Come Cal.com è diventato lo strumento di riferimento di Deel per la pianificazione
Scalare le operazioni globali: l’integrazione di Deel di Cal.com
In un mondo pieno di problemi, le soluzioni sono trasformative, ed è questo che Deel è. Come piattaforma globale per le persone, Deel semplifica il modo in cui le organizzazioni assumono, separano e gestiscono tutto il resto legato a dipendenti e collaboratori. Usare Deel significa che puoi assumere a livello globale senza doverti preoccupare di problemi legati alla conformità o alle buste paga. Questo perché la suite di strumenti di Deel fa sì che le tue i siano sempre puntate e le tue t sempre attraversate.
Deel ha tutto ciò che ti serve per far crescere la tua presenza reclutando i migliori talenti a livello globale senza spendere una fortuna. Deel è così brava in ciò che fa che al momento è il numero uno nei servizi di record of employer in oltre 150 paesi. Questo significa che la piattaforma di Deel è stata usata per inserire oltre 35.000 aziende e 500.000 lavoratori in tutto il mondo.
Ora, con tutto quello che sta succedendo, è facile capire che lavorare in Deel significa dover comunicare in modo efficace ed efficiente su larga scala. Però ecco il punto: è un po’ difficile quando non hai una solida infrastruttura di scheduling del calendario.
In questo case study, ci prenderemo qualche momento per vedere com’era la situazione di Deel prima di scegliere Cal.com, come Cal.com ha aiutato Deel e, in definitiva, quali sono stati i benefici.
La sfida
Deel è un’azienda distribuita a livello globale che rende facile assumere lavoratori da remoto e trasferire talenti chiave. Prima di scoprire Cal.com, Deel aveva faticato per un po’ a trovare una soluzione di scheduling del calendario capace di soddisfare le loro esigenze. Questo era un problema perché la loro capacità di implementare in modo efficace la comunicazione, non solo internamente ma anche esternamente, era limitata da un collo di bottiglia basato sulle prenotazioni.
All’inizio, Deel ha provato a usare prodotti come Calendly per superare questo ostacolo, ma non era soddisfatta della loro mancanza di personalizzazione. In seguito ha provato anche altri prodotti, ma gli stessi problemi continuavano a ripresentarsi. Si trattava in particolare di problemi legati a funzionalità, integrazione e controllo dei dati.
Ciò di cui Deel aveva bisogno era un prodotto non solo sicuro e affidabile, ma che funzionasse anche con il loro stack tecnologico attuale e permettesse di adattare il proprio ambiente di scheduling in base alle esigenze. Ecco perché alla fine sono arrivati a Cal.com. Invece di essere rigido nel modo in cui definisce cos’è un’infrastruttura di scheduling, Cal.com mette l’utente saldamente al posto di guida e gli permette di definire l’ambito delle proprie esigenze di booking.
Diciamolo chiaramente: l’ultima cosa di cui ha bisogno un’azienda distribuita a livello globale è una soluzione di scheduling che manchi di funzionalità di base come gli eventi collettivi, il round-robin booking e le capacità multi-fuso orario.
La soluzione
Il team di assistenza clienti di Deel è stato il pioniere che ha individuato Cal.com come una possibile opzione. Non sorprende, perché i team di assistenza clienti sono spesso composti da persone orientate all’azione, responsabili e con un talento nel trovare soluzioni. A differenza di tutti gli altri prodotti di scheduling software per calendario che Deel aveva provato e che alla fine l’avevano delusa, Cal.com prometteva qualcosa di diverso.
"Cal.com ha ridotto il tempo medio per fissare un incontro di oltre il 75%; è passato da 48 ore a meno di 12."
In effetti, Deel è arrivata a Cal.com con una richiesta specifica: consentire agli ospiti di unirsi a una chiamata direttamente dalla pagina di scheduling ogni volta che un agente fosse disponibile. Il team di Cal.com ha rilasciato rapidamente una funzionalità unica che permetteva agli ospiti di entrare subito in una chiamata, unendo lo scheduling a una linea diretta—qualcosa che non si è visto in nessun altro strumento di scheduling. Questo ha semplificato i tempi di risposta del supporto di Deel e reso più semplice la comunicazione con i clienti, aiutando il team a offrire un servizio più rapido ed efficiente.
Oltre a questo, Cal.com offriva una gamma di funzionalità incredibile che potevano integrare nel loro stack tecnologico tramite API. Questo ha contribuito a garantire loro pieno controllo e accesso ai dati di booking. Cal.com offriva anche funzionalità essenziali come i routing forms, host designati e il round-robin booking. Il round-robin booking potrebbe non sembrare una cosa enorme, ma nel mondo del customer service è essenziale, soprattutto quando si ha a che fare con più membri del team distribuiti in diversi fusi orari. L’opzione di round-robin booking di Cal.com significava che i clienti potevano essere abbinati al rappresentante Deel giusto più velocemente che mai.
"Il round-robin di Cal.com ha fatto un’enorme differenza e ha aiutato Deel a migliorare la fidelizzazione dei clienti del 70%, un dato che manda all’aria gli standard consolidati del settore."
