De uitdagingen rond planning oplossen: hoe Storyblok Cal.com inzette
Maak kennis met Storyblok
Storyblok is een CMS-oplossing voor ontwikkelaars en marketeers die de manier waarop mensen naar headless contentmanagement kijken, verandert. Het product heeft een ingebouwde visuele editor en helpt gebruikers hun time-to-market te versnellen. Van ideevorming tot digitaal assetmanagement en lokalisatiefuncties: Storyblok neemt de rompslomp weg bij het bouwen en uitrollen van producten op schaal. Dat doet het door samenwerken voor teamleden eenvoudig te maken en de manier waarop ze werken te stroomlijnen.
Een van de sterke punten van Storyblok is dat ze doen wat ze zeggen. Voor een startup is het één ding om te beweren dat hun product anders is, maar het is iets anders om dat ook echt te laten zien. Storyblok gelooft in hun product. Daarom hebben ze een team van account executives en developer relations engineers klaarstaan om live demo's van het product te geven.
Dit is een essentiële functie die belangrijke beslissers binnen potentiële organisaties helpt om realtime antwoord op hun vragen te krijgen. Het betekent ook dat deze sleutelfiguren in realtime kunnen zien hoe het product werkt, waardoor ze makkelijker de waarde ervan kunnen inschatten.
De uitdaging: ongelijke verdeling van vergaderingen
Storyblok kwam bij Cal.com terecht omdat ze een probleem hadden. Vergaderingen werden niet gelijk verdeeld over hun team van developer relations engineers. Vaak kreeg een handvol engineers 90% van de boekingen. Dat was verre van ideaal, omdat het mogelijk kon bijdragen aan burn-out en betekende dat andere beschikbare mensen niet optimaal werden benut. Deze scheve verdeling had een negatieve impact op zowel interne als externe partners.
Door over te stappen op Cal.com's vaste round-robinplanning hebben we ons demo-proces enorm gestroomlijnd. Onze account executives hoeven niet langer beschikbaarheid af te stemmen op ontwikkelaars, en we hebben een stijging van 50% in demo-efficiëntie gezien.
Daarnaast, omdat Storyblok een volledig remote organisatie is die klanten in 40 verschillende landen bedient, liepen ze regelmatig tegen uitdagingen aan bij het beheren van meerdere beschikbaarheden in verschillende tijdzones.
Cal.com heeft het plannen van salesdemo's naadloos gemaakt. Het koppelt ons team automatisch aan de juiste engineers, verdeelt de werkdruk en optimaliseert de beschikbaarheid."
Voordat Cal.com werd gebruikt, werd dit allemaal handmatig beheerd met Calendly, dat helaas niet de ingebouwde tools had die nodig waren om dit proces efficiënt en effectief te maken. Daardoor werd het boeken van vergaderingen aanzienlijk duurder in tijd en personeel dan nodig was.
Cal.com: de oplossing
Cal.com is aanpasbaar, open source, en gebouwd door een remote-first, async team. Dat betekent dat het een breed scala aan tools biedt om alles rond kalenderplanninginfrastructuur eenvoudiger te maken. Cal.com kon het probleem van Storyblok oplossen via een functie genaamd Fixed Round Robin. Dit is een vergadertype dat Cal.com speciaal voor Storyblok heeft ontwikkeld.
"Met hulp van Cal.com heeft Storyblok hun demo-proces compleet getransformeerd. Geen gedoe meer tussen beschikbaarheid van ontwikkelaars en schema's van account executives—alles werd nu automatisch geoptimaliseerd voor beide kanten."
Cal.com's fixed round-robin boekingstype is speciaal voor Storyblok gebouwd, maar werd later uitgerold en beschikbaar gemaakt voor alle betalende gebruikers. Deze planningslink zorgde voor een evenwichtige werkdruk onder Storyblok-engineers en account executives. Dat deed het door klassieke round-robinverdeling van vergaderingen en toewijzing van tijdslots te combineren met het concept van vooraf aangewezen hosts.
"De technologie van Cal.com stelt account executives in staat om zich te richten op waar ze het beste in zijn: Storyblok verkopen. De geautomatiseerde koppeling tussen ons wereldwijde salesteam en ontwikkelaars zorgt ervoor dat elke klant een demo van hoge kwaliteit krijgt zonder vