Beste software voor afspraakherinneringen

Cal.com is de beste keuze voor teams die herinneringen en planning op één plek willen. Je kunt e-mail-, sms- en WhatsApp-herinneringen sturen, klanten een makkelijke manier geven om hun afspraken te wijzigen, en vooraf betaling ontvangen of een no-show fee rekenen. Dat maakt het een sterke optie voor klinieken, bureaus, coaches en andere teams die meer controle willen over hun afsprakenproces.

We vergeleken Cal.com met negen andere softwareopties voor afspraakherinneringen. We keken naar:

• Herinneringskanalen: Op welke manieren kun je klanten bereiken?

• Aangepaste herinneringen: Kun je het bericht en het moment van verzending aanpassen?

• Betalingen en no-show-bescherming: Kun je vooraf betaling innen of annulering- en no-showkosten rekenen?

De vergelijkingstabel aan het einde vat samen hoe alle 10 tools scoren op deze criteria en laat zien welke een gratis plan bieden.

TL;DR: de 10 beste software voor afspraakherinneringen

1. Cal.com: het beste voor het combineren van planning en herinneringen

2. GReminders: het beste om herinneringen toe te voegen aan Google Calendar of Outlook

3. Apptoto: het beste voor tweerichtingssms met klanten

4. Calendly: het beste voor snelle setup

5. Acuity Scheduling: het beste voor intakeformulieren en pakketten

6. Square Appointments: het beste voor fysieke bedrijven die kaartbetalingen accepteren

7. Setmore: beste gratis optie voor kleine teams

8. GoReminders: het beste voor eenvoudige bedrijven die met afspraken werken

9. SimplyBook.me: het beste voor meertalige bedrijven met meerdere aanbieders

10. Weave: het beste voor zorgpraktijken

Wat is software voor afspraakherinneringen?

Software voor afspraakherinneringen helpt je om klanten vóór en na hun afspraken op de hoogte te houden. Nadat iemand boekt, kan de software een bevestiging, een of meer herinneringen en een follow-up na de afspraak versturen.

Herinneringen kunnen worden verstuurd via SMS, e-mail, WhatsApp of een geautomatiseerd telefoongesprek. Sommige tools laten klanten ook bevestigen, annuleren of verzetten via het bericht, waarbij de wijziging automatisch in de agenda wordt doorgevoerd.

Er zijn twee hoofdtypen software voor afspraakherinneringen:

Specifieke herinneringstools koppelen aan een kalender of planningssysteem dat je al gebruikt en regelen de herinneringen voor je.

Planningsplatformen met ingebouwde herinneringen regelen zowel de boeking als de herinneringen op één plek.

Als je tevreden bent met je huidige planningssysteem maar de herinneringsfuncties tekortschieten, kan een specifieke herinneringstool alles zijn wat je nodig hebt. Wil je boekingen en herinneringen op één plek beheren, dan is een planningsplatform met ingebouwde herinneringen een betere keuze.

Waar je op moet letten in software voor afspraakherinneringen

De beste optie hangt af van hoe je bedrijf afspraken boekt, communiceert met klanten en omgaat met no-shows. 

Dit zijn de functies die de moeite waard zijn om te vergelijken voordat je kiest:

1. Herinneringskanalen: E-mail is goedkoop, maar je mist het snel. SMS valt meestal sneller op, terwijl WhatsApp handig kan zijn voor internationale klanten en telefoongesprekken voor mensen die niet sms’en. Controleer welke kanalen zijn inbegrepen en welke een upgrade of credits vereisen.

2. Bericht en timing: Je moet het herinneringsbericht kunnen aanpassen en kunnen bepalen wanneer het wordt verstuurd. Sommige instapplannen beperken je tot één herinnering of een standaardsjabloon.

3. Betalingen en no-showkosten: Als gemiste afspraken je bedrijf geld kosten, kijk dan naar vooruitbetalingen, aanbetalingen of opties om een kaart op bestand te houden. Sommige tools laten je ook een vergoeding rekenen voor late annuleringen of no-shows.

4. Antwoorden die de boeking bijwerken: Klanten moeten vanuit de herinnering kunnen bevestigen, annuleren of verzetten zonder je team te bellen. De wijziging moet ook je kalender automatisch bijwerken.

5. Zorgcompliance: Als herinneringen beschermde gezondheidsinformatie (PHI) bevatten, hebben zorgbedrijven mogelijk een Business Associate Agreement (BAA) nodig met de softwareleverancier. Check welk plan een BAA bevat en of er minimale gebruikerseisen zijn.

6. Totale kosten: Kijk verder dan de abonnementsprijs. Controleer op kosten per gebruiker of per locatie, berichtcredits, betalingskosten en extra's voor herinneringen. Vergelijk voor zorg de prijs van het plan dat de vereiste BAA bevat.

7. Integraties: Kalendersynchronisatie is het startpunt. Een application programming interface (API) en webhooks zijn belangrijker wanneer je aangepaste boekingsflows, meerdere locaties of een customer relationship management (CRM)-systeem hebt dat je afspraken beheert.

