7 migliori app di calendario di gruppo per team (calendari condivisi vs. pianificazione del team)

Quindi, in base al tuo caso d'uso, ti troverai da una parte delle organizzazioni basate sui turni, come scuole e club. Queste organizzazioni hanno soprattutto bisogno di visibilità condivisa, e piattaforme come Teamup, TimeTree, Outlook e persino Google Calendar offrono un'ottima soluzione. Dall'altra parte ci sono i team RevOps e sales che hanno già un calendario condiviso. Hanno solo bisogno di un modo per permettere alle persone di prenotare riunioni con il team in base alla disponibilità resa disponibile nel calendario condiviso. Per questo caso d'uso, Cal.com si posiziona senza dubbio come l'opzione migliore e più preziosa.

Ora che hai capito i due lati delle app di calendario di gruppo per team, andiamo più a fondo ed esploriamo cosa sono e cosa possono essere queste piattaforme. Parleremo anche delle funzionalità dell'app di calendario di gruppo che devi cercare in base al tuo caso d'uso. Infine, condivideremo strategie pensate per aiutarti a scegliere la migliore app di calendario di gruppo per team adatta alle tue esigenze. Quindi, cominciamo.

Cos'è un'app di calendario di gruppo per team?

Un'app di calendario di gruppo per team è sostanzialmente un calendario condiviso. Permette a ogni membro del team di avere visibilità sugli eventi, sul calendario delle riunioni e sui turni del team. La cosa fondamentale è che le informazioni di ogni membro del team (disponibilità e turni) vengano presentate in una vista combinata. L'app può controllare chi è in grado di visualizzare e modificare questa vista combinata, il che la rende perfetta per manager e team operations per coordinare le riunioni di gruppo in base alla disponibilità programmata del team.

Un calendario condiviso risolve soprattutto il problema della visibilità. Se lo configuri bene, tutti possono vedere cosa sta succedendo e quando. Uno strumento di pianificazione o di prenotazione risolve un problema diverso. Risolve la prenotazione basata sulla disponibilità. Ti aiuta a trovare una persona disponibile e a prenotare una riunione con lei. In base alle tue esigenze, potresti aver bisogno solo di un calendario condiviso, mentre altri team potrebbero aver bisogno sia di un calendario condiviso sia di un livello di pianificazione. In base alle tue esigenze, fai tu la scelta, e questa scelta determina il tipo di app di calendario di gruppo più adatto a te. Ecco una rapida panoramica sia di un calendario condiviso sia della pianificazione del team, e di quale ti serve davvero.

Calendario condiviso vs pianificazione del team: di cosa hai davvero bisogno?

Conosci già la differenza tra i due, quindi quando si tratta di prendere una decisione, ecco un modo rapido per decidere e andare avanti.

• Scegli un calendario condiviso se: il tuo obiettivo principale è vedere gli eventi di tutti in un unico posto.

• Scegli la pianificazione del team se: hai bisogno che le persone prenotino riunioni in base alla disponibilità.

Un calendario condiviso mette la visibilità a disposizione del tuo team. Permette di visualizzare come appare il programma di ogni membro del team durante la giornata, la settimana o persino il mese. I permessi vengono impostati in modo che il programma completo sia visibile solo a chi ha bisogno di vederlo e modificarlo.

Uno strumento di pianificazione è un passo oltre il semplice calendario condiviso. Ti permette di aggiungere la pianificazione al tuo calendario condiviso. Così, i membri del team e i clienti possono ora pianificare una riunione con il tuo team in base alla disponibilità condivisa di ciascun membro del team. Lo strumento di pianificazione ha funzioni come la pianificazione round robin, che consente di distribuire equamente le riunioni tra i membri del tuo team in base a un sistema di rotazione prestabilito, fisso o variabile.

È importante capire che non devi scegliere una cosa al posto dell'altra. Molti team hanno bisogno sia di un calendario condiviso sia di un livello di pianificazione per gestire le prenotazioni. Entrambi questi strumenti lavorano insieme e non sono la stessa cosa. Quindi, per aiutarti a evitare confusione, li distingueremo nelle nostre classifiche per aiutarti a capire le migliori opzioni che puoi usare all'interno della categoria di cui hai bisogno.

