Informativa sulla privacy

Data di entrata in vigore: 1 novembre 2026

La versione breve

Nessuno legge le informative sulla privacy. Quindi eccola tutta in dieci righe, con la versione completa sotto.

• I tuoi dati sono tuoi. Per le prenotazioni effettuate tramite il tuo account Cal.com, sei il titolare del trattamento e noi siamo il responsabile del trattamento, ai sensi dell'Accordo sul trattamento dei dati su cal.com/dpa, che fa parte dei nostri Termini di servizio per ogni account, gratuito o a pagamento. Li trattiamo per tuo conto e non li vendiamo, a nessuno, mai.
• Raccogliamo il minimo. Nomi, email, numeri di telefono e tutto ciò che chiedono le tue domande di prenotazione. In più le noiose informazioni tecniche che ogni sito riceve: indirizzo IP, browser, pagine visualizzate.
• Il database è il luogo in cui risiedono i dati personali. Non nei nostri log, non nelle nostre analytics, non in un foglio di calcolo. Le nostre regole tecniche vietano i dati personali in log, segnalazioni di errore ed eventi di analytics. Inviamo ID, non persone.
• Usiamo sub-responsabili e li nominiamo tutti. Hosting, email, SMS, video, pagamenti, IA, analytics, monitoraggio, supporto e i nostri strumenti di back-office che potrebbero vedere i tuoi dati. La tabella completa e il loro scopo sono nel nostro Trust Center; prima che ne inizi uno nuovo, diamo ai proprietari degli account un preavviso scritto via email, una notifica nel prodotto o un altro metodo elettronico documentato, con anticipo sufficiente perché tu possa valutare la modifica e opporti.
• Le funzionalità di IA sono opzionali e circoscritte. Le note delle riunioni con IA inviano il testo della trascrizione (senza titoli, senza elenco dei partecipanti, senza link). Gli agenti telefonici IA inviano il numero di telefono e i dettagli dell'ospite necessari per effettuare la chiamata. Niente viene usato per addestrare i modelli di nessuno.
• Le tue app sono una tua scelta. Quando colleghi Google Calendar, Zoom, Salesforce o un webhook, i dati fluiscono lì perché lo hai deciso tu. Sono le tue integrazioni, secondo le tue istruzioni.
• Nessun cookie di terze parti nel prodotto. Il nostro sito marketing usa analytics e misurazione pubblicitaria. Vedi la sezione sui cookie.
• Puoi esportare i tuoi dati o eliminarli. In qualsiasi momento, in autonomia o via email. Eliminare significa eliminare davvero, anche presso i nostri sub-responsabili.
• Domande: [email protected]. Persone reali, non un modulo.

Chi è chi: titolare vs responsabile del trattamento

Questo crea confusione, quindi lo mettiamo all'inizio.

Cal.com: i suoi fornitori di servizi. Per gestire la nostra attività usiamo fornitori di servizi che vedono i dati di contatto dei nostri clienti, per esempio Documenso e Fusial per la firma elettronica di contratti e DPA (Stati Uniti). Agiscono secondo le nostre istruzioni e non sono sub-responsabili dei tuoi dati.

Cosa significa: se sei un partecipante che ha prenotato una riunione e vuoi eliminare i tuoi dati, la via più rapida è rivolgerti alla persona con cui hai prenotato. Ti aiuteremo comunque e inoltreremo la richiesta.

Cosa raccogliamo

Dati che tu e chi prenota con te ci fornite

• Dati dell'account: nome, email, nome utente, hash della password o identità SSO, fuso orario, foto profilo e la tua disponibilità. Al momento della registrazione potremmo cercare una foto profilo per il tuo indirizzo email tramite AvatarAPI; puoi sostituirla o rimuoverla.
• Dati di prenotazione: nomi ed email dei partecipanti, numeri di telefono quando vengono usati promemoria SMS o chiamate, titoli e luoghi delle riunioni, risposte alle tue domande di prenotazione, note, elenchi di ospiti, motivi di cancellazione e riprogrammazione.
• Dati di fatturazione: nome dell'azienda, indirizzo di fatturazione e dettagli della carta di pagamento. La carta va direttamente a Stripe, e noi non la vediamo né la memorizziamo mai.
• Dati di supporto: tutto ciò che ci scrivi, più il contesto dell'account collegato alla conversazione.

