5 beste planningssoftware voor onderwijs | Cal.com

Cal.com is de beste planningssoftware voor onderwijs, omdat je er de flexibiliteit mee krijgt om dat op schaal binnen een instelling mogelijk te maken. 

Je kunt afzonderlijke scheduling links maken met hun eigen duur, locaties en boekingsvragen, meerdere agenda's koppelen om conflicten te voorkomen en studenten en ouders naar de juiste persoon sturen. Het gratis plan dekt één gebruiker met onbeperkte boekingen, terwijl de betaalde plannen meegroeien met je team naarmate meer medewerkers en afdelingen aansluiten.

We hebben Cal.com vergeleken met vier andere planningssoftware voor onderwijs om te zien hoe ze met plannen omgaan op deze drie belangrijke gebieden:

• Agenda-synchronisatie: Controleert de tool nauwkeurig de beschikbaarheid van medewerkers in meerdere agenda's?

• Afspraaktypes: Kunnen verschillende soorten meetings hun eigen duur, locatie en boekingsvragen hebben?

• Licenties voor personeel: Kan al het personeel een account aanmaken, en zijn de kosten vooraf duidelijk?

De vergelijkingstabel verderop laat zien hoe alle vijf tools zich verhouden op deze drie criteria.

De 5 beste tools voor planningssoftware in het onderwijs

1. Cal.com: beste planningssoftware voor onderwijs in het algemeen

2. ConexED: het beste voor studentendiensten in het hoger onderwijs

3. Microsoft Bookings: het beste voor scholen die al Microsoft 365 gebruiken

4. Calendly: het beste voor een enkele afdeling die een eenvoudige, snelle opzet wil

5. pickAtime: het beste voor ouder-leraargesprekken

Wat is planningssoftware voor onderwijs?

Planningssoftware voor onderwijs laat studenten, ouders, aanvragers en andere bezoekers meetings boeken met docenten en medewerkers zonder de gebruikelijke heen-en-weer-e-mails.

Medewerkers stellen hun beschikbaarheid in, bezoekers kiezen een geschikt tijdslot en de afspraak wordt aan de juiste agenda's toegevoegd. Afhankelijk van de tool kan het ook boekingsgegevens verzamelen, herinneringen sturen en afspraken naar de juiste persoon doorsturen.

Je kunt planningssoftware voor onderwijs gebruiken voor alles van studentbegeleiding en intakegesprekken tot spreekuren van docenten en ouder-leraargesprekken.

Waar je op moet letten in planningssoftware voor onderwijs

Je planningsbehoeften hangen af van hoe je school afspraken afhandelt. 

Maar wat je ook plant, van begeleidingsgesprekken en intakegesprekken tot spreekuren en ouder-leraarconferenties, let op deze zes functies in je planningssoftware voor onderwijs.

1. Boekingspagina's waarvoor geen account nodig is. Ouders en aanvragers zouden geen account hoeven aanmaken om zomaar een meeting te boeken. Zoek naar deelbare boekingspagina's waar je naartoe kunt linken vanuit e-mails, je website of studentenportaal. Insluiten is een bonus.

2. Tweerichtingssynchronisatie met agenda's. De tool moet agenda's van medewerkers controleren voordat er een tijdslot wordt aangeboden en de beschikbaarheid bijwerken wanneer schema's veranderen. Kijk ook hoeveel agenda's elk plan ondersteunt.

3. Afspraaktypes met eigen instellingen. Verschillende meetings hebben verschillende lengtes, locaties en informatie nodig. Zoek naar tools waarmee je deze details per afspraaktype kunt instellen.

4. Afzonderlijke beschikbaarheid voor verschillende afdelingen. Begeleiding, toelating, financiële hulp, bijles en spreekuren van docenten kunnen allemaal een ander schema hebben. Zoek naar een tool waarmee elk team zijn eigen beschikbaarheid kan beheren, terwijl beheerders het overzicht houden dat ze nodig hebben.

5. Herinneringen en meldingen. Automatische bevestigingen en herinneringen kunnen no-shows verminderen en medewerkers handmatig opvolgwerk besparen. Als je sms-herinneringen nodig hebt, controleer dan of die inbegrepen zijn of apart worden berekend.

6. Privacy- en beheerderscontroles. Scholen moeten kunnen bepalen wie toegang heeft tot studenteninformatie. Afhankelijk van je eisen kun je letten op functies zoals op rollen gebaseerde rechten, SSO, controles voor bewaartermijnen en verwijdering van data, beveiligingsdocumentatie en passende overeenkomsten voor het verwerken van studentgegevens.

1. Cal.com: beste planningssoftware voor onderwijs in het algemeen

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Ja, gratis voor altijd voor één gebruiker	$16/user/month	Onbeperkte scheduling links en agenda-verbindingen	Scholen die één plek willen om afspraken over afdelingen heen te beheren

Wat het is: Cal.com is een flexibel planningsplatform waarmee je boekingspagina's kunt maken voor individuen, teams of afdelingen. 

Je kunt boekingspagina's delen of insluiten, meerdere agenda's koppelen, verschillende scheduling links maken, mensen naar de juiste persoon of het juiste team sturen en team-workflows voor planning opzetten naarmate je behoeften groeien.

Waarom het op de eerste plaats staat: Cal.com geeft scholen een manier om klein te beginnen en de planning uit te breiden naarmate hun behoeften groeien. Een docent of adviseur kan beginnen met het gratis plan, terwijl afdelingen gedeelde beschikbaarheid en routing kunnen toevoegen terwijl ze groeien. Grotere instellingen kunnen gecentraliseerd beheer toevoegen wanneer ze dat nodig hebben.

Belangrijkste functies: 

• Onbeperkte agenda-verbindingen. Koppel meerdere agenda's zodat beschikbaarheid de schema's weerspiegelt die echt van belang zijn.

• Onbeperkte scheduling links. Maak aparte boekingstypes voor begeleiding, spreekuren, intakegesprekken, oudergesprekken en andere afspraken.

• Aangepaste boekingsvragen. Verzamel verschillende informatie afhankelijk van het afspraaktype.

• Routing forms. Vraag studenten of ouders wat ze nodig hebben voordat je ze naar de juiste persoon of het juiste afspraaktype stuurt.

• Round-robin planning. Verdeel afspraken over een groep adviseurs of medewerkers.

• Collective events. Vind tijden waarop meerdere medewerkers beschikbaar zijn voor dezelfde meeting.

• Terugkerende events. Plan terugkerende studentgesprekken zonder elke afspraak handmatig aan te maken.

• Plaatsen aanbieden. Laat meerdere mensen zich registreren voor dezelfde sessie, zoals een informatiesessie of workshop.

• Workflows en herinneringen. Automatiseer e-mail- en SMS-meldingen rond boekingen.

• Subteams en op rollen gebaseerde rechten. Geef verschillende afdelingen hun eigen planningsopzet, terwijl je op organisatieniveau de administratieve controle behoudt.

• SAML SSO en SCIM. Ondersteun gecentraliseerde authenticatie en gebruikersprovisioning op het Organizations-plan.

• Insluitbare boekingspagina's. Voeg planning direct toe aan een school-, afdelings- of studentendienstenwebsite.

Prijsstelling: Cal.com heeft een gratis Individual-plan voor één gebruiker met onbeperkte scheduling links, agenda-verbindingen en boekingen. Teams kost $16/user/month en voegt gedeelde beschikbaarheid, round-robin planning, collective events, terugkerende events, routing forms en boekingsanalyses toe. Organizations kost $37/user/month en voegt SAML SSO, SCIM, op rollen gebaseerde rechten, onbeperkte subteams en geavanceerde beheerderscontroles toe. Jaarlijkse facturering bespaart je tot 25% op alle plannen.

Akash’s review of Cal.com

Beste voor: Scholen en hogescholen die één planningsplatform willen voor begeleiding, toelating, financiële hulp, bijles, spreekuren van docenten en gesprekken met ouders of studenten.

Oordeel: Cal.com biedt de beste balans tussen flexibiliteit, gratis individuele planning en controles op organisatieniveau. Je kunt beginnen met één adviseur of docent en hetzelfde planningssysteem uitbreiden over afdelingen naarmate je behoeften groeien.

Begin met het gratis plan van Cal.com en zet één afspraaktype op, zoals studentbegeleiding of spreekuren van docenten. Als je hulp wilt bij het plannen van een grotere uitrol, kun je ook een demo boeken met ons team.

2. ConexED: het beste voor studentendiensten in het hoger onderwijs

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee	Niet openbaar beschikbaar	Planning gekoppeld aan studentendiensten en dossiers	Hogescholen en universiteiten die studentondersteuning op één plek beheren

Wat het is: ConexED is een platform voor studentensucces in het hoger onderwijs dat afspraakplanning combineert met begeleiding, bijles, inloop, virtuele wachtruimtes, studentdossiers, rapportage en andere workflows voor studentendiensten. Het plansysteem koppelt deze diensten zodat hogescholen en universiteiten verschillende soorten studentondersteuning op één plek kunnen beheren.

Belangrijkste functies: 

• Planning op basis van reden-code. Wijs verschillende duur, buffers en regels toe aan verschillende afspraakredenen.

• Inloop en virtuele wachtruimtes. Studenten kunnen afspraken boeken of aansluiten in een wachtrij voor inloopondersteuning.

• Integratie met Google- en Microsoft-agenda's. De beschikbaarheid van medewerkers kan worden gesynchroniseerd met bestaande agenda's.

• Studentdossiers en interactiegeschiedenis. Afspraken, notities en andere interacties kunnen naast het dossier van de student bestaan.

• Intake- en beoordelingsformulieren. Verzamel informatie voor en na afspraken.

Prijsstelling: ConexED biedt geen gratis plan aan en vermeldt de prijzen niet openbaar, dus je moet contact opnemen met hun team voor een offerte op maat.

Pluspunten: 

• Speciaal ontwikkeld rond studentendiensten in het hoger onderwijs

• Combineert geplande afspraken met inloop en virtuele wachtrijen

• Verbindt planning met studentdossiers en andere workflows voor studentendiensten

• Biedt gedetailleerde controles voor reden-codes en rapportage

Minpunten: 

• Het is overkill voor eenvoudige planningsbehoeften

• Geen openbare prijsstelling, waardoor budgetteren lastiger wordt

• Uitgebreidere functies betekenen een langere opzet en adoptie

• Minder geschikt voor K-12-scholen met eenvoudige planningsbehoeften

Beste voor: Hogescholen en universiteiten die begeleiding, bijles, financiële hulp, inloop en andere studentendiensten in één platform willen samenbrengen.

Oordeel (vs. Cal.com): ConexED is de betere keuze wanneer planning deel uitmaakt van een groter studentensucces-systeem. Als je simpelweg wilt dat studenten en ouders meetings met medewerkers boeken, is Cal.com makkelijker om mee te beginnen en kan het opschalen naar planning op afdelings- en organisatieniveau zonder dat je een volledig studentendienstenplatform nodig hebt.

3. Microsoft Bookings: het beste voor scholen die al op Microsoft 365 zitten

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, inbegrepen bij Microsoft 365	Inbegrepen bij het Microsoft 365-abonnement	Native integratie met Microsoft 365 en Exchange	Scholen die al op Microsoft 365 draaien

Wat het is: Microsoft Bookings is Microsofts applicatie voor het plannen van afspraken voor Microsoft 365. Het werkt samen met Exchange-agenda’s en kan automatisch Teams-vergaderingen aanmaken, waardoor het een logische keuze is voor scholen die al gebruikmaken van Microsofts ecosysteem.

Belangrijkste functies: 

• Integratie met Exchange-agenda. De beschikbaarheid van personeel komt uit de agenda’s die ze al gebruiken.

• Teams-integratie. Online afspraken kunnen automatisch Teams-vergaderdetails bevatten.

• Gedeelde boekingspagina’s. Afdelingen kunnen pagina’s maken voor meerdere medewerkers en diensten.

• Afspraakbuffers en planningsregels. Bepaal hoe ver van tevoren mensen kunnen boeken en hoeveel ruimte er tussen afspraken moet zitten.

• Geen account nodig voor genodigden. Ouders en andere externe bezoekers kunnen boeken zonder Microsoft 365-gebruikers te hoeven worden. 

Prijzen: Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365 Business-, Enterprise- en Education-abonnementen, in plaats van dat het als los product wordt verkocht. 

Voordelen: 

• Past natuurlijk in een schoolomgeving die op Microsoft is gebaseerd

• Controleert beschikbaarheid van personeel via Outlook-agenda’s

• Teams-integratie maakt virtuele vergaderingen eenvoudig

• Vereist mogelijk geen extra aankoop van planningssoftware

Nadelen: 

• Minder flexibel voor complexe routing en workflows

• Beperkte branding en aanpassing van de boekingspagina

• Minder handig voor scholen die geen Microsoft-agenda’s gebruiken

Beste voor: Scholen en hogescholen die al Microsoft 365 gebruiken en vooral eenvoudige afspraken voor docenten, begeleiders of afdelingen nodig hebben.

Oordeel (vs. Cal.com): Als je school al de juiste Microsoft-licenties heeft, is Bookings het overwegen waard voordat je nog een ander planningsplatform toevoegt. Maar als je flexibelere afspraaktypes, routing, meerdere afdelingen of een planningssysteem nodig hebt dat werkt met verschillende agenda’s en platforms, geeft Cal.com je meer flexibiliteit.

