7 beste software voor ruimteboekingen | Cal.com

Met Cal.com kun je de hosts en ruimtes instellen die bij je vergaderingen betrokken zijn, waarna het hun agenda's controleert wanneer iemand een tijd kiest. Een tijd is alleen beschikbaar wanneer zowel de host als de ruimte vrij is, zodat je geen vergadering boekt wanneer de ruimte al bezet is of een beschikbare ruimte boekt wanneer de host niet beschikbaar is. Het gratis plan bevat onbeperkte scheduling links, tweerichtingsagenda-synchronisatie en geautomatiseerde herinneringen.

We vergeleken Cal.com met andere tools voor ruimteboekingen op basis van drie criteria:

• Handhaving van check-ins: Kan het een ruimte vrijgeven wanneer niemand komt opdagen?

• Boekingsregels: Kun je bepalen wie een ruimte kan boeken, hoe ver van tevoren ze die kunnen boeken en of een boeking goedkeuring nodig heeft?

• Prijstransparantie: Kun je de kosten begrijpen op basis van openbare prijzen?

De vergelijkingstabel aan het einde vat samen hoe de zeven tools zich verhouden tot deze criteria en of elke tool een gratis plan heeft.

TL;DR: de ranglijst in één oogopslag

1. Cal.com: het beste om ruimtes en vergaderingen samen te boeken

2. Skedda: het beste voor het beheren van ruimtes en gedeelde werkplekken

3. Robin: het beste voor enterprise-analyses van de werkplek en bezettingsgegevens

4. Envoy: het beste voor het beheren van bezoekers en ruimteboekingen

5. OfficeSpace: het beste voor ruimteplanning en kantoorverhuizingen

6. Archie: het beste voor coworking en gedeelde werkplekken

7. Joan: het beste voor e-paper ruimte-displays en boeken aan de deur

Wat is software voor ruimteboekingen?

Software voor ruimteboekingen helpt je gedeelde ruimtes zoals vergaderruimtes, conferentieruimtes, telefoonhokjes, focusruimtes, labs en klaslokalen te vinden, reserveren en inchecken. Het koppelt meestal aan je bestaande agenda, zodat je een ruimte kunt reserveren terwijl je een vergadering plant.

Je kunt controleren of een ruimte vrij is, zien of die genoeg capaciteit heeft en over de apparatuur beschikt die je nodig hebt, en bevestigen of mensen echt zijn gekomen voor hun boekingen. Zo krijg je een duidelijker beeld van welke ruimtes worden gebruikt en welke leeg blijven staan.

Veel platforms voor ruimteboekingen bevatten ook bureauboekingen, parkeren, bezoekersbeheer, digitale signage en wayfinding. Afhankelijk van de tool betaal je per gebruiker, ruimte of display, of moet je een offerte op maat aanvragen.

Waar je op moet letten bij software voor ruimteboekingen

Goede software voor ruimteboekingen moet drie dingen goed doen: nauwkeurige beschikbaarheid tonen, je controle geven over wie kan boeken en ruimtes vrijgeven na annuleringen en no-shows. Welke functies je daarnaast nodig hebt, hangt af van hoe jouw organisatie haar ruimte gebruikt.

Met dit in gedachten zijn hier de belangrijkste functies om op te letten:

1. Tweerichtingsagenda-synchronisatie. Ruimteboekingen beginnen vaak in een agenda. Zorg ervoor dat de software in beide richtingen synchroniseert met Microsoft 365 en Google Workspace, inclusief boekingen, annuleringen, deelnemers en conferentielinks.

2. Inchecken en automatisch vrijgeven. Inchecken helpt voorkomen dat no-shows ruimtes bezet houden. Zoek naar QR-codes, tablets, e-maillinks of Wi-Fi-gebaseerd inchecken, samen met automatische vrijgave wanneer iemand niet incheckt.

3. Boekingsregels die bij je beleid passen. Verschillende teams kunnen verschillende regels nodig hebben voor verschillende ruimtes. Zoek naar boekingsvensters, quota, buffers, goedkeuringen en toegangscontroles waarmee je bepaalt wie een ruimte kan boeken en wanneer.

4. Ruimtedisplays en walk-up boeken. Displays buiten ruimtes laten zien of een ruimte beschikbaar is en kunnen mensen in staat stellen een reservering te boeken, te verlengen of vrij te geven. Controleer of de software werkt met standaardtablets of dat er propriëtaire hardware nodig is.

5. Gebruiksanalyse. Zoek naar gegevens over bezetting, no-shows, piekvraag en ruimtegebruik per team, verdieping of locatie. Zo zie je welke ruimtes in trek zijn en waar ruimte ongebruikt blijft.

6. Planning voor de vergaderingen zelf. Ruimteboekingen zijn maar een deel van het proces. Als je ook interviews, klantgesprekken, demo's of consultaties plant, zoek dan naar een tool die mensen en ruimtes tegelijk kan coördineren. Gedeelde beschikbaarheid, round-robin planning, routing forms en workflowautomatisering zijn handig voor deze boekingen.

De 7 beste software voor ruimteboekingen

1. Cal.com: het beste voor het boeken van zowel de ruimtes als de vergaderingen die erin plaatsvinden

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, gratis voor altijd	$16/user/month	Collective scheduling links boeken de ruimte en host samen	Kantoren die ruimtes en de vergaderingen daarin moeten boeken, ook met externe gasten

Wat het is: Met Cal.com kun je de mensen en ruimte voor een vergadering vanaf dezelfde boekingspagina plannen. Stel je hosts en ruimtes in, koppel elke ruimte aan de resource-agenda van Google Workspace of de Outlook-ruimte-mailbox, en Cal.com controleert hun beschikbaarheid voordat iemand een tijd ziet om te boeken.

Als je bijvoorbeeld een interview plant, kun je eisen dat de interviewers en een ruimte beschikbaar zijn voordat er een tijd wordt aangeboden. Voor vergaderingen die naar verschillende mensen of ruimtes kunnen gaan, helpen routing en round-robin planning om de boeking naar de juiste optie te sturen. Je kunt limieten instellen op hoe ruimtes worden geboekt, goedkeuringsstappen toevoegen voor bepaalde ruimtes en geautomatiseerde herinneringen sturen vóór de vergadering.

Waarom het op nummer één staat: Cal.com geeft je meerdere manieren om te bepalen hoe vergaderingen worden toegewezen aan mensen en ruimtes. Collective scheduling links koppelen hosts en ruimtes, routing forms sturen boekingen naar het juiste team of de juiste ruimte, en round-robin scheduling verdeelt boekingen over beschikbare opties. Je kunt ook boekingslimieten, buffers en goedkeuringen toevoegen voor ruimtes die strengere regels nodig hebben, zodat je beter controle hebt over hoe ruimtes worden gebruikt.

Belangrijkste functies:

• Ruimtes als boekbare accounts: Koppel een Google Workspace-resourceagenda of Outlook-ruimte-mailbox aan een ruimteaccount, stel de beschikbaarheid in en maak de ruimte boekbaar.

• Collective scheduling links: Controleer de host en ruimte tegelijk, zodat een tijdslot alleen verschijnt wanneer beide beschikbaar zijn.

• Round-robin distributie: Bundel ruimtes en verdeel boekingen over beschikbare ruimtes, of roteer hosts binnen een team.

• Routing forms en op attributen gebaseerde routing: Routeer verzoeken op basis van factoren zoals verdieping, capaciteit, regio of team.

• Goedkeuringen: Vereis goedkeuring voordat bepaalde ruimteboekingen worden bevestigd.

• Boekingslimieten en buffers: Bepaal hoe lang of hoe ver van tevoren mensen kunnen boeken, en voeg buffertijd tussen reserveringen toe.

• Extern boeken: Deel een link of embed een widget zodat mensen buiten je bedrijf kunnen boeken op basis van live beschikbaarheid.

• Workflowautomatisering: Stuur bevestigingen, herinneringen en follow-ups via e-mail en tekst om no-shows te verminderen.

• Boekingsanalyses: Volg boekingsactiviteit en zie hoe je ruimtes en vergadercapaciteit worden gebruikt.

• 100+ native integraties: Koppel Cal.com aan de tools die je team gebruikt voor agenda's, communicatie, betalingen, CRM en workflows.

• Seats en Stripe-betalingen: Laat meerdere mensen hetzelfde tijdslot boeken of betalingen innen voor ruimteboekingen.

• API en React Atoms: Bouw ruimte- en vergaderplanning in je eigen applicatie of werkplekopportaal.

• White-label en beveiliging: Verwijder de branding van Cal.com en gebruik je eigen domein. Cal.com ondersteunt SOC 2, ISO 27001, GDPR, SAML single sign-on (SSO) en SCIM provisioning.

Prijzen: Cal.com heeft een gratis plan met onbeperkte scheduling links, tweerichtingsagenda-synchronisatie, extern boeken en geautomatiseerde herinneringen. Betaalde plannen beginnen bij $16/user/month, of $12/user/month bij jaarlijkse facturering, en voegen functies toe zoals round-robin planning, routing forms, het verwijderen van de branding van Cal.com en boekingsanalyses. Hogere plannen voegen SAML SSO, SCIM provisioning en HIPAA met een BAA toe.

Rohith’s review of Cal.com

Beste voor: Teams die ruimtes moeten boeken als onderdeel van het plannen van vergaderingen, waaronder interviews, klantgesprekken en interne vergaderingen waarbij zowel de host als de ruimte beschikbaar moeten zijn.

Oordeel: Met Cal.com kun je ruimtes samen met hosts instellen en beide controleren wanneer iemand een vergadering boekt. Een interview kan bijvoorbeeld twee interviewers en een specifieke ruimte vereisen, terwijl een klantgesprek naar een beschikbare host en ruimte kan worden gerouteerd. Je kunt deze boekingspagina's ook openen voor externe gasten en geautomatiseerde herinneringen sturen vóór de vergadering.

Begin met het gratis plan van Cal.com of of boek een demo om te zien hoe het voor jouw team kan werken.

2. Skedda: het beste voor het beheren van de ruimtes zelf

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, en geen proefperiode	$249/month	Boekingsregels en interactieve plattegronden	Middelgrote tot grote kantoren en universiteiten die gedetailleerde ruimtecontrole nodig hebben

Wat het is: Skedda is een scheduling platform built for shared physical spaces. Het combineert ruimteboekingen met interactieve plattegronden, boekingsregels, check-in, bezettingsregistratie en tablet-displays die laten zien of een ruimte beschikbaar of bezet is. Je kunt het gebruiken om vergaderruimtes, bureaus en andere boekbare ruimtes vanuit één systeem te beheren. Je kunt bijvoorbeeld regels instellen voor wie een ruimte kan boeken, wanneer ze die kunnen boeken, hoe lang ze die kunnen gebruiken en of ze moeten inchecken. Plattegronden laten zien welke ruimtes beschikbaar zijn, terwijl bezettingsregistratie je helpt zien hoe vaak ruimtes en andere plekken echt worden gebruikt.

Belangrijkste functies:

• Interactieve plattegronden: Bouw een digitale kaart van je kantoor die de fysieke indeling weerspiegelt. Medewerkers kunnen beschikbare ruimtes en bureaus zien en die direct vanaf de kaart boeken.

• Regel- en rollenmotor: Bepaal wie elke ruimte kan boeken en wanneer. Stel boekingsvensters, duurbeperkingen, quota, buffers, annuleringsregels en goedkeuringsvereisten in.

• Tweerichtingsagenda-synchronisatie: Koppel Skedda aan Microsoft 365, Outlook of Google Workspace om ruimteboekingen en agenda-items synchroon te houden en dubbele boekingen te voorkomen.

• Inchecken en bezettingsregistratie: Vereis dat gebruikers hun aankomst bevestigen via e-mail, QR-codes, Teams, Slack of Wi-Fi. Als iemand niet incheckt, kan Skedda de boeking automatisch vrijgeven.

• Insights-dashboard: Analyseer boekingsactiviteit om te zien hoe ruimtes worden gebruikt en om vraagpatronen binnen je werkplek te identificeren. 

