Afspraakplanningssoftware voor accountants | Cal.com

Cal.com is de beste optie voor accountantskantoren die dat proces eenvoudiger willen maken zonder de controle over hun agenda's op te geven. 

Je kunt boekingslimieten instellen per dag, week en maand, het totale aantal geboekte minuten beperken en round-robin planning gebruiken om afspraken over je team te verdelen. Het gratis plan ondersteunt één gebruiker met onbeperkte afspraaktypen en boekingslimieten, terwijl betaalde plannen meegroeien met je team. 

We vergeleken Cal.com met Calendly, Acuity Scheduling, TaxDome en Microsoft Bookings op basis van drie vragen:

• Boekingslimieten. Kun je bepalen hoeveel afspraken er geboekt worden voordat jij of je team aan de capaciteit zit?

• Teamplanning. Kan de tool afspraken toewijzen aan het juiste beschikbare teamlid in plaats van klanten zelf iemand te laten kiezen?

• Databeveiliging. Legt de leverancier zijn beveiligingscertificeringen en overeenkomsten duidelijk uit, zodat je weet hoe hij de gegevens van je klanten beschermt?

De vergelijkingstabel aan het einde van het artikel brengt alle vijf tools en deze belangrijkste verschillen samen.

De 5 beste afspraakplanningssoftware voor accountants

1. Cal.com: het beste voor het beheren van boekingsvolume en teamcapaciteit

2. Calendly: het beste om een klein team snel op gang te brengen

3. Acuity Scheduling: het beste voor betaalde consulten

4. TaxDome: het beste voor kantoren die willen boeken binnen hun klantenportaal

5. Microsoft Bookings: het beste voor kantoren die al Microsoft 365 gebruiken

Wat is afspraakplanningssoftware voor accountants?

Afspraakplanningssoftware geeft je kantoor een boekingspagina die gekoppeld is aan de beschikbaarheid van medewerkers. Klanten kiezen een tijdslot en de afspraak wordt toegevoegd aan beide agenda's, met bevestigingen en herinneringen.

In tegenstelling tot een eenvoudige boekingslink of -pagina kun je verschillende afspraaktypen instellen, elk met een eigen duur, aankondigingstermijn en beschikbaarheid. Je kunt bijvoorbeeld op één plek een documentafgifte van vijf minuten, een intakegesprek van een uur of een aangiftecontrole instellen. Je kunt ook vooraf betaling vereisen voor factureerbare planningssessies.

Omdat klanten bij het boeken persoonlijke gegevens kunnen invoeren, moet je ook kijken hoe je planningshulpmiddel met die data omgaat. Belastingadviseurs worden onder de Gramm-Leach-Bliley Act beschouwd als financiële instellingen, en IRS Publication 4557 vereist dat hun beveiligingsplannen ook dienstverleners omvatten die klantinformatie verwerken. Controleer dus de beveiligingspraktijken van een leverancier voordat je een planningshulpmiddel kiest.

Waar je op moet letten bij afspraakplanningssoftware voor accountants

De beste planningssoftware voor accountants is niet per se de software met de meeste functies. Richt je op tools die je helpen de beschikbaarheid van personeel te beheren, afspraken toe te wijzen, je voor te bereiden op meetings en klantinformatie te beschermen.

Hier zijn zes belangrijke functies om naar te kijken:

1. Boekingsplafonds per dag, week of maand. De capaciteit van je kantoor is beperkt, ook als de vraag dat niet is. Zoek naar tools waarmee je kunt beperken hoeveel afspraken er in een bepaalde periode geboekt kunnen worden. 

2. Teamplanning. Sommige klanten hebben een specifieke accountant nodig, terwijl anderen met iedereen in je team kunnen afspreken. Zoek naar tools die beide ondersteunen, zodat je elke afspraak naar de juiste persoon kunt routeren.

3. Stel regels in voor elk afspraaktype. Afgiften, interviews, controles en verlengingsgesprekken kunnen verschillende duur, aankondigingstermijnen, medewerkers en boekingslimieten nodig hebben. Je tool moet je elk type apart laten configureren.

4. Aangepaste boekingsvragen. Verzamel belangrijke informatie vóór de afspraak in plaats van die tijdens het gesprek te ontdekken. Je kunt bijvoorbeeld vragen of een klant een verhuurwoning heeft verkocht of van rechtsvorm is veranderd voordat je het gesprek toewijst.

5. Herinneringen met nuttige instructies. Herinneringen kunnen no-shows verminderen, maar ze zijn nuttiger als ze klanten ook vertellen wat ze moeten meenemen of vooraf moeten invullen.

6. Beveiliging en compliance. Als de software klantinformatie opslaat, moet je de beveiligingsmaatregelen, certificeringen, hostingopties en contractuele voorwaarden kunnen beoordelen. Zo kun je bepalen of de leverancier voldoet aan de beveiligingseisen van je kantoor.

Hoe de 5 tools zich in detail vergelijken

1. Cal.com: het beste voor het beheren van boekingsvolume en teamcapaciteit

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, gratis voor altijd	$16/gebruiker/maand	Uitgebreide teamplanningsfuncties	Teamcapaciteit in balans houden met boekingsvolume

Wat het is: Cal.com is een afspraakplanningsplatform voor het beheren van klantboekingen binnen je team. Je kunt aparte boekingspagina's maken voor diensten zoals belastinginterviews, aangiftecontroles en planningssessies, regels instellen voor wanneer en hoe vaak klanten kunnen boeken, en afspraken naar de juiste behandelaar routeren. Het ondersteunt ook boekingsvragen, herinneringen, betalingen en agenda-integraties.

Waarom het op de eerste plaats staat: Cal.com geeft je volledige controle over hoeveel afspraken klanten in een bepaalde periode kunnen boeken en wie ze afhandelt. Je kunt dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse boekingslimieten instellen en vervolgens round-robin planning en routeringsformulieren gebruiken om afspraken naar de juiste behandelaar of het juiste team te sturen.

Belangrijkste functies: 

• Boekingslimieten per dag, week of maand om het aantal afspraken te beheersen.

• Round-robin planning om afspraken te verdelen over beschikbare behandelaars.

• Routeringsformulieren om klanten op basis van hun antwoorden naar de juiste behandelaar of het juiste team te sturen. 

• Onbeperkte afspraaktypen en agenda-verbindingen zodat afgiften, interviews, controles en verlengingen eigen regels kunnen hebben.

• Aangepaste boekingsvragen om informatie te verzamelen vóór de meeting.

• E-mail- en SMS workflows voor het versturen van geautomatiseerde bevestigingen, herinneringen en vervolgacties.

• 100+ integraties met agenda's, tools voor videoconferencing, CRM's en andere zakelijke apps, plus Zapier en Make om extra tools te koppelen.

• Stripe- en PayPal-betalingen voor consulten waarvoor betaling bij het boeken nodig is.

• SOC 2 en ISO 27001, plus HIPAA-ondersteuning, SSO, SCIM, op rollen gebaseerde rechten en hosting in de VS of EU op Organizations.

• Een openbare API en React-planningscomponenten voor kantoren die planning in hun eigen website of applicatie willen bouwen.

Prijs: Het gratis plan van Cal.com bevat één gebruiker, onbeperkte afspraaktypen en agenda-verbindingen, en dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse boekingslimieten. Teamplanning met round robin begint bij $16/gebruiker/maand op het Teams-plan. Het Organizations-plan kost $37/gebruiker/maand en voegt geavanceerde beveiligings- en administratiefuncties toe, waaronder onbeperkte subteams, SOC 2- en SSO-ondersteuning, en toegangsbeheer op basis van rollen. Jaarlijkse facturering bespaart je tot 25% op betaalde plannen.  

Beoordeling van Cal.com door Rajesh

Beste voor: Belasting-, boekhoud- en full-servicekantoren die seizoensgebonden vraag moeten beheersen en afspraken over meerdere behandelaars moeten verdelen.

Oordeel: Cal.com is de beste keuze wanneer capaciteit het grootste probleem is. De boekingslimieten helpen te bepalen hoe snel afspraken vollopen, terwijl round robin en routing die boekingen over het team verdelen. Het gratis plan geeft zelfstandige accountants ook genoeg om mee te werken voordat ze teamfuncties nodig hebben.

Ga aan de slag met het gratis plan van Cal.com of boek een demo om te zien hoe het voor jouw team werkt.

2. Calendly: het beste om een klein team snel op gang te brengen

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, één afspraaktype	$12/stoel/maand	Vertrouwde boekingservaring	Snelle uitrol in een klein kantoor

Wat het is: Calendly is een eenvoudige planningstool waarmee je een agenda kunt koppelen, je beschikbaarheid kunt instellen en snel boekingen kunt accepteren. De eenvoud is de belangrijkste aantrekkingskracht. Je kunt zonder de rest van je praktijkbeheerworkflow te veranderen een behandelaar instellen.

Belangrijkste functies: 

• Vergaderlimieten per afspraaktype om te bepalen hoe vaak een afspraak geboekt kan worden.

• Round-robinverdeling en leadroutering op het Teams-plan om afspraken over behandelaars te verdelen.

• Zes agenda-verbindingen per stoel op betaalde plannen.

• Geautomatiseerde herinneringen en follow-ups op betaalde plannen.

• Stripe- en PayPal-betalingen voor betaalde consulten, plus integraties met tools zoals HubSpot, Zapier en webhooks.

Prijs: Prijs: Het gratis plan van Calendly bevat één planningslink en één agenda-verbinding. Het Standard-plan kost $12/stoel/maand en voegt meerdere agenda-verbindingen, onbeperkte planningslinks en het innen van betalingen toe. Het Teams-plan kost $20/stoel/maand en voegt round robin en teamplanning toe. SSO is beschikbaar als betaalde add-on.

Pluspunten: 

• Klanten zullen de boekingservaring waarschijnlijk herkennen, wat de leercurve verkleint.

• Vergaderlimieten zijn eenvoudig in te stellen voor kantoren die basisboekingscontrole nodig hebben.

• Brede integraties maken het makkelijk om Calendly in je bestaande techstack op te nemen.

• Kleine kantoren kunnen snel aan de slag.

Minpunten: 

• SSO is een betaalde add-on.

• Round robin vereist het Teams-plan.

• Lagere plannen geven je minder controle over de boekingservaring.

Beste voor: Kleine kantoren die een vertrouwde planningstool willen die ze snel kunnen uitrollen en geen uitgebreide controle nodig hebben over hoe seizoensgebonden vraag wordt verdeeld.

Vergelijkingsoordeel: Calendly is een goede keuze wanneer eenvoud en snelheid het belangrijkst zijn. Cal.com past beter wanneer capaciteitsbeheer telt, omdat het boekingslimieten combineert met teamverdeling.

3. Acuity Scheduling: het beste voor betaalde consulten

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, 7-daagse proefperiode	$20/maand	Intakeformulieren en betalingen	Betaalde plannings- en adviesgesprekken

Wat het is: Acuity Scheduling is ontworpen voor dienstverlenende bedrijven die willen dat klanten afspraken boeken, intakeformulieren invullen en tegelijk betalen. Daardoor is het handig voor accountantskantoren die fiscale planning, advies of andere betaalde consulten aanbieden.

Belangrijkste functies:

• Aangepaste klantformulieren om informatie te verzamelen vóór een afspraak.

• Betalingen via Stripe, Square en PayPal, inclusief aanbetalingen.

• Aparte agenda’s voor medewerkers of locaties, afhankelijk van het plan.

• Afspraakpakketten en sms-herinneringen op hogere plannen.