4. Calendly: het beste voor één afdeling die deze week een link nodig heeft

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Ja, één scheduling link en één agenda	$12/plaats/maand	Eenvoudige setup en een vertrouwde boekingservaring	Een afdeling of individuele medewerker die snel planning nodig heeft

Wat het is: Calendly is een algemeen planningsplatform met de nadruk op deelbare boekingspagina’s. Het is eenvoudig in te stellen, voelt vertrouwd aan voor veel gebruikers en werkt goed voor eenvoudige één-op-één- en teamplanning.

Belangrijkste functies: 

• Meerdere agenda-koppelingen. Betaalde abonnementen ondersteunen tot zes gekoppelde agenda’s.

• Geautomatiseerde herinneringen. Stuur boekingsherinneringen en opvolgingen zonder handmatig werk.

• Boekingsformulieren. Verzamel informatie van studenten, ouders of andere genodigden vóór een gesprek.

• Round-robinplanning. Teams kunnen boekingen verdelen over beschikbare medewerkers op het Teams-abonnement.

• Teambeheer. Betaalde teamabonnementen voegen centrale controles en beheerde scheduling links toe.

Prijzen: Calendly heeft een gratis plan met één scheduling link en één agendakoppeling. Betaalde abonnementen beginnen bij $12/gebruiker/maand en bevatten onbeperkte scheduling links, meerdere agendakoppelingen, geautomatiseerde herinneringen en meer. Hogere abonnementen voegen teamplanning, routing en geavanceerd beheer toe.

Voordelen: 

• Snel in te stellen

• Vertrouwde boekingservaring

• Meerdere agendakoppelingen op betaalde abonnementen

• Teamplanning en routing beschikbaar op hogere niveaus

Nadelen: 

• Gratis plan beperkt tot één scheduling link en één agenda

• Geavanceerde admin- en beveiligingsfuncties kosten extra

• Dekt mogelijk niet al je schoolspecifieke planningsbehoeften

Beste voor: Een enkele afdeling, docent of klein team dat een professionele boekingspagina nodig heeft zonder ingewikkelde implementatie.

Oordeel (vs. Cal.com): Calendly werkt goed als je snelle setup en eenvoudige planning wilt. Cal.com biedt meer flexibiliteit voor scholen die planning beheren over meerdere medewerkers en afdelingen.

5. pickAtime: het beste voor ouder-leraar-gesprekken

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, en geen proefperiode	$5/docent/sessie	Prijsstelling op basis van sessies	Ouder-leraar-gesprekken

Wat het is: pickAtime is een platform voor het plannen van afspraken en evenementen dat zich richt op ouder-leraar-gesprekken. Scholen kunnen gespreksessies opzetten, de beschikbare tijdslots van docenten publiceren en ouders afspraken laten kiezen zonder te betalen voor een jaarabonnement. Het bevat ook toegangsbeheer, rapportages en beheerdersrechten.

Belangrijkste functies: 

• Docentenplanning. Publiceer afspraakslots over een groot docententeam.

• Informatie over ouders en studenten. Houd afspraakgeschiedenis bij en verzamel door de gebruiker gedefinieerde informatie.

• Beheerdersrechten. Geef verschillende gebruikers verschillende toegangsniveaus.

• Afspraakherinneringen en berichten. Stuur bevestigingen, annuleringen en herinneringen naar families.

• Rapportage voor conferenties. Volg afspraakactiviteit en open of gevulde slots.

Prijzen: pickAtime biedt geen gratis plan of proefperiode. Het rekent per docent voor elke sessie voor ouder-leraar-gesprekken. Lagere scholen betalen $5 per docent, terwijl hogere scholen $8–$12 per docent betalen, afhankelijk van het aantal docenten. Er is een minimum van $50 per evenement, dus evenementen die minder dan $50 kosten worden gefactureerd als $50. Scholen worden na de conferentie gefactureerd.

Voordelen: 

• Speciaal ontworpen rond ouder-leraar-gesprekken

• Geen kosten voor invaldocenten

• Ondersteunt grote docentenaantallen

• Bevat schoolspecifieke beheer- en rapportagefuncties

Nadelen: 

• Smallere use case dan algemene planningstools

• Minder geschikt voor doorlopend advies, toelatingen of spreekuren

• Prijsstelling per sessie past mogelijk niet bij doorlopende planningsbehoeften

• Voor bredere planningsbehoeften is mogelijk nog een andere tool nodig

Beste voor: K-12-scholen en districten waarvan de belangrijkste planningsbehoefte bestaat uit sessies voor ouder-leraar-gesprekken.

