7 beste wellness-planningssoftware | Cal.com

Daarom is Cal.com de beste wellness-planningssoftware als de meeste van je boekingen één-op-éénsessies zijn en je wilt dat klanten via je eigen website boeken. Je betaalt voor teamplaatsen, zonder percentage op elke behandeling.

Om te zien hoe de andere wellness-planningssoftware zich verhouden, hebben we van elke aanbieder de prijzen en documentatie bekeken en wat we vonden vergeleken met Capterra, G2 en discussies van beoefenaars en eigenaren van wellnessbedrijven.

Elk hulpmiddel hier wordt beoordeeld op drie dingen:

• Maandelijkse kosten: De gepubliceerde maandprijs en eventuele commissie op boekingen.

• Klantbezit: Of klanten via je eigen pagina boeken of via de app van de aanbieder, die mogelijk een deel inhoudt.

• Geschiktheid voor de website: Of je boekingen kunt insluiten in je bestaande site of het platform als je website moet gebruiken.

De vergelijkings­tabel verderop geeft de zeven beste wellness-planningssoftware een score op deze factoren en laat zien wat elk gratis plan bevat.

TL;DR: de 7 beste wellness-planningssoftware

1. Cal.com: het beste voor gebrandde één-op-éénboekingen en flexibele planning

2. Mindbody: het beste voor het vinden van nieuwe klanten via een ingebouwde marktplaats

3. Vagaro: het beste voor kleine wellnessbedrijven die planning en bedrijfsbeheer in één willen

4. Momence: het beste voor studio's voor lessen en cursussen

5. Zenoti: het beste voor groepen op meerdere locaties

6. Practice Better: het beste voor beoefenaars die dossiers bijhouden

7. Acuity Scheduling: het beste voor solo-beoefenaars

Wat is wellness-planningssoftware?

Wellness-planningssoftware zet je beschikbaarheid om in boekbare tijd en houdt die actueel terwijl klanten afspraken maken. Maar wellnessbedrijven hebben een extra uitdaging: wat klanten boeken is vaak fysiek en beperkt. Een reformer, infraroodsauna, cold plunge, behandelkamer of acupunctuurtafel kan maar één klant tegelijk bedienen. Dubbelboek je er één, dan blijft iemand wachten zonder plek om heen te gaan.

Dat betekent dat de software meer moet beheren dan iemands agenda. Het kan nodig zijn om te weten dat een massage van 90 minuten voor twee therapeuten en één kamer vraagt, dat een les 12 plekken en een wachtlijst heeft, of dat een behandelkamer 20 minuten ombouwtijd nodig heeft. Algemene agenda­tools kunnen deze regels meestal niet aan, en daarom groeien wellnessbedrijven er vaak uit.

Betalingen en klantadministratie worden ook onderdeel van het boekingsproces. Aanbetalingen, lespakketten, lidmaatschappen en cadeaubonnen moeten vaak worden afgehandeld zodra iemand boekt. Intakeformulieren, toestemmingsformulieren en sessienotities moeten ook bij het klantdossier blijven voor de volgende afspraak.

Daarom kunnen wellness-planningshulpmiddelen er heel verschillend uitzien. Studio- en spa-platforms bundelen planning met betalingen, verkoop, salarisadministratie en marketing, terwijl booking-first-platforms zich richten op afspraken, beschikbaarheid en het koppelen van je boekingspagina aan de website die je al hebt. De juiste keuze hangt af van hoe je bedrijf geld verdient, niet alleen van het type wellnessbedrijf dat je runt.

Waar je op moet letten in wellness-planningssoftware

De juiste wellness-planningssoftware moet passen bij hoe je bedrijf echt werkt, en je niet dwingen je processen aan te passen aan de tool. Dit is dus waar je op moet letten als je opties vergelijkt:

1. De diensten die je aanbiedt. Maak voor elke demo een lijst van je vijf meest ingewikkelde diensten. Misschien heeft een koppelsmassage twee therapeuten en één kamer nodig, heeft een les een wachtlijst, of bevat een pakket zes sessies. Elke tool kan een afspraak van 30 minuten inplannen. De verschillen zie je zodra je diensten complexer worden.

2. De werkelijke kosten na toeslagen. Kijk verder dan de kopprijs. Je betaalt misschien per behandelaar of agenda, een vergoeding per transactie, of commissie op klanten die via de marktplaats van de aanbieder boeken. Bereken wat je in een gewone maand zou betalen op basis van je werkelijke boekingsvolume. Het goedkoopste plan is niet altijd de goedkoopste optie.