L’esperienza positiva che il team di assistenza clienti di Deel ha avuto con Cal.com ha dato il via a un effetto farfalla. Ben presto, il passaparola positivo ha fatto sì che sempre più persone e team in Deel iniziassero a usare Cal. Prima che se ne rendessero conto, mille persone in Deel usavano Cal per risparmiare tempo, aumentare l’efficienza e generare risultati concreti per team come customer success, risorse umane, recruiting, legale e operations.
Uno dei motivi per cui così tanti professionisti diversi potevano usare Cal.com era la sua personalizzazione. La funzionalità Managed Events, fornita ai clienti enterprise, permetteva ai team leader di creare template specifici per tipi di appuntamento con elementi bloccati. Questi campi bloccati impediscono che i template vengano accidentalmente compromessi, pur consentendo la personalizzazione individuale. I manager potevano assegnare questi tipi di booking ai membri del team rilevanti. Questo significava che ogni team aveva accesso a una suite di scheduling links unici costruiti per il proprio workflow.
"I risultati parlano da soli: i punteggi di soddisfazione dei clienti di Deel sono aumentati del 30% usando Cal.com."
Altre funzionalità che Deel ha trovato impattanti includevano i routing forms, gli eventi collettivi e gli instant meetings. I routing forms venivano usati per eliminare la confusione dei clienti aiutando le persone a trovare il booking giusto rapidamente attraverso una serie di domande brevi e semplici. Gli instant meetings aiutavano a facilitare discussioni interne rapide e chiamate urgenti con i clienti. Gli eventi collettivi venivano usati per semplificare le riunioni di team preassegnando i partecipanti obbligatori e generando date prestabilite che funzionavano per tutte le parti.
"Usare Cal.com ha ridotto del 25% i no-show delle riunioni; è stato fantastico per l’efficienza operativa."
Il focus di Cal.com sulla semplicità ha facilitato una rapida adozione all’interno di Deel. Pur avendo funzionalità amate da chi ha un background tecnico, è altrettanto accessibile ai professionisti di altri settori. L’app store ha reso facile per Deel integrare lo scheduling con i contatti di Salesforce, fornendo accesso agli strumenti necessari senza compromessi.
Il risultato
Deel fissa quasi 10k meeting al mese e i benefici generati per Deel dall’uso di Cal.com sono molteplici. Cal.com ha aiutato Deel ad accelerare la crescita e a ridurre al minimo i costi generali. Questo ha permesso loro di reinvestire il tempo risparmiato nell’organizzazione, liberando allo stesso tempo risorse cruciali che hanno usato per mantenere la loro posizione di leadership nel settore.
"Integrando Cal.com, Deel ha ridotto del 10% il tempo del ciclo di recruiting. Questo ha aiutato ad assicurarsi più velocemente i migliori talenti e a mantenere forte lo slancio."
Da quando ha implementato Cal.com, Deel ha visto una riduzione del 35% del tempo speso a programmare meeting, oltre a un miglioramento del 20% nei tassi complessivi di partecipazione alle riunioni. La funzionalità AI caller di Cal.com ha fatto la differenza anche per Deel, aiutandola ad automatizzare alcuni processi e al tempo stesso a migliorare l’accessibilità dei suoi servizi.
"L’assistenza clienti di Cal.com è stata eccellente—rispondono in fretta, sono competenti e sempre pronti a fare il passo in più."
La Insight Dashboard di Cal.com ha anche reso facile per Deel vedere insight basati sui dati che hanno usato per ottimizzare il personale nei periodi di picco e migliorare la soddisfazione dei clienti. Da quando ha integrato il prodotto di Cal.com nel workflow, il team commerciale di Deel ha visto un aumento del 15% nel tasso di chiusura. Se tutto questo non fosse già abbastanza impressionante, c’è stato anche un miglioramento del 30% nei punteggi di soddisfazione dei clienti grazie al modo in cui la programmazione degli appuntamenti, il booking e l’implementazione sono cambiati da quando Cal.com è entrato a far parte del modo in cui Deel gestisce il proprio tempo.
Questa è la parte del case study in cui normalmente tutto viene riassunto ancora una volta e viene presentato un argomento davvero convincente a favore dell’adozione del prodotto in questione. Però ecco il punto: crediamo che le parole più potenti siano quelle dei nostri clienti. Per questo, con il loro permesso, chiudiamo questo case study condividendo il feedback non modificato che abbiamo ricevuto da Deel. Buona lettura.
Il nostro prodotto ha soddisfatto tutto ciò che ti aspettavi? Quanto è probabile che tu raccomandi Cal.com agli altri?
Sì, Cal.com non solo ha soddisfatto ma ha superato le nostre aspettative. I miglioramenti continui e le funzionalità che rilasci dimostrano che sei impegnato a evolverti insieme alle esigenze dei tuoi clienti. Raccomanderemmo vivamente Cal.com ad altre aziende che cercano una soluzione di scheduling robusta e flessibile.