Hoe Cal.com Deel’s favoriete tool voor planning werd
Wereldwijde operaties opschalen: Deel’s integratie van Cal.com
In een wereld vol problemen zijn oplossingen transformerend, en dat is wat Deel is. Als wereldwijd people platform vereenvoudigt Deel de manier waarop organisaties medewerkers en contractors onboarden, offboarden en alles wat daarbij komt beheren. Met Deel kun je wereldwijd aannemen zonder je zorgen te hoeven maken over zaken rond compliance of payroll. Dat komt doordat Deels suite van tools ervoor zorgt dat de puntjes altijd op de i staan en de t’s altijd gekruist zijn.
Deel heeft alles wat je nodig hebt om je aanwezigheid uit te bouwen door wereldwijd het beste talent te werven zonder de bank te breken. Deel is zo goed in wat het doet dat het momenteel de nummer één record of employer service is in meer dan 150 landen. Dat betekent dat Deel’s platform is gebruikt om wereldwijd meer dan 35.000 bedrijven en 500.000 werknemers onboarden.
Nu dit allemaal gaande is, is het makkelijk te begrijpen dat werken bij Deel betekent dat je effectief en efficiënt op schaal moet communiceren. Maar hier zit het probleem: het is best lastig als je geen fatsoenlijke planningsinfrastructuur voor agenda’s hebt.
In deze case study nemen we even de tijd om te kijken naar Deel’s situatie voordat ze Cal.com kozen, hoe Cal.com Deel hielp, en uiteindelijk wat de voordelen waren.
De uitdaging
Deel is een wereldwijd verspreid bedrijf dat het makkelijk maakt om remote werknemers aan te nemen en belangrijk talent te verhuizen. Voordat ze Cal.com ontdekten, worstelde Deel al een tijd met het vinden van een agenda-planningsoplossing die aan hun behoeften kon voldoen. Dat was een probleem omdat hun vermogen om communicatie effectief te implementeren, niet alleen intern maar ook extern, werd beperkt door een bottleneck rond boekingen.
In eerste instantie probeerde Deel producten zoals Calendly te gebruiken om deze hindernis te overwinnen, maar ze waren niet tevreden over het gebrek aan maatwerk. Daarna probeerden ze ook andere producten, maar dezelfde problemen bleven terugkomen. Het ging daarbij specifiek om problemen met functies, integratie en datacontrole.
Wat Deel nodig had, was een product dat niet alleen veilig en betrouwbaar was, maar ook werkte met hun huidige tech stack en waarmee ze hun planningsomgeving konden afstemmen op hun behoeften. Daarom kwamen ze uiteindelijk bij Cal.com uit. In plaats van star te zijn in de manier waarop het planningsinfrastructuur implementeert, zet Cal.com de gebruiker stevig achter het stuur en laat het hen bepalen hoe ver hun boekingsvereisten reiken.
Laten we eerlijk zijn: het laatste wat een wereldwijd verspreid bedrijf nodig heeft, is een planningsoplossing die basisfuncties mist zoals collectieve events, round-robin booking en ondersteuning voor meerdere tijdzones.
De oplossing
De klantenserviceteam van Deel waren de pioniers die Cal.com als mogelijke optie identificeerden. Dat is niet verrassend, want klantenserviceteams bestaan vaak uit actiegerichte, verantwoordelijke mensen met een talent voor het vinden van oplossingen. In tegenstelling tot alle andere agenda-planningssoftware producten die Deel had geprobeerd en die uiteindelijk tekortschoten, beloofde Cal.com iets anders.
"Cal.com heeft de gemiddelde tijd om een afspraak te maken met meer dan 75% verminderd; van 48 uur naar minder dan 12."
Deel kwam zelfs met een specifieke vraag naar Cal.com: gasten moesten rechtstreeks vanaf de planningspagina kunnen deelnemen aan een gesprek zodra er een agent beschikbaar was. Het team van Cal.com leverde snel een unieke functie waarbij gasten direct een gesprek in konden springen, waarbij planning werd gecombineerd met een directe hotline — iets wat in geen enkele andere plannings-tool is gezien. Dit stroomlijnde Deels responstijd van support en vereenvoudigde de communicatie met klanten, waardoor het team snellere en efficiëntere service kon leveren.
Daarnaast bood Cal.com een ongelooflijke set functies die ze via API met hun tech stack konden integreren. Dit hielp ervoor te zorgen dat ze volledige controle en toegang hadden tot hun boekingsdata. Cal.com had ook essentiële functies zoals routing forms, aangewezen hosts en round-robin booking. Round-robin booking lijkt misschien niet zo belangrijk, maar in de wereld van klantenservice is het essentieel, vooral wanneer je te maken hebt met meerdere teamleden die verspreid zijn over verschillende tijdzones. Cal.com’s round-robin booking-optie zorgde ervoor dat klanten sneller dan ooit aan de juiste Deel-vertegenwoordiger werden gekoppeld.
"De round-robin van Cal.com maakte een enorm verschil en hielp Deel hun klantenbehoud met 70% te verbeteren, een percentage dat gevestigde industrienormen volledig overtreft."
