Jak Reda oszczędza 20 godzin miesięcznie na planowaniu dzięki Cal.com

Reda używa Cal.com do automatycznego kierowania spotkań między zespołami i markami, eliminując ręczną koordynację i za każdym razem zapewniając klientom rezerwację z właściwymi osobami.

Reda.ai pomaga zespołom finansowym automatyzować przetwarzanie faktur i procesy zobowiązań. Ich platforma odczytuje faktury, wyciąga dane finansowe i kieruje zatwierdzenia, dzięki czemu zespoły księgowe mogą przetwarzać faktury szybciej i z mniejszą liczbą błędów.

W miarę jak Reda się rozwijała i pracowała z większą liczbą klientów w wielu zespołach i markach, koordynowanie spotkań stawało się coraz bardziej chaotyczne. Planowanie rozmów, demo i rozmów z klientami często wymagało ręcznej koordynacji, żeby właściwy klient trafił do właściwego zespołu. To wszystko sprawiało, że proces był nieporęczny dla klientów i leadów.

Reda rozwiązała to dzięki Cal.com.

Wyzwanie

Dla firmy takiej jak Reda rezerwacje online są kluczowe. Rozmowy demo, sesje onboardingu i rozmowy z klientami często mają decydujące znaczenie dla pozyskania i utrzymania klientów.

Jeśli planowanie staje się powolne albo mylące, te rozmowy się nie odbywają.

W przypadku Reda wyzwanie związane z planowaniem było jeszcze bardziej złożone. Firma obsługuje wiele marek pod jednym dachem, a spotkania często trzeba kierować do właściwego zespołu, nie tracąc przy tym na szybkości.

Zanim wdrożono Cal.com, to routowanie odbywało się ręcznie. Ktoś z zespołu musiał się w to włączyć, żeby upewnić się, że każda rezerwacja trafia do właściwej osoby.

“Kiedyś traciliśmy czas na koordynowanie spotkań między różnymi zespołami i kontaktami z klientami” — mówi CEO Reda, Nils Törnström.”

Nie tylko proces był powolny dla klientów — z czasem te małe zadania się nawarstwiały. Zespół szacuje, że spędzał około godziny dziennie na koordynowaniu spotkań — to mniej więcej 20 godzin miesięcznie straconych na logistykę planowania. 

Rozwiązanie

Dzięki Cal.com Reda scentralizowała planowanie między zespołami, jednocześnie zachowując odrębny wygląd procesu rezerwacji dla każdej marki.

Kalendarze, które ładują się szybko, i proces rezerwacji bez wymiany wiadomości w tę i z powrotem sprawiają, że planowanie jest dla klientów szybkie i proste.

Zamiast ręcznie routować spotkania, klienci mogą teraz rezerwować je bezpośrednio u właściwej osoby.

“Cal.com całkowicie scentralizował koordynację spotkań. Właściwa osoba jest rezerwowana z właściwym zespołem, a właściwy branding jest ustawiany automatycznie” — powiedział Nils. ”

Kilka funkcji od razu zrobiło różnicę.

Planowanie w wielu zespołach z własnym brandingiem

Pierwsze wrażenie ma znaczenie, a logo firmy budują przywiązanie do marki od samego początku. Ogólny albo błędnie oznaczony scheduling link może od początku podważać zaufanie. Ludzie chcą wiedzieć, z kim mają do czynienia, zanim podadzą swoje dane osobowe. 

“Obsługujemy wiele marek pod jednym dachem, a możliwość nadania każdemu zespołowi własnego logo i kolorów w Cal to dla nas ogromna wygrana” — powiedział Nil. ”

Dodanie logo, nazwy zespołu i opisu zespołu jest w Cal proste.

Czyste, profesjonalne doświadczenie rezerwacji

Wiele opinii o Reda skupia się na łatwości użycia, Availability i automatyzacji.

Nieporęczny system rezerwacji podważałby to doświadczenie. Wdrożenie Cal pozwala firmie od samego początku postawić wysoko poprzeczkę profesjonalizmu. 

“Doświadczenie rezerwacji w Cal jest czyste i profesjonalne. Po prostu działa, a nasi klienci to zauważają” — powiedział Nils. ”

Elastyczne planowanie i integracje

Wraz ze wzrostem firmy zmieniają się jej potrzeby. Dzięki naciskowi na rozszerzalność przez API i marketplace Apps, które łączą się bez problemu, Cal został zbudowany jako długoterminowa infrastruktura planowania. 

“Elastyczność i integracje oszczędzają nam mnóstwo ręcznej koordynacji” — podkreślił Nils.”

Dla Reda planowanie stoi na początku wielu interakcji z klientami — od demo po rozmowy onboardingowe. Automatyzując sposób, w jaki spotkania są routowane między zespołami, Cal.com zapewnia, że potencjalni klienci i klienci mogą szybko połączyć się z właściwymi osobami, bez spowalniania wszystkiego przez wewnętrzną koordynację.

Wyniki

Dzięki automatyzacji planowania Reda wyeliminowała potrzebę ręcznego kierowania rezerwacji między zespołami.

To, co kiedyś wymagało codziennej koordynacji, teraz dzieje się automatycznie.

Zespół szacuje, że Cal.com oszczędza im około godziny dziennie, co daje łącznie szacunkowo: 

• 20 godzin oszczędzonych miesięcznie, czyli równowartość 2–3 dni roboczych odzyskanych co miesiąc

• Mniej klientów zmagających się z długimi i frustrującymi wątkami mailowymi.

Zamiast zarządzać kalendarzami, zespół Reda może skupić się na tym, co najważniejsze — rozmowach z klientami i rozwijaniu swojej platformy.