De 10 beste software voor afspraakherinneringen

1. Cal.com: het beste voor het combineren van planning en herinneringen

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Ja, met onbeperkte e-mailherinneringen en SMS tegen betaling	$16/user/month	E-mail-, SMS- en WhatsApp-herinneringen in één workflowbouwer	Teams die herinneringen gekoppeld willen houden aan de boeking

Wat het is: Cal.com combineert afspraakplanning en herinneringen in één platform. Je kunt herinneringen sturen wanneer iemand boekt, annuleert of verzet, of op een ingesteld moment vóór of na een afspraak.

Berichten kunnen worden verstuurd via e-mail, sms of WhatsApp. Klanten kunnen ook annuleren of verzetten via links in hun herinneringen, en de wijzigingen werken de boeking automatisch bij. Dat maakt Cal.com een sterke keuze voor teams die boekingen en herinneringen op één plek willen beheren.

Waarom het op nummer één staat: Cal.com past bij teams die meer nodig hebben dan één enkele herinnering vóór een afspraak. Je kunt meerdere berichten plannen, verschillende kanalen kiezen en acties triggeren wanneer iemand boekt, annuleert of verzet. De API en webhooks ondersteunen ook aangepaste integraties, waardoor het handig is voor bedrijven die planning willen laten samenwerken met hun bestaande systemen of klantgerichte producten.

Belangrijkste functies: 

• Meerdere planningsopties: Ondersteunt één-op-één vergaderingen, round robin-planning, collective planning en groepsboekingen met meerdere plaatsen.

• Terugkerende events: Laat klanten terugkerende afspraken boeken, zoals wekelijkse meetings of regelmatige sessies.

• Flexibele timing voor herinneringen: Stuur berichten op een ingesteld moment vóór of na een afspraak, of wanneer iemand boekt, annuleert of verzet.

• Meerdere kanalen: Combineer e-mail, SMS en WhatsApp in dezelfde herinneringsreeks.

• Boekingslinks: Voeg links toe in herinneringen waarmee klanten hun afspraak zelf kunnen wijzigen of annuleren.

• Maandelijkse berichtcredits: Krijg maandelijkse credits voor sms- en WhatsApp-berichten, met extra credits die je kunt bijkopen.

• E-mailfallback: Als de berichtcredits op zijn, kunnen herinneringen terugvallen op e-mail zodat klanten nog steeds afspraakmeldingen ontvangen.

• Cal.ai-telefoongesprekken: Cal.ai kan deelnemers bellen om afspraken te bevestigen, herinneringen te sturen of na te bellen na een gemiste afspraak.

• Automatische vertaling: E-mails en sms'jes van deelnemers kunnen worden vertaald naar de taal van de ontvanger, zodat je makkelijker met klanten in verschillende landen communiceert.

• Tweezijdige kalendersynchronisatie: Synchroniseer Google Calendar, Outlook, Apple Calendar en Zoho Calendar om je beschikbaarheid en afspraken up-to-date te houden.

• Betalingen en no-showkosten: Accepteer betalingen via Stripe of PayPal, of gebruik Stripe om no-show- en late-annuleringskosten in rekening te brengen.

• HIPAA-ondersteuning: Biedt HIPAA-conforme planning op Organizations- en Enterprise-plannen voor zorgteams die patiëntinformatie moeten beschermen, met een Business Associate Agreement (BAA) beschikbaar.

Prijzen: Cal.com biedt een gratis plan voor één gebruiker, met onbeperkte scheduling links en agenda-koppelingen, e-mail- en SMS-meldingen, en betalingen via Stripe of PayPal. Betaalde abonnementen beginnen bij $16/user/month ($12 bij jaarlijkse facturering) en voegen aanpasbare e-mail- en SMS-meldingen en team-schedulingfuncties toe.

Een review van Cal.com door een eigenaar van een klein bedrijf

Beste voor: Teams die afspraakplanning en herinneringen in één platform willen, van kleine bedrijven tot bedrijven die planning in hun eigen producten bouwen.

Oordeel: Cal.com is een goede keuze voor teams die boekingen en herinneringen op één plek willen beheren. Klanten kunnen rechtstreeks vanuit herinneringsberichten annuleren of verzetten, en Cal.com werkt de afspraak automatisch bij.

Begin met het gratis plan van Cal.com of vraag een demo aan voor je team.

2. GReminders: het beste om herinneringen toe te voegen aan Google Calendar of Outlook

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, 100 e-mailherinneringen per maand	$10/month (1 user, 320 email reminders)	Tekst-, e-mail- en spraakherinneringen vanuit je bestaande kalender	Adviseurs, advocaten en therapeuten op Google of Outlook

Wat het is: GReminders voegt afspraakherinneringen toe aan je bestaande Google- of Microsoft-kalender. Het verstuurt herinneringen voor afspraken in die kalenders, zodat je kunt blijven werken met de kalenders waar je al op vertrouwt. Klanten kunnen per sms bevestigen, verzetten of annuleren, en GReminders werkt de afspraak bij op basis van hun antwoorden. SMS-credits kosten extra, en HIPAA-conformiteit met een ondertekende BAA vereist een duurder plan.

