Hoe AI-spraakassistenten planningsproblemen oplossen voor wereldwijde salesteams

Dus een salesmedewerker boekt op maandag een meeting. En tegen donderdag is de prospect niet komen opdagen. Of de prospect mailt om 23:00 uur in de tijd van de medewerker met het verzoek om het te verzetten, en niemand ziet het bericht tot de volgende middag.

Tegen die tijd is het tijdslot weg, is de lead afgekoeld en is de salesmedewerker bezig een agenda achterna te zitten in plaats van te verkopen.

Salesteams hebben hier voortdurend mee te maken. Het wordt nog erger wanneer prospects verspreid zitten over meerdere landen.

Dit is waar een AI-spraakassistent voor sales zijn waarde bewijst.

De beste taak voor AI-spraakassistenten is het planningswerk rond de meeting: bevestigen, opnieuw boeken en opvolgen als het misloopt. Het salesgesprek zelf blijft bij je salesmedewerkers, waar het thuishoort.

In dit artikel bekijken we wat een AI-spraakassistent doet voor een sales team en welke planningsproblemen hij oplost. We gaan ook in op wat je moet checken voordat je er een toevoegt, en hoe onze AI phone agent, Cal.ai, werkt in Cal.com, inclusief wat een minuut kost.

Wat een AI-spraakassistent doet voor een sales team

Een AI-spraakassistent is software die op een natuurlijke manier met mensen telefoneert en tijdens het gesprek een taak afrondt.

Voor een sales team is die taak vooral planning: een meeting bevestigen, verplaatsen of annuleren zodat een salesmedewerker dat niet hoeft te doen.

AI-spraakassistenten zijn er in twee soorten, en het verschil zit in wie belt.

Inbound agents nemen op wanneer iemand naar je nummer belt. Outbound agents bellen ondertussen zelf.

Cal.ai is een outbound AI-spraakassistent. Die plaatst gesprekken, en Cal.com Workflows starten elk gesprek vanuit een boekingsgebeurtenis, zoals een nieuwe booking, een annulering of een meeting die bijna begint.

De persoon aan de andere kant heeft al een booking met je, dus elk gesprek gaat over een meeting die al bestaat.

De planningsproblemen die AI-spraakassistenten oplossen

De meeste schade aan een salesagenda ontstaat tussen de booking en de meeting. AI-spraakassistenten overbruggen die periode met een telefoontje voor elk gat, en elk telefoontje begint vanuit een trigger in Cal.com.

Hier zijn vier problemen waarbij AI-salescalls het meest helpen, en wat elk ervan in gang zet.

Geboekte meetings die nooit doorgaan

Een prospect zegt ja tegen donderdag om 14:00 uur. Donderdag komt, en ze zijn het vergeten. E-mails verdwijnen in de stapel en sms'jes worden genegeerd, maar een telefoontje is veel moeilijker te missen.

Twee gesprekken lossen dit op. De eerste is een bevestigingsgesprek vóór de meeting, gestart door de trigger 'vóór event'. Jij kiest het moment, bijvoorbeeld 24 uur van tevoren. De agent controleert of de prospect nog steeds komt, en als dat niet lukt, weet je dat terwijl er nog tijd is om het slot te verplaatsen.

Het tweede gesprek volgt op een no-show. Wanneer een no-show is gemarkeerd, gaat de trigger 'no-show bijgewerkt' af en belt de agent om een nieuw tijdstip aan te bieden. Cal.ai kan tijdens het gesprek boeken, dus het opnieuw boeken gebeurt meteen daar.

Je kunt ook geautomatiseerde herinneringen of SMS-herinneringen toevoegen aan dezelfde workflow, zodat het telefoontje één stap is in een reeks.

Verzetten en annuleringen die tijd van salesmedewerkers opslokken

Elke 'kunnen we dit verzetten?' kost een salesmedewerker een paar minuten. Ze lezen het bericht, checken de agenda, bieden tijdslots aan en wachten op een antwoord.

Over een hele pipeline heen zijn dat heel wat kleine onderbrekingen.

Dat heen-en-weer is precies het deel dat de agent kan overnemen. Als een prospect tijdens een gesprek vraagt om de meeting te verplaatsen, kan die het meteen verzetten. Als ze het liever annuleren, kan dat ook.

De triggers 'verzet' en 'geannuleerd' dekken wijzigingen die elders zijn gemaakt, zoals via de boekingspagina. Die starten een gesprek na de wijziging, zodat de agent het nieuwe tijdstip kan bevestigen of een nieuw tijdstip kan aanbieden.

Leads die afkoelen vóór de eerste meeting

Interesse verdwijnt snel. Iemand die om 16:00 uur een meeting boekt, denkt om 16:00 uur aan je, en tegen de volgende ochtend zijn ze alweer met andere dingen bezig.

De trigger 'nieuwe booking' start een gesprek zodra de meeting is geboekt. De prospect hoort van je terwijl de interesse er nog is. Op links waar je eerst elk verzoek goedkeurt, doet de trigger 'booking aangevraagd' hetzelfde op het moment dat het verzoek binnenkomt.

Hetzelfde geldt voor leads die binnenkomen via een routing form. Het formulier stuurt ze naar de juiste booking link van de salesmedewerker, zodat het gesprek meteen wordt gestart zodra ze boeken, in plaats van te wachten tot een salesmedewerker de melding ziet.

Voor leads die niet opnemen, kunnen geautomatiseerde opvolgingen in dezelfde workflow het daar overnemen.

Salesmedewerkers die verkoopuren kwijt zijn aan administratieve gesprekken

Herinneringen. Bevestigingen. 'Even checken of je de uitnodiging hebt ontvangen.' Deze gesprekken moeten gebeuren, maar daar heb je geen persoon met een target voor nodig.

Geef ze aan de agent. Je salesmedewerkers houden de gesprekken die wél een mens nodig hebben, zoals discovery, bezwaren en prijzen. Dat is vooral belangrijk bij grotere teams.

Met round robin voor salesteams worden meetings verdeeld over meerdere salesmedewerkers, en de agent draait de bevestigingen voor elk van hen. Jij schrijft de prompt, toon en het doel voor elk gesprek, zodat het klinkt als je team en niet als een generiek script.

Waarom wereldwijde salesteams deze problemen sterker voelen

(Afbeeldingsbron: https://www.pexels.com/photo/business-team-analyzing-sales-data-in-meeting-36733313/)

Wereldwijde teams voelen deze planningsproblemen sterker omdat de dag van de prospect en die van de salesmedewerker zelden op elkaar aansluiten. Een bevestigings- of verzetgesprek moet de prospect bereiken tijdens hun uren, en dat zijn vaak de vrije uren van de salesmedewerker.

Cal.ai omzeilt dit omdat de trigger van het gesprek gekoppeld is aan de meetingtijd, niet aan de werkdag van je salesmedewerker. Stel een gesprek in op '24 uur van tevoren', en het gaat 24 uur vóór de meeting van de prospect uit, waar die zich ook bevindt.

Een salesmedewerker in Chicago kan op maandag een prospect in Tokio boeken, en het bevestigingsgesprek gaat toch op het juiste moment uit zonder dat iemand een alarm hoeft in te stellen.

Bereik doet er ook toe.

Cal.ai kan attendees in 11 landen bellen: de VS, Canada, het VK, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, Australië, Mexico, Japan en India. Je kunt ook direct in Cal.com een Amerikaans nummer kopen. Teams die vanuit andere landen bellen importeren hun eigen nummer in plaats daarvan.

Voor het bredere beeld rond tijdzones behandelt onze gids over best practices voor planning over tijdzones heen voor wereldwijde teams dit uitgebreider.

Wat je moet checken voordat je een AI-spraakassistent aan je salesproces toevoegt

Voordat je een AI-spraakassistent aan je salesproces toevoegt, check zes dingen: wat elke call triggert, of de persoon akkoord is gegaan om gebeld te worden, wie het script schrijft, waar resultaten naartoe gaan, welke landen het kan bereiken en wat een minuut kost.

Als je opties vergelijkt voor de beste AI-spraakassistent voor outbound salescalls, zijn dit de vragen die het verschil maken tussen een goede match en een hoofdpijn. De tabel zet ze als gewone vragen neer, zodat je elke aanbieder kunt bevragen, ook ons.

Vraag om te stellen	Waarom het ertoe doet	Hoe Cal.ai antwoordt
Wordt de call gestart door je boekingsdata, of door een aparte dialerlijst?	Calls die aan bookings gekoppeld zijn gaan over meetings die al bestaan. Een aparte lijst betekent dat je belt naar mensen die misschien nooit van je hebben gevraagd te horen.	Cal.com Workflows starten elke call vanuit een boekingsgebeurtenis, zoals een nieuwe booking, een no-show-update of een meeting die bijna begint. Er is geen dialerlijst.
Heeft de persoon ermee ingestemd om gebeld te worden?	Sinds februari 2024 ziet de FCC door AI gegenereerde stemmen als “artificial” stemmen onder de TCPA. Voor zulke calls is voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de gebelde partij nodig.	Calls gaan naar attendees die bij je boekten en een telefoonnummer gaven. Toestemming moet je nog steeds zelf verzamelen en vastleggen, dus verwerk dat in je boekingsflow en check de details met je juridische team.
Kun je het script, de toon en het doel van elke call schrijven?	Een call die off-brand klinkt, verlies je binnen de eerste tien seconden.	Ja. Je schrijft de prompt, de openingsboodschap, de toon en de persoonlijkheid voor elke call. Je kunt variabelen toevoegen om het persoonlijk te maken.
Waar gaan transcripties en resultaten naartoe?	Als je team niet kan zien wat er is gezegd, kan niemand het script verbeteren of opvolgen.	Cal.com laat transcripties, voltooide calls, boekingspercentages en sentiment zien in je Cal.com-dashboard.
In welke landen kan het bellen, en vanaf welke nummers?	Een wereldwijd team heeft nodig dat de agent prospects bereikt waar zij zijn.	Het belt in 11 landen: de VS, Canada, het VK, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, Australië, Mexico, Japan en India. Je kunt Amerikaanse nummers kopen in Cal.com. Andere landen importeren hun eigen nummers.
Wat kost een minuut?	De lengte van calls verschilt, dus het tarief per minuut is wat je laat voorspellen wat je uitgeeft.	$0.29 per minuut, wat 29 credits is. In de volgende sectie leggen we het totale kostenplaatje uit.

Wil je horen wat je prospects zouden horen? Bel ons demonummer op +1 (415) 873-1159 en stel je voor dat het jullie teamscript draait.

Hoe AI-spraakgesprekken werken in Cal.com

AI-spraakgesprekken in Cal.com verlopen in drie stappen: kies de trigger, voeg een telefoonnummer toe en schrijf de prompt.

Zo werkt elke stap in Cal.ai, onze AI phone agent.

1. Kies de trigger.

Open Workflows, maak een nieuwe workflow aan en kies de gebeurtenis die het gesprek start. Dat kan een nieuwe booking zijn, een meeting die bijna begint, een verzetting of een no-show. Selecteer je booking link en stel, als je wilt, de timing in, zoals 24 uur van tevoren. Voeg daarna de actie 'Attendee bellen met Cal.ai Voice Agent' toe.

1. Voeg een telefoonnummer toe.

De agent heeft een nummer nodig om vanaf te bellen. Je kunt binnen Cal.com een Amerikaans nummer kopen of je eigen nummer importeren. In team-workflows mogen alleen teamadmins of eigenaren nummers kopen, importeren of verwijderen. Iedereen anders kan de nummers gebruiken die al gekoppeld zijn.

1. Schrijf de prompt.

Schrijf de openingszin die de agent zegt wanneer het gesprek begint. Schrijf daarna een algemene prompt die de rol en het doel vastlegt. Je kunt variabelen toevoegen om elk gesprek te personaliseren. Test het voordat je live gaat door het nummer te bellen of een test-webcall uit te voeren. Beide gebruiken credits.

Zo werkt de prijsstelling van AI-spraakassistenten.

Elke minuut bellen kost $0.29, wat 29 credits is. Elk Amerikaans nummer kost $5 per maand. Een gesprek van drie minuten kost dus $0.87.

Cal.ai is beschikbaar op elk Cal.com-abonnement, ook het gratis. Gratis accounts krijgen geen credits mee, dus je moet er eerst een paar kopen voordat de agent kan bellen. Betaalde abonnementen bevatten elke maand credits voor elk lid: 750 op Teams en 1.000 op Organizations, oftewel ongeveer 26 en 34 minuten bellen. Je kunt altijd meer kopen wanneer je die nodig hebt. Op Enterprise zijn de Cal.ai-credits onbeperkt, dus je meter belt nooit mee.

Cal.ai uitrollen over een salesorganisatie? Praat met ons salesteam over je belvolume en de landen waar je naartoe belt.

Laat de agent de planning afhandelen

Dus de taak komt hierop neer. Laat de agent de gesprekken afhandelen die meetings op de agenda houden, en laat je salesmedewerkers hun tijd besteden aan de gesprekken die deals opleveren.

Teams die dit bedrijf breed uitrollen krijgen onbeperkte Cal.ai-credits op Cal.com Enterprise. Om te horen hoe de agent klinkt, bel ons demonummer op +1 (415) 873-1159.

Boek daarna een gesprek met ons salesteam om het voor je salesmedewerkers in te richten. Of start met het gratis plan, koop een paar credits en zet vandaag nog je eerste bevestigingsgesprek op.

FAQ

Kan AI gebruikt worden om afspraken te plannen?

Ja. Een AI-spraakassistent kan afspraken boeken, verzetten, annuleren en bevestigen via de telefoon. Cal.ai doet dit in gesprekken die Cal.com Workflows starten vanuit boekingsgebeurtenissen, zoals een nieuwe booking of een meeting die bijna begint.

Hoe zie je of iemand een AI-stem gebruikt?

Een goede AI-spraakassistent zegt aan het begin van het gesprek dat het AI is. De beller moet ook eerst toestemming krijgen van die persoon, omdat de FCC door AI gegenereerde stemmen onder de TCPA als 'artificial' stemmen beschouwt en voor zulke gesprekken voorafgaande uitdrukkelijke toestemming vereist.

Hoeveel kosten AI-spraakassistenten?

De prijs van een AI-spraakassistent verschilt per aanbieder. Cal.ai kost $0.29 per minuut (29 credits), plus $5 per maand voor elk Amerikaans telefoonnummer. Het is beschikbaar op elk Cal.com-abonnement, maar gratis accounts moeten credits kopen voordat de agent kan bellen. Enterprise-abonnementen bevatten onbeperkte Cal.ai-credits.