Wpływ automatycznego planowania na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników

Gdy planowanie i zarządzanie zmianami w pracy trafiają na pierwszy plan, główną troską jest zwykle to, jak skorzysta na tym firma. Ale jest tu rada z kursu Zarządzanie zasobami ludzkimi 101: pracownicy to najważniejszy zasób. Jeśli są zadowoleni i zmotywowani, mogą zwiększać przychody samą jakością pracy i usług, które dostarczają. Ta zasada działa też w drugą stronę: przepracowani i niesłyszani pracownicy rzadziej chcą dawać z siebie 101% w pracy. Robią tylko wymagane minimum, czekając, aż zmiana się skończy – albo nawet nie spełniają minimalnych oczekiwań wobec pracy.

Dodatkowo automatyczne planowanie ułatwi i usprawni zgodność z nowymi przepisami dotyczącymi warunków pracy.

Wiesz o tym jako odpowiedzialny i inteligentny właściciel firmy, więc skupmy się na bardziej technicznych kwestiach. Jak zautomatyzować proces planowania, żeby pomóc pracownikom dostać optymalne grafiki, zachować sensowną równowagę między pracą a życiem prywatnym i po prostu czuć się docenionymi?

W skrócie: musisz wybrać niezawodne i wydajne narzędzie do automatycznego planowania. Potem będziesz gotowy, by zwiększać przychody oraz satysfakcję i utrzymanie pracowników.

Korzyści z automatycznego planowania pracowników

Naprawdę dobre oprogramowanie do planowania powinno pomóc ci osiągnąć kilka ważnych celów związanych z kadrą i jej potrzebami, więc przyjrzyjmy się tym korzyściom dokładniej.

1. Niższe koszty pracy

Wprowadzenie automatycznego planowania nie oznacza, że automatycznie zwolnisz kogoś, bo już nie jest ci potrzebny, i dzięki temu zaoszczędzisz na jego pensji. To byłoby nieodpowiedzialne podejście. Zamiast tego automatyczne planowanie pozwoli ci zrozumieć wąskie gardła w podejściu do obsady i to, jak je poprawić.

Z kolei lepszy podział zmian pozwoli zaoszczędzić na nadgodzinach, wydatkach na kwestie bezpieczeństwa, wypadkach albo stratach wynikających z utraty klientów czy nadmiernej obsady w czasie martwego sezonu lub o określonej porze dnia.

Jeśli przyjrzymy się temu dokładnie, wszystko staje się oczywiste. Ręczne planowanie często nieświadomie faworyzuje jednych i jest podatne na błędy ludzkie oraz nawykowe działania. Dlatego niektórzy pracownicy mogą dostawać więcej zmian, a inni za mało. Albo trudne zmiany z dużą liczbą klientów są zbyt słabo obsadzone lub obsadzone przez niedoświadczonych pracowników, podczas gdy w okresach mniejszego ruchu pojawia się nadmiar osób, które nie mają co robić.

Zmęczeni pracownicy mają tendencję do powodowania większej liczby wypadków, a niedoświadczeni mogą potrzebować więcej umiejętności, żeby poradzić sobie z intensywnymi zmianami. Wszystko to prowadzi do strat zamiast zysków.

Kiedy przeprowadzisz podstawową analizę czynników do uwzględnienia, a potem zintegrujesz je ze swoim narzędziem do planowania, maszyna zbuduje sprawiedliwy grafik zmian. Wszyscy mają szansę odpocząć, a wszystkie zmiany są odpowiednio obsadzone, żeby sprostać zapotrzebowaniu.

2. Usprawnione operacje

Ręczne planowanie zawsze obejmuje ważne dane w podejmowaniu decyzji, więc problemy będą się pojawiać. Ktoś po prostu nie może pojawić się w konkretnym dniu albo o konkretnej godzinie, albo zamiast dodatkowych zmian domaga się dnia wolnego. Poza tym informacja zwrotna i bliska komunikacja z pracownikami to konieczność, najlepiej zebrana w jednym miejscu, dostępnym zarówno dla menedżerów, jak i dla pracowników.

Dobre zautomatyzowane narzędzie do planowania może uwzględnić wszystkie żądania i czynniki bez niczego „zapominając”. Dzięki temu pracownicy będą mogli przekazywać swoje uwagi bezpośrednio w aplikacji, żeby ich prośby się nie zgubiły. Planowanie staje się prostsze i bardziej efektywne, a ludzie czują się wysłuchani i szanowani.

3. Lepsza satysfakcja i utrzymanie pracowników

Ten punkt wynika z dwóch poprzednich: gdy zmiany są rozłożone rozsądnie, każdy ma swoją część pracy i odpoczynku. Więc nie ma wielu powodów, żeby odchodzić. Pieniądze to tylko część utrzymania pracowników. Prawdziwa równowaga między pracą a życiem prywatnym jest tak samo ważna jak wynagrodzenie. Więc jeśli możesz tworzyć grafiki, które szanują potrzeby i prawa pracowników (przy jednoczesnym utrzymaniu sprawnego działania firmy), zrób to.

