5 beste planningssoftware voor agencies

Cal.com is de beste planningssoftware voor agencies, omdat het beide kanten goed aanpakt. Round robin-routing en routing forms helpen boekingen te verdelen over de juiste teamleden, terwijl volledige white-labeling en aangepaste domeinen klanten een boekingservaring geven die aanvoelt als een onderdeel van je agency. Calendar- en CRM-integraties houden alles na elke boeking gesynchroniseerd.

Maar Cal.com is niet de enige optie. We vergeleken het met Calendly, Acuity Scheduling, SavvyCal en HubSpot Meetings op basis van:

• Teamrouting: Komen boekingen automatisch bij het juiste teamlid terecht?

• Klantenbranding: Kun je bepalen hoe je boekingspagina's worden vormgegeven?

• Synchronisatiebereik: Koppelt het met je calendars en CRM?

De vergelijkingstabel aan het einde scoort alle vijf tools op deze drie vragen, plus hun gratis plannen.

TL;DR: de beste planningssoftware voor agencies in één oogopslag

• Cal.com: het beste voor teamrouting en gebrandde klantboeking

• Calendly: het beste voor makkelijke, vertrouwde planning

• Acuity Scheduling: het beste voor betaalde sessies en workshops

• SavvyCal: het beste voor een klantgerichte boekingservaring

• HubSpot Meetings: het beste voor agencies die HubSpot gebruiken

Wat is planningssoftware voor agencies?

Agencies gebruiken planningssoftware om klanten en prospects meetings te laten boeken zonder tijden handmatig af te stemmen. Het kan ook bepalen wie elke meeting moet afhandelen, teamagenda's up-to-date houden en boekingen koppelen aan klantgegevens.

Bijvoorbeeld: een agency kan round-robin planning gebruiken om discovery calls te verdelen, aparte boekingspagina's maken voor verschillende diensten, of elke klant een eigen manier geven om terugkerende meetings met hun accountteam te plannen.

Planningssoftware voor agencies richt zich op het boeken en coördineren van meetings. Dat is anders dan project- en resource managementsoftware, die agencies helpt teamcapaciteit te plannen, werk toe te wijzen en projectschema's te beheren.

Veel agencies draaien het ook naast andere diensten die ze voor klanten beheren, zoals een domain reseller program voor het registreren van de domeinen waarop klantensites en boekingspagina's draaien.

De 5 beste planningssoftware voor agencies

1. Cal.com: het beste voor teamrouting en gebrandde klantboeking

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste use case
Ja	$16/gebruiker/maand	Teamrouting en white-label boeking	Agencies die gebrandde klantboeking en flexibele teamplanning nodig hebben

Wat het is: Cal.com is een planningsplatform dat individuen en teams helpt meetings en afspraken te beheren. Agencies kunnen het gebruiken om availability binnen hun team te coördineren, boekingen naar de juiste persoon te sturen en meetings gekoppeld te houden aan hun calendars en CRM. Ze kunnen ook betalingen innen voor betaalde sessies en boekingspagina's aanpassen om klanten een meer gebrandde ervaring te geven.

Waarom het op nummer één staat: Cal.com maakt het makkelijker om boekingen binnen je team te beheren terwijl de klantervaring onder het merk van je agency blijft. Round-robin planning en routing sturen boekingen naar de juiste mensen, terwijl branding- en white-labelopties je meer controle geven over de boekingspagina's die klanten zien.

Belangrijkste functies: 

• Round robin planning: Verdeel boekingen over je team zodat meetings automatisch bij de juiste persoon terechtkomen.

• Routing forms: Kwalificeer inkomende aanvragen en stuur ze naar het juiste teamlid of het juiste meetingtype.

• Collective planning: Vind tijden die werken voor meerdere teamleden.

• Managed events: Geef beheerders inzicht en controle over teamboekingen.

• Gebrandde boekingspagina's: Pas de klantervaring aan zodat die bij je agency past.

• White-labeling: Verwijder Cal.com-branding van boekingspagina's en e-mails.

• Aangepaste domeinen: Gebruik je eigen domein voor klantboekingspagina's.

• Calendar-sync: Koppel Google, Outlook en Apple calendars om availability up-to-date te houden.

• CRM-integraties: Koppel Salesforce en HubSpot om boekings- en klantgegevens synchroon te houden.

• Workflow automatisering: Automatiseer bevestigingen, herinneringen en follow-ups.

• Boekingsanalyses: Volg boekingsactiviteit en prestaties om te begrijpen hoe je planning werkt.

• Calendar overlay: Laat klanten tijdens het boeken hun eigen calendar over elkaar heen leggen om een tijd te vinden die voor hen werkt. 