Le 7 migliori app di calendario di gruppo per team in sintesi

App	Ideale per	Tipo	Piano gratuito	Accesso in visualizzazione senza login	Granularità dei permessi	Sincronizzazione del calendario	Prenotazione del team	Possibilità di self-hosting	Prezzo iniziale
Teamup	Team basati su turni	Calendario condiviso	Sì	Sì	Granulare	Sì	No	No	$12/mese
TimeTree	Piccoli gruppi	Calendario condiviso	Sì	No	Base	Sì	No	No	$4.49/mese
Google Calendar	Team di Google Workspace	Calendario condiviso	Sì	No	Base	Sì	Limitata	No	Costo calcolato in base al piano sottostante
Outlook/Teams	Organizzazioni Microsoft 365	Calendario condiviso	Limitato	No	Base	Sì	Limitata	No	Costo calcolato in base al piano sottostante
Cal.com	Prenotazione e pianificazione del team	Pianificazione	Sì	Sì	Granulare	Avanzata	Sì (Avanzata)	Sì	$12/user/month
Calendly	Prenotazione semplice per team	Pianificazione	Sì	Sì	Base	Sì	Limitata	No	$10/user/month
Reclaim.ai	Gestione del tempo assistita dall'AI	Ibrido	Limitato	No	Base	Sì	Sì	No	$10/user/month

Scelte rapide

1. Miglior calendario condiviso in assoluto: Teamup

2. Migliore soluzione di pianificazione in assoluto: Cal.com

3. Migliore per Google Workspace: Google Calendar

4. Migliore per Microsoft 365 Workspace: Outlook/Teams

5. Miglior calendario condiviso per piccoli gruppi: TimeTree

6. Migliore strumento di pianificazione semplice: Calendly

7. Migliore strumento di pianificazione assistito dall'AI: Reclaim.ai

1. Teamup: il miglior calendario condiviso per team basati su turni

Ideale per: Team che danno priorità alla visibilità condivisa, ai calendari segmentati, ai permessi granulari e al facile accesso per gli utenti esterni.

Teamup è la migliore app di calendario di gruppo per team che hanno bisogno di un vero calendario condiviso con solidi controlli dei permessi e accesso senza login per chi visualizza. È particolarmente adatto a organizzazioni di volontariato, scuole, club e squadre sportive. Questo perché Teamup permette a tutti di vedere il calendario, anche se non hanno un account.

I controlli di accesso granulari sono una delle migliori funzioni di Teamup. Permette diversi livelli di autorizzazione che possono essere assegnati tramite link condivisibili del calendario. Questo rende possibile condividere solo l'accesso in visualizzazione con alcuni membri, mentre ad altri si può concedere accesso completo in modifica al calendario. 

Teamup supporta anche più sotto-calendari e viste con codifica a colori. Questo ti aiuta a separare reparti, attività e turni nella vista del calendario per avere fin dall'inizio un quadro chiaro.

2. Cal.com: la migliore soluzione complessiva per la pianificazione di gruppi e team

Ideale per: Cal.com è più adatto a team e gruppi che vogliono funzionalità complete di pianificazione end-to-end oltre a un calendario di gruppo condiviso.

Un calendario condiviso richiede gestione, e questo diventa un lavoro a tempo pieno per qualcuno. Questa persona ha il compito di aggiungere, aggiornare e creare eventi per tutto il team. Un software di pianificazione come Cal.com automatizza l'intero processo. Mantiene la vista di calendario condiviso di un calendario di gruppo, consentendo a chiunque di prenotare una riunione con i membri del team o ai membri del team di creare una prenotazione reciproca in base alla disponibilità pubblicata. Questo processo elimina completamente il tira e molla sulla disponibilità e consente un'esperienza di prenotazione fluida sia per i team sia per i clienti.

Pensa a Cal.com come al livello di pianificazione del team sopra la configurazione di calendario già esistente. Questo set di funzionalità è particolarmente utile per team di customer success, team di supporto, team sales e team RevOps. La capacità di pianificazione automatizzata, unita a funzioni come la pianificazione round robin, consente routing, distribuzione e gestione automatizzati dei lead senza alcuna supervisione manuale. La piattaforma utilizza i dati di disponibilità dal calendario condiviso della tua organizzazione e assegna ogni lead in arrivo al membro del team che è il successivo in coda o a quello disponibile per primo.

Un'altra cosa importante è che con Cal.com non devi impostare queste automazioni ogni volta. Puoi configurarle una volta sola, e poi i workflow restano automatizzati per sempre. Quindi, che si tratti di inviare promemoria o conferme ai partecipanti della riunione o di condividere email di follow-up con potenziali clienti, Cal.com può aiutarti ad automatizzare il tuo flusso di pianificazione.

3. Google Calendar: il migliore per i team che usano Google Workspace

Ideale per: team di Google Workspace che vogliono un semplice calendario condiviso per i team.

Google Calendar è la soluzione giusta per i team che già usano Google Workspace perché è l'opzione più facile da usare nel suo ecosistema. Le forti integrazioni che Google Calendar ha con le altre app Google lo rendono molto semplice da usare per avere visibilità, in un unico posto, sulla disponibilità di tutto il tuo team. Google Calendar è anche leggero e ha un ottimo supporto mobile, così il tuo team può restare aggiornato sui propri programmi anche in movimento.

Proprio come Teamup, anche Google Calendar consente l'accesso basato sui permessi ai membri del team. Puoi facilmente impostare un calendario in sola visualizzazione per alcuni membri, offrendo al tempo stesso accesso in modifica ad altri. Questo assicura che i membri responsabili del team possano creare in tempo gli eventi di pianificazione e i turni rilevanti nel calendario, mentre gli altri membri possono vedere il programma per conoscere i propri turni e i requisiti di lavoro settimanali in un unico posto.

Aggiungi il fatto che Google Calendar offre la sicurezza dei dati di livello enterprise di Google e la sincronizzazione dei dati in tempo reale, e ottieni grande facilità d'uso e una visibilità condivisa semplice. Tuttavia, devi sapere che Google Calendar non è ideale per l'accesso senza login da parte di utenti esterni.

4. Microsoft Outlook: il migliore per le organizzazioni Microsoft 365

Ideale per: organizzazioni che usano Microsoft 365 e vogliono un'app di calendario per team integrata senza dover dipendere da strumenti di terze parti.

L'app calendario di Microsoft Outlook e Teams è l'opzione di calendario di gruppo più potente per i team che usano già l'ecosistema Microsoft 365. Proprio come Google Calendar nel suo ecosistema, l'integrazione nativa con altre app e servizi web Microsoft la rende preziosa per i team già esistenti. Inoltre, l'ecosistema Microsoft 365 è pensato per aziende di livello enterprise, il che garantisce copertura completa per team in crescita e flussi di lavoro complessi tra reparti, sedi e team.

Con Outlook/Teams, puoi coordinare riunioni e programmi all'interno dello stesso ecosistema, con accesso a diverse modalità di comunicazione, tra cui chat, email, videochiamate e collaborazione interna. Uno dei pochi svantaggi del sistema Microsoft è che, date le impostazioni di sicurezza rigorose, è difficile condividere permessi e accesso in visualizzazione con membri esterni senza un account. Inoltre, i permessi molto granulari sono limitati in questo flusso di lavoro, il che può creare problemi per le aziende che hanno esigenze complesse di condivisione del calendario.

5. TimeTree: il miglior calendario condiviso per piccoli gruppi

Ideale per: piccoli gruppi che vogliono un calendario condiviso facile da usare, con accesso mobile e conversazioni collegate ai singoli eventi.

TimeTree è la versione più semplice di Teamup, utile per piccoli gruppi con un programma semplice. Gestisce molto bene il coordinamento degli eventi e può davvero essere ottimale per gruppi fino a cinque persone. La caratteristica principale di TimeTree è che offre a ogni membro del gruppo accesso allo stesso calendario e offre una chat per evento per ogni evento nel calendario. Quindi, grazie a questa funzione, gli utenti possono pianificare direttamente attorno a un evento specifico direttamente nel calendario.

Allo stesso modo, TimeTree è anche mobile-friendly, il che permette agli utenti di tenere traccia dei propri programmi in movimento. La funzione di chat per evento, unita all'usabilità su mobile, rende TimeTree adatto anche a casi d'uso non professionali, come viaggi di famiglia, gruppi di amici e club.

6. Calendly: il miglior strumento di pianificazione semplice

Ideale per: team e singoli che cercano uno strumento di pianificazione semplice per prenotare riunioni in base alla disponibilità.

Calendly è uno strumento di pianificazione per team che vogliono uno strumento facile da usare e semplice per le esigenze di base di pianificazione del team. Anche se Calendly è noto per il suo piano gratuito, è importante notare che le funzioni basate sul team di Calendly non sono disponibili nel piano gratuito. Gli utenti devono acquistare un abbonamento a pagamento al piano Teams di Calendly per usare le sue funzioni basate sul team.

Inoltre, Calendly non è davvero un'app di calendario di gruppo per team. È più un motore di prenotazione che funziona sulla disponibilità condivisa dei membri del team. Quindi, in pratica, Calendly è più utile per riunioni one-to-one che per riunioni di gruppo. La mancanza di flessibilità di Calendly è uno dei motivi principali per cui molti team finiscono per scegliere Cal.com al suo posto per una soluzione di pianificazione end-to-end.

7. Reclaim.ai: il miglior strumento di pianificazione assistito dall'AI

Ideale per: team e professionisti che vogliono uno strumento di pianificazione e gestione automatica del tempo assistito dall'AI insieme al loro calendario esistente.

Reclaim.ai è adatto a team che vogliono un calendario che lavori al loro fianco per proteggere il loro tempo. Piuttosto che funzionare come un tradizionale calendario condiviso “eventi di tutti in un'unica vista”, si concentra sulla pianificazione e sull'adeguamento automatico del lavoro intorno agli impegni già presenti nel calendario.

La piattaforma offre il massimo valore in termini di riduzione del lavoro manuale associato alla pianificazione e alla gestione del calendario. Usa una pianificazione assistita dall'AI che aiuta team e singoli a restare in linea con i propri programmi e ad avere tutti i propri eventi nel calendario. Per un club o un'organizzazione basata sui turni, Reclaim offre una usabilità migliore rispetto ad altre app di calendario.

Quale app di calendario di gruppo è la migliore per il tuo team?

La migliore app di calendario di gruppo dipende molto dalle tue esigenze. In base al fatto che tu abbia bisogno di visibilità condivisa, accesso esterno o pianificazione delle riunioni, l'app che fa per te sarà diversa. Quindi, per aiutarti a iniziare, ecco una breve panoramica dei diversi casi d'uso delle app di calendario di gruppo e di quelle più adatte in ogni categoria.

• Per gli utenti di Google Workspace: Google Calendar. La scelta più semplice e spesso la migliore per questo ecosistema.

• Per i team Microsoft 365: Outlook o Teams Calendar. Come l'altra, la scelta migliore per il suo ecosistema grazie alle integrazioni native.

• Per le organizzazioni basate sui turni: Teamup. Aiuta i team a gestire permessi granulari e supporta la visualizzazione senza login.

• Per piccoli gruppi: TimeTree. Calendario condiviso semplice con buon accesso mobile.

• Per prenotare riunioni: Cal.com. Il migliore per i team che hanno bisogno di prenotazioni basate sulla disponibilità, eventi condivisi del team e pianificazione round robin.

• Per prenotazioni semplici di riunioni: Calendly. Supporto base alla pianificazione con copertura a pagamento della pianificazione delle riunioni basata sul team.

• Per la gestione del tempo assistita dall'AI: Reclaim.ai. Il migliore per organizzare automaticamente il lavoro e proteggere il tempo attorno agli impegni esistenti.

FAQ

1. Cos'è un'app di calendario di gruppo (rispetto a un calendario personale)?

Un'app di calendario di gruppo permette a più persone di visualizzare e coordinarsi attorno agli stessi eventi, turni, riunioni o programmi. Un calendario personale gestisce principalmente gli impegni di una sola persona. Le app di calendario di gruppo aggiungono visibilità condivisa, permessi e talvolta calendari separati per reparti, team o attività.

2. Qual è la differenza tra un calendario condiviso e uno strumento di pianificazione?

Un calendario condiviso aiuta le persone a vedere eventi e programmi in un unico posto. Uno strumento di pianificazione aiuta le persone a prenotare tempo in base alla disponibilità. Strumenti come Teamup e Google Calendar si concentrano soprattutto sulla visibilità, mentre Cal.com e Calendly si concentrano nel trasformare la disponibilità in prenotazioni confermate.

3. Qual è la migliore app di calendario di gruppo gratuita per i team?

Teamup è una valida opzione gratuita per i team che hanno bisogno di un calendario condiviso dedicato, soprattutto quando contano i permessi e l'accesso per gli utenti esterni. Anche Google Calendar è una scelta gratuita pratica per i team che già usano l'ecosistema Google, mentre TimeTree funziona bene per gruppi più piccoli.

4. Quale calendario condiviso permette ai visitatori di entrare senza account/login?

Teamup è una delle opzioni più solide per l’accesso al calendario senza login. I suoi link di accesso condivisibili lo rendono adatto a club, scuole, squadre sportive, volontari e altri gruppi in cui alcune persone devono vedere il programma senza creare un account Google o Microsoft.

5. Qual è il miglior calendario condiviso per club, squadre sportive, scuole o lavoro a turni?

Teamup è la soluzione migliore per club, squadre sportive, scuole e organizzazioni basate sui turni. La sua struttura di calendario condiviso, i sotto-calendari, i permessi granulari e l’accesso in visualizzazione senza login rendono più semplice coordinare grandi gruppi in cui persone diverse hanno bisogno di diversi livelli di accesso.

6. Qual è la migliore app di calendario di gruppo per un piccolo gruppo di 2–5 persone?

TimeTree è una scelta valida per piccoli gruppi da due a cinque persone. Unisce un semplice calendario condiviso all’accesso mobile e alle conversazioni per singolo evento, rendendolo utile per piccoli team, famiglie, viaggi, club e gruppi che organizzano insieme i propri piani.

7. Come condividi un calendario con un intero team in Google o Outlook?

In Google Calendar, crea o seleziona un calendario e condividilo con i membri del team usando i loro account e le autorizzazioni appropriate. In Outlook, i calendari condivisi possono essere creati e condivisi all’interno dell’ecosistema Microsoft. Entrambi funzionano al meglio quando il team usa già Google Workspace o Microsoft 365.

8. Quali app di calendario di gruppo hanno i migliori controlli delle autorizzazioni?

Teamup si distingue per i controlli granulari delle autorizzazioni, inclusi diversi livelli di accesso assegnabili tramite link di condivisione. Google Calendar e Outlook offrono utili permessi di condivisione, ma gli strumenti dedicati ai calendari condivisi sono in genere più adatti alle organizzazioni che hanno bisogno di un accesso più flessibile per diversi gruppi di utenti.

9. Qual è la migliore app di calendario di gruppo per team Google Workspace? Per team Microsoft 365?

Google Calendar è la scelta naturale per i team Google Workspace, grazie alla sua integrazione con Gmail, Google Meet e altri strumenti Google. Outlook e Teams sono la soluzione migliore per le organizzazioni Microsoft 365, dove i calendari sono già strettamente collegati a email, riunioni e collaborazione interna.

10. Quale app è migliore per la pianificazione del team o per prenotare riunioni invece di limitarsi a vedere i calendari?

Cal.com è la scelta più forte quando il tuo team deve trasformare la disponibilità in prenotazioni invece di limitarsi a visualizzare un calendario condiviso. Supporta link di pianificazione per team, pianificazione basata sulla disponibilità e pianificazione round robin, consentendo di distribuire automaticamente le riunioni in arrivo tra i membri del team.

11. Qual è la migliore app di calendario di gruppo con app mobile?

TimeTree è una delle migliori opzioni per i gruppi che coordinano soprattutto da dispositivi mobili. La sua esperienza semplice di calendario condiviso e le conversazioni a livello di evento funzionano particolarmente bene per i gruppi più piccoli. Google Calendar e Outlook sono anche scelte pratiche per i team che usano già i rispettivi ecosistemi.

12. Come gestiscono le app di calendario di gruppo i fusi orari in un team distribuito?

La maggior parte degli strumenti di calendario moderni mostra gli eventi in base al fuso orario locale degli utenti, mantenendo però coerente l’orario dell’evento sottostante. Questo aiuta i team distribuiti a evitare la conversione manuale degli orari delle riunioni. I team dovrebbero comunque verificare che inviti e integrazioni gestiscano correttamente i passaggi all’ora legale tra le varie regioni.

13. Qual è il miglior strumento di sondaggio per pianificare gruppi per trovare un orario in cui tutti sono liberi?

Rallly è una valida opzione per trovare un orario che vada bene a tutti tramite un sondaggio di disponibilità del gruppo. A differenza di un calendario condiviso continuo, un sondaggio di pianificazione raccoglie la disponibilità dei partecipanti e aiuta gli organizzatori a individuare la fascia oraria migliore per il gruppo.

14. Come si confrontano i prezzi delle app di calendario di gruppo: cosa è gratis e cosa è a pagamento?

Diversi strumenti offrono accesso gratuito, tra cui Teamup, TimeTree, Google Calendar e Rallly, mentre Google e Outlook possono anche essere inclusi negli abbonamenti esistenti a Workspace o Microsoft 365. Per la pianificazione, Cal.com offre un'opzione individuale gratuita, con piani Teams a partire da $12 per utente al mese.