4. Pełna zgodność

Część prawa pracy jest regularnie aktualizowana, żeby chronić pracowników przed niesprawiedliwym traktowaniem. Trudno uwzględnić wszystkie nowe wymagania podczas ręcznego układania grafików. Przepisy dotyczące planowania mówią mianowicie, że pracownicy powinni być informowani o swoich zmianach z dużym wyprzedzeniem, tak aby mogli dostosować swoje plany albo poprosić pracodawcę o przeniesienie zmiany na inny termin. Informowanie ludzi, że ich zmiana zaczyna się za godzinę albo nawet za 30 minut, jest nielegalne (i po prostu nierozsądne). Automatyczne planowanie pozwala tworzyć grafiki z dużym wyprzedzeniem i przestrzegać surowych przepisów. Automatyzacja pomaga zamknąć zadanie wymagające od 3 do 5 godzin pracy w pół godzinie. Dzięki temu możesz szybko i dokładnie tworzyć właściwe grafiki, bez opóźniania tego koszmarnego zadania.

5. Elastyczność kadry

Dobre narzędzie do planowania umożliwia dwukierunkową komunikację, dzięki której pracownicy mają wpływ na układ grafiku. Niektórzy mogą mieć bardzo dobre powody, by prosić o inne zmiany albo konkretne pory dnia, i rozsądnie jest takich próśb wysłuchać. Gdy wyślą swoje zgłoszenia przez narzędzie planistyczne, może ono powiadomić cię o tych konkretnych preferencjach. Dzięki temu nie będziesz musiał na ostatnią chwilę szukać zastępstwa. Automatyczne planowanie sprawia, że elastyczność kadry staje się czymś osiągalnym, a to świetne.

6. Równowaga między pracą a życiem prywatnym i procesy automatyczne

Gdy zmiany są przydzielane automatycznie z uwzględnieniem równego rozkładu zmian dziennych i nocnych, ogólna równowaga między pracą a życiem prywatnym twoich pracowników się poprawia. Możesz zaprogramować narzędzie tak, by dostosowywało się do potrzeb ludzi z dziećmi, którzy proszą o konkretne przedziały czasowe lub mają inne poważne powody. Wtedy zyskujesz oddanych pracowników, którzy będą inwestować w swoją pracę 200% i będą mieć mniej wypalenia albo powodów, żeby odejść.

Wystarczy, że wybierzesz oprogramowanie, które nie będzie pomijać cennych danych podczas układania grafików i będzie pilnować sprawiedliwego podziału zmian. Oszczędzisz mnóstwo monotonnej i podatnej na błędy pracy, a do tego zbudujesz dla swojej firmy silny, zdrowy i bardzo zmotywowany zespół.

Jak właściwie rozwiązać problemy z planowaniem

Skoro już wiesz, jak dobre narzędzie do automatyzacji może pomóc tobie i twojemu zespołowi, przyjrzyjmy się, jak wdrożyć i dopracować to oprogramowanie, żeby wycisnąć z niego jak najwięcej.

1. Zidentyfikuj swoje konkretne problemy z planowaniem

Każda firma jest wyjątkowa, a twoja organizacja może mieć inne problemy z planowaniem i obsadą niż podobne organizacje. Dlatego dokładnie sprawdź, kiedy i gdzie pojawiają się problemy z grafikiem: o określonych porach dnia, w konkretne dni czy sezonowo. Nadmiar czy niedobór personelu? Dopasowanie pracowników do zmiany? Absencja? Wypalenie i duża rotacja? Wskaż dokładnie te problemy, które trzeba najpierw rozwiązać.

2. Zbierz od pracowników opinie o problemach z planowaniem

Następny krok to wysłuchanie, co ludzie mają do powiedzenia. Ich uwagi i prośby mogą być rozwiązaniem problemów, które wskazałeś. Zbierz feedback i zobacz, jak pasuje do obszarów problemowych, które znalazłeś. Skargi na chroniczny brak pracowników mogą sygnalizować zbyt małą obsadę albo zmiany, na których powinno pojawiać się więcej osób. Wypalenie i chęć odejścia z powodu zmęczenia i braku równowagi między pracą a życiem prywatnym wskazują na niesprawiedliwy podział zmian. Absencja to głośny sygnał o uszkodzonym systemie powiadomień o grafikach i planowaniu zmian bez udziału pracowników. Lista może być długa; twoim zadaniem jest słuchać i naprawdę usłyszeć, co jest mówione.