• Payments: Accepteer betalingen via Stripe en PayPal wanneer klanten betaalde consulten of workshops boeken. 

• Cal AI: Laat klanten via de telefoon meetings plannen met een conversatiële AI-assistent. 

Prijzen: Het gratis plan van Cal.com dekt onbeperkte scheduling links, onbeperkte boekingen, calendar-sync, herinneringen en betalingen voor één gebruiker. Betaalde plannen beginnen bij $16/gebruiker/maand, of $12/gebruiker/maand bij jaarlijkse betaling, en voegen teamfuncties toe zoals round robin planning, routing forms, collective events, aangepaste herinneringen, boekingsanalyses en het verwijderen van Cal.com-branding.

Rajesh’s review of Cal.com 

Beste voor: Agencies die één planningsplatform willen voor klantboeking, teamrouting, branding, automatisering en integraties.

Oordeel: Cal.com combineert de interne routing die agencies nodig hebben met de gebrandde klantervaring die ze willen, terwijl er genoeg ruimte blijft om planning aan te passen of in te sluiten naarmate de agency groeit.

Aan de slag met het gratis plan van Cal.com, of boek een demo als je wilt bespreken hoe je planning voor je agency inricht.

2. Calendly: het beste voor makkelijke, vertrouwde planning

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste use case
Ja	$12/stoel/maand	Vertrouwde boekingservaring	Agencies die een planningshulpmiddel willen dat makkelijk te gebruiken is

Wat het is: Calendly is een van de meest vertrouwde planningshulpmiddelen op de markt, wat het voor agencies een makkelijke keuze kan maken. Klanten herkennen de boekingservaring waarschijnlijk al, dus je hoeft niet uit te leggen hoe het werkt. Het ondersteunt teamplanning, round-robin verdeling, lead routing, CRM-integraties en boekingspagina's.

Belangrijkste functies: 

• Round robin en teamplanning voor het verdelen van boekingen over teamleden.

• Lead routing om prospects te kwalificeren en naar de juiste persoon te sturen.

• CRM-integraties met Salesforce, HubSpot, Marketo en Pardot.

• Insluitbare boekingspagina's om planning aan je website toe te voegen.

• Geautomatiseerde herinneringen en workflows om klanten voor en na meetings op de hoogte te houden. 

Prijzen: Calendly heeft een gratis plan dat één scheduling link en één calendar-verbinding bevat. Betaalde plannen beginnen bij $12/stoel/maand en voegen functies toe zoals round robin planning, teamplanning, lead routing en Salesforce-integratie.

Voordelen: 

• Klanten kennen de boekingservaring al

• Eenvoudige opzet met weinig uitleg nodig

• Breed integratie-ecosysteem

Nadelen: 

• Beperkt gratis plan

• Beperkte brandingopties

Beste voor: Agencies die een vertrouwde boekingservaring willen en geen uitgebreide maatwerkopties nodig hebben.

Vergelijkingsoordeel: Kies Calendly als je een planningshulpmiddel wilt dat je klanten waarschijnlijk meteen herkennen en begrijpen. Kies Cal.com als je agency meer controle nodig heeft over teamrouting, branding richting klanten, integraties en de boekingservaring.

3. Acuity Scheduling: het beste voor betaalde sessies en workshops

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste use case
Nee, 7-daagse proefperiode	$20/maand	Intakeformulieren en betalingen	Agencies die betaalde sessies of workshops verkopen

Wat het is: Acuity Scheduling combineert afspraakplanning met klantintake, betalingen, aanbetalingen, pakketten en herinneringen. Een agency kan het gebruiken om klanten een strategiesessie of workshop te laten boeken, de informatie te verzamelen die voor de meeting nodig is, en tijdens het boekingsproces een aanbetaling of betaling te innen. Het ondersteunt ook pakketten, wat handig kan zijn als een agency een set sessies verkoopt in plaats van één enkele afspraak.

Belangrijkste functies: 

• Klantintakeformulieren om informatie te verzamelen vóór een sessie.

• Betalingen, aanbetalingen en pakketten via Stripe, Square, PayPal en Venmo.

• Meerdere calendars voor verschillende teamleden of locaties.

• Geautomatiseerde e-mail- en sms-herinneringen op ondersteunde plannen.

• API-toegang op het hoogste plan.

Prijzen: Acuity heeft geen gratis plan, maar alle plannen bevatten een gratis proefperiode van 7 dagen. Betaalde plannen beginnen vanaf $20/maand en bevatten functies zoals intake van klanten, betalingen, aanbetalingen, pakketten en afsprakenherinneringen.