De positieve ervaring die het klantenserviceteam van Deel had met Cal.com veroorzaakte een vlindereffect. Al snel zorgde positieve mond-tot-mondreclame ervoor dat meer mensen en teams bij Deel Cal gingen gebruiken. Voor ze het wisten, gebruikten duizend mensen bij Deel Cal om tijd te besparen, de efficiëntie te verhogen en impactvolle resultaten te behalen binnen teams zoals customer success, human resources, recruitment, legal en operations.
Een reden waarom zoveel verschillende professionals Cal.com konden gebruiken, was de mate van maatwerk. De functie Managed Events, beschikbaar voor enterprise-klanten, stelde teamleiders in staat om specifieke templates voor afspraaktypes te maken met vergrendelde elementen. Deze vergrendelde velden voorkomen dat templates per ongeluk stukgaan, terwijl individuele aanpassing nog steeds mogelijk blijft. Managers konden deze boekingstypes toewijzen aan relevante teamleden. Dat betekende dat elk team toegang had tot een reeks unieke planningslinks die waren gebouwd voor hun workflow.
"De resultaten spreken voor zich—Deels klanttevredenheidsscores stegen met 30% door het gebruik van Cal.com."
Andere functies die Deel impactvol vond, waren routing forms, collective events en instant meetings. Routing forms werden gebruikt om verwarring bij klanten weg te nemen door mensen te helpen snel de juiste boeking te vinden via een reeks korte, eenvoudige vragen. Instant meetings hielpen om snelle interne gesprekken en urgente klantgesprekken mogelijk te maken. Collective events werden gebruikt om teamvergaderingen te stroomlijnen door verplichte deelnemers vooraf aan te wijzen en vooraf bepaalde data te genereren die voor alle partijen werkten.
"Het gebruik van Cal.com heeft 25% van de no-shows bij meetings verminderd; dat is geweldig geweest voor de operationele efficiëntie."
De focus van Cal.com op eenvoud zorgde voor een snelle adoptie binnen Deel. Hoewel het functies heeft waar mensen met een technische achtergrond dol op zijn, is het net zo toegankelijk voor professionals in andere vakgebieden. De app store maakte het voor Deel makkelijk om hun planning te integreren met Salesforce-contacten, zodat ze toegang hadden tot de nodige tools zonder concessies te doen.
Het resultaat
Deel plant bijna 10k meetings per month en de voordelen die Deel heeft gehaald uit het gebruik van Cal.com zijn talrijk. Cal.com heeft Deel geholpen om hun groei te versnellen en hun overhead te verminderen. Daardoor konden ze de bespaarde tijd opnieuw in de organisatie investeren, terwijl ze ook cruciale middelen vrijmaakten die ze hebben gebruikt om hun leidende positie binnen hun sector te behouden.
"Door Cal.com te integreren, heeft Deel hun recruitmentcyclus met 10% verkort. Dat hielp om toptalent sneller vast te leggen en het momentum sterk vast te houden."
Sinds de implementatie van Cal.com heeft Deel een vermindering van 35% gezien in de tijd die wordt besteed aan het plannen van meetings, evenals een verbetering van 20% in de totale aanwezigheid bij meetings. De AI caller-functie van Cal.com heeft ook verschil gemaakt voor Deel door hen te helpen sommige processen te automatiseren en tegelijk de toegankelijkheid van hun diensten te verbeteren.
"De klantenondersteuning van Cal.com is uitstekend—ze reageren snel, zijn deskundig en doen altijd net dat beetje extra."
Cal.com’s Insight Dashboard heeft het Deel ook makkelijk gemaakt om datagedreven inzichten te bekijken die ze hebben gebruikt om de personeelsbezetting tijdens piekperiodes te optimaliseren en de klanttevredenheid te verbeteren. Sinds de integratie van Cal.com’s product als onderdeel van de workflow, heeft het salesteam van Deel een stijging van 15% in close rate gezien. Alsof dat nog niet indrukwekkend genoeg was, is er ook een verbetering van 30% in klanttevredenheidsscores dankzij de manier waarop afspraakplanning, boekingen en implementatie zijn veranderd sinds Cal.com onderdeel werd van de manier waarop Deel hun tijd beheert.
Dit is het deel van de case study waar normaal gesproken alles nog eens wordt samengevat en er een overtuigend argument wordt gemaakt voor de adoptie van het betreffende product. Maar hier is het punt: wij geloven dat de krachtigste woorden die van onze klanten zijn. Daarom sluiten we deze case study, met hun toestemming, af door onbewerkte feedback te delen die we van Deel hebben ontvangen. Veel plezier.
Heeft ons product aan al je verwachtingen voldaan? Hoe waarschijnlijk is het dat je Cal.com aan anderen zou aanbevelen?
Ja, Cal.com heeft niet alleen aan onze verwachtingen voldaan, maar ze ook overtroffen. De voortdurende verbeteringen en functies die jullie uitrollen laten zien dat jullie toegewijd zijn om mee te evolueren met de behoeften van je klanten. We zouden Cal.com van harte aanbevelen aan andere bedrijven die op zoek zijn naar een robuuste en flexibele planningsoplossing.