Belangrijkste functies:

• Flexibele planning: Ondersteunt één-op-één- en groepsafspraken, round robin-planning en collective planning.

• Kalenderintegraties: Verstuur herinneringen voor afspraken in Google Calendar, Outlook, Microsoft 365 en Exchange. 

• SMS, e-mail en voice: Verstuur herinneringen per sms, e-mail of geautomatiseerd telefoongesprek, met een timing die in minuten, uren of dagen vóór een afspraak wordt ingesteld.

• Tekstantwoorden: Laat klanten bevestigen, verzetten of annuleren door te antwoorden op een herinnering. GReminders kan de afspraak bijwerken op basis van hun reactie. 

• Eigen nummer: Gebruik je eigen lokale nummer voor herinnerings-sms'jes in plaats van een gedeeld nummer.

Beperkingen:

• Elk plan beperkt het aantal e-mailherinneringen en SMS- of telefoonherinneringen dat je kunt versturen.

• Onbeperkte scheduling links en terugkerende scheduling links zijn alleen beschikbaar op het hoogste individuele plan.

• De planningsfuncties zijn beperkter dan die van een specifiek planningsplatform.

Prijzen: GReminders biedt een gratis Basic-abonnement met één kalender, één scheduling link en 100 maandelijkse e-mailherinneringen. Standard kost $10/maand voor één gebruiker, vijf kalenders, 10 scheduling links en 320 e-mailherinneringen. Professional kost $47/maand voor één gebruiker, 10 kalenders, onbeperkte scheduling links, 640 e-mailherinneringen en 320 SMS- of telefoonherinneringscredits. Extra gebruikers kosten $10/maand op Standard en $18/maand op Professional.

Beste voor: Financiële adviseurs, accountants, advocaten, therapeuten en andere professionals die hun agenda al via Google Calendar of Outlook beheren.

Oordeel (vs. Cal.com): Kies GReminders als je je bestaande kalender wilt blijven gebruiken en afspraakherinneringen wilt automatiseren via sms, e-mail of telefoon. Cal.com biedt dezelfde herinneringskanalen, samen met flexibelere boekingstools, waardoor het een sterkere keuze is voor teams die Round robin-scheduling, vergaderingen met meerdere hosts, groepsboekingen en terugkerende afspraken nodig hebben.

3. Apptoto: beste voor tweerichtingssms met klanten

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste use case
Nee, 14-daagse proefperiode	$39/maand (3 gebruikers en kalenders)	Tweerichtingssms met gratis inkomende antwoorden	Bedrijven die klanten via sms afspraken willen laten bevestigen, annuleren of bespreken

Wat het is: Apptoto koppelt aan je bestaande kalender en verstuurt afspraakherinneringen via sms, e-mail of telefoon. Klanten kunnen op herinneringen reageren om afspraken te bevestigen, te annuleren of wijzigingen aan te vragen zonder te betalen voor inkomende berichten. Wel gebruikt elk geautomatiseerd bericht dat Apptoto verstuurt, inclusief afspraakbevestigingen, één credit. De prijs hangt af van het aantal kalenders, gebruikers en berichten dat je nodig hebt.

Belangrijkste functies:

• Herinneringen per sms, e-mail en voice: Verstuur SMS-berichten tot 300 tekens, telefoongesprekken tot twee minuten of e-mailherinneringen.

• Gratis inkomende antwoorden: Klanten kunnen bevestigen, annuleren of om een nieuwe afspraak vragen zonder je berichtcredits te gebruiken. Geautomatiseerde berichten die Apptoto verstuurt, gebruiken nog steeds credits. 

• Integraties met kalender en CRM: Synchroniseer afspraken met Google, Outlook, Office 365, iCloud, CalDAV, Clio en Redtail. 

• Follow-ups en campagnes: Verstuur automatische berichten na afspraken of benader eerdere klanten om herhaalboekingen te stimuleren. 

• Reviewverzoeken: Vraag klanten automatisch om reviews na afspraken via een optionele add-on voor reputatiemanagement.

Beperkingen:

• Een kleine praktijk die een BAA nodig heeft, moet betalen voor een abonnement met minimaal 16 gebruikers.

• De functie voor reputatiemanagement van Apptoto kost $39/maand extra.

• Mist geavanceerde teamplanningfuncties zoals Collective scheduling en Routing Forms.

Prijzen: Apptoto heeft geen gratis plan, maar biedt wel een proefperiode van 14 dagen. Betaalde abonnementen beginnen bij $39/maand voor drie gebruikers en kalenders, onbeperkte boekingspagina's en 450 credits voor geautomatiseerde berichten.

Beste voor: Advocatenkantoren, belastingpraktijken, autogarages en klinieken met meerdere zorgverleners die tweerichtingscommunicatie met klanten nodig hebben en al een kalender hebben die ze willen behouden.

Oordeel (vs. Cal.com): Apptoto past goed als je wilt dat klanten afspraken via sms bevestigen, annuleren of bespreken. Cal.com ondersteunt ook herinneringen en laat klanten afspraken boeken, verplaatsen of annuleren via scheduling links, met meer opties voor teamplanning en aangepaste herinnerings-workflows.

