Come Reda risparmia 20 ore al mese nella pianificazione con Cal.com

Reda usa Cal.com per instradare automaticamente le riunioni tra team e brand, eliminando il coordinamento manuale e assicurando che i clienti prenotino ogni volta con le persone giuste.

Reda.ai aiuta i team finanziari ad automatizzare l'elaborazione delle fatture e i flussi di lavoro della contabilità fornitori. La loro piattaforma legge le fatture, estrae i dati finanziari e instrada le approvazioni, così i team contabili possono elaborare le fatture più velocemente e con meno errori.

Con la crescita di Reda e il lavoro con più clienti tra diversi team e brand, coordinare le riunioni è diventato complicato. Pianificare chiamate, demo e conversazioni con i clienti richiedeva spesso un coordinamento manuale per assicurarsi che il cliente giusto raggiungesse il team giusto. Tutto questo rendeva il processo macchinoso per clienti e lead.

Reda ha risolto questo con Cal.com.

La sfida

Per un'azienda come Reda, le prenotazioni online sono fondamentali. Le chiamate demo, le sessioni di onboarding e le conversazioni con i clienti sono spesso decisive per acquisire e mantenere i clienti.

Se la pianificazione diventa lenta o confusa, quelle conversazioni non avvengono.

Per Reda, la sfida della pianificazione era ancora più complessa. L'azienda serve più brand sotto lo stesso tetto e le riunioni devono spesso essere instradate al team corretto, senza sacrificare la velocità.

Prima di implementare Cal.com, quel routing avveniva manualmente. Qualcuno del team doveva intervenire per assicurarsi che ogni prenotazione finisse alla persona giusta.

“Prima perdeviamo tempo a coordinare riunioni tra team diversi e contatti cliente,” dice il CEO di Reda Nils Törnström.”

Non solo il processo era lento per i clienti, ma col tempo quelle piccole attività si sommavano. Il team stima di aver dedicato circa un'ora al giorno al coordinamento delle riunioni—ossia circa 20 ore al mese perse nella logistica della pianificazione. 

La soluzione

Con Cal.com, Reda ha centralizzato la pianificazione tra i team mantenendo distinta l'esperienza di prenotazione di ciascun brand.

Calendari che si caricano rapidamente e un flusso di prenotazione che non richiede botta e risposta rendono l'esperienza di pianificazione veloce e semplice per i clienti.

Invece di instradare manualmente le riunioni, ora i clienti possono prenotare direttamente con la persona giusta.

“Cal.com ha centralizzato completamente il coordinamento delle riunioni. La persona giusta viene prenotata con il team giusto, con il branding corretto in automatico,” ha detto Nils. ”

Diverse funzionalità hanno fatto la differenza immediatamente.

Pianificazione multi-team con branding personalizzato

Le prime impressioni contano e i loghi aziendali costruiscono affinità con il brand fin dall'inizio. Avere un scheduling link generico o con branding errato può minare la fiducia fin dall'inizio. Le persone vogliono sapere con chi stanno interagendo prima di inserire i propri dati personali. 

“Noi serviamo più brand sotto lo stesso tetto e poter dare a ogni team il proprio logo e i propri colori con Cal è un enorme vantaggio per noi,” ha detto Nil. ”

Aggiungere un logo, il nome del team e la descrizione del team è facile con Cal.

Un'esperienza di prenotazione pulita e professionale

Molte delle testimonianze su Reda si concentrano sulla facilità d'uso, sull'Availability e sull'automazione.

Un sistema di prenotazione macchinoso comprometterebbe quell'esperienza. Implementare Cal consente all'azienda di fissare fin dall'inizio standard elevati di professionalità. 

“L'esperienza di prenotazione di Cal è pulita e professionale. Funziona e basta, e i nostri clienti se ne accorgono,” ha detto Nils. ”

Pianificazione flessibile e integrazioni

Con la crescita delle aziende, le loro esigenze cambiano. Con la sua enfasi sull'estendibilità tramite API e un marketplace di app che si connettono senza problemi, Cal è costruito per essere un'infrastruttura di pianificazione a lungo termine. 

“La flessibilità e le integrazioni ci fanno risparmiare un sacco di coordinamento manuale,” ha sottolineato Nils.”

Per Reda, la pianificazione si trova all'inizio di molte interazioni con i clienti—from demo alle chiamate di onboarding. Automatizzando il modo in cui le riunioni vengono instradate tra i team, Cal.com assicura che prospect e clienti possano connettersi rapidamente con le persone giuste senza che il coordinamento interno rallenti tutto.

I risultati

Automatizzando la pianificazione, Reda ha eliminato la necessità di indirizzare manualmente le prenotazioni tra i team.

Quello che prima richiedeva coordinamento quotidiano ora avviene automaticamente.

Il team stima che Cal.com faccia risparmiare loro circa un'ora al giorno, per un totale stimato di: 

• 20 ore risparmiate al mese, l'equivalente di 2–3 giornate lavorative recuperate ogni mese

• Meno clienti che devono gestire lunghe e frustranti catene di email.

Invece di gestire i calendari, il team di Reda può concentrarsi su ciò che conta di più—parlare con i clienti e far crescere la propria piattaforma.