Come gli agenti vocali AI risolvono i problemi di pianificazione per i team commerciali globali

Quindi un commerciale prenota una riunione di lunedì. E giovedì il prospect non si è presentato. Oppure il prospect manda una email alle 23, ora del commerciale, chiedendo di spostarla, e nessuno vede il messaggio fino al pomeriggio del giorno dopo.

A quel punto lo slot è sparito, il lead si è raffreddato e il commerciale sta inseguendo un calendario invece di vendere.

I team commerciali si trovano spesso a gestire queste situazioni. Diventa ancora peggio quando i prospect sono distribuiti in diversi paesi.

È qui che un agente vocale AI per le vendite fa davvero la differenza.

Il lavoro migliore per gli agenti vocali AI è occuparsi della pianificazione attorno alla riunione: confermarla, riprenotarla e fare follow-up quando salta. La conversazione di vendita resta ai tuoi commerciali, dove deve stare.

In questo articolo vedremo cosa fa un agente vocale AI per un team commerciale e quali problemi di pianificazione risolve. Vedremo anche cosa controllare prima di aggiungerne uno e come funziona il nostro agente telefonico AI, Cal.ai, in Cal.com, incluso quanto costa un minuto.

Cosa fa un agente vocale AI per un team commerciale  

Un agente vocale AI è un software che parla con le persone al telefono con una voce naturale e completa un'attività durante la chiamata.

Per un team commerciale, quell'attività è soprattutto la pianificazione: confermare una riunione, spostarla o annullarla, così un commerciale non deve farlo.

Gli agenti vocali AI esistono in due tipi, e la differenza sta in chi compone il numero.

Gli agenti inbound rispondono quando qualcuno chiama il tuo numero. Gli agenti outbound invece effettuano loro stessi la chiamata.

Cal.ai è un agente vocale AI outbound. Effettua chiamate, e i Workflows di Cal.com avviano ciascuna di esse da un evento di prenotazione, come una nuova prenotazione, una cancellazione o una riunione che sta per iniziare.

La persona dall'altra parte ha già una prenotazione con te, quindi ogni chiamata riguarda una riunione che esiste già.

I problemi di pianificazione che gli agenti vocali AI risolvono

La maggior parte dei danni al calendario di vendita avviene tra la prenotazione e la riunione. Gli agenti vocali AI coprono quel tratto con una telefonata per ogni gap, e ogni chiamata parte da un trigger in Cal.com.

Ecco quattro problemi in cui le chiamate di vendita AI aiutano di più, e cosa li attiva.

Riunioni prenotate che non avvengono mai

Un prospect dice sì a giovedì alle 14. Giovedì arriva, e se ne è dimenticato. Le email finiscono sepolte e i messaggi vengono ignorati, ma una telefonata è molto più difficile da perdere.

Due chiamate coprono questo caso. La prima è una chiamata di conferma prima della riunione, avviata dal trigger “before event”. Scegli tu il timing, per esempio 24 ore prima. L'agente verifica che il prospect venga ancora e, se non può farcela, lo scopri mentre c'è ancora tempo per spostare lo slot.

La seconda chiamata segue un no-show. Quando un no-show viene segnato, il trigger “no-show updated” si attiva e l'agente chiama per offrire un nuovo orario. Cal.ai può prenotare durante la chiamata, quindi la riprenotazione avviene lì e subito.

Puoi anche aggiungere promemoria automatizzati o promemoria SMS allo stesso workflow, così la chiamata è solo un passaggio tra altri.

Riprogrammazioni e cancellazioni che fanno perdere tempo ai commerciali

Ogni “possiamo spostarla?” costa a un commerciale qualche minuto. Legge il messaggio, controlla il calendario, propone degli slot e aspetta una risposta.

Su una pipeline completa, sono tante piccole interruzioni.

Quel tira e molla è la parte che l'agente può gestire al posto tuo. Se un prospect chiede di spostare la riunione durante una chiamata, può riprogrammarla sul momento. Se preferisce annullarla, può farlo.

I trigger “rescheduled” e “cancelled” coprono le modifiche fatte altrove, per esempio tramite la pagina di prenotazione. Avviano una chiamata dopo la modifica, così l'agente può confermare il nuovo orario o proporne uno diverso.

Lead che si raffreddano prima della prima riunione

L'interesse svanisce in fretta. Una persona che prenota una riunione alle 16 sta pensando a te alle 16, e la mattina dopo ha già passato ad altro.

Il trigger “new booking” avvia una chiamata non appena la riunione viene prenotata. Il prospect riceve tue notizie mentre l'interesse è ancora vivo. Nei link in cui approvi prima ogni richiesta, il trigger “booking requested” fa la stessa cosa nel momento in cui arriva la richiesta.

Vale lo stesso per i lead che arrivano tramite un routing form. Il modulo li manda al booking link del commerciale giusto, così la chiamata parte appena prenotano, invece di aspettare che un commerciale veda la notifica.

Per i lead che non rispondono, i follow-up automatizzati nello stesso workflow possono proseguire da lì.

Commerciali che passano ore di vendita a fare chiamate amministrative

Promemoria. Conferme. “Volevo solo verificare che tu abbia ricevuto l'invito.” Queste chiamate vanno fatte, ma non serve una persona con un quota a occuparsene.

Lasciale all'agente. I tuoi commerciali tengono per sé le conversazioni che richiedono davvero una persona, come discovery, obiezioni e prezzi. Questo conta ancora di più nei team più grandi.

Con round-robin per i team commerciali, le riunioni si distribuiscono tra molti commerciali e l'agente gestisce le conferme per ognuno di loro. Tu scrivi prompt, tono e obiettivo di ogni chiamata, così sembra il tuo team e non un copione generico.

Perché i team commerciali globali sentono di più questi problemi

(Image source: https://www.pexels.com/photo/business-team-analyzing-sales-data-in-meeting-36733313/)

I team globali sentono di più questi problemi di pianificazione perché la giornata del prospect e quella del commerciale raramente coincidono. Una chiamata di conferma o di riprogrammazione deve raggiungere il prospect durante il suo orario, e spesso quelli sono gli orari in cui il commerciale non lavora.

Cal.ai aggira questo problema perché il trigger della chiamata è legato all'orario della riunione, non alla giornata lavorativa del tuo commerciale. Imposta una chiamata per “24 ore prima” e partirà 24 ore prima della riunione del prospect, ovunque si trovi.

Un commerciale a Chicago può prenotare un prospect di Tokyo di lunedì, e la chiamata di conferma parte comunque al momento giusto senza che nessuno debba impostare una sveglia.

Anche la copertura conta.

Cal.ai può chiamare i partecipanti in 11 paesi: Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Germania, Francia, Spagna, Italia, Australia, Messico, Giappone e India. Puoi anche acquistare direttamente un numero statunitense in Cal.com. I team che chiamano da altri paesi importano invece il proprio numero.

Per una panoramica più ampia sui fusi orari, la nostra guida alle best practice per la pianificazione tra fusi orari per team globali entra più nel dettaglio.

Cosa controllare prima di aggiungere un agente vocale AI al tuo processo di vendita

Prima di aggiungere un agente vocale AI al tuo processo di vendita, controlla sei cose: cosa attiva ogni chiamata, se la persona ha accettato di essere chiamata, chi scrive il copione, dove finiscono i risultati, quali paesi può raggiungere e quanto costa un minuto.

Se stai confrontando le opzioni per il miglior agente vocale AI per le chiamate di vendita outbound, queste sono le domande che distinguono la soluzione giusta da un mal di testa. La tabella le presenta come domande semplici, così puoi chiedere a qualsiasi fornitore, noi compresi.

Domanda da fare	Perché conta	Come risponde Cal.ai
La chiamata viene attivata dai tuoi dati di prenotazione o da una lista separata del dialer?	Le chiamate legate alle prenotazioni riguardano riunioni che esistono già. Una lista separata significa chiamare persone che forse non hanno mai chiesto di sentirti.	I Workflows di Cal.com attivano ogni chiamata da un evento di prenotazione, come una nuova prenotazione, un aggiornamento di no-show o una riunione che sta per iniziare. Non esiste una lista del dialer.
La persona ha accettato di essere chiamata?	Da febbraio 2024, la FCC considera le voci generate dall'AI come voci “artificial” ai sensi del TCPA. Le chiamate richiedono il consenso esplicito preventivo della parte chiamata.	Le chiamate vanno ai partecipanti che hanno prenotato con te e hanno fornito un numero di telefono. Il consenso resta qualcosa che devi raccogliere e registrare tu, quindi integralo nel tuo flusso di prenotazione e verifica i dettagli con il tuo team legale.
Puoi scrivere il copione, il tono e l'obiettivo di ogni chiamata?	Una chiamata che suona fuori brand perde il prospect nei primi dieci secondi.	Sì. Scrivi il prompt, il messaggio di apertura, il tono e la personalità di ogni chiamata. Puoi aggiungere variabili per personalizzarla.
Dove finiscono trascrizioni e risultati?	Se il tuo team non vede cosa è stato detto, nessuno può migliorare il copione o fare follow-up.	Cal.com mostra trascrizioni, completamento delle chiamate e tassi di prenotazione, oltre al sentiment, nella tua dashboard di Cal.com.
In quali paesi può chiamare e da quali numeri?	Un team globale ha bisogno che l'agente raggiunga i prospect ovunque si trovino.	Chiama 11 paesi: Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Germania, Francia, Spagna, Italia, Australia, Messico, Giappone e India. Puoi acquistare numeri USA in Cal.com. Gli altri paesi importano i propri numeri.
Quanto costa un minuto?	La durata delle chiamate varia, quindi la tariffa al minuto è ciò che ti permette di prevedere la spesa.	$0.29 al minuto, cioè 29 crediti. Nel prossimo paragrafo spieghiamo l'intero quadro dei costi.