4. Calendly: beste voor snelle configuratie

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste use case
Ja, maar geen herinneringen	$12/seat/maand	Stel voor elke scheduling link andere herinnerings-workflows in	Consultants die een eenvoudige manier willen om boekingen te beheren

Wat het is: Calendly is snel in te stellen en laat je bevestigingen, herinneringen en follow-ups automatiseren voor verschillende soorten vergaderingen. Je kunt berichten aanpassen en instellen wanneer ze per scheduling link worden verstuurd, zodat een salesgesprek en een klantconsultatie elk hun eigen herinneringsschema kunnen hebben. Klanten kunnen boeken via je Calendly-pagina, en het platform regelt de herinneringen zonder dat je elk bericht handmatig hoeft te versturen. Geautomatiseerde reminder-workflows zijn echter niet beschikbaar op het gratis plan.

Belangrijkste functies:

• Geautomatiseerde herinneringen en follow-ups: Verstuur bevestigingsmails, herinneringen, aanwezigheidschecks en follow-upberichten vóór of na vergaderingen.

• Conflictcontroles: Koppel meerdere kalenders zodat Calendly je beschikbaarheid kan controleren en dubbele boekingen kan voorkomen.

• Integraties: Koppel Calendly aan tools zoals HubSpot, PayPal en Stripe om klantgegevens te beheren en betalingen te innen.

• Round robin-scheduling: Verdeel boekingen over teamleden op basis van beschikbaarheid of prioriteit.

• SMS-herinneringen: Laat genodigden hun telefoonnummer opgeven om sms-herinneringen te ontvangen, zodat aankomende vergaderingen top-of-mind blijven.

Beperkingen:

• Het gratis plan bevat geen geautomatiseerde herinneringen.

• Niet-Enterprise-abonnementen zijn beperkt tot 250 SMS-credits per seat per maand.

• SMS-credits kunnen niet apart worden gekocht.

Prijzen: Het gratis plan van Calendly bevat één scheduling link, één kalenderkoppeling en geen geautomatiseerde herinneringen. Betaalde abonnementen beginnen bij $12/seat/maand en bevatten onbeperkte scheduling links, meerdere kalenderkoppelingen, geautomatiseerde herinneringen en 250 maandelijkse SMS-credits per seat.

Beste voor: Consultants, recruiters en salesmedewerkers die professionele boekingspagina's nodig hebben en een eenvoudige manier om bevestigingen en herinneringen voor vergaderingen te versturen.

Oordeel (vs. Cal.com): Calendly en Cal.com ondersteunen geautomatiseerde e-mail- en SMS-herinneringen. Cal.com ondersteunt ook WhatsApp en biedt meer flexibiliteit voor het aanpassen van herinneringstriggers, het innen van boekingsbetalingen, het routeren van afspraken en het koppelen van scheduling aan andere tools via de API en webhooks.

5. Acuity Scheduling: beste voor intakeformulieren en pakketten

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste use case
Nee, 7-daagse proefperiode	$20/maand (1 kalender)	Intakeformulieren, pakketten en betalingen	Coaches en wellnessaanbieders die sessiebundels verkopen

Wat het is: Acuity combineert afspraakboeking met tools voor het beheren van klantgegevens, betalingen en terugkerende boekingen. Je kunt informatie verzamelen via intakeformulieren, pakketten en lidmaatschappen verkopen, vooruitbetalingen accepteren en afspraakherinneringen versturen vanaf hetzelfde platform. Klanten kunnen zelf afspraken boeken, terwijl jij hun boekingen en diensten op één plek beheert.

Belangrijkste functies:

• Intakeformulieren: Verzamel klantgegevens en laat klanten akkoord gaan met voorwaarden en annuleringsbeleid tijdens het boeken. 

• E-mailherinneringen op elk plan: Pas afspraakbevestigingen, herinneringen, updates en follow-upmails aan 

• SMS-herinneringen: Verstuur automatische sms-herinneringen vóór afspraken om no-shows te helpen verminderen. 

• Pakketten en lidmaatschappen: Verkoop bundels van afspraken, terugkerende abonnementen en cadeaubonnen die klanten kunnen inwisselen bij het boeken. 

• Betalingen en aanbetalingen: Accepteer volledige betalingen of aanbetalingen via Stripe, Square, PayPal of Venmo. 

Beperkingen:

• SMS-herinneringen en het verkopen van lidmaatschappen en pakketten zijn niet beschikbaar op het instapabonnement.

• Klanten kunnen niet direct op SMS-herinneringen antwoorden.

• HIPAA-conformiteit vereist het hoogste betaalde abonnement.

Prijzen: Acuity heeft geen gratis plan, maar biedt wel een gratis proefperiode van 7 dagen. Starter kost $20/maand voor één kalender, aangepaste klantformulieren, e-mailherinneringen en betalingen. Standard kost $34/maand en voegt sms-herinneringen, pakketten, lidmaatschappen en tot zes kalenders toe. Premium kost $69/maand en ondersteunt tot 36 kalenders, HIPAA-conformiteit en een ondertekende BAA.

