI rozwiązują problemy z planowaniem dla globalnych zespołów sprzedaży

Więc handlowiec rezerwuje spotkanie w poniedziałek. A do czwartku prospect się nie pojawia. Albo prospect pisze maila o 23:00 czasu handlowca, prosząc o przełożenie, a nikt nie widzi wiadomości aż do następnego popołudnia.

Wtedy termin już przepadł, lead wystygł, a handlowiec goni kalendarz zamiast sprzedawać.

Zespoły sprzedaży mierzą się z tym cały czas. Jest jeszcze gorzej, gdy prospecti są rozproszeni po kilku krajach.

Właśnie tutaj agent głosowy AI do sprzedaży naprawdę się opłaca.

Najlepsze zadanie dla agentów głosowych AI to praca związana z planowaniem wokół spotkania: potwierdzanie go, przekładanie i follow-up, gdy się nie odbędzie. Sama rozmowa sprzedażowa zostaje przy Twoich handlowcach, tam, gdzie jej miejsce.

W tym artykule pokażemy, co robi agent głosowy AI dla zespołu sprzedaży i jakie problemy z planowaniem rozwiązuje. Przejdziemy też przez to, co sprawdzić, zanim go dodasz, i jak działa nasz AI phone agent, Cal.ai, w Cal.com, w tym ile kosztuje minuta.

Co robi agent głosowy AI dla zespołu sprzedaży

Agent głosowy AI to oprogramowanie, które rozmawia z ludźmi przez telefon naturalnie brzmiącym głosem i kończy zadanie podczas rozmowy.

Dla zespołu sprzedaży to zadanie to głównie planowanie: potwierdzenie spotkania, przełożenie go albo anulowanie, żeby handlowiec nie musiał tego robić.

Agenci głosowi AI występują w dwóch typach, a różnica polega na tym, kto wykonuje połączenie.

Agenci przychodzący odbierają, gdy ktoś dzwoni na Twój numer. Z kolei agenci wychodzący sami inicjują połączenie.

Cal.ai to wychodzący agent głosowy AI. Wykonuje połączenia, a Cal.com Workflows uruchamiają każde z nich na podstawie zdarzenia z rezerwacji, takiego jak nowa booking, anulowanie albo spotkanie, które zaraz się zacznie.

Osoba po drugiej stronie ma już u Ciebie booking, więc każde połączenie dotyczy istniejącego spotkania.

Problemy z planowaniem, które rozwiązują agenci głosowi AI

Większość szkód w kalendarzu sprzedaży dzieje się między bookingiem a spotkaniem. Agenci głosowi AI wypełniają ten czas telefonem za każdą lukę, a każde połączenie startuje z wyzwalacza w Cal.com.

Oto cztery problemy, w których połączenia sprzedażowe AI pomagają najbardziej, i co je uruchamia.

Spotkania zarezerwowane, które nigdy się nie odbywają

Prospect mówi „tak” na czwartek na 14:00. Nadchodzi czwartek i zapomina. E-maile giną w skrzynce, a wiadomości tekstowe są ignorowane, ale telefon trudno przeoczyć.

Dwa połączenia rozwiązują ten problem. Pierwsze to połączenie potwierdzające przed spotkaniem, uruchamiane przez wyzwalacz „before event”. Ty wybierasz moment, na przykład 24 godziny wcześniej. Agent sprawdza, czy prospect nadal przyjdzie, a jeśli nie może, dowiadujesz się o tym, zanim termin przepadnie.

Drugie połączenie następuje po no-show. Gdy no-show zostanie oznaczony, uruchamia się wyzwalacz „no-show updated”, a agent dzwoni, żeby zaproponować nowy termin. Cal.ai może zarezerwować termin podczas rozmowy, więc rebooking dzieje się od razu na miejscu.

Możesz też dodać automated reminders albo SMS reminders do tego samego workflow, więc połączenie jest tylko jednym z kilku kroków.

