Ateam bespaarde 70% op planningstijd met Cal.com | Cal.com
Wie is A.Team?
A.Team is ontstaan uit een heel simpel idee — dat teams ertoe doen. Uiteindelijk zijn de beste dingen ter wereld gebouwd door geweldige teams. Het A.Team-platform is rond deze visie opgebouwd en is ontworpen als een plek die legendarische samenwerkingen tussen productbouwers en bedrijven mogelijk maakt.
A.Team wordt aangedreven door een netwerk van 11.000+ gescreende experts en gesteund door $60M aan funding. Als 's werelds eerste Team Formation Platform geven ze de toekomst van werk opnieuw vorm door leiders in de sector te helpen binnen enkele minuten, niet maanden, het talent te vinden dat ze nodig hebben.
A.Team benut de kritische massa van hun netwerk en combineert die met een eigen in-house AI die is gebouwd om mensen aan werk te helpen. Hun platform helpt leiders in de sector om efficiënt productteams van wereldklasse samen te stellen, samengesteld uit top talent uit Silicon Valley. Daardoor kunnen hun klanten sneller betere producten bouwen.
De uitdaging
A.Team ontdekte Cal.com als onderdeel van hun standaard software-inkoopproces. Voordat ze Cal gebruikten, beheerde A.Team hun planning handmatig via een combinatie van Calendly, Zoom en vindingrijkheid. Het was geen ideaal geoptimaliseerde ervaring.
Door de dynamische niche die ze bedienen (oprichters, CTO's, CIO's en andere leiders) behandelt A.Team honderden gesprekken per maand. Dit is een essentieel onderdeel van het interview- en matchingproces van het team. Maar voordat ze Cal.com gebruikten, was het meetinggedeelte van de matching-cyclus bijzonder tijdrovend, vooral voor hun admins.
Omdat A.Team zich inzet voor efficiëntie, vonden ze de vertragingen door dit proces onacceptabel, omdat het niet alleen de gebruikerservaring voor zowel bedrijven als builders negatief beïnvloedde, maar ook de tijd verlengde die nodig was om deals te sluiten. Zoals iedereen in sales je zal vertellen: tijd is cruciaal.
"Met Cal.com hebben we onze handmatige planningswerkzaamheden zo sterk verminderd dat we nu elke maand ongeveer het werk van een parttime supportmedewerker besparen. De automatisering van het platform heeft onze operationele efficiëntie enorm verhoogd, waardoor we ons meer kunnen richten op groei van het bedrijf."
A.Team besloot gebruik te maken van de self-hosted optie en het prijsmodel per boeking van Cal.com. Deze keuze was voor hen het meest logisch, omdat ze de technische expertise hadden om de complexiteit van self-hosting te beheren. Kiezen voor betalen op per-booking-basis was logisch voor hen, omdat ze ondanks een grote community van meer dan 10.000 leden doorgaans slechts rond de 1.000 boekingen per maand beheren.
Door voor dit specifieke pakket te kiezen kon A.Team de calendar-scheduling infrastructuur veiligstellen die ze nodig hadden, terwijl de kosten laag bleven. Als extra voordeel betekende het gebruik van Cal.com dat A.Team hun eigen analytics kon integreren. Dat was voor hen belangrijk, omdat het hen in staat stelde alle gegevens die uit boekingen werden gegenereerd zelf te bezitten.
De oplossing
A.Team had drie hoofddoelen toen ze zich aanmeldden voor Cal.com: de tijd tot het interview verkorten, de tijd tot evaluatie verkorten en meer data vastleggen via geïntegreerde gespreksopname en transcriptie. Al deze doelstellingen werden behaald dankzij hun keuze voor Cal.com.
"Sinds we Cal.com gebruiken, hebben we planningsvertragingen geëlimineerd en onze ervaringen voor builders en klanten aanzienlijk verbeterd. Snellere evaluaties en interviews vertalen zich direct in meer succesvolle, tijdige plaatsingen, waardoor we deals sneller kunnen sluiten."
Cal.com biedt verschillende opties voor integratie van teleconferencing. A.Team koos ervoor gebruik te maken van de compatibiliteit van Cal.com met Daily.co. Daardoor kon A.Team eenvoudig geautomatiseerde aangepaste LLM's integreren die ze gebruiken om betekenisvolle inzichten te verkrijgen door transcripties van interviews te analyseren.
"Sinds de implementatie van Cal.com is onze 'time to interview' met meer dan 75% gedaald en onze 'time to evaluation' met ongeveer 70%. Deze tijdsbesparing heeft direct invloed gehad op de dealsnelheid, waardoor snellere wervingsbeslissingen mogelijk zijn en een soepelere gebruikerservaring ontstaat voor zowel builders als bedrijven."
Dit was eerder nooit mogelijk geweest toen het team een losse combinatie van producten zoals Calendly en Zoom gebruikte om afspraken en boekingen mogelijk te maken.
Het resultaat
Alle evaluatiegesprekken van A.Team worden momenteel geboekt en gevoerd via de scheduling infrastructure van Cal.com. Daardoor kunnen interviewers, builders en bedrijven hun agenda's eenvoudig integreren en via één-op-één gesprekken met elkaar verbinden.
Het merendeel van de afspraken wordt gehost via Daily, hetzelfde product dat Cal Video aandrijft. Dankzij de scheduling infrastructure van Cal.com ziet A.Team nu dat teamidentificatie- en aanmeldingscycli binnen 48 uur worden afgerond.
"Door onze planning te automatiseren via Cal.com hebben we administratieve vertragingen geminimaliseerd en onze klantervaring verbeterd. Self-serve planning heeft ons geholpen om de dealdynamiek vast te houden—want in sales telt elk uur!"
Dit omvat de tijd die een bedrijf nodig heeft om een builder te vinden, een interview aan te vragen, het interview daadwerkelijk te voeren en die persoon aan te nemen. Voor het gebruik van de infrastructuur van Cal.com was het voor A.Team niet mogelijk geweest om dit te bereiken.
Dat komt doordat het aanpasbare karakter van Cal.com, gecombineerd met A.Team's eigen AI en self-serviceopties, een snelle identificatie- en wervingscyclus mogelijk maakt die niet te evenaren is.
"Voor Cal.com vereiste planning meerdere handmatige contactmomenten en veel heen-en-weer over tijdzones, wat vaak tot vertragingen leidde. Nu kunnen builders en bedrijven zelf plannen, en onze zichtbaarheid in het interviewproces is verbeterd, waardoor we realtime inzichten krijgen voor betere besluitvorming."
Dat A.Team Cal.com heeft gekozen als oplossing voor hun calendar scheduling infrastructure zegt niet alleen iets over de effectiviteit van Cal.com als product, maar ook over de strategische en langetermijnvisie van A.Team.
Cal.com is ontworpen met als doel mensen meer vrijheid te geven door planningsinefficiënties weg te nemen, zodat ze echt hun tijd kunnen beheren. Een platform als A.Team zien dat hun workflow versnelt door gebruik te maken van de infrastructuur van Cal.com is een bewijs van hoe Cal.com nieuwe standaarden zet voor de wereld van calendar scheduling.