• Dagelijkse boekingslimieten en beschikbaarheidsinstellingen om de capaciteit te beheren.

Prijzen: Acuity Scheduling heeft geen gratis plan, maar biedt wel een proefperiode van zeven dagen. Betaalde plannen beginnen bij $20/month voor één gekoppelde kalender, e-mailherinneringen, klantformulieren en betalingen via Stripe, Square en PayPal.

Voordelen:

• Betalingen en intakeformulieren zijn beschikbaar op het instapplan.

• Een vaste maandprijs maakt de kosten voorspelbaar terwijl je team groeit.

• Met aangepaste formulieren kun je per dienst andere informatie verzamelen.

• Boekingslimieten helpen kantoren de hoeveelheid afspraken te beheren.

Nadelen:

• Er is geen gratis plan, alleen een proefperiode van zeven dagen.

• Elk plan ondersteunt maar een beperkt aantal agenda’s.

• Je hebt het hoogste plan nodig om Acuity-branding te verwijderen.

• Beperkte functies voor het routeren van afspraken binnen je team.

Beste voor: Kantoren die betaalde plannings- of adviesgesprekken verkopen en tijdens het boeken betaling en gedetailleerde klantinformatie willen verzamelen.

Oordeel: Acuity Scheduling is een goede keuze wanneer betaling en intake de belangrijkste prioriteiten zijn. Cal.com past beter bij kantoren die meer flexibiliteit nodig hebben bij het toewijzen en routeren van afspraken binnen hun team.

4. TaxDome: het best voor kantoren die willen boeken binnen hun klantportaal

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, en geen proefperiode	$800/seat/year	Boeken naast documenten en klantwerk	Kantoren die de klantrelatie in één portaal samenbrengen

Wat het is: TaxDome is software voor praktijkbeheer voor tax-, boekhoud- en accountantskantoren. Kantoren kunnen een planningstool koppelen en een boekingsoptie toevoegen aan het TaxDome-klantportaal, naast documenten, organizers, facturen en ander klantwerk. Dit is handig voor kantoren die TaxDome al gebruiken of een centraal klantportaal willen. TaxDome heeft zelf geen ingebouwde planning, dus je moet het koppelen aan een aparte planningstool om boekingen af te handelen.

Belangrijkste functies:

• Scheduler-integraties met Calendly, Schedulista, Squarespace en YouCanBookMe om boeken toe te voegen aan het klantportaal.

• Belastingorganizers en documentverzoeken om informatie en bestanden te verzamelen naast boekingsformulieren.

• Onbeperkte e-handtekeningen en documentopslag op in aanmerking komende plannen.

• Workflowautomatisering om belasting- en boekhoudwerk via vooraf gedefinieerde processen te laten lopen.

• SOC 2 Type II, toegangscontroles en tweefactorauthenticatie om klantinformatie te helpen beschermen.

Prijzen: TaxDome heeft geen gratis plan of proefperiode. De prijs begint bij $800/seat/year voor CRM, onboarding van klanten en een klantportaal. Houd er rekening mee dat je betaalt voor een volledig platform voor praktijkbeheer, terwijl planning nog steeds een aparte tool vereist.

Voordelen:

• Eén klantportaal voor alles, van boekingen en documenten tot facturen en berichten.

• Meer gedetailleerde intake, met organizers en documentverzoeken naast basisboekingsformulieren.

• Flexibele seats voor drukke periodes, waardoor je makkelijker tijdelijke medewerkers kunt toevoegen wanneer dat nodig is.

• Beveiliging en toegangscontroles zijn ingebouwd in het platform voor praktijkbeheer.

Nadelen:

• De scheduler bepaalt de boekingsfuncties, niet TaxDome.

• Je betaalt voor een volledig platform voor praktijkbeheer terwijl je misschien alleen planning nodig hebt.

• Jaarlijkse prijs per seat betekent een hogere kostenpost vooraf dan bij gespecialiseerde planningstools.

• Overstappen naar TaxDome is een grotere beslissing als je het nog niet gebruikt.

Beste voor: Kantoren die TaxDome al gebruiken, of kantoren die documenten, facturatie, klantcommunicatie, workflows en planning in één klantportaal willen samenbrengen.

Oordeel: TaxDome en Cal.com lossen verschillende problemen op. TaxDome beheert de bredere klantrelatie, terwijl Cal.com de planningstool is die je aan TaxDome kunt koppelen voor boekingen. Als je prioriteit is om boeken in een bestaand klantportaal te plaatsen, heb je TaxDome plus een aparte planningstool zoals Cal.com nodig.

5. Microsoft Bookings: het best voor kantoren die al Microsoft 365 gebruiken

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, inbegrepen bij Microsoft 365	Inbegrepen bij het Microsoft 365-abonnement	Werkt binnen het Microsoft 365-ecosysteem	Kantoren die al Microsoft 365 gebruiken

Wat het is: Microsoft Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365-abonnementen. Dus als je al Outlook en Teams gebruikt, kun je afspraakplanning toevoegen zonder voor een aparte planningstool te betalen. Met gedeelde boekingspagina’s kun je diensten instellen, medewerkers toevoegen en agenda’s beheren, terwijl persoonlijke boekingspagina’s individuele opstellers hun eigen beschikbaarheid laten beheren.

Belangrijkste functies:

• Gedeelde boekingspagina’s voor het instellen van diensten, medewerkers en agenda’s.

• Persoonlijke boekingspagina’s zodat elke opsteller zijn eigen beschikbaarheid kan beheren.

• Automatische Teams-vergaderingen met een unieke link voor elke afspraak.

• E-mail- en sms-meldingen naast je andere Microsoft-communicatie.

• Boekingsgegevens opgeslagen in Microsoft 365, waar je ze kunt beheren onder je bestaande beveiligings- en nalevingsbeleid.

Prijzen: Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365 Business-abonnementen. Als je kantoor al een geschikt abonnement heeft, kun je Bookings zonder extra kosten gebruiken. Anders betaal je voor een Microsoft 365-abonnement in plaats van voor een zelfstandige planningstool.

Voordelen:

• Het werkt direct met Outlook en Teams.

• Kantoren die al Microsoft 365 gebruiken, kunnen Bookings gebruiken zonder voor nog een planningstool te betalen.

• Boekingsgegevens blijven binnen Microsoft 365 en Exchange Online.

• Gedeelde boekingspagina’s kunnen afspraken toewijzen aan medewerkers zonder dat klanten een opsteller hoeven te kiezen.

Nadelen:

• Als je Microsoft 365 niet gebruikt, heb je een abonnement nodig om Bookings te krijgen.

• De boekingslimieten kunnen tekortschieten als je tijdens drukke seizoenen strengere controles nodig hebt.

• Je hebt minder controle over de boekingservaring dan met gespecialiseerde planningstools.

• Het koppelen van tools buiten Microsoft kan Power Automate of een connector van derden vereisen.

Beste voor: Accountantskantoren die al Microsoft 365 gebruiken, eenvoudige klantboekingen nodig hebben en geen extra planningstool willen toevoegen.

Oordeel: Als je kantoor al op Microsoft 365 draait en je planningsbehoeften eenvoudig zijn, is Bookings een makkelijke keuze. Cal.com past beter wanneer seizoensgebonden capaciteit de grootste zorg is, omdat het boekingslimieten, round robin en routing combineert. Het koppelt ook met Outlook en Microsoft Teams, zodat Microsoft-gebaseerde kantoren Cal.com kunnen gebruiken zonder die tools los te laten.