3. Wat is inbegrepen in het instapplan. Functies die je als standaard verwacht, kunnen achter een hoger niveau zitten, zoals rapportages, medewerkersaccounts, sms-herinneringen of ondersteuning voor meerdere locaties. Maak een lijst van de vijf functies die je het meest nodig hebt en kijk welk plan elk ervan bevat voordat je je aanmeldt.

4. Waar nieuwe klanten vandaan komen. Een marktplaats kan helpen een nieuwe locatie of een rustige dinsdag te vullen. Maar die klanten boeken via het platform van iemand anders, volgens hun voorwaarden. Bepaal of die afweging logisch is voor je bedrijf voordat je een tool kiest.

5. Intake, dossiers en naleving. Niet elk wellnessbedrijf verwerkt beschermde gezondheidsinformatie, dus je hebt misschien geen software op zorgniveau nodig. Maar als je gezondheidsgegevens verzamelt, telezorg aanbiedt of clinici in dienst hebt, zoek dan naar de nalevingsfuncties die je echt nodig hebt, inclusief waar vereist een ondertekende business associate agreement (BAA).

6. Hoe het werkt met je website. Sommige platforms willen je website, app en winkel zijn. Andere werken naast de site die je al hebt. Als je website al goed werkt, zoek dan naar een in te sluiten boekingsflow en een echte application programming interface (API). Heb je nog geen site, dan kan een alles-in-éénplatform je extra werk besparen.

De 7 beste wellness-planningssoftware

1. Cal.com: de beste wellness-planningssoftware voor gebrande één-op-éénboekingen

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, gratis voor altijd voor één gebruiker	$16/gebruiker/maand	Gebrande boekingspagina's en flexibel planningsplatform	Wellnessbedrijven die willen dat klanten rechtstreeks via hun eigen website boeken

Wat het is: Cal.com is een planningsplatform dat kan werken als boekingspagina of achter een boekingservaring die je zelf bouwt. Je kunt Google-, Outlook- en Apple-agenda's koppelen, conflicten controleren, tijdzones en buffers beheren, betalingen innen en bepalen hoe klanten boeken. Met de API kun je Cal.com's planning ook in je eigen website, app of klantportaal bouwen.

Voor wellnessbedrijven betekent dat dat je Cal.com kunt gebruiken voor alles van massage- en acupunctuurafspraken tot consulten en terugkerende sessies, zonder klanten naar een marktplaats van derden te sturen.

Waarom het hier hoog scoort: Cal.com werkt vooral goed voor bedrijven die de boekingservaring zelf willen bezitten. Klanten kunnen rechtstreeks via je gebrande pagina boeken in plaats van via een marktplaats, en er wordt geen commissie gevraagd over de waarde van de behandeling. Je betaalt voor de mensen die toegang nodig hebben tot teamplanningsfuncties, dus je planningskosten stijgen niet mee met je boekingsomzet.

Belangrijkste functies:

• Onbeperkte planningslinks en agenda-koppelingen in het gratis plan, zodat een solo-beoefenaar verschillende boekingsopties voor elke dienst kan instellen.

• Plekken voor groepsboekingen, zodat je meerdere klanten hetzelfde tijdslot kunt laten boeken voor lessen, workshops of groepssessies.

• Buffers, minimale aankondigingstijd en boekingslimieten, zodat je opruimtijd of andere tussenruimtes in je planning kunt inbouwen en afspraken direct achter elkaar kunt vermijden.

• Round-robinplanning, die boekingen automatisch verdeelt over beoefenaars op basis van beschikbaarheid en andere regels. Collectieve planning kan ook een tijd vinden waarop meerdere beoefenaars aanwezig moeten zijn.

• Aangepaste boekingsvragen, zodat je vooraf informatie van klanten kunt verzamelen.

• Stripe- en PayPal-betalingen, inclusief vooraf betalingen die kunnen helpen no-shows te verminderen bij diensten met hogere waarde.

• E-mail- en SMS-workflows, zodat je herinneringen en follow-ups rond elke boeking kunt sturen.

• Aangepaste branding, zodat je boekingspagina bij je merk past in plaats van op een generieke boekingspagina van derden te lijken. Teams-abonnementen kunnen ook de Cal.com-branding verwijderen.

• Een API en planningscomponenten, zodat bedrijven planning direct in hun website, app of klantportaal kunnen bouwen in plaats van klanten naar een aparte boekingspagina te sturen.

• HIPAA-ondersteuning, inclusief een business associate agreement (BAA) voor bedrijven die beschermde gezondheidsinformatie moeten verwerken. Een BAA is zonder extra kosten inbegrepen bij de Organizations- en Enterprise-plannen; kleinere in aanmerking komende plannen kunnen er een aanschaffen voor $300 per maand extra.

Prijzen: Het gratis plan van Cal.com ondersteunt één gebruiker met onbeperkte planningslinks en agenda's, e-mail- en SMS-meldingen en Stripe- of PayPal-betalingen. Teams kost $16/gebruiker/maand en voegt functies toe zoals round-robinplanning, collectieve en beheerde planningslinks, terugkerende gebeurtenissen, aangepaste meldingen en het verwijderen van Cal.com-branding. Organizations kost $37/gebruiker/maand en voegt functies toe zoals subteams, geavanceerde rechten, SSO en ondersteuning voor HIPAA-naleving.

Beoordeling van Cal.com door Avisek

Beste voor: Wellnessbeoefenaars, klinieken, medische spa's en andere bedrijven die vooral één-op-éénafspraken verkopen en al een website hebben die ze willen blijven gebruiken.

Oordeel: Cal.com is de beste keuze als je de boekingservaring onder je eigen merk wilt houden. Het geeft je de planningsfuncties die je nodig hebt voor één-op-ééndiensten zonder klanten in een marktplaats te duwen, terwijl de API je ruimte geeft om een meer aangepaste boekingservaring te bouwen naarmate je bedrijf groeit.

Begin gratis met Cal.com.

2. Mindbody: de beste wellness-planningssoftware voor het vinden van nieuwe klanten

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee	$79/locatie/maand	Consumentenmarktplaats met 3M+ actieve gebruikers	Studio's en spa's die nieuwe klanten moeten aantrekken

Wat het is: Mindbody is een alles-in-éénplatform voor fitness-, beauty- en wellnessbedrijven. De grootste onderscheidende factor is de Mindbody-app, waar meer dan 3 miljoen actieve gebruikers zoeken naar wellnessdiensten, die boeken en kopen. Dat geeft bedrijven nog een manier om mensen te bereiken die hen misschien niet via hun website of sociale media hadden gevonden.

Het handelt ook het dagelijkse werk rond die boekingen af, waaronder planning, betalingen, personeelsbeheer, rapportages en websiteboekingen. Hogere plannen voegen tools toe voor geavanceerdere processen, analyses, marketing en klantbehoud.

Belangrijkste functies:

• Vermelding in de Mindbody-app, waardoor je diensten zichtbaar worden voor meer dan 3 miljoen actieve gebruikers die zoeken naar fitness-, beauty- en wellnessdiensten.

• Planning voor lessen en afspraken, zodat je groepslessen en één-op-ééndiensten in hetzelfde systeem kunt beheren.

• Geïntegreerde betalingen, zodat je betalingen kunt innen als onderdeel van het boekingsproces.

• Gebrande boekingswidgets voor websites, zodat klanten rechtstreeks via je bestaande website kunnen boeken.

• ClassPass-integratie, waarmee bedrijven nog een kanaal krijgen om potentiële klanten te bereiken en beschikbare plekken te vullen.

Prijzen: Mindbody heeft geen gratis plan of gratis proefperiode. Het Starter-plan kost $79 per locatie per maand in de VS. 'Per locatie' betekent dat je betaalt voor elke fysieke vestiging in plaats van voor elke behandelaar. Hogere plannen, waaronder Accelerate en Ultimate, voegen meer geavanceerde plannings-, rapportage- en marketingfuncties toe, maar hun prijzen zijn niet gepubliceerd.

Voordelen:

• De consumentenapp geeft je toegang tot potentiële klanten die al op zoek zijn naar wellnessdiensten.

• Planning, betalingen, personeelsbeheer en marketing zitten samen in één platform.

• Je kunt boekingen aannemen via zowel je eigen website als de Mindbody-marktplaats.

• Het wordt veel gebruikt, dus personeel dat je inhuurt kent het misschien al.

Nadelen:

• Alleen de instapprijs is gepubliceerd, dus je kunt de totale kosten vooraf niet inschatten.

• Prijzen per locatie kunnen duur worden naarmate je uitbreidt naar meerdere vestigingen.

• Het platform kan overweldigend zijn als je alleen eenvoudige planningssoftware wilt.

• Het platform kan tijd kosten om in te stellen, waardoor kleinere wijzigingen omslachtiger kunnen zijn.

Het beste voor: Yogastudio’s, spa’s, pilatesstudio’s en wellnessbedrijven met meerdere diensten die zowel planning als klantenwerving nodig hebben.

Conclusie van de vergelijking: Mindbody is de betere keuze als nieuwe klanten vinden en je bedrijf op één plek beheren prioriteiten zijn. Cal.com past beter als je al je eigen publiek hebt en een eenvoudige, branded boekingservaring op je website wilt.

3. Vagaro: de beste wellnessplanningssoftware voor kleine bedrijven

Gratis plan?	Vanafprijs	Uitblinkende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, 30 dagen proefperiode	$30/maand	Betaalbare alles-in-één planning en bedrijfsbeheer	Spa’s op één locatie, massagespraktijken en wellnessstudio’s

Wat het is: Vagaro is een betaalbaar alles-in-één platform voor beauty-, wellness- en fitnessbedrijven. Het combineert afsprakenplanning met betalingen, lidmaatschappen, cadeaubonnen, voorraad, klantgegevens en marketing. Ook geeft het bedrijven een gratis vermelding op de Vagaro Marketplace, waar potentiële klanten ze kunnen ontdekken en boeken.

Belangrijkste functies:

• Beheer van agenda en resources, zodat je roosters van personeel, kamers en andere resources kunt beheren zonder alles handmatig bij te houden.

• Een kassasysteem met hardware, voor afrekenen, retail en fooien naast je boekingen.

• Lidmaatschappen, pakketten en cadeaubonnen, zodat je terugkerende diensten en vooruitbetaalde sessies vanuit hetzelfde systeem kunt verkopen.

• Sessieaantekeningen en klantgegevens, zodat behandelaars klantdetails, voorkeuren en notities naast hun afspraken kunnen opslaan.

• Een gratis vermelding in de Vagaro Marketplace, waarmee potentiële klanten je bedrijf kunnen ontdekken zonder standaard boekingskosten.

Prijzen: Vagaro heeft geen gratis plan, maar je krijgt wel een gratis proefperiode van 30 dagen. Het basisplan begint bij $30/maand voor één boekbare agenda. Een boekbare agenda verwijst naar een dienstverlener waarvoor je de afspraken beheert. Je kunt meer agenda’s toevoegen naarmate je team groeit, en er zijn betaalde extra’s beschikbaar voor functies zoals formulieren, marketing en andere bedrijfstools.

Voordelen:

• Ondersteunt zowel kleine zelfstandige bedrijven als groeiende teams.

• Een van de laagste vanafprijzen onder wellnessplatforms met alles-in-één.

• Brede functiedekking, waaronder planning, betalingen, lidmaatschappen en voorraad.

• Gratis vermeldingen in de Marketplace kunnen je helpen nieuwe klanten te bereiken zonder commissiekosten te rekenen.

Nadelen:

• De kosten lopen op met elke boekbare agenda, zelfs voor parttime dienstverleners.

• Marketingfuncties zoals tekstcampagnes kosten extra.

• Sommige reviewers melden problemen met de agenda en trage supportreacties.

• Het is beter geschikt voor salon- en spa-diensten dan voor gestructureerde wellnessprogramma’s.

Het beste voor: Massagespraktijken op één locatie, spa’s, pilatesstudio’s en kleine wellnessbedrijven die planning, betalingen en klantbeheer in één platform willen.

Conclusie van de vergelijking: Vagaro is logischer dan Cal.com als je een betaalbaar alles-in-één systeem wilt met betalingen, lidmaatschappen, voorraad en zichtbaarheid op de marketplace. Cal.com past beter als planning je belangrijkste behoefte is en je meer controle wilt over de boekingservaring op je eigen website.

4. Momence: de beste wellnessplanningssoftware voor studio’s met lessen en cursussen

Gratis plan?	Vanafprijs	Uitblinkende functie	Beste gebruiksscenario
Ja	$60/maand	Lessen, cursussen en on-demand content in één platform	Yoga-, pilates- en boutique-wellnessstudio’s die fysieke en online programma’s aanbieden

Wat het is: Momence is gebouwd voor wellnessbedrijven die lessen, lidmaatschappen en meerweekse programma’s aanbieden. Naast planning, betalingen, lidmaatschappen en marketing ondersteunt het cursussen, challenges, retreats en on-demand video. Daardoor past het beter bij studio’s die meer verkopen dan alleen losse afspraken.

Belangrijkste functies:

• Planning voor lessen, afspraken en het huren van ruimtes, zodat je privésessies naast je groepsrooster kunt beheren.

• Cursussen, challenges en retreats, zodat je meerweekse programma’s kunt beheren zonder elke sessie om te zetten in een aparte terugkerende les.

• Onbeperkte opslag voor on-demand video’s, zodat je naast je fysieke diensten een digitale bibliotheek kunt aanbieden zonder nog een platform.

• Eén inbox voor sms, e-mail, berichten in de app en pushmeldingen, zodat klantgesprekken op één plek blijven.

• Een gratis mobiele app voor klanten, met een branded versie beschikbaar, zodat leden mobiel kunnen boeken, hun boekingen kunnen beheren en met je bedrijf kunnen interacten.

Prijzen: Momence heeft een gratis Basic-plan en biedt een gratis proefperiode voor de betaalde plannen. Pro kost $60/maand, terwijl Custom $199/maand kost. Basic rekent ook 5% kosten voor het bedrijf en 4% voor de klant op betalingen; Pro rekent 2,5% voor het bedrijf; en bij Custom rekent Momence geen betalingskosten. De standaard verwerkingskosten voor betalingen blijven wel van toepassing.

Voordelen:

• Een moderne interface die operators hoger beoordelen dan oudere studio-platforms.

• Sterke ondersteuning voor zowel fysieke lessen als digitale content.

• Gratis instapniveau, wat zeldzaam is onder all-in-one studio-platforms.

• Cursussen, lidmaatschappen en retreats zijn ingebouwd in het platform in plaats van dat er omwegen nodig zijn.

Nadelen:

• De transactiekosten van het gratis plan kunnen snel oplopen naarmate de omzet groeit.

• Basic en Pro beperken toegang tot functies zoals medewerkersaccounts, rapportage, inbox en meerdere locaties.

• Betalingsverwerking brengt bovenop de kosten van Momence nog extra kosten per transactie met zich mee.

• Het platform kan meer zijn dan je nodig hebt als je vooral één-op-één afspraken aanbiedt.

Het beste voor: Yoga-, pilates-, fitness- en boutique wellnessstudio’s die lessen aanbieden, lidmaatschappen, cursussen en digitale content.

Conclusie van de vergelijking: Momence past beter dan Cal.com wanneer je bedrijf draait om lessen, lidmaatschappen en programma’s in plaats van één-op-één afspraken. De digitale content en cursus-tools geven het een voorsprong voor hybride studio’s. Cal.com is de betere keuze als je vooral losse sessies verkoopt en transactiekosten van het platform wilt vermijden.

5. Zenoti: de beste wellnessplanningssoftware voor groepen met meerdere locaties

Gratis plan?	Vanafprijs	Uitblinkende functie	Beste gebruiksscenario
Nee	Niet openbaar beschikbaar	Centrale aansturing over locaties en AI-gestuurde tools voor personeel	Wellnessketens, medspa-groepen en franchises met meerdere locaties

Wat het is: Zenoti is gebouwd voor wellness- en beautybedrijven die op meerdere locaties werken. Het brengt planning, betalingen, payroll en commissies, voorraad, beheer van kamers en resources, lidmaatschappen, marketing en reputatiebeheer samen in één platform, met corporate controls over locaties heen.

Het biedt ook een AI workforce-pakket: een set AI-tools die taken aankan zoals calls beantwoorden, leads beheren, klantbehoud monitoren en roosters van personeel voorspellen.

Belangrijkste functies:

• Beheer van meerdere locaties met corporate controls, zodat een groep service-menu’s, prijzen en rechten centraal instelt en prestaties over alle vestigingen ziet.

• Beheer van kamers en resources, waarbij behandelkamers, apparatuur en beschikbaarheid van dienstverleners als afzonderlijke boekingsbeperkingen worden behandeld.

• Suggesties voor beschikbaarheid in de buurt, waarbij een klant een tijdslot krijgt bij een andere vestiging in de groep als de eerste keuze vol is.

• Geautomatiseerde wachtlijsten en herstel van afgebroken boekingen, zodat geannuleerde tijdslots opnieuw gevuld worden en klanten worden opgevolgd die een boeking zijn gestart maar niet hebben afgerond.