Dati che raccogliamo automaticamente

• Indirizzo IP, browser e dispositivo, URL di riferimento, pagine visualizzate e timestamp.
• Eventi di utilizzo del prodotto (quali funzionalità hai usato, quanto spesso) collegati a un ID opaco, non alla tua email.
• Diagnostica di errore e prestazioni quando qualcosa si rompe.

Cosa scegliamo deliberatamente di non fare

• Non raccogliamo intenzionalmente dati di categorie particolari. Le tue domande di prenotazione però potrebbero farlo. Se chiedi informazioni sulla salute, quelli sono dati sanitari nel tuo account Cal.com, e sta a te richiederli in modo lecito. Vedi “Informazioni sanitarie”.
• Non raccogliamo consapevolmente dati da persone sotto i 18 anni.
• Non creiamo profili pubblicitari a partire dai dati di prenotazione e non vendiamo né noleggiamo dati personali.

Cosa significa: conserviamo ciò che serve per inserire una riunione in due calendari, fatturarti e darti supporto. I dati personali più interessanti, le risposte di chi prenota con te, li conserviamo per te, non per noi.

Perché possiamo farlo (basi giuridiche, art. 6 GDPR)

Sub-responsabili: chi altro tratta dati personali

Usiamo altre aziende per gestire Cal.com. Ogni sub-responsabile ha un accordo sul trattamento dei dati con noi, riceve solo ciò di cui ha bisogno e tratta i dati solo secondo le nostre istruzioni. Cosa fanno e dove trattano i dati sono indicati nel nostro Centro di fiducia.

Come ti informiamo delle modifiche. Prima che un sub-responsabile nuovo o sostitutivo inizi a trattare i Dati personali del Cliente, ti diamo un preavviso scritto via email all'amministratore del tuo account o al contatto privacy/legale, tramite notifica nel prodotto o con un altro metodo elettronico documentato. Facciamo sforzi commercialmente ragionevoli per dartelo abbastanza in anticipo da permetterti di esaminare la modifica e opporti (DPA §6.3-6.4). Aggiornare soltanto l'elenco dei sub-responsabili non è il nostro unico modo di dare avviso.

Se ti opponi per motivi di protezione dei dati ragionevoli e documentati, puoi farlo come descritto nel DPA. Se hai domande su un sub-responsabile, scrivi a [email protected].

Pubblicità e identificazione dei lead (sito marketing e strumenti di marketing, non il prodotto)

Questi sono gestiti dal nostro team marketing, invece di essere integrati nel codice del prodotto, e vedono solo dati del sito marketing e delle liste marketing, mai dati di prenotazione, risposte dei partecipanti o qualunque cosa dal tuo account Cal.com.

I fornitori in questa categoria (Google Analytics e Tag Manager, X Ads, attribuzione del sito di Dub, tag pubblicitari di LinkedIn e Meta) operano solo sul sito marketing con il tuo consenso e sono elencati nel banner dei cookie; non sono sub-responsabili dei dati di prenotazione.

Cosa significa: se ti trovi nello SEE o nel Regno Unito, i fornitori di abbinamento del pubblico e identificazione dei visitatori non si attivano per te. Altrove, puoi disattivarli rifiutando i cookie di marketing o usando Global Privacy Control.

App e integrazioni che colleghi

Quando colleghi un'app, ci stai dicendo di inviarle dati. Facciamo esattamente questo e niente di più.

• Calendari: Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple/CalDAV, Zoho: titoli degli eventi, descrizioni, orari, luoghi, nomi ed email di organizzatore e partecipanti, e dati libero/occupato.
• Video: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e altri: i dettagli della riunione necessari per creare il link.
• CRM e automazione: Salesforce, HubSpot, Pipedrive e simili: nome ed email del partecipante, dettagli della riunione e risposte alle tue domande di prenotazione.
• Automazione e link: Zapier, Dub, Close e integrazioni simili dell'App store che colleghi vengono eseguite con il tuo account presso quel fornitore.
• Webhook e il tuo server SMTP: fornisci l'endpoint o il server di posta; riceve tutto ciò che è contenuto negli eventi a cui ti sei iscritto.

