Risolvere le sfide della pianificazione: come Storyblok ha sfruttato Cal.com

Storyblok è una soluzione CMS per sviluppatori e marketer che sta cambiando il modo in cui le persone pensano al content management headless. Il prodotto include un editor visuale integrato e aiuta gli utenti ad accelerare il loro time to market. Dall'ideazione alle funzionalità di digital asset management e localizzazione, Storyblok elimina le complicazioni nella creazione e nella distribuzione di prodotti su scala. Lo fa rendendo facile per i membri del team collaborare e snellire il modo in cui lavorano.

Una delle cose migliori di Storyblok è che mantengono le promesse. Dopotutto, è una cosa per una startup dire che il proprio prodotto è diverso, ma è un'altra mostrarlo davvero. Storyblok crede nel proprio prodotto. Per questo ha un team di account executive e developer relations engineer pronti a offrire demo live del prodotto.

Questa è una funzionalità essenziale che aiuta i principali decision-maker all'interno delle potenziali organizzazioni a ricevere risposte alle loro domande in tempo reale. Significa anche che queste persone chiave possono vedere come funziona il prodotto in tempo reale, rendendo più facile immaginare il valore che rappresenta.

La sfida: distribuzione non uniforme delle riunioni

Storyblok si è rivolta a Cal.com perché aveva un problema. Le riunioni non venivano distribuite in modo uniforme tra il loro team di developer relations engineer. Spesso, una manciata di ingegneri si ritrovava con il 90% delle booking. Questo era tutt'altro che una soluzione ideale, perché poteva contribuire al burnout e significava che altre persone disponibili non venivano sfruttate a pieno. Questo squilibrio influiva negativamente sia sui partner interni sia su quelli esterni.

“Il passaggio alla pianificazione round-robin fissa di Cal.com ha snellito in modo significativo il nostro processo di demo. I nostri account exec non devono più faticare per allineare la disponibilità con gli sviluppatori, e abbiamo visto un aumento del 50% nell'efficienza delle demo.”

Inoltre, poiché Storyblok è un'organizzazione completamente remota che opera e serve clienti in 40 paesi diversi, si è trovata regolarmente ad affrontare sfide nella gestione di più disponibilità su diversi fusi orari.

“Cal.com ha reso la pianificazione delle demo di vendita semplice e fluida. Abbina automaticamente il nostro team agli ingegneri giusti, bilanciando il carico di lavoro e ottimizzando la disponibilità.”

Prima di usare Cal.com, tutto questo veniva gestito manualmente con Calendly, che purtroppo non aveva gli strumenti integrati necessari per rendere questo processo efficiente e incisivo. Questo significava che il processo di prenotazione delle riunioni finiva per essere notevolmente più costoso in termini di tempo e personale di quanto avrebbe dovuto essere.

Cal.com: la soluzione

Cal.com è personalizzabile, open source e costruito da un team remote-first e async. Questo significa che include un'ampia gamma di strumenti per semplificare tutto ciò che riguarda l'infrastruttura di pianificazione del calendario. Cal.com è riuscito a risolvere il problema di Storyblok grazie a una funzionalità chiamata Fixed Round Robin. Si tratta di un tipo di meeting che Cal.com ha sviluppato appositamente per Storyblok.

“Con l'aiuto di Cal.com, Storyblok ha trasformato completamente il proprio processo di demo. Niente più giochetti tra la disponibilità degli sviluppatori e gli orari degli account executive: tutto veniva ora ottimizzato automaticamente per entrambe le parti.”

Il booking type round-robin fisso di Cal.com è stato creato appositamente per Storyblok, anche se in seguito è stato rilasciato e reso disponibile a tutti gli utenti paganti. Questo scheduling link ha facilitato un carico di lavoro equilibrato tra gli ingegneri e gli account executive di Storyblok. Lo ha fatto combinando la classica distribuzione round-robin delle riunioni e l'assegnazione delle fasce orarie con il concetto di host predefiniti.

“La tecnologia di Cal.com consente agli Account Executive di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: vendere Storyblok. L'abbinamento automatizzato tra il nostro team sales globale e gli sviluppatori garantisce che ogni cliente riceva una demo di alta qualità senza ritardi di pianificazione.”

Usare Cal.com per gestire la prenotazione degli appuntamenti ha cambiato tutto per Storyblok. Ha significato che le riunioni venivano distribuite in modo uniforme tra i membri del team giusti. Ha anche ridotto il burnout e aiutato a bilanciare i costi, assicurando che i membri del team non fossero né sovraccaricati né sottoutilizzati.

Il risultato

Passando da Calendly a Cal.com, Storyblok è riuscita ad abbinare in modo semplice e senza sforzo i potenziali clienti al team demo giusto in base a fattori legati a disponibilità, fuso orario e regione. Questo, a sua volta, ha migliorato l'efficienza complessiva, perché il team di Storyblok non ha dovuto gestire manualmente nessuna delle booking delle riunioni né controllare le booking per verificare eventuali errori.

“Il passaggio da Calendly a Cal.com ha fatto risparmiare agli account executive di Storyblok ore di avanti e indietro nel cercare ingegneri disponibili. Ora lasciano che sia il sistema a gestire la pianificazione, bilanciando i carichi di lavoro in oltre 40 paesi e assicurando che i clienti si colleghino sempre con l'ingegnere giusto per le loro esigenze.”

Inoltre, poiché il prodotto di infrastruttura di Cal.com è adatto alla localizzazione ed è disponibile in oltre 25 lingue, questa è stata una soluzione applicabile a tutti i rappresentanti di Storyblok a livello internazionale. Storyblok è una delle tante startup che Cal.com è orgogliosa di supportare attraverso la nostra infrastruttura di pianificazione. Questa collaborazione evidenzia come Cal.com continui a sostenere la crescita e il successo di aziende orientate al futuro come Storyblok su scala globale.