5 manieren waarop Cal.com Workflows tijd besparen en stress verminderen | Cal.com
Het hele idee achter Cal.com is om de stress uit plannen te halen. Om dit mogelijk te maken, hebben we een robuust en flexibel platform gebouwd dat onze gebruikers eenvoudig kunnen afstemmen op hun veranderende behoeften. Cal.com is meer dan alleen een aanbieder van een booking link; ons product biedt de infrastructuur om plannen voor iedereen eenvoudiger te maken. Ons hosted product heeft een ingebouwde app store die integraties van derden vereenvoudigt, een ingebouwd analytics-dashboard waarmee gebruikers van Teams en Enterprise direct datagedreven inzichten uit hun boekingen kunnen halen, en ondersteuning voor meerdere availability schedules met aparte tijdzones. We bieden een breed scala aan embed-opties, evenals andere tools zoals routing forms die kunnen helpen om potentiële boekers naar het juiste afspraaktype te sturen.
Daarnaast kunnen gebruikers onze workflow-functie benutten om automatisering in de app in te stellen. Dat is ideaal als je tijd wilt besparen en efficiënter wilt werken door terugkerende administratieve taken te stroomlijnen.
Wat is een workflow?
De workflow-functie van Cal.com is een tool die is gebouwd om je te helpen automatisering in de app te beheren. Je kunt triggers instellen, die aan acties koppelen en ze daarna verbinden met een of meer events. Deze workflows kunnen taken zoals herinneringen, papierwerk en planning vereenvoudigen. Wil je meer weten over hoe je workflows instelt, bekijk dan deze blogpost. Wil je leren hoe je Cal.com workflows inzet om je efficiëntie en impact te optimaliseren, lees dan vooral verder.
Cal.com: Automatiseer je tijd met Workflows
NDA's, releases en verklaringen automatisch versturen:
Er zijn veel verschillende soorten bedrijven en organisaties, maar ook individuen, die Cal.com gebruiken. Daaronder vallen ook professionals in de juridische sector, de zorg, startups en marketing. Wat al deze sectoren gemeen hebben, is dat contracten een essentieel onderdeel van hun werk zijn. Een manier waarop gebruikers van Cal.com een deel van de terugkerende taken kunnen verminderen, is door onze workflow-functies te gebruiken om papierwerk rond overeenkomsten te beheren. Dit kan snel door in te loggen op je Cal.com account, workflows te selecteren en een nieuwe workflow te maken. Je kunt deze bijvoorbeeld "Automate NDA" of "Autosend Waiver" noemen. Bij workflows die met papierwerk te maken hebben, gebruik je het best de e-mailactie. Het voordeel van deze actie is dat je het standaardberichtsjabloon van Cal.com kunt gebruiken of, nog beter, je eigen sjabloon kunt maken. Zodra je dat hebt gedaan, kun je in het bericht een link opnemen die de ontvanger naar een portaal brengt waar die formulieren kan downloaden, invullen en terugsturen.
Klantonboarding:
Een andere effectieve manier om de workflow-functies te gebruiken, is het versturen van vragenlijsten of formulieren voor klantonboarding. Dit kan erg handig zijn als je cateraar, fotograaf, interieurontwerper of docent bent. Je kunt je vragenlijst maken met je favoriete apps, bijvoorbeeld producten zoals Google Forms, JotForm of Typeform. Deze vragenlijst kan vervolgens als link worden opgenomen in de geautomatiseerde e-mail. Dat is een eenvoudige manier om het voorbereidingsproces voor de meeting te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat het daadwerkelijke gesprek soepel verloopt. Dit kost maar een paar minuten om in te stellen, en zodra het klaar is, heb je weer één taak minder om te beheren. Wil je meer weten over het gebruik van vragenlijsten binnen Cal.com, bekijk dan deze blogpost.