Oordeel (vs. Cal.com): pickAtime is een goede keuze wanneer ouder-leraar-gesprekken de belangrijkste planningsbehoefte zijn. De prijs per docent, per sessie werkt goed voor incidenteel gebruik. Maar als je ook advies, toelatingen, bijles of spreekuren nodig hebt, biedt Cal.com meer flexibiliteit.

Onderwijsplanningssoftware vergeleken

Zo verhouden de vijf onderwijsplanningsoplossingen zich tot elkaar op belangrijke functies, gratis plannen en transparante betaalde plannen:

Tool	Gratis plan	Agenda-synchronisatie	Afspraaktypes	Licenties voor personeel
Cal.com	✅ Voor altijd gratis voor één gebruiker	✅ Onbeperkte agendakoppelingen	✅ Aangepaste afspraaktypes	✅ Prijzen gepubliceerd
ConexED	❌ Geen gratis plan of proefperiode	✅ Tweeweg met Google en Outlook	✅ Flexibele duur, buffers en locaties	❌ Geen openbare prijzen
Microsoft Bookings	⚠️ Inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft-abonnementen	✅ Exchange-integratie	⚠️ Verschillende duur, beperkte invoeropties	⚠️ Hangt af van Microsoft-licenties
Calendly	⚠️ Eén scheduling link en agenda in het gratis plan	✅ Tot zes agenda’s op betaalde abonnementen	✅ Aangepaste scheduling links	✅ Prijzen gepubliceerd
pickAtime	❌ Geen gratis plan of proefperiode	⚠️ Beperkte agenda-integratie	⚠️ Gericht op conferentiesessies	✅ Prijzen gepubliceerd

Eindoordeel

De beste onderwijsplanningssoftware hangt af van het soort afspraken dat je moet beheren.

Let op hoe elke tool omgaat met agenda-beschikbaarheid, afspraaktypes en toegang voor personeel. Als je tussen een paar opties kiest, zet dan één boekingsworkflow op, zoals een afspraak voor advies, een pagina voor spreekuren of een conferentiesessie, en vergelijk hoe elke tool omgaat met beschikbaarheid, boeken, herinneringen en annuleringen.

Als je een tool wilt met een royaal gratis plan, kun je aan de slag gaan met Cal.com. Als je Cal.com evalueert voor een grotere instelling, kun je ook een demo boeken om te zien hoe het bij je behoeften past.

Veelgestelde vragen

1. Wat is de beste onderwijsplanningssoftware? Cal.com is de beste allround optie voor de meeste scholen en hogescholen. Het biedt een royaal gratis plan en kan meegroeien naar teamplanning, routing, SSO en centraal beheer. ConexED is beter voor bredere workflows voor studentendiensten, Microsoft Bookings voor scholen die Microsoft 365 gebruiken, en pickAtime voor ouder-leraar-gesprekken.

2. Hoeveel kost onderwijsplanningssoftware? De prijzen verschillen per tool en factureringsmodel. Cal.com is gratis voor één gebruiker, met betaalde abonnementen vanaf $16/gebruiker/maand. Calendly begint bij $12/gebruiker/maand, Microsoft Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365-licenties, pickAtime rekent per docent per conferentiesessie en ConexED werkt met een offerte.

3. Is Cal.com gratis voor scholen en docenten? Ja. Het gratis abonnement van Cal.com omvat onbeperkte planningslinks, agendakoppelingen, boekingen en e-mail- en SMS-meldingen voor één docent. Betaalde abonnementen voegen teamscheduling, routing, SSO, SCIM, op rollen gebaseerde machtigingen en andere administratieve functies toe.

4. Welke tool is het beste voor ouder-leraar-avondjes? pickAtime is de beste keuze als conferenties je belangrijkste planningsbehoefte zijn. Het rekent per docent per sessie in plaats van een jaarabonnement te vereisen. Cal.com past beter als je conferenties wilt beheren naast advies, toelatingen, bijles, spreekuren en andere afspraaktypes.

5. Moet onderwijsplanningssoftware FERPA-compliant zijn? FERPA geldt voor scholen, niet voor softwareproducten. Scholen moeten controleren hoe elke leverancier studentgegevens verwerkt en of zijn privacy-, beveiligings- en contractuele controles aan hun vereisten voldoen. Dit kan toegangsbeheer, SSO, gegevensretentie en beveiligingsdocumentatie omvatten. Het Organizations-abonnement van Cal.com bevat SAML SSO, SCIM, rolgebaseerde rechten, SOC 2 en ISO 27001. Bevestig altijd de vereisten van je instelling voordat je gevoelige informatie over studenten verzamelt.