3. Przejrzyj i zaktualizuj zasady planowania

Kiedy po raz pierwszy próbujesz przetasować grafiki, powinieneś ręcznie sporządzić nowe zasady i praktyki planowania, żeby mieć wszystko pod kontrolą. Decydujesz, jakie kroki wprowadzisz (albo usuniesz), żeby poprawić planowanie, i które sugestie staną się zasadami. Określ, co jest zakazane, oraz jak można negocjować elastyczne zmiany grafiku i dostosowania (i kiedy).

4. Użyj oprogramowania lub narzędzi do planowania

Możesz wdrożyć oprogramowanie, gdy opracujesz te nowe zasady i omówisz je ze swoimi pracownikami. Wprowadź wszystkie zebrane szczegóły i konkretne prośby, a potem uruchom program. Zobacz, jak powstaje grafik, i omów go z ludźmi. Jeśli wszystko wygląda dobrze, zatwierdź grafik. Potem zbierz feedback, przeanalizuj, jak teraz idzie firmie, i dopracuj wszystko dalej, jeśli trzeba.

5. Opracuj ustandaryzowany proces wniosków o urlop

Wnioski o wolne to pewnie jeden z najbardziej zapalnych tematów dla ciebie i twoich pracowników. Żeby uniknąć konfliktów i uszanować ich rozsądne prośby, opracuj prostą i sprawną politykę dla takiej sytuacji. Wyjaśnij, z jak dużym wyprzedzeniem trzeba prosić, jak często można wnosić o zmiany grafiku itd. Pracownicy, którzy nie mają czasu na odpoczynek, wypalają się i odchodzą. Łatwiej jest ustalić rozsądny grafik, który równoważy ich potrzeby i potrzeby firmy, niż pewnego dnia zobaczyć, jak cały twój zespół odchodzi.

Automatyzacja procesów ręcznych

Równolegle z automatyzacją planowania rozsądnie jest maksymalnie zautomatyzować zadania, które wykonują twoi pracownicy. Nie chodzi nam o całkowite wycinanie ich ról. Chodzi o danie twojemu zespołowi wartościowych narzędzi, które ułatwią monotonne zadania i pozwolą zachować energię na pracę, która naprawdę się liczy, jak obsługa klientów.

1. Zidentyfikuj zadania, które da się zautomatyzować

Znowu porozmawiaj ze swoim zespołem i przeanalizuj indywidualnie, co można i co warto zautomatyzować. Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa produktywność bez przeciążania zespołu. To bardzo ważne. Każde drobne zadanie, które zabiera czas i może być wykonywane automatycznie, powinno zostać przekazane oprogramowaniu.

2. Wybierz potrzebne narzędzia automatyzacji

Kiedy już wiesz, co robić, czas wybrać narzędzia. Jeśli planujesz wdrożyć automatyzację na dużą skalę, łącząc wiele aplikacji i funkcji w jedną sieć, spójrz na Zapier. To rozbudowane narzędzie, które łączy konta w mediach społecznościowych, spina e-mail z systemem CRM, integruje narzędzia do płatności i zbierania opinii z twoim panelem i wiele więcej.

Jeśli potrzebujesz bardziej konkretnych i dopracowanych automatyzacji, spójrz na Google Docs. Ich zestaw narzędzi może pomóc zautomatyzować mniejsze zadania bez kupowania osobnego pakietu oprogramowania — i zrobić to wydajnie.

Zachęcamy cię do zwrócenia szczególnej uwagi na automatyzację procesu tworzenia etykiet, która może być czasochłonna i podatna na błędy, jeśli wszystko robi się ręcznie. Etykiety są używane wszędzie, od wysyłki po oznaczanie produktów. Dlatego tworzenie dokładnych etykiet usprawnia procesy w twojej firmie.

Foxy Labels to optymalne narzędzie do automatyzacji drukowania etykiet, bo wykorzystuje Google Docs jako bazę. Przenosi informacje z twojego CRM i innych narzędzi do Google Docs, pomaga tworzyć czyste i stylowe etykiety do różnych zastosowań w tym środowisku i od razu wysyła je do druku. Ta aplikacja robi większość pracy, podczas gdy ty skupiasz się na innych pilnych zadaniach i nie martwisz się o dokładność ani szybkość.

3. Skonfiguruj automatyzację

Gdy już ustawisz swoje narzędzie automatyzacji, uruchom test i sprawdź, gdzie mogą być wąskie gardła. Zbierz feedback od pracowników. Konfiguruj narzędzie, aż będzie spełniać twoje potrzeby w 100%.

Twoi pracownicy docenią narzędzia automatyzacji jako uzupełnienie swojego zestawu pracy, zwłaszcza jeśli pomogą im być produktywnymi przy zachowaniu równowagi między pracą a życiem prywatnym. Twoja firma też bardzo na tym skorzysta.