Prijzen: Zenoti publiceert zijn prijzen niet. Er is geen gratis plan en de prijs voor meerdere locaties wordt op maat gemaakt voor je bedrijf, dus je moet een offerte aanvragen. Voice en messaging worden op basis van gebruik in rekening gebracht, terwijl de AI workforce-tools het hogere pakket vereisen. Zie de eerste offerte dus als vertrekpunt en niet als eindprijs.

Voordelen:

• De meest uitgebreide tools voor meerdere locaties op deze lijst, vanaf het begin voor dat gebruiksscenario gebouwd.

• Vervangt meerdere losse tools, waardoor je minder systemen hoeft te beheren.

• Sterk beheer van kamers en resources voor medspa’s en bedrijven met veel behandelingen.

• HIPAA-ondersteuning met een business associate agreement voor bedrijven die gezondheidsinformatie verwerken.

Nadelen:

• Geen openbare prijzen, dus je hebt een demo en offerte nodig voordat je kosten kunt vergelijken.

• Implementatie vraagt meer planning dan een simpele planningstool, waardoor de setup langer duurt.

• Kopers melden opstartkosten en extra kosten bovenop de abonnementsprijs.

• De AI workforce-tools vereisen het hogere pakket, dus ze zitten niet in de basisconfiguratie.

Het beste voor: Wellness- en medspa-groepen met meerdere locaties, franchisenetwerken en hotel- of resortspa’s die gecentraliseerd beheer en consistente operaties nodig hebben.

Conclusie van de vergelijking: Zenoti is hier de sterkste optie voor operaties met meerdere locaties. Maar als je één of twee locaties runt en vooral planning nodig hebt, biedt Cal.com een eenvoudigere setup met transparante prijzen.

6. Practice Better: de beste wellnessplanningssoftware voor behandelaars die dossiers bijhouden

Gratis plan?	Vanafprijs	Uitblinkende functie	Beste gebruiksscenario
Ja, gratis voor 3 klanten	$35/maand	Dossiervorming, programma’s en telehealth naast planning	Voedingsdeskundigen, health coaches en beoefenaars van functionele geneeskunde

Wat het is: Practice Better is een praktijkbeheerplatform voor voedingsdeskundigen, diëtisten, health coaches, naturopaten, beoefenaars van functionele geneeskunde en andere wellnessprofessionals. Het koppelt planning aan intakeformulieren, sessienotities, programma’s, klantendagboeken, betalingen en telehealth.

Belangrijkste functies:

• Een boekingspagina en widgets met je eigen diensten, waarop realtime beschikbaarheid voor consulten, follow-ups en groepssessies wordt getoond.

• Ingebouwde telehealth-video, zodat je virtuele sessies kunt houden zonder apart video-account of aparte link.

• Protocollen, programma’s en dagboeken, zodat je klanten aanbevelingen en resources kunt geven om tussen afspraken door te volgen en bij te houden.

• Dossiervorming met sjablonen voor notities en formulieren, zodat sessienotities en klantinformatie naast de boeking blijven.

• Lab- en dispensary-integraties, waarmee tools zoals Rupa Health, Fullscript en That Clean Life worden gekoppeld aan het cliëntdossier.

Prijzen: Het gratis Sprout-plan ondersteunt tot drie cliënten, en betaalde plannen hebben een gratis proefperiode van 14 dagen. Starter kost $35/maand voor 10 cliënten, Professional kost $69/maand voor maximaal 300, en Team begint bij $155/maand voor twee behandelaars. Extra Team-behandelaars kosten $50/maand per stuk. SMS-herinneringen zijn alleen inbegrepen in hogere pakketten.

Voordelen:

• HIPAA- en GDPR-compliance is inbegrepen bij elk plan.

• Sterke klinische workflow voor praktijken in voeding, gezondheidscoaching en functionele geneeskunde.

• Een gratis niveau waar een nieuwe behandelaar echt mee kan beginnen.

• Ingebouwde telehealth maakt een apart videoplatform overbodig.

Nadelen:

• De limieten voor cliënten zijn laag, met 10 cliënten op Starter, waardoor groeiende praktijken snel moeten upgraden.

• Voor SMS-herinneringen heb je betaalde credits nodig op Professional, wat extra kosten per bericht oplevert.

• Elke extra behandelaar op Team voegt $50/maand toe aan het abonnement.

• Het is gebouwd rond één-op-één klinische zorg, dus bedrijven die zich richten op inlooplessen en retail kunnen gaten ervaren.