Voordelen: 

• Uitstekend voor betaalde afspraken en serviceboekingen

• Intakeformulieren en betalingen zijn ingebouwd in de boekingsflow

• Ondersteunt pakketten en andere betaalde boekingsopties

Nadelen: 

• Geen gratis plan na de proefperiode 

• Niet geschikt voor complexe inkomende routing

Beste voor: bureaus die betaalde consulten, audits, workshops of andere op afspraken gebaseerde diensten verkopen.

Vergelijkingsconclusie: Acuity is een betere keuze wanneer betaling en klantintake centraal staan in het boekingsproces. Cal.com is een betere match als je eenmalige betalingen wilt accepteren en tegelijk diepere teamrouting, gemerkte boekingspagina's en scheduling die is gekoppeld aan CRM wilt.

4. SavvyCal: best voor een klantgerichte boekingservaring

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, en geen proefperiode	$12/gebruiker/maand	Boeken met kalender-overlay waar klanten blij van worden	Bureaus die een verzorgde boekingservaring voor klanten willen

Wat het is: SavvyCal pakt scheduling anders aan. In plaats van klanten je beschikbaarheid op een traditionele boekingspagina te laten bekijken, kunnen ze met de kalender-overlay jouw beschikbaarheid naast hun eigen kalender leggen. Daardoor voelt de ervaring meer samenwerkend, wat handig kan zijn voor bureaus die vaak afspraken met klanten inplannen. Het ondersteunt ook teamscheduling, gerangschikte beschikbaarheid, meeting polls en aangepaste domeinen op het Premium-plan.

Belangrijkste functies: 

• Kalender-overlays waarmee klanten hun beschikbaarheid met die van jou kunnen vergelijken.

• Gerangschikte beschikbaarheid om voorkeurstijden voor meetings te markeren.

• Meeting polls om groepen op elkaar af te stemmen.

• Round-robin- en collectieve scheduling voor teammeetings.

• Betaalde boekingen voor bureaus die afspraken in rekening brengen. 

Prijzen: SavvyCal biedt geen gratis plan of proefperiode. Betaalde plannen beginnen bij $12/gebruiker/maand en bevatten functies zoals kalender-overlays, round-robin scheduling en collectieve scheduling. Aangepaste domeinen en betaalde boekingen zijn beschikbaar op hogere plannen.

Voordelen: 

• Klantvriendelijke boekingservaring

• De kalender-overlay maakt het makkelijker om een wederzijds geschikte tijd te vinden

• Gerangschikte beschikbaarheid helpt teams om klanten naar voorkeurstijden te leiden

Nadelen: 

• Geen gratis plan of proefperiode

• Het richt zich op een kleinere set schedulingfuncties

Beste voor: klantgerichte bureaus die willen dat de boekingservaring meer samenwerkend en verzorgd aanvoelt.

Vergelijkingsconclusie: SavvyCal is een goede keuze wanneer de boekingservaring zelf prioriteit heeft. Cal.com is een betere match voor bureaus die ook diepere routing, CRM-koppelingen, white-label controle en meer maatwerk nodig hebben.

5. HubSpot Meetings: best voor bureaus die HubSpot gebruiken

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja	Inbegrepen bij een HubSpot Sales Hub-abonnement	Automatische CRM-registratie bij elke boeking	Bureaus die HubSpot al als hun CRM gebruiken

Wat het is: Als je bureau HubSpot al gebruikt, koppelt Meetings je scheduling-activiteiten direct aan je CRM. Boeking worden vastgelegd bij contact- en dealrecords, zodat meetingactiviteiten naast de rest van je klantgegevens blijven staan. Het nadeel is dat geavanceerde team-schedulingfuncties betaalde HubSpot-plaatsen vereisen. Voor een klein bureau dat alleen schedulingsoftware nodig heeft, kunnen die kosten snel oplopen.

Belangrijkste functies: 

• Automatische CRM-registratie die boekingen koppelt aan contact- en dealrecords.

• Round-robin- en groepsscheduling op betaalde Sales Hub- of Service Hub-plannen.

• Insluitbare boekingspagina's voor websites.

• Geautomatiseerde herinneringen voor aankomende meetings.

• Betalingen via HubSpot's betaaltools en Stripe. 

Prijzen: HubSpot biedt een gratis plan met meeting scheduling, al zijn de functies beperkt. Starter-plannen beginnen bij $20/seat/maand en voegen functies toe zoals round-robin en groepsscheduling, met prijzen tot $100/seat/maand.