Software voor afspraakplanning voor accountants: snelle vergelijking

Zo vergelijken de vijf planningstools voor accountants zich op functies en gratis plannen:

Tool	Gratis plan	Boekingslimieten	Teamplanning	Databeveiliging
Cal.com	✅ Gratis voor altijd, met onbeperkte afspraaktypes	✅ Beperk boekingen per dag, week of maand minuten	✅ Round robin en routing forms	✅ SOC 2, HIPAA, ISO 27001, hosting in de VS of Europa
Calendly	⚠️ Gratis plan, met één scheduling link en één kalender	⚠️ Basisinstellingen	✅ Round robin en routing forms	⚠️ SSO is een betaalde add-on
Acuity Scheduling	❌ Nee, 7-daagse proefperiode	⚠️ Dagelijkse, wekelijkse limieten	✅ Medewerkersplanning	⚠️ BAA alleen op het Premium-plan
TaxDome	❌ Nee, en geen proefperiode	⚠️ Hangt af van de gekoppelde scheduler	⚠️ Ingesteld door de gekoppelde scheduler	✅ SOC 2 Type II, toegangscontroles
Microsoft Bookings	❌ Vereist Microsoft 365	⚠️ Basisinstellingen	✅ Gedeelde pagina’s wijzen medewerkers toe aan een dienst	✅ Microsoft 365-beveiligingsbeleid

Eindoordeel

Als je de boekingsvolumes wilt beheren en afspraken over je team wilt verdelen, kies dan voor Cal.com. De boekingslimieten, round robin en routing geven je meer controle over wie er kan boeken, wanneer en bij wie.

Als je behoeften eenvoudiger zijn, is Calendly de makkelijkste keuze voor een snelle start. Kies Acuity als je ingebouwde betalingen en gedetailleerde intake nodig hebt, TaxDome als je planning binnen een breder praktijkbeheersysteem wilt, of Microsoft Bookings als je kantoor al op Microsoft 365 draait.

Als Cal.com klinkt als de juiste keuze, begin dan met het gratis plan om de boekingsinstellingen zelf te proberen, of boek een demo om te zien hoe de teamplanningsfuncties voor jouw kantoor kunnen werken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost software voor afspraakplanning voor accountants?

Gespecialiseerde planningstools variëren van gratis tot ongeveer $20/user/month op instapplannen. Cal.com heeft een gratis plan, met betaalde plannen vanaf $16/user/month. Calendly en Acuity Scheduling beginnen respectievelijk bij $12/user/month en $20/month, terwijl Microsoft Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365-plannen.

Is Cal.com gratis voor een zelfstandige accountant?

Ja. Het gratis plan van Cal.com ondersteunt één gebruiker met onbeperkte afspraaktypes en agenda’s, plus meldingen, integraties en betalingen. Round robin en andere teamfuncties vereisen het Teams-plan.

Welke software voor afspraakplanning voor accountantskantoren past bij een kantoor met meerdere opstellers?

Cal.com past het best als je zowel boekingslimieten als teamverdeling nodig hebt. Round robin wijst afspraken toe aan beschikbare opstellers, terwijl boekingslimieten je afspraakvolume helpen beheersen.

Kan planningssoftware belastingdocumenten verzamelen vóór de afspraak?

Planningshulpmiddelen zoals Cal.com kunnen antwoorden verzamelen zoals een naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere basisgegevens die de klant kan invullen, maar documentbeheer is een aparte behoefte. Als je documenten moet verzamelen en beheren, is TaxDome een betere keuze. Het heeft echter geen native planningshulpmiddel, maar je kunt het eenvoudig koppelen aan een planningshulpmiddel naar keuze.

Moet een boekingstool in het schriftelijke informatiebeveiligingsplan van een kantoor staan?

Als het klantinformatie opslaat, neem het dan mee in je leveranciers- en beveiligingsbeoordeling. De richtlijnen van de IRS zeggen dat kantoren dienstverleners moeten kiezen die klantinformatie kunnen beschermen en die eisen in hun contracten kunnen opnemen. Controleer de beveiligingsdocumentatie en contractvoorwaarden van de leverancier, en bevestig de specifieke vereisten van je kantoor bij een adviseur.