Best voor: Solo- en kleine groepspraktijken in voeding, gezondheidscoaching, functionele geneeskunde en aanverwante zorg die dossierbeheer en cliëntprogramma's naast planning nodig hebben.

Eindoordeel: Practice Better is de betere keuze wanneer cliëntdossiers en zorgprogramma's net zo belangrijk zijn als de boeking. Cal.com is beter wanneer planning de belangrijkste behoefte is en je meer controle wilt over de boekingservaring en prijzen die niet meegroeien met je caseload.

7. Acuity Scheduling: beste wellness planningssoftware voor solo-behandelaars

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, proefperiode van 7 dagen	$20/maand	Vaste prijs op basis van aantal agenda's, zonder kosten per gebruiker	Solo-behandelaars die eenvoudige afspraakboeking willen

Wat het is: Acuity is eenvoudige planningssoftware voor afspraken van Squarespace. Het geeft behandelaars een boekingspagina in hun eigen huisstijl, intakeformulieren, herinneringen, pakketten en betalingsverwerking. De prijs is gebaseerd op agenda's, dus op het aantal planningen dat je beheert, in plaats van op het aantal gebruikers in je account.

Belangrijkste functies:

• Zelf plannen door cliënten met onbeperkte diensten en afspraken, zelfs op het instapplan.

• Aangepaste intakeformulieren en annuleringsvoorwaarden, verzameld wanneer cliënten boeken.

• Planning voor groepslessen en workshops, met capaciteitslimieten en registratieformulieren.

• Pakketten, lidmaatschappen en cadeaubonnen, met terugkerende facturatie op hogere plannen.

• HIPAA-ondersteuning met een ondertekende BAA op het hoogste plan, plus API-toegang en aangepaste CSS voor meer controle over de boekingservaring.

Prijzen: Acuity Scheduling heeft geen gratis plan, maar je krijgt wel een proefperiode van 7 dagen. Starter kost $20/maand voor één agenda, Standard kost $34/maand voor maximaal zes, en Premium kost $61/maand. Premium is het enige plan met een ondertekende BAA.

Voordelen:

• Vaste prijs betekent dat extra personeel de rekening niet verhoogt totdat je nog een agenda nodig hebt.

• Eenvoudig op te zetten en te gebruiken zonder technische hulp.

• De meeste kernfuncties voor planning zijn beschikbaar in alle plannen.

• Geen marktplaats of boekingscommissie, dus cliënten boeken rechtstreeks bij jou.

Nadelen:

• Geen gratis plan, dus je hebt maar zeven dagen om het te testen.

• HIPAA-ondersteuning en een ondertekende BAA zijn beperkt tot het hoogste plan.

• Betalingen lopen via Stripe, Square of PayPal in plaats van via een ingebouwd kassasysteem.

• Marketing, voorraad en cliëntprogramma's vereisen aparte tools.

Best voor: Solo- en kleine wellnesspraktijken, massagetherapeuten, acupuncturisten, schoonheidsspecialisten en coaches die eenvoudige online boekingen willen zonder extra tools voor bedrijfsbeheer.

Eindoordeel: Acuity en Cal.com zijn de twee booking-first opties op deze lijst. Acuity is eenvoudiger op te zetten, terwijl Cal.com meer geavanceerde beschikbaarheidsregels, teamscheduling, embedding en API-toegang biedt.

Wellness planningssoftware: snelle vergelijking

Elk van de zeven tools pakt wellnessplanning anders aan, dus de juiste keuze hangt af van wat je praktijk nodig heeft. Deze tabel belicht de belangrijkste verschillen om je te helpen de beste keuze te maken.