Annuleringsenquêtes:
Een andere nuttige manier om workflows te gebruiken, is om informatie te verzamelen na het annuleren van een event. Je kunt een enquête maken met een paar eenvoudige vragen om te begrijpen waarom de booker het event heeft geannuleerd. Dit bericht kan als een aangepast sjabloon binnen workflows worden gemaakt, en je kunt variabelen opnemen zodat de verzonden e-mail automatisch wordt afgestemd op de persoon die hem ontvangt. Als je kijkt naar de variabelen die beschikbaar zijn binnen workflows, zie je dat daar opties bij zitten zoals de eventnaam, datum/tijd/locatie, het e-mailadres van de attendee en meer. Zo voelt het bericht persoonlijker aan en is de kans groter dat de ontvanger reageert en waardevolle data deelt.
Herinneringen voor afspraken:
Het gebruik van de workflow-functies is een uitstekende manier om herinneringen voor afspraken in te stellen. Het is belangrijk om te onthouden dat je meerdere acties binnen een workflow kunt hebben. Dat betekent dat wanneer je een workflow alleen voor herinneringen instelt, je ervoor kunt zorgen dat de boeker een herinneringsmail en een SMS ontvangt en dat jij, als host, ook een e-mail of een sms-bericht ontvangt. Het instellen van herinneringen voor afspraken helpt de kans te verkleinen dat misverstanden per ongeluk uitmonden in onverwachte no-shows.
Feedback over vergaderingen:
Je zult merken dat je bij het maken van een workflow kunt kiezen uit vijf verschillende triggers. Je kunt een trigger instellen wanneer een event begint, wordt geannuleerd, wordt geboekt, eindigt of wordt verplaatst. De trigger voor het einde van een event is vooral handig, omdat je daarmee kunt zorgen dat elke attendee na een bepaalde tijd automatisch een aangepast bericht ontvangt. Dit bericht kan voor allerlei doelen worden gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld een link naar een enquête opnemen om gegevens te verzamelen over hoe attendees hun ervaring zouden beoordelen. Je kunt er ook mee vragen of attendees iets wilden bespreken of aankaarten tijdens de meeting dat ze misschien moeten onthouden. Als dat zo is, kan het bericht een e-mailadres bevatten waar ze een notitie naartoe kunnen sturen of een uitnodiging om nog een meeting te boeken. Tot slot kan dit bericht worden gebruikt om de attendees te bedanken dat ze de tijd hebben genomen om deel te nemen aan de meeting, en om hen veel succes te wensen met hun toekomstige plannen.
Hoe je je aanmeldt voor een Cal.com account:
-
Bezoek Cal.com om te zien waar we voor staan.
-
Bekijk daarna onze plannen om te zien welke het beste bij je past.
-
Klik vervolgens op de aanmeldknop.
-
Kies daarna een gebruikersnaam en voer een e-mailadres in.
-
Vergeet niet een wachtwoord aan te maken en klik daarna op de aanmeldknop.
-
Je kunt ook een account aanmaken met SAML SSO of Google.
-
Vul vervolgens je volledige naam in en selecteer je primaire tijdzone.
-
Selecteer de zwarte knop met "Next".
-
Kies de agenda's waarmee je wilt verbinden.
-
Stel vervolgens je standaardbeschikbaarheid in.
-
Upload daarna een profielfoto en wat biotekst.
-
Klik vervolgens op de afrondknop.
-
Maak ten slotte een paar boekbare events aan en deel je meeting link.
Het inschakelen en gebruiken van de geautomatiseerde workflows van Cal.com is een eenvoudige manier om de tijd te verminderen die routinematige administratieve taken vaak kosten. Wanneer je workflows gebruikt om informatie via e-mail of SMS te versturen, haal je weer één ding van de steeds groter wordende lijst met taken die je moet doen. Het is slechts een van de vele functies die Cal.com beschikbaar heeft gemaakt voor onze gebruikers, zodat zij meer tijd kunnen besteden aan wat echt belangrijk is. Veel planplezier!