Vuoi sentire quello che sentirebbero i tuoi prospect? Chiama la nostra linea demo al +1 (415) 873-1159, poi immaginala mentre usa il copione del tuo team.

Come funzionano le chiamate vocali AI in Cal.com

Le chiamate vocali AI in Cal.com seguono tre passaggi: scegli il trigger, aggiungi un numero di telefono e scrivi il prompt.

Ecco come funziona ogni passaggio in Cal.ai, il nostro agente telefonico AI.

1. Scegli il trigger.

Apri Workflows, creane uno nuovo e scegli l'evento che avvia la chiamata. Può essere una nuova prenotazione, una riunione che sta per iniziare, una riprogrammazione o un no-show. Seleziona il tuo booking link e, se vuoi, imposta il timing, per esempio 24 ore prima. Poi aggiungi l'azione “Call attendee using Cal.ai Voice Agent.”

1. Aggiungi un numero di telefono.

L'agente ha bisogno di un numero da cui chiamare. Puoi acquistare un numero USA dentro Cal.com oppure importare il tuo. Nei workflow di team, solo gli amministratori del team o i proprietari possono acquistare, importare o rimuovere numeri. Tutti gli altri possono usare quelli già collegati.

1. Scrivi il prompt.

Scrivi la frase di apertura che l'agente dice quando parte la chiamata. Poi scrivi un prompt generale che definisca il suo ruolo e il suo obiettivo. Puoi aggiungere variabili per personalizzare ogni chiamata. Testalo prima di andare live chiamando il numero o eseguendo una chiamata web di test. Entrambe usano crediti.

Ecco come funziona il pricing dell'agente vocale AI.

Ogni minuto di chiamata costa $0.29, cioè 29 crediti. Ogni numero USA costa $5 al mese. Quindi una chiamata di tre minuti costa $0.87.

Cal.ai è disponibile in ogni piano Cal.com, incluso quello gratuito. Gli account Free però non includono crediti, quindi dovrai acquistarne prima che l'agente possa effettuare una chiamata. I piani a pagamento includono crediti per ogni membro ogni mese: 750 su Teams e 1.000 su Organizations, cioè circa 26 e 34 minuti di chiamate. Puoi comprarne altri ogni volta che ti servono. Su Enterprise, i crediti Cal.ai sono illimitati, quindi non misuri affatto le chiamate.

Vuoi distribuire Cal.ai in tutta una sales org? Parla con il nostro team sales del tuo volume di chiamate e dei paesi che chiami.

Lascia che sia l'agente a gestire la pianificazione

Quindi il lavoro si riduce a questo. Lascia che sia l'agente a gestire le chiamate che mantengono le riunioni in calendario, e lascia che i tuoi commerciali passino il loro tempo nelle conversazioni che chiudono i deal.

I Teams che lo distribuiscono in tutta l'azienda ottengono crediti Cal.ai illimitati su Cal.com Enterprise. Per sentire come suona l'agente, chiama la nostra linea demo al +1 (415) 873-1159.

Poi prenota una chiamata con il nostro team sales per configurarlo per i tuoi commerciali. Oppure inizia con il piano gratuito, compra qualche credito e configura oggi stesso la tua prima chiamata di conferma.

FAQ

L'AI può essere usata per pianificare appuntamenti?

Sì. Un agente vocale AI può prenotare, riprogrammare, annullare e confermare appuntamenti per telefono. Cal.ai lo fa nelle chiamate che i Workflows di Cal.com attivano da eventi di prenotazione, come una nuova prenotazione o una riunione che sta per iniziare.

Come capire se qualcuno sta usando una voce AI?

Un buon agente vocale AI dice che è un'AI all'inizio della chiamata. Inoltre, chi chiama deve prima avere il consenso della persona, perché la FCC considera le voci generate dall'AI come voci “artificial” ai sensi del TCPA e richiede il consenso esplicito preventivo per quelle chiamate.

Quanto costano gli agenti vocali AI?

Il prezzo degli agenti vocali AI varia in base al fornitore. Cal.ai costa $0.29 al minuto (29 crediti), più $5 al mese per ogni numero di telefono USA. È disponibile in ogni piano Cal.com, ma gli account Free devono acquistare crediti prima che l'agente possa effettuare chiamate. I piani Enterprise includono crediti Cal.ai illimitati.