Przekładanie i anulacje, które zjadają czas handlowców

Każde „czy możemy to przełożyć?” kosztuje handlowca kilka minut. Czyta wiadomość, sprawdza kalendarz, proponuje terminy i czeka na odpowiedź.

W skali całego lejka to mnóstwo małych przerw.

Tę wymianę może przejąć agent. Jeśli prospect podczas rozmowy poprosi o przełożenie spotkania, agent może to zrobić od ręki. Jeśli woli z niego zrezygnować, może je anulować.

Wyzwalacze „rescheduled” i „cancelled” obsługują zmiany wykonane gdzie indziej, na przykład przez booking page. Uruchamiają połączenie po zmianie, więc agent może potwierdzić nowy termin albo zaproponować świeży.

Leady, które stygną przed pierwszym spotkaniem

Zainteresowanie szybko słabnie. Ktoś, kto rezerwuje spotkanie o 16:00, myśli o Tobie o 16:00, a do następnego ranka zajmuje się już innymi sprawami.

Wyzwalacz „new booking” uruchamia połączenie zaraz po zarezerwowaniu spotkania. Prospect słyszy od Ciebie, kiedy zainteresowanie jest jeszcze świeże. Na linkach, gdzie najpierw zatwierdzasz każde zgłoszenie, wyzwalacz „booking requested” robi to samo w momencie, gdy wpada prośba.

To samo dotyczy leadów, które trafiają przez routing form. Formularz kieruje ich do linku do rezerwacji właściwego handlowca, więc połączenie wychodzi od razu po bookingu, zamiast czekać, aż handlowiec zobaczy powiadomienie.

Dla leadów, które nie odbierają, automated follow-ups w tym samym workflow mogą przejąć dalej temat.

Handlowcy spędzający godziny sprzedażowe na administracyjnych telefonach

Przypomnienia. Potwierdzenia. „Tylko sprawdzam, czy dostałeś zaproszenie.” Te połączenia trzeba wykonać, ale nie trzeba do nich człowieka z targetem.

Przekaż je agentowi. Twoi handlowcy zostają przy rozmowach, które naprawdę wymagają człowieka, takich jak discovery, obiekcje i pricing. To ma największe znaczenie w większych zespołach.

Dzięki round-robin dla zespołów sprzedaży spotkania rozkładają się na wielu handlowców, a agent prowadzi potwierdzenia dla każdego z nich. Ty piszesz prompt, ton i cel każdej rozmowy, więc brzmi to jak Twój zespół, a nie generyczny skrypt.

Dlaczego globalne zespoły sprzedaży odczuwają te problemy mocniej

(Źródło obrazu: https://www.pexels.com/photo/business-team-analyzing-sales-data-in-meeting-36733313/)

Globalne zespoły mocniej odczuwają te problemy z planowaniem, bo dzień prospecta i dzień handlowca rzadko się pokrywają. Połączenie potwierdzające albo rebooking musi trafić do prospecta w jego godzinach, a te często wypadają poza godzinami pracy handlowca.

Cal.ai omija ten problem, bo wyzwalacz połączenia jest powiązany z czasem spotkania, a nie z dniem pracy Twojego handlowca. Ustaw połączenie na „24 godziny przed”, a wyjdzie dokładnie 24 godziny przed spotkaniem prospecta, gdziekolwiek się znajduje.

Handlowiec w Chicago może zarezerwować prospecta z Tokio w poniedziałek, a połączenie potwierdzające i tak wyjdzie we właściwym momencie, bez ustawiania budzika.

Zasięg też ma znaczenie.

Cal.ai może dzwonić do uczestników w 11 krajach: USA, Kanady, Wielkiej Brytanii, Niemiec, Francji, Hiszpanii, Włoch, Australii, Meksyku, Japonii i Indii. Możesz też kupić numer z USA bezpośrednio w Cal.com. Zespoły dzwoniące z innych krajów importują własny numer zamiast tego.

Więcej o strefach czasowych znajdziesz w naszym przewodniku po najlepszych praktykach planowania między strefami czasowymi dla globalnych zespołów.