Beperkingen: 

• Ruimtelimieten kunnen snel vollopen wanneer je ruimtes, bureaus, parkeren en andere resources beheert.

• Inchecken en geavanceerde boekingsregels zijn niet op elk plan beschikbaar.

• Skedda is minder geschikt voor het plannen van vergaderingen met hosts en deelnemers.

Prijzen: Skedda biedt geen gratis plan of proefperiode. Betaalde plannen beginnen bij $249/month bij jaarlijkse facturering en omvatten 35 spaces, onbeperkte gebruikers en boekingen, interactieve plattegronden, een basisregelengine en een Insights-dashboard.

Beste voor: Hybride werkplekken en universiteiten die verschillende soorten gedeelde ruimtes moeten beheren met regels voor beschikbaarheid, boekingstijden, toegang en gebruik.

Vergelijkingsuitspraak: Skedda regelt ruimte- en ruimtebeheer met tools zoals plattegronden, boekingsregels, check-in en bezettingsregistratie. Cal.com ondersteunt ook ruimteboekingen, maar koppelt het nauwer aan vergaderplanning, zodat je hosts en ruimtes kunt coördineren en externe gasten kunt laten boeken.

3. Robin: het beste voor enterprise-analyses van de werkplek

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, en geen proefperiode	Offerte op maat	Door sensoren geverifieerde bezetting en 100+ analysematen	Enterprises met meer dan 150 hybride medewerkers op meerdere locaties

Wat het is: Robin is een platform voor werkplekbeheer voor organisaties met complexe kantoren of kantoren op meerdere locaties. Het omvat reserveringen voor vergaderruimtes en bureaus, bezoekersbeheer, displays voor vergaderruimtes en werkplekanalyses. De analyses combineren boekingsgegevens met bezettingssignalen van verbonden sensoren, zodat teams een duidelijker beeld krijgen van hoe hun ruimtes worden gebruikt. Robin ondersteunt ook meer dan 100 werkplek-KPI's en beveelt ruimtes aan op basis van factoren zoals vergadergrootte en voorkeuren van deelnemers, zodat teams hun kantoorruimte effectief kunnen plannen.

Belangrijkste functies:

• Slimme raadsuggesties: Beveel beschikbare ruimtes aan op basis van vergadertijd, aantal deelnemers, voorzieningen en boekingsvoorkeuren.

• Interactieve kantoorkaarten: Toon ruimtes, bureaus en andere plekken op een digitale plattegrond met live beschikbaarheid voor snelle reservering.

• Bezettingsregistratie: Gebruik verbonden sensoren en check-ingegevens om te zien of gereserveerde ruimtes echt worden gebruikt en laat verlaten boekingen weer vrij.

• Displays voor vergaderruimtes: Toon de huidige status van een ruimte op een tablet, met opties om direct vanaf het display te reserveren of in te checken.

• Werkplekanalyses: Volg het gebruik van ruimtes en bureaus verspreid over kantoren, gebouwen, verdiepingen en teams om onderbenutte ruimte en veranderende vraag te signaleren.

Beperkingen:

• Het aanpassen van kantoorindelingen kan omslachtig zijn en kan hulp van het team van Robin vereisen.

• Sommige gebruikers melden storingen met beschikbaarheid, de interface en mobiele prestaties.

Prijs: Robin biedt geen gratis abonnement of proefperiode. De prijzen staan niet op hun website, dus je moet een offerte op maat aanvragen.

Het beste voor: Grote ondernemingen met 150+ hybride medewerkers, meerdere kantoren en complexe werkplekbeleidregels die gedetailleerde gegevens nodig hebben over bezetting en ruimtegebruik.

Oordeel van de vergelijking: Robin biedt uitgebreide tools voor het beheren van fysieke ruimtes, waaronder bezettingsregistratie, werkplekanalyses en ruimtebeheer. Cal.com ondersteunt ook het reserveren van ruimtes, maar koppelt dit nauwer aan het plannen van vergaderingen, met functies zoals externe boeking, routing, round-robin planning en deelbare boekingslinks.