Beste voor: Coaches, therapeuten, fotografen, wellnessaanbieders en andere dienstverlenende bedrijven die intakeformulieren nodig hebben en pakketten of lidmaatschappen verkopen.

Oordeel (vs. Cal.com): Acuity combineert planning met intakeformulieren, pakketten, lidmaatschappen en betalingen, waardoor het handig is voor bedrijven die terugkerende dienstenpakketten verkopen. Cal.com ondersteunt ook betalingen en geautomatiseerde herinneringen, maar voegt WhatsApp-berichten, meer herinneringstriggers en de mogelijkheid toe om verschillende kanalen in één workflow te combineren.

6. Square Appointments: beste voor fysieke bedrijven die kaartbetalingen accepteren

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste use case
Ja, voor 1 locatie	$49/locatie/maand	Kaart op bestand met automatische no-showkosten	Kapperszaken, spa's en studio's die kaartbetalingen accepteren

Wat het is: Square Appointments combineert boekingen, betalingsverwerking en klantgegevens voor bedrijven die diensten in persoon of online verkopen. Het verstuurt sms- en e-mailherinneringen, en klanten kunnen Square Assistant gebruiken om via sms te bevestigen, te verplaatsen of te annuleren zonder contact op te nemen met je personeel. Je kunt ook betaalgegevens verzamelen wanneer klanten boeken en kosten voor no-shows of late annuleringen in rekening brengen, zodat je afspraken en betalingen op één plek kunt beheren.

Belangrijkste functies:

• Automatische herinneringen: Verstuur sms- en e-mailherinneringen vóór afspraken, met aanpasbare timing en berichten.

• Square Assistant: Laat klanten via sms bevestigen, verplaatsen of annuleren, waarbij wijzigingen automatisch in je agenda worden doorgevoerd.

• Bescherming tegen no-shows: Vereis een kaart bij het boeken en breng in aanmerking komende kosten voor late annuleringen of no-shows in rekening volgens je beleid.

• Aanbetalingen: Incasseer een deel van de afspraakkosten vooraf om last-minute annuleringen te helpen verminderen.

• Google Calendar-synchronisatie: Synchroniseer afspraken en blokkeer bezette periodes om dubbele boekingen te helpen voorkomen.

Beperkingen:

• De kosten stijgen als je locaties toevoegt, omdat betaalde abonnementen per locatie worden gefactureerd.

• Je bent beperkt tot Square voor het verwerken van afspraakbetalingen en no-showkosten.

• Mist Round robin-scheduling, Collective scheduling en Routing Forms om klanten naar het juiste teamlid te sturen.

Prijzen: Square heeft een gratis plan voor één locatie, onbeperkte gekoppelde kalenders en aangepaste e-mailherinneringen. Betaalde abonnementen beginnen bij $49/locatie/maand en voegen no-showkosten, wachtlijsten, boekingen met meerdere medewerkers en sms-herinneringen toe.

Beste voor: Kapperszaken, barbershops, spa's, tattoostudio's en andere fysieke bedrijven die Square al gebruiken voor betalingen.

Oordeel (vs. Cal.com): Square past goed bij dienstverlenende bedrijven die al gebruikmaken van de betalingsverwerking en boekingen, herinneringen en afrekenen op één plek nodig hebben. Cal.com is een betere keuze voor remote teams die Round robin-boekingen, Collective scheduling, Routing Forms en betaalopties via Stripe of PayPal nodig hebben.

7. Setmore: beste gratis optie voor kleine teams

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste use case
Ja, tot 4 gebruikers	$12/gebruiker/maand	Gratis planning voor kleine teams met e-mailherinneringen	Solo-aanbieders en kleine teams met een beperkt budget

Wat het is: Met Setmore kunnen bedrijven afspraken beheren via een online boekingspagina, met een gratis plan dat tot vier gebruikers ondersteunt. Je kunt onbeperkt afspraken en betalingen accepteren en e-mailherinneringen versturen zonder voor een abonnement te betalen. Betaalde plannen voegen SMS-herinneringen, tweerichtingsagenda-synchronisatie en andere planningsopties toe. Je kunt tekstherinneringen aanpassen en kiezen wanneer klanten ze ontvangen, zodat je meer controle hebt over afspraakmeldingen.

Belangrijkste functies:

• Gratis boekingspagina: Laat klanten online afspraken boeken, met ondersteuning voor tot vier gebruikers, onbeperkte afspraken en e-mailherinneringen. 

• SMS-herinneringen: Verstuur automatische sms-herinneringen vóór afspraken om no-shows te helpen verminderen.

• Kalendersynchronisatie: Synchroniseer afspraken met Google Calendar of Outlook in één of beide richtingen om agenda's op elkaar af te stemmen.

• Online betalingen: Accepteer betalingen via integraties zoals Square, Stripe, PayPal en LawPay, zonder dat Setmore een percentage inhoudt.

• Team scheduling: Geef elk personeelslid een eigen profiel, kalender, beschikbaarheid en boekingspagina, zodat klanten bij de juiste persoon kunnen boeken.

Beperkingen:

• Het gratis plan heeft geen tekstherinneringen en geen tweerichtingssynchronisatie van de kalender.