Voordelen: 

• Er zijn gratis tools om mee te beginnen

• Scheduling en CRM-data staan in één systeem

• Bekende, overzichtelijke boekingservaring voor klanten

Nadelen: 

• Steile leercurve voor nieuwe HubSpot-gebruikers

• Volledige white-label controle is beperkter in vergelijking met Cal.com

• Je stapt in een veel groter CRM-platform in plaats van in een speciale scheduler

Beste voor: bureaus die HubSpot al gebruiken en scheduling en CRM op één plek willen.

Vergelijkingsconclusie: HubSpot Meetings is een goede keuze als je bureau HubSpot al als CRM gebruikt. Als je een losstaande schedulingtool wilt die ook koppelt met HubSpot of een andere CRM, kies dan Cal.com.

Agency scheduling software: snelle vergelijking

Zo steken de vijf agency scheduling software-oplossingen af tegen elkaar op basis van belangrijke functies en gratis plannen:

Tool	Gratis plan	Teamrouting	Klantbranding	Synchronisatie-coverage
Cal.com	✅ Ja	✅ Round-robin, routing forms, collectieve scheduling	✅ Volledige white-label op je eigen domein	✅ Google, Outlook, Apple, HubSpot, Salesforce en meer
Calendly	✅ Ja	✅ Round-robin en leadrouting	⚠️ Logo en branding; geen volledige white-label	✅ Belangrijke agenda's & CRM's
Acuity Scheduling	❌ Nee, 7-daagse proefperiode	✅ Round-robin en prioriteitsrouting	⚠️ Aangepaste branding, maar geen volledige white-label	⚠️ Beperkte CRM- en agendakoppelingen
SavvyCal	❌ Geen gratis plan of proefperiode	✅ Round-robin en collectief	⚠️ Aangepaste branding & domein; geen volledige white-label	⚠️ Beperkte CRM- en agendakoppelingen
HubSpot Meetings	✅ Ja	✅ Round-robin en groepsscheduling	⚠️ Logo, kleuren & domein; geen volledige white-label	✅ HubSpot, Google, Office 365

Eindoordeel

Denk na over wat je bureau het meest nodig heeft: teamrouting, klantafspraken of scheduling die gekoppeld is aan CRM.

Cal.com is de beste keuze als je routing, white-label boekingspagina's en agenda- en CRM-koppelingen in één tool wilt. Het royale gratis plan geeft je ruimte om te beginnen, terwijl de betaalde plannen de teamfuncties toevoegen die je nodig hebt.

Als je vertrouwde scheduling wilt die klanten al kennen, kies dan Calendly. Als je afspraken verkoopt met intakeformulieren en pakketten, past Acuity Scheduling misschien beter. Als je wilt dat klanten meer controle hebben bij het vinden van een tijd, probeer dan SavvyCal. En als je HubSpot al als CRM gebruikt, houdt HubSpot Meetings scheduling daar.

Wil je zien of Cal.com geschikt is voor je bureau? begin met het gratis plan of boek een demo om aan de slag te gaan.

Veelgestelde vragen

1. Wat is de beste schedulingsoftware voor bureaus? Cal.com is overall de beste agency scheduling software. Het combineert teamrouting, gemerkte en white-label boekingspagina's, agenda- en CRM-koppelingen, workflowautomatisering en betalingen.

2. Is er gratis schedulingsoftware voor bureaus? Ja. Cal.com heeft een gratis plan met onbeperkte schedulinglinks en boekingen, agenda-synchronisatie, herinneringen en betalingen voor één gebruiker. HubSpot biedt ook gratis meeting scheduling, terwijl het gratis plan van Calendly beperkt is tot één schedulinglink.

3. Hoeveel kost Cal.com voor een bureau? Cal.com heeft een gratis plan voor individuen. Betaalde plannen beginnen bij $16/gebruiker/maand, of $12/gebruiker/maand bij jaarlijkse facturering, en voegen teamfuncties toe zoals round-robin scheduling, routing forms, collectieve events, boekingsanalyses en merkcontrole.

4. Welke schedulingsoftware is het beste als we al HubSpot gebruiken? HubSpot Meetings is een goede keuze als je scheduling en CRM-data in hetzelfde systeem wilt. Als je een losstaande schedulingtool wilt die ook koppelt met HubSpot, geeft Cal.com je teamrouting, gemerkte boekingspagina's en CRM-integratie.

5. Kunnen bureaus hun boekingspagina's white-labelen? Ja. De mate van controle verschilt per tool. Cal.com biedt volledige white-labeling en aangepaste domeinen. Calendly, Acuity Scheduling, SavvyCal en HubSpot Meetings bieden brandingcontroles, maar met meer beperkingen dan Cal.com's white-labelopties.