4. Envoy: het beste voor bezoekersbeheer naast ruimtes

Gratis abonnement?	Startprijs	Uitblinkende functie	Beste use case
Nee, 14 dagen proefperiode	$5/hulpbron/maand	Bezoekersbeheer	Kantoren die naast ruimteboekingen ook bezoekersworkflows nodig hebben

Wat het is: Envoy is een werkplekplatform voor het beheren van bezoekers en de ruimtes die zij gebruiken. Het omvat inchecken van bezoekers naast reserveringen voor vergaderruimtes en bureaus, parkeren, leveringen en digitale bewegwijzering. Voor het boeken van ruimtes laat Envoy medewerkers ruimtes reserveren, de beschikbaarheid checken op kantoorkaarten en room displays gebruiken om te zien of een ruimte vrij is. Check-in en automatische vrijgave helpen de beschikbaarheid van ruimtes accuraat te houden wanneer iemand niet komt opdagen. Teams kunnen ook de aankomst van een gast en de vergaderruimte die diegene gaat gebruiken vanaf hetzelfde platform beheren.

Belangrijkste functies:

• Reserveringen voor ruimtes, bureaus en parkeren: Boek verschillende werkplekbronnen vanaf één platform, met opties voor uurlijkse, meerdaagse en mobiele boekingen.

• Walk-up boeken: Gebruik tablets bij ruimtes om het dagschema te bekijken, een beschikbare ruimte te boeken, in te checken of een vergadering direct bij de deur te beëindigen.

• Slimme automatische vrijgave: Maak ruimtes, bureaus of parkeerplekken automatisch weer vrij wanneer iemand zijn check-in mist, zodat ongebruikte boekingen anderen niet blokkeren.

• Realtime beschikbaarheid: Bekijk beschikbare ruimtes, bureaus en parkeerplekken op interactieve kaarten of boek via de Envoy-app, Google Calendar of Outlook.

• Bezoekersbeheer: Registreer gasten vooraf, verzamel verplichte informatie, screeen bezoekers, print badges en meld hosts wanneer zij aankomen.

Beperkingen:

• Je betaalt voor extra functies, zelfs als je alleen ruimteboekingen wilt beheren.

• Complexe bezoekersworkflows kosten meer tijd om in te richten.

Prijs: Envoy heeft geen gratis abonnement, maar biedt wel een gratis proefperiode van 14 dagen. Ruimteboeking is beschikbaar in de Reservations-module en begint bij $5 per boekbare bron per maand bij jaarlijkse facturering. Andere modules, waaronder bezoekersbeheer, worden apart geprijsd.

Het beste voor: Kantoren die bezoekers, ruimteboekingen en toegang tot de werkplek vanaf één platform willen beheren.

Oordeel van de vergelijking: Envoy is gebouwd voor kantoren die bezoekers naast ruimtes en andere werkplekbronnen moeten beheren. Cal.com koppelt ruimteboekingen aan vergaderingen, zodat externe gasten kunnen boeken, naar de juiste host kunnen worden doorgestuurd en herinneringen krijgen vóór de vergadering.

5. OfficeSpace: het beste voor ruimteplanning en kantoorverhuizingen

Gratis abonnement?	Startprijs	Uitblinkende functie	Beste use case
Nee, en geen proefperiode	Offerte op maat	Scenario planning en verhuisbeheer	Grote ondernemingen die frequente verhuizingen en gebouwen op meerdere locaties beheren

Wat het is: OfficeSpace is een platform voor werkplekbeheer dat is ontworpen voor grote organisaties. Naast reserveringen voor vergaderruimtes ondersteunt het ruimteplanning, verhuisbeheer, asset-tracking, plattegronden en werkplekanalyses. Met de tools voor scenario planning kunnen facility teams een model maken van een voorgestelde kantoorwijziging, zoals een afdeling naar een andere verdieping verplaatsen of teams samenvoegen in minder ruimtes, voordat de wijziging wordt doorgevoerd. Het geeft teams een manier om te plannen hoe hun kantoorruimte verandert naast het dagelijkse ruimte- en werkplekbeheer.

Belangrijkste functies:

• Ruimtereservering: Vind en reserveer ruimtes op basis van beschikbaarheid, locatie, capaciteit of voorzieningen via web, mobiele app, Slack, Teams of verbonden agenda's.

• Automatische vrijgave van ruimtes: Vereis check-in en annuleer ongebruikte boekingen automatisch wanneer niemand komt opdagen, zodat de ruimte weer beschikbaar is voor anderen.

• Ruimteprofielen: Voeg details toe zoals capaciteit, apparatuur en voorzieningen zodat medewerkers een ruimte kunnen vinden die past bij hun vergadering.

• Kiosk- en tabletcheck-in: Gebruik iPads of Android-tablets om de beschikbaarheid van ruimtes te zien, walk-up boekingen te maken en in te checken bij de ruimte.

• Scenario planning en verhuisbeheer: Maak voorgestelde plattegronden en vergelijk ze, en gebruik ze vervolgens om teamverhuizingen, aanpassingen in zitplaatsen en samenvoegingen van kantoren te plannen voordat je wijzigingen doorvoert in de fysieke ruimte.

Beperkingen:

• Onboarding kan 1-2 maanden of langer duren.

• Er is een steile leercurve voor nieuwe gebruikers.

Prijs: OfficeSpace biedt geen gratis abonnement of proefperiode. De prijzen staan niet op hun site, dus je moet een offerte op maat aanvragen.

Oordeel van de vergelijking: OfficeSpace combineert het reserveren van ruimtes met plattegronden, ruimteplanning, verhuisbeheer en werkplekanalyses. Cal.com laat je een ruimte reserveren als onderdeel van het plannen van een vergadering, zodat de host en de ruimte samen kunnen worden gecontroleerd voordat iemand een tijd kiest.

6. Archie: het beste voor coworking en gedeelde werkplekken

Gratis abonnement?	Startprijs	Uitblinkende functie	Beste use case
Nee, 14 dagen proefperiode	$159/maand	Facturering en lidmaatschappen voor coworking	Coworking-exploitanten en ruimtes met meerdere huurders

Wat het is: Archie is een platform voor werkplekbeheer dat is gebouwd voor coworkingruimtes en andere bedrijven die gedeelde kantoren en ruimtes verhuren. Het regelt reserveringen voor ruimtes en bureaus, bezoekersbeheer en de zakelijke kant van ledenbeheer. Een coworking-operator kan bijvoorbeeld leden boekingscredits geven, hun lidmaatschappen en facturen beheren, betalingen innen en de financiële gegevens vanuit hetzelfde platform koppelen aan boekhoudsoftware.

Belangrijkste functies:

• Boeken over meerdere platforms: Reserveer ruimtes en bureaus via web of mobiele app, ruimteschermen, Google Calendar, Outlook of Microsoft Teams. Slack ondersteunt boekingsmeldingen en check-ins.

• Schermen en kiosken voor ruimtes: Gebruik standaard tablets om beschikbaarheid van ruimtes te tonen en laat gebruikers ruimtes boeken vanuit de ruimte of via een gedeelde kiosk.

• QR-check-in en automatische vrijgave: Vereis dat gebruikers inchecken voor boekingen van ruimtes en bureaus, en maak ongebruikte ruimtes daarna automatisch vrij wanneer zij niet komen opdagen.

• Boekingsregels: Stel limieten voor vooruit boeken, buffers, annuleringsregels, goedkeuringen en terugkerende boekingen in voor verschillende ruimtes en gebruikersgroepen.

• Facturering en lidmaatschappen voor coworking: Beheer lidmaatschapsplannen, boekingscredits, facturen en betalingen, met integraties voor QuickBooks en Xero.

Beperkingen:

• Het instellen van Archie kan tot vier weken duren.

• Het heeft beperkte aanpassing van dashboards.

Prijs: Archie biedt geen gratis abonnement, maar je krijgt een gratis proefperiode van 14 dagen na het boeken van een demo. De modules voor ruimteplanning en bureaureserveringen beginnen bij $159/maand per stuk voor één locatie bij jaarlijkse facturering, terwijl de module voor coworkingruimtes begint bij $165/maand. Je moet nog steeds een offerte op maat aanvragen voor je exacte opzet.

Het beste voor: Coworkingruimtes, innovatiehubs en andere gedeelde werkplekken die ruimtes en bureaus verhuren en boekingen en betalingen samen moeten beheren.

Oordeel van de vergelijking: Archie is gebouwd voor bedrijven die gedeelde ruimtes verhuren, met tools voor het beheren van boekingen naast lidmaatschappen en facturering. Cal.com verwerkt ook reserveringen voor ruimtes, maar koppelt die nauwer aan het plannen van vergaderingen, met externe boeking, routing en hostbeschikbaarheid.

7. Joan: het beste voor e-paper displays voor ruimtes

Gratis abonnement?	Startprijs	Uitblinkende functie	Beste use case
Nee, 30 dagen proefperiode	Offerte op maat	Batterijgevoede e-paper-deurdisplays	Kantoren die speciale displays buiten vergaderruimtes willen

Wat het is: Joan is een platform voor werkplekbeheer dat vooral bekendstaat om zijn e-paper displays voor ruimtes. De batterijgevoede panelen hangen buiten vergaderruimtes en laten zien of een ruimte beschikbaar is, terwijl mensen een reservering kunnen maken, verlengen of vrijgeven. Het platform ondersteunt ook reserveringen voor bureaus en parkeren, bezoekersbeheer, digitale bewegwijzering en werkplekanalyses, waarbij de displays voor ruimtes de belangrijkste manier zijn waarop mensen met het systeem omgaan.

Belangrijkste functies:

• E-paper displays voor ruimtes: De draadloze, batterijgevoede displays van Joan tonen de beschikbaarheid van ruimtes buiten elke ruimte zonder dat er een permanente stroomaansluiting nodig is.

• Walk-up boeken: Boek, verleng of geef een ruimte direct vrij vanaf het display wanneer je ter plekke een ruimte nodig hebt.

• Agenda-sync: Koppel Joan met Microsoft 365, Google Workspace, Exchange, Slack of Microsoft Teams om de beschikbaarheid van ruimtes afgestemd te houden op je bestaande agenda's.

• Raster voor ruimtes en teams: Bekijk meerdere ruimtes, locaties en hun beschikbaarheid vanaf één scherm, zodat je makkelijker een vrije ruimte vindt.

• Gebruikrapportage: Volg ruimtegebruik, vergaderpatronen, populaire ruimtes en no-shows om te begrijpen hoe je ruimtes worden gebruikt.

Beperkingen:

• Je moet apart betalen voor de displays voor ruimtes.

• Sommige gebruikers melden trage laadtijden en vertragingen bij het controleren van beschikbaarheid of het gebruiken van de mobiele app.

Prijs: Joan heeft geen gratis abonnement, maar biedt wel een gratis proefperiode van 30 dagen. De prijzen zijn niet openbaar, dus je moet een offerte op maat aanvragen.

Het beste voor: Kantoren die speciale fysieke displays buiten vergaderruimtes willen en de hardware en software liever via één leverancier beheren.

Oordeel van de vergelijking: Joan combineert ruimteboeking met speciale displays waarmee medewerkers de beschikbaarheid kunnen zien en boekingen buiten de ruimte kunnen beheren. Cal.com laat je ook ruimtes boeken, maar koppelt dat aan hosts en vergaderingen, inclusief externe boekingen en routing. De twee kunnen samenwerken wanneer je zowel displays voor ruimtes als vergaderplanning nodig hebt.

Software voor ruimteboeking: snelle vergelijkingstabel

Hier zie je hoe de zeven softwareopties voor ruimteboeking zich verhouden op kernfuncties, gratis abonnementen en duidelijkheid over prijzen:

Tool	Gratis abonnement	Handhaving van check-in	Boekingsregels	Duidelijkheid over prijzen
Cal.com	✅ Altijd gratis	⚠️ Geen check-in, maar herinneringen en goedkeuringen helpen no-shows verminderen	✅ Boekingslimieten, buffers, routing, goedkeuringen	✅ Gepubliceerde prijzen
Skedda	❌ Geen gratis abonnement of proefperiode	✅ Ja	✅ Boekingsvensters, toegangsregels, goedkeuringen	✅ Gepubliceerde prijzen
Robin	❌ Geen gratis abonnement of proefperiode	✅ Ja	✅ Toegangscontroles, boekingslimieten, goedkeuringen	❌ Offerte op maat
Envoy	❌ Geen gratis abonnement, 14 dagen proefperiode	✅ Ja	✅ Boekingsbeleid en toegangscontroles	⚠️ Gepubliceerde prijzen, maar je hebt nog steeds een offerte op maat nodig
OfficeSpace	❌ Geen gratis abonnement of proefperiode	✅ Ja	✅ Toegangscontroles, boekingsregels, goedkeuringen	❌ Offerte op maat
Archie	❌ Geen gratis abonnement, 14 dagen proefperiode	✅ Ja	✅ Toegangs- en boekingsregels	⚠️ Gepubliceerde prijzen, maar je hebt nog steeds een offerte op maat nodig
Joan	❌ Geen gratis abonnement, 30 dagen proefperiode	✅ Ja	⚠️ Basis boekingscontroles	❌ Offerte op maat

Eindoordeel

Als je software voor het boeken van ruimtes kiest, denk dan na over de vraag of je ruimtes en vergaderingen samen wilt plannen of vooral de ruimtes zelf wilt beheren.

Cal.com is de beste keuze als je beide nodig hebt. Het controleert de beschikbaarheid van ruimte en host voordat het boekingtijden toont en ondersteunt externe boekingen, routing, round-robin planning en geautomatiseerde herinneringen. Het gratis plan bevat onbeperkte planningslinks en tweerichtingssynchronisatie met de kalender.

Als je vooral ruimtebeheer nodig hebt, kijk dan naar Skedda, Robin of OfficeSpace. Envoy is logischer als bezoekersbeheer onderdeel is van de vereisten. Archie past bij coworkingruimtes die ook boekingen, lidmaatschappen en facturering nodig hebben, terwijl Joan een goede optie is als je speciale ruimte-displays wilt.

Als het je gaat om het coördineren van ruimtes naast vergaderingen, begin dan met het gratis plan van Cal.com of boek een demo.

Veelgestelde vragen

1. Wat is de beste software voor het boeken van ruimtes? Als je zowel de ruimte als de aanwezige mensen wilt plannen, is Cal.com een sterke optie. De collective planningslinks controleren de beschikbaarheid van host en ruimte samen, terwijl routing en round-robin helpen boekingen naar de juiste mensen en ruimtes te sturen.

2. Hoeveel kost software voor het boeken van ruimtes? De prijs varieert per tool en kan gebaseerd zijn op gebruikers, ruimtes, resources of een offerte op maat. Cal.com heeft een gratis plan, terwijl betaalde plannen beginnen bij $16/user/month. Skedda begint bij $249/month, Envoy Reservations bij $5/resource/month en Archie bij $159/month. Robin, OfficeSpace en Joan vereisen een offerte op maat.

3. Kan Cal.com vergaderruimtes rechtstreeks boeken, of alleen de vergaderingen? Ja. Je kunt een ruimte koppelen aan de resourcekalender van Google Workspace of aan de Outlook-room mailbox. Cal.com controleert dan de ruimte samen met de host (of hosts) wanneer iemand een vergadering boekt.

4. Welke software voor het boeken van ruimtes is het beste voor een klein bedrijf? Als je vooral vergaderingen en ruimtes wilt plannen, bevat het gratis plan van Cal.com onbeperkte planningslinks, tweerichtingssynchronisatie met de kalender, externe boekingen en geautomatiseerde herinneringen. Skedda, Robin en OfficeSpace zijn beter geschikt voor teams die ook tools nodig hebben voor het beheren van ruimtes, verdiepingen, bezetting of kantoorruimte.

5. Hebben we ruimte-displays en bezettingssensoren nodig? Niet per se. Ruimtedisplays kunnen walk-up boekingen ondersteunen, terwijl bezettingsregistratie laat zien hoe ruimtes worden gebruikt. Als je die functies niet nodig hebt, kun je software kiezen die beschikbaarheid, boekingsregels en check-in afhandelt zonder speciale hardware.