Tool	Gratis plan	Maandelijkse kosten	Eigendom van cliënt	Past op je website
Cal.com	✅ Gratis voor altijd voor één gebruiker	✅ $16 per user per month, geen deel van de boekingen	✅ Boekingen komen op jouw pagina en in jouw lijst terecht	✅ Embed, API en React-componenten voor je eigen site
Mindbody	❌ Geen gratis plan	⚠️ $79 per locatie, hogere tiers op offertebasis	⚠️ App-boekingen komen onder de voorwaarden van het platform binnen	⚠️ Gestylede widgets, maar de app is het hoofdkanaal
Vagaro	❌ Geen gratis plan, proefperiode van dertig dagen	⚠️ $30.00 basis, meer voor elke boekbare agenda	✅ Gratis vermelding op de marktplaats, geen boekingskosten	⚠️ Widget beschikbaar, plus een eigen sitebouwer om te kopen
Momence	✅ Basistier is gratis	❌ $60 plus een percentage van elke transactie	✅ Je eigen boekingspagina's en branded app	⚠️ Plugin voor je site, al staan de pagina's op Momence
Zenoti	❌ Geen gratis plan	❌ Geen gepubliceerde prijs op welk niveau dan ook	✅ Boekingen lopen op jouw merk over elke site heen	⚠️ Online boeken, opgebouwd rond zijn eigen storefront
Practice Better	✅ Gratis voor drie cliënten	⚠️ $35, maar cliëntlimieten dwingen vroeg tot upgraden	✅ Cliëntenportaal en dossiers blijven van jou	⚠️ Boekingswidgets, met het portaal op hun domein
Acuity Scheduling	❌ Geen gratis plan, proefperiode van zeven dagen	✅ $20 vast, geen kosten per gebruiker	✅ Geen marktplaats, dus elke cliënt is van jou	✅ Insluitbare planner die op bijna elke site werkt

Eindoordeel

De juiste wellness planningssoftware hangt af van wat je bedrijf het meest nodig heeft. 

Voor de meeste wellnessbedrijven is de belangrijkste uitdaging echter simpel: cliënten van je website naar de juiste afspraak krijgen zonder heen-en-weer gemail, dubbele boekingen of onnodige kosten. Cal.com is daarvoor gemaakt. Boekingen blijven in jouw huisstijl, flexibele beschikbaarheidsregels vangen complexere diensten op, en de prijs is gebaseerd op je team in plaats van op de waarde van je behandelingen. 

Als je een andere prioriteit hebt, past een andere tool misschien beter. Mindbody helpt nieuwe cliënten aantrekken, Zenoti is gebouwd voor bedrijven met meerdere locaties, Practice Better ondersteunt cliëntdossiers en zorgprogramma's, Momence is geschikt voor lessen en cursussen, Vagaro combineert planning en bedrijfsbeheer, en Acuity Scheduling houdt boeken simpel voor solo-behandelaars.

En als je niet zeker weet waar je moet beginnen, probeer het gratis plan van Cal.com en kijk hoe het bij je boekingsproces past.

Veelgestelde vragen

1. Hoeveel kost wellness planningssoftware?

De prijzen lopen uiteen van gratis bij Cal.com en Momence tot $79/locatie/maand bij Mindbody. Acuity begint bij $20/maand, terwijl Vagaro start rond $24/maand. Zenoti vereist een offerte op maat. Sommige platforms rekenen per agenda, behandelaar of locatie, terwijl andere een percentage van elke transactie nemen, dus controleer het goed voordat je je vastlegt.

1. Is er gratis wellness planningssoftware die het waard is om te gebruiken?

Ja. Cal.com is voor altijd gratis voor één gebruiker met onbeperkte scheduling links, calendarsynchronisatie, herinneringen en betalingen. Practice Better beperkt het gratis plan tot drie cliënten, terwijl Momence 5% aan het bedrijf en 4% aan de cliënt rekent op de gratis tier. 

1. Welke wellness boekingssoftware is het beste voor een studio die lessenpakketten en lidmaatschappen verkoopt?

Momence past goed bij studio's die lessen, cursussen en lidmaatschappen draaien, omdat deze ingebouwd zijn in het platform naast de ledenapp. Mindbody is het overwegen waard als nieuwe cliënten aantrekken via de consumentenapp ook een prioriteit is. Controleer de transactiekosten voordat je voor een van beide kiest. 

1. Moet wellness planningssoftware HIPAA-compliant zijn?

Alleen als je beschermde gezondheidsinformatie verwerkt, zoals medische voorgeschiedenissen of telehealth-dossiers. Als dat zo is, zoek dan naar een ondertekende business associate agreement (BAA), niet alleen naar een complianceclaim. Cal.com biedt er een op Organizations, Acuity op zijn hoogste plan, en Practice Better bevat HIPAA-compliance in elk plan. 

1. Kan ik wellness planningssoftware gebruiken met de website die ik al heb?

Ja, maar de mate van integratie verschilt. De meeste tools bieden boekingswidgets, terwijl Cal.com ook een API en React-componenten biedt om boeken in je eigen site, app of ledenportaal te bouwen. Als je al een website hebt die goed werkt, kijk dan hoe elk platform integreert voordat je overstapt.