Co sprawdzić, zanim dodasz agenta głosowego AI do procesu sprzedaży

Zanim dodasz agenta głosowego AI do swojego procesu sprzedaży, sprawdź sześć rzeczy: co uruchamia każde połączenie, czy osoba zgodziła się na telefon, kto pisze skrypt, gdzie trafiają wyniki, do jakich krajów agent może dzwonić i ile kosztuje minuta.

Jeśli porównujesz opcje najlepszego agenta głosowego AI do wychodzących połączeń sprzedażowych, te pytania odróżniają dobre dopasowanie od kłopotu. Tabela podaje je wprost, żebyś mógł zadać je każdemu dostawcy, także nam.

Pytanie do zadania	Dlaczego to ważne	Jak odpowiada Cal.ai
Czy połączenie jest uruchamiane przez Twoje dane z bookingów, czy przez osobną listę do dzwonienia?	Połączenia powiązane z bookingami dotyczą spotkań, które już istnieją. Osobna lista oznacza dzwonienie do ludzi, którzy mogli nigdy nie chcieć się od Ciebie odezwać.	Cal.com Workflows uruchamiają każde połączenie ze zdarzenia z bookingiem, takiego jak nowa booking, aktualizacja no-show albo spotkanie, które zaraz ma się zacząć. Nie ma żadnej listy do dzwonienia.
Czy ta osoba zgodziła się na telefon?	Od lutego 2024 FCC traktuje głosy generowane przez AI jako głosy „artificial” w ramach TCPA. Połączenia wymagają wcześniejszej wyraźnej zgody osoby, do której dzwonisz.	Połączenia trafiają do uczestników, którzy zarezerwowali u Ciebie termin i podali numer telefonu. Zgoda nadal należy do Ciebie, żeby ją zebrać i zapisać, więc wbuduj ją w swój booking flow i sprawdź szczegóły z zespołem prawnym.
Czy możesz napisać skrypt, ton i cel każdego połączenia?	Połączenie, które brzmi niezgodnie z marką, traci prospecta w pierwszych dziesięciu sekundach.	Tak. Ty piszesz prompt, wiadomość otwierającą, ton i osobowość każdego połączenia. Możesz dodać zmienne, żeby je spersonalizować.
Gdzie trafiają transkrypcje i wyniki?	Jeśli Twój zespół nie widzi, co zostało powiedziane, nikt nie poprawi skryptu ani nie zrobi follow-upu.	Cal.com pokazuje transkrypcje, ukończenie połączeń i wskaźniki bookingów oraz sentyment w Twoim dashboardzie Cal.com.
Do jakich krajów może dzwonić i z jakich numerów?	Globalny zespół potrzebuje, żeby agent docierał do prospectów tam, gdzie są.	Dzwoni do 11 krajów: USA, Kanady, Wielkiej Brytanii, Niemiec, Francji, Hiszpanii, Włoch, Australii, Meksyku, Japonii i Indii. Numery z USA możesz kupić w Cal.com. Inne kraje importują własne numery.
Ile kosztuje minuta?	Długość rozmów się różni, więc stawka za minutę pozwala przewidzieć wydatki.	$0.29 za minutę, czyli 29 kredytów. W następnej sekcji pokazujemy pełny obraz kosztów.

Chcesz usłyszeć to, co usłyszą Twoi prospecti? Zadzwoń pod naszą linię demo +1 (415) 873-1159, a potem wyobraź sobie, że działa na skrypcie Twojego zespołu.

Jak działają połączenia głosowe AI w Cal.com

Połączenia głosowe AI w Cal.com mają trzy kroki: wybierz wyzwalacz, dodaj numer telefonu i napisz prompt.

Oto jak działa każdy krok w Cal.ai, naszym AI phone agent.