• Mist geavanceerde planningsfuncties zoals routing forms, collective en round robin planning.

Prijzen: Setmore heeft een gratis plan voor maximaal vier gebruikers, onbeperkte afspraken, betalingen en e-mailherinneringen. Het Pro-plan kost $12/user/month en voegt SMS-herinneringen, terugkerende afspraken en verwijdert Setmore-branding toe.

Best voor: Kleine teams en zelfstandige professionals die gratis online boeken, basisherinneringen en betalingsverwerking willen zonder een ingewikkelde setup.

Oordeel (vs. Cal.com): Setmore is geschikt voor bedrijven die online boeken, basisherinneringen en betalingsverwerking op één plek nodig hebben. Cal.com biedt meer controle over de timing en triggers van herinneringen, ondersteunt WhatsApp naast e-mail en SMS, en laat je berichten automatiseren wanneer afspraken veranderen.

8. GoReminders: het beste voor eenvoudige bedrijven die op afspraken draaien

Gratis plan?	Vanafprijs	Uitblinkende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, 14 dagen proefperiode	$9/maand (1 provider)	Eenvoudige planning met aanpasbare herinneringen	Kleine dienstverlenende bedrijven die zich richten op minder no-shows

Wat het is: GoReminders helpt kleine dienstverlenende bedrijven afspraken in te plannen, klantgegevens bij te houden en automatische sms- en e-mailherinneringen te sturen om no-shows te verminderen. Het houdt boekings- en herinneringsbeheer eenvoudig, zonder de extra tools die je in grotere planningsplatforms vindt. Je kunt starten met een beperkt aantal afspraken per maand en uitbreiden naarmate je meer klanten of personeel hebt.

Belangrijkste functies:

• Aanpasbare herinneringen: Stuur automatische sms- en e-mailherinneringen met gepersonaliseerde berichten en timing.

• Reacties van klanten: Laat klanten afspraken per sms of e-mail bevestigen en reageren op vragen of wijzigingsverzoeken.

• Personeels- en kalenderbeheer: Beheer afspraken over personeel en kalenders heen, met synchronisatie met Google Calendar en Outlook.

• Online boeken: Laat klanten direct beschikbare tijdslots boeken of afspraakverzoeken indienen ter goedkeuring.

• Betalingen en aanbetalingen: Verwerk afsprakenbetalingen of aanbetalingen via Stripe en stuur betaalverzoeken naar klanten.

Beperkingen:

• Online boeken, tweerichtingsberichten en reviewbeheer zijn betaalde add-ons.

• Geen HIPAA-conformiteit of ondersteuning voor Business Associate Agreement (BAA).

• Hogere plannen zijn beperkt tot drie herinneringen per afspraak, terwijl instapplannen er slechts één toestaan.

Prijzen: GoReminders heeft geen gratis plan, maar biedt wel een gratis proefperiode van 14 dagen. Er zijn aparte solo- en teamplannen. Solo-plannen beginnen bij $9/maand voor één provider, onbeperkte afspraken, sms- en e-mailherinneringen en één herinnering per afspraak. Teamplannen beginnen bij $9/maand voor onbeperkte providers en 25 maandelijkse afspraken, met prijzen die meegroeien op basis van het aantal afspraken.

Best voor: Salons, hondentrimmers, reparatiebedrijven, bijlesdocenten en andere kleine dienstverlenende bedrijven die eenvoudige planning en geautomatiseerde herinneringen willen om no-shows te verminderen.

Oordeel (vs. Cal.com): Kies GoReminders als je vooral afspraken wilt beheren en herinneringen wilt sturen. Cal.com is beter geschikt voor bedrijven die aangepaste planningsworkflows, API-integraties of meer controle nodig hebben over hoe boekingen worden toegewezen.

9. SimplyBook.me: het beste voor meertalige bedrijven met meerdere aanbieders

Gratis plan?	Vanafprijs	Uitblinkende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, 50 boekingen/maand	$13.90/maand (5 providers, 100 boekingen)	Meertalige boekingspagina's	Bedrijven die klanten in meerdere talen bedienen

Wat het is: SimplyBook.me helpt dienstverlenende bedrijven om boekingen te beheren voor meerdere aanbieders en locaties, inclusief klanten die verschillende talen spreken. Je kunt een meertalige boekingssite aanbieden, betalingen en aanbetalingen accepteren, lidmaatschappen verkopen en afspraakherinneringen versturen. De prijs hangt af van je boekingsvolume, het aantal aanbieders en de extra tools die je kiest, terwijl SMS- en WhatsApp-herinneringen extra creditkosten kunnen opleveren.

Belangrijkste functies:

• Meerdere providers: Laat klanten kiezen uit verschillende providers en hun beschikbare afspraakmomenten, met ondersteuning voor maximaal 30 providers op het Premium-plan.

• Meertalige boekingssite: Bied een boekingspagina aan in meer dan 20 ingebouwde talen, waaronder Frans, Spaans, Arabisch en Japans.

• E-mailmeldingen: Stuur automatische boekingsbevestigingen, herinneringen, annuleringsmeldingen en updates over het verzetten van afspraken.