Cosa significa: questi sono tuoi responsabili del trattamento, non nostri. Si applicano le loro informative sulla privacy, e disconnettere l'app interrompe il flusso. Non possiamo eliminare ciò che è già nel tuo CRM.

Informazioni sanitarie (PHI)

Cal.com non è un prodotto sanitario, ma le prenotazioni possono contenere informazioni sanitarie: una domanda di intake, un titolo di riunione, note. Se usi Cal.com per qualsiasi attività regolata da HIPAA, quei dati sono protetti solo quanto lo consente l'accordo alla base: chiedici un Business Associate Agreement (disponibile sui piani Teams e superiori; email [email protected] oppure chiedi al supporto o alle vendite) e fallo firmare prima di raccoglierli, salvo che il tuo Order Form o un altro accordo firmato con noi lo consenta espressamente, e tienili fuori dai campi di prenotazione che vengono copiati in app di terze parti.

Per quanto tempo li conserviamo

Dove vanno i tuoi dati

Siamo un'azienda statunitense e i dati vengono trattati negli Stati Uniti; alcuni sub-responsabili li trattano altrove (vedi la tabella). Per i trasferimenti dallo SEE e dal Regno Unito, Cal.com, Inc. partecipa e ha certificato la propria conformità all'EU-U.S. Data Privacy Framework e alla sua UK Extension. Quando il Data Privacy Framework non copre un trasferimento, e per la Svizzera, ci affidiamo alle Clausole contrattuali standard UE del 2021, all'UK Addendum e agli emendamenti svizzeri, tutti completati nel nostro SCC Schedule all'indirizzo cal.com/dpa-scc, che fa parte del DPA, come descritto nella sezione sul Data Privacy Framework qui sotto. Puoi verificare la nostra certificazione nella DPF List all'indirizzo https://www.dataprivacyframework.gov/list. Il Swiss-U.S. Data Privacy Framework attualmente non si applica. Se hai bisogno della residenza dei dati nell'UE, contattaci a [email protected].

EU-U.S. Data Privacy Framework e UK Extension

Cal.com, Inc. rispetta l'EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) e la UK Extension all'EU-U.S. DPF come stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti. Cal.com, Inc. ha certificato al Dipartimento di aderire ai Principi dell'EU-U.S. DPF per i dati personali non HR ricevuti dall'Unione europea e dallo Spazio economico europeo in base all'EU-U.S. DPF, e dal Regno Unito e da Gibilterra in base alla UK Extension. Questo impegno non copre i dati HR dei dipendenti trasferiti per l'uso in un rapporto di lavoro. Se questa informativa è in conflitto con i Principi DPF, prevalgono i Principi. Scopri di più sul programma e consulta Cal.com è presente nell’elenco del Data Privacy Framework all’indirizzo https://www.dataprivacyframework.gov/list.

I dati coperti possono includere nomi, indirizzi email, numeri di telefono, dettagli dell’account e del profilo, disponibilità, dettagli di prenotazioni e riunioni, risposte alle domande di prenotazione, informazioni su fatturazione e supporto, e informazioni su sito web, dispositivo, utilizzo e sicurezza. I clienti possono configurare domande di prenotazione che raccolgono dati sensibili. Usiamo i dati coperti per fornire servizi di pianificazione e correlati, gestire account, prenotazioni e pagamenti, comunicare con utenti e partecipanti, fornire supporto, proteggere e migliorare il servizio e svolgere attività di marketing dove consentito. Altre sezioni di questa informativa descrivono questi dati e finalità in modo più dettagliato.

Comunichiamo i dati coperti pertinenti a fornitori di servizi e sub-responsabili del trattamento per hosting, archiviazione, email e SMS, video, pagamenti, supporto, analisi, sicurezza e funzionalità opzionali, e alle integrazioni scelte dai clienti. Il nostro Trust Center elenca i sub-responsabili del trattamento e le loro finalità. Possiamo inoltre comunicare dati personali quando richiesto dalla legge. In base al principio DPF di responsabilità per il trasferimento successivo, Cal.com rimane responsabile se un agente tratta i dati coperti in modo non coerente con i Principi, salvo che Cal.com dimostri di non essere stata responsabile dell’evento che ha causato il danno.