1. Wybierz wyzwalacz.

Otwórz Workflows, utwórz nowy i wybierz zdarzenie, które uruchamia połączenie. Może to być nowa booking, spotkanie, które zaraz się zacznie, przełożenie albo no-show. Wybierz swój link do rezerwacji i, jeśli chcesz, ustaw czas, na przykład 24 godziny wcześniej. Potem dodaj akcję „Call attendee using Cal.ai Voice Agent.”

1. Dodaj numer telefonu.

Agent potrzebuje numeru, z którego zadzwoni. Możesz kupić numer z USA w Cal.com albo zaimportować własny. W workflowach zespołowych tylko admini zespołu lub właściciele mogą kupować, importować lub usuwać numery. Wszyscy inni mogą korzystać z już podłączonych.

1. Napisz prompt.

Napisz pierwszą linię, którą agent wypowie na początku rozmowy. Potem napisz ogólny prompt, który określa jego rolę i cel. Możesz dodać zmienne, żeby spersonalizować każde połączenie. Przetestuj to, zanim wejdziesz na produkcję, dzwoniąc na numer albo uruchamiając testowe połączenie webowe. Oba zużywają kredyty.

Tak działa pricing agenta głosowego AI.

Każda minuta połączenia kosztuje $0.29, czyli 29 kredytów. Każdy numer z USA kosztuje $5 miesięcznie. Czyli trzyminutowe połączenie kosztuje $0.87.

Cal.ai jest dostępny w każdym planie Cal.com, także w darmowym. Darmowe konta nie dostają jednak kredytów, więc musisz dokupić je, zanim agent wykona połączenie. Płatne plany zawierają kredyty dla każdej osoby co miesiąc: 750 w Teams i 1,000 w Organizations, czyli około 26 i 34 minuty rozmów. Możesz dokupić więcej, kiedy tylko potrzebujesz. W Enterprise kredyty Cal.ai są nielimitowane, więc w ogóle nie liczysz połączeń.

Wdrażasz Cal.ai w całej organizacji sprzedażowej? Porozmawiaj z naszym zespołem sprzedaży o wolumenie połączeń i krajach, do których dzwonicie.

Pozwól agentowi zająć się planowaniem

Więc zadanie sprowadza się do tego. Pozwól agentowi obsługiwać połączenia, które utrzymują spotkania w kalendarzu, a Twoim handlowcom zostaw czas na rozmowy, które zamykają deale.

Zespoły wdrażające to w całej firmie dostają nielimitowane kredyty Cal.ai w Cal.com Enterprise. Żeby usłyszeć, jak brzmi agent, zadzwoń na naszą linię demo pod +1 (415) 873-1159.

Potem zarezerwuj rozmowę z naszym zespołem sprzedaży, żeby ustawić to dla swoich handlowców. Albo zacznij na darmowym planie, kup kilka kredytów i skonfiguruj dziś swoje pierwsze połączenie potwierdzające.

FAQ

Czy AI można używać do umawiania spotkań?

Tak. Agent głosowy AI może rezerwować, przekładać, anulować i potwierdzać spotkania przez telefon. Cal.ai robi to podczas połączeń uruchamianych przez Cal.com Workflows na podstawie zdarzeń z bookingów, takich jak nowa booking albo spotkanie, które zaraz ma się zacząć.

Jak poznać, że ktoś używa głosu AI?

Dobry agent głosowy AI mówi na początku rozmowy, że jest AI. Osoba dzwoniąca musi też najpierw uzyskać zgodę rozmówcy, bo FCC traktuje głosy generowane przez AI jako głosy „artificial” w ramach TCPA i wymaga wcześniejszej wyraźnej zgody na takie połączenia.

Ile kosztują agenci głosowi AI?

Pricing agentów głosowych AI różni się w zależności od dostawcy. Cal.ai kosztuje $0.29 za minutę (29 kredytów), plus $5 miesięcznie za każdy numer telefonu z USA. Jest dostępny w każdym planie Cal.com, ale darmowe konta muszą kupić kredyty, zanim agent wykona połączenia. Plany Enterprise zawierają nielimitowane kredyty Cal.ai.