• SMS- en WhatsApp-herinneringen: Verstuur afspraakupdates via sms of WhatsApp met apart gekochte credits.

• Betalingen en aanbetalingen: Accepteer online betalingen en aanbetalingen, en ontvang fooien via ondersteunde betaalfuncties.

Beperkingen:

• Alle plannen hebben een maximum op boekingen; extra pakketten kosten $4 per 100 boekingen.

• SMS en WhatsApp kosten $8 per 100 credits, zonder gratis credits in betaalde plannen.

Prijzen: Het gratis plan van SimplyBook.me dekt één aanbieder en 50 boekingen per maand. Betaalde plannen beginnen bij $13.90/month voor vijf aanbieders, 100 boekingen en automatische e-mailherinneringen. Je moet SMS- en WhatsApp-herinneringen apart betalen.

Best voor: Studios met meerdere providers en internationale dienstverlenende bedrijven die klanten in verschillende talen bedienen.

Oordeel (vs. Cal.com): SimplyBook.me past bij dienstverlenende bedrijven die meertalige boekingspagina's nodig hebben. Cal.com is beter voor teams die de timing en berichten van herinneringen willen aanpassen, follow-ups willen automatiseren en herinneringen willen koppelen aan workflows voor annuleren en opnieuw plannen.

10. Weave: het beste voor zorgpraktijken

Gratis plan?	Vanafprijs	Uitblinkende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, en geen proefperiode	$199/maand, plus $149/maand voor online boeken en herinneringen	Afspraakherinneringen met tweerichtingsberichten voor patiënten	Zorgpraktijken die afspraakherinneringen willen automatiseren

Wat het is: Weave is een alles-in-één communicatieplatform voor patiënten, gebouwd voor zorgpraktijken. Het combineert telefoongesprekken, tweerichtings-sms, afspraakherinneringen, online plannen en betalingen op één plek. Het koppelt ook met bestaande praktijkbeheersoftware, zodat personeel de communicatie met patiënten kan afstemmen op hun afsprakenschema's. Dat maakt het een goede keuze voor praktijken die herinneringen willen automatiseren en patiëntcontacten willen beheren zonder te jongleren met losse communicatietools.

Belangrijkste functies:

• Integraties met praktijkbeheer: Synchroniseer met je bestaande praktijkbeheersoftware om herinneringen af te stemmen op je afsprakenschema.

• Tweerichtings-sms: Stuur sms'jes vanaf het telefoonnummer van je praktijk en laat patiënten reageren met vragen, updates over afspraken of verzoeken om te verzetten.

• Afspraakherinneringen en bevestigingen: Herinner patiënten automatisch via sms, telefoon of e-mail aan aankomende bezoeken en volg hun प्रतिक्रies.

• Opvolging en heractivering: Identificeer patiënten die hun volgende bezoek nog niet hebben geboekt en stuur gepersonaliseerde sms'jes of e-mails om hen aan te moedigen opnieuw te boeken.

• Text to Pay: Stuur betaalverzoeken rechtstreeks naar patiënten via sms, zodat ze hun rekeningen op afstand kunnen betalen zonder de praktijk te bellen of ter plekke te betalen.

Beperkingen:

• Het toevoegen van afspraakherinneringen brengt de startprijs op ongeveer $348/maand, wat duur kan zijn voor kleinere praktijken.

• Het is vooral gebouwd voor zorgpraktijken, waardoor het minder geschikt is voor bedrijven in andere sectoren.

Prijzen: Weave biedt geen gratis plan of proefperiode. Het basisplan begint bij $199/maand, en het Coordinate-pakket dat online boeken, afspraakbevestigingen en herinneringen toevoegt, kost nog eens $149/maand. 

Best voor: Tandarts-, optometrie-, dierenarts- en kleine medische praktijken die patiëntengesprekken, sms'jes, herinneringen en opvolging willen samenbrengen in één platform.

Oordeel (vs. Cal.com): Weave is gebouwd voor zorgpraktijken die patiëntengesprekken, sms'jes, herinneringen en betalingen op één platform willen beheren. Cal.com is goedkoper en beter geschikt voor bedrijven die flexibele afspraakplanning en herinneringen nodig hebben zonder de zorgspecifieke tools van Weave.

Software voor afspraakherinneringen: snelle vergelijkingstabel

Zo vergelijken de 10 softwarepakketten voor afspraakherinneringen zich op belangrijke functies en gratis plannen:

Tool	Gratis plan	Herinneringskanalen	Aangepaste herinneringen	Betalingen en bescherming tegen no-shows
Cal.com	✅ Ja, 1 gebruiker, e-mail- en SMS-meldingen	E-mail, SMS, WhatsApp, voice calls	✅ Ja	✅ Vooraf betalen via Stripe of PayPal, en no-showkosten via Stripe
GReminders	✅ Ja, 100 e-mailherinneringen/maand	E-mail, SMS, voice	✅ Ja	⚠️ Betalingen via Stripe en Square; geen no-showkosten vermeld
Apptoto	❌ Nee, 14-daagse proefperiode	E-mail, SMS, voice	✅ Ja	⚠️ Betalingen via Stripe en Square; geen no-showkosten vermeld
Calendly	✅ Ja, maar geen reminder workflows	E-mail, SMS	✅ Ja	⚠️ Betalingen via Stripe en PayPal; geen no-showkosten vermeld
Acuity Scheduling	❌ Nee, 7-daagse proefperiode	E-mail, SMS	✅ Ja	⚠️ Betalingen en aanbetalingen; geen no-showkosten vermeld
Square Appointments	✅ Ja, 1 locatie	E-mail, SMS	✅ Ja	✅ Aanbetalingen in elk plan; betaalkaart opgeslagen en no-showkosten in Plus
Setmore	✅ Ja, tot 4 gebruikers	E-mail, SMS	✅ Ja	⚠️ Online betalingen; geen no-showkosten vermeld
GoReminders	❌ Nee, 14-daagse proefperiode	E-mail, SMS	✅ Ja	⚠️ Stripe-betalingen; geen no-showkosten vermeld
SimplyBook.me	✅ Ja, 50 boekingen per maand	E-mail, SMS, WhatsApp	✅ Ja	⚠️ Aanbetalingen vanaf Basic; opgeslagen kaarten op Premium
Weave	❌ Nee, en geen proefperiode	E-mail, SMS, voice	✅ Ja	⚠️ Text-to-Pay voor rekeningen; geen no-showkosten vermeld

Eindoordeel

Denk na over hoe je vandaag afspraken afhandelt. Heb je herinneringen nodig die in je boekingssysteem zijn ingebouwd, tweerichtings-sms of een eenvoudige manier om klanten vooraf te informeren voor ze aankomen?

Cal.com is de beste keuze als je herinneringen direct gekoppeld wilt hebben aan je individuele en team-scheduling workflows. Het ondersteunt e-mail-, SMS- en WhatsApp-herinneringen, met opties om berichten rond boekingswijzigingen te automatiseren en scheduling te koppelen aan andere tools via de API, webhooks en Zapier-integratie.

Als je al Google Calendar of Outlook gebruikt, kijk dan naar GReminders of Apptoto. Calendly en Acuity Scheduling combineren boeken met herinneringen, terwijl Square Appointments en Setmore de dagelijkse planningsbehoeften van dienstverlenende bedrijven afdekken. GoReminders en SimplyBook.me zijn alternatieven voor eenvoudigere afspraakworkflows, en SimplyBook.me ondersteunt meerdere talen. Weave is het overwegen waard als je zorgpraktijk ook patiëntcommunicatie en praktijkbeheerfuncties nodig heeft.

Ga aan de slag met het gratis plan van Cal.com of vraag een demo aan voor je team.

Veelgestelde vragen

1. Is er gratis software voor afspraakherinneringen? Ja. Het gratis plan van Cal.com ondersteunt één gebruiker en bevat e-mail- en SMS-meldingen, onbeperkte scheduling links en agenda-koppelingen. Andere gratis opties zijn Setmore, dat tot vier gebruikers en onbeperkte afspraken met e-mailherinneringen ondersteunt; GReminders, dat 100 e-mailherinneringen per maand bevat; en SimplyBook.me, dat 50 boekingen per maand dekt. Square Appointments heeft ook een gratis plan voor één locatie, maar tekstherinneringen vereisen een betaald plan.

2. Hoeveel kost software voor afspraakherinneringen? De prijzen verschillen per aanbieder, teamgrootte en berichtvolume. GoReminders begint bij $9/maand, GReminders bij $10/maand, Acuity Scheduling bij $20/maand en Apptoto bij $39/maand. Cal.com begint bij $16/gebruiker/maand, of $12 met jaarlijkse facturering. Zorgpraktijken die Weave overwegen, moeten budgetteren op $199/maand voor het basisplan, plus $149/maand voor online boeken en herinneringen.

3. Hoeveel kost Cal.com voor tekstherinneringen? Het gratis plan van Cal.com bevat basis e-mail- en SMS-meldingen, terwijl betaalde plannen beginnen bij $16/user/month ($12 bij jaarlijkse facturering) en aanpasbare e-mail- en SMS-meldingen en team-scheduling toevoegen. Tekst- en WhatsApp-berichten gebruiken maandelijkse credits, inclusief sms’jes naar Amerikaanse en Canadese nummers. Je kunt extra credits kopen wanneer dat nodig is.

4. Wat is de beste software voor afspraakherinneringen voor kleine bedrijven? Cal.com is een goede keuze als je planning wilt combineren met aanpasbare herinneringen en workflows voor boekingswijzigingen. Setmore past bij kleine teams die gratis online boeken en e-mailherinneringen nodig hebben. Square Appointments is het overwegen waard als je een fysieke zaak runt die Square voor betalingen gebruikt, terwijl GoReminders een eenvoudigere optie biedt voor bedrijven die op afspraken draaien.

5. Kunnen klanten afspraken verzetten via herinneringsberichten? Ja, als je software dat ondersteunt. Cal.com laat klanten annuleren of verzetten via links in herinneringsberichten, terwijl tools zoals GReminders en Apptoto klanten via sms wijzigingen laten aanvragen. Dat scheelt je team het handmatig afhandelen van elke wijziging.