Le persone possono richiedere l’accesso ai dati coperti e chiederci di correggere, modificare o eliminare dati inesatti o trattati in violazione dei Principi. Quando il principio DPF di scelta lo richiede, le persone possono opporsi prima che i dati coperti siano comunicati a terzi o usati per una finalità sostanzialmente diversa. Quando tale Principio richiede il consenso esplicito per informazioni sensibili, lo otterremo prima del relativo uso o della relativa comunicazione. Invia le richieste a [email protected]. Per i dati di prenotazione che trattiamo su istruzione di un cliente, ci coordineremo con quel cliente per gestire la richiesta.

Le persone nell’UE e nel Regno Unito devono prima inviare richieste o reclami DPF a Cal.com, Inc., Privacy & Compliance, 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, Stati Uniti; [email protected]; +1 415 212 6667. Felix Kolodziej, Compliance Lead, può essere contattato anche a [email protected]. Risponderemo ai reclami DPF entro 45 giorni. Per i reclami non risolti relativi ai dati coperti, ci impegniamo a collaborare con il panel istituito dalle autorità di protezione dei dati dell’UE per i dati UE e a rispettarne il parere, e con l’Information Commissioner’s Office del Regno Unito e la Gibraltar Regulatory Authority per i dati del Regno Unito e di Gibilterra. Questi meccanismi indipendenti di ricorso sono disponibili gratuitamente per le persone.

Cal.com, Inc. è soggetta ai poteri di indagine e applicazione della U.S. Federal Trade Commission per la sua conformità al DPF UE-USA e all’estensione per il Regno Unito. A determinate condizioni, le persone possono ricorrere ad arbitrato vincolante per reclami residui sulla conformità al DPF. Potremmo essere tenuti a comunicare dati coperti in risposta a richieste legittime delle autorità pubbliche, anche per soddisfare requisiti di sicurezza nazionale o di applicazione della legge.

Cookie

• Nell’app: cookie per effettuare l’accesso, ricordare le preferenze e garantire la sicurezza. Nessun cookie pubblicitario di terze parti.
• Sul sito marketing: i cookie di analisi e misurazione degli annunci elencati sopra. Puoi rifiutarli.
• Rispettiamo i segnali Global Privacy Control e Do Not Track.

I tuoi diritti

Ovunque tu viva, puoi chiederci di: accedere ai tuoi dati, correggerli, eliminarli, esportarli, limitare o opporti al trattamento, oppure revocare il consenso. Se ti trovi in California, si aggiungono questi diritti: sapere cosa raccogliamo, eliminarlo, correggerlo e opporti alla vendita o condivisione. Non vendiamo né condividiamo i tuoi dati, quindi non c’è nulla a cui opporsi. Se ti trovi nello SEE o nel Regno Unito, puoi anche presentare un reclamo alla tua autorità per la protezione dei dati.

Puoi fare gran parte di tutto questo in autonomia dalle impostazioni. Altrimenti scrivi a [email protected] e risponderemo entro i termini previsti dalla legge applicabile. Ti chiederemo prima di verificare la tua identità e non ti tratteremo peggio per aver fatto una richiesta.

Sicurezza

Crittografia in transito e a riposo, accesso con privilegi minimi, SSO e 2FA, infrastruttura verificata e un programma bug bounty. Dettagli e report attuali: cal.com/security. Nessun sistema è perfettamente sicuro; se qualcosa va storto, informeremo i clienti interessati senza indebito ritardo dopo essere venuti a conoscenza di una violazione dei dati personali, come richiesto dal nostro DPA.

Modifiche a questa informativa

Pubblicheremo qui la nuova versione e aggiorneremo la data di entrata in vigore. Per qualsiasi modifica sostanziale, come una nuova categoria di sub-responsabili del trattamento o un nuovo uso dei dati, ti avviseremo prima che abbia effetto tramite email, notifica nel prodotto o un altro metodo elettronico documentato.

Contatti

Contatto privacy: [email protected]

Rappresentante UE (art. 27 GDPR): Felix Kolodziej, CAYA Postbox 1040588, 96035 Bamberg, Germania, [email protected]

Comunicazioni formali: Cal.com, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, Stati Uniti, con copia a [email protected]

Per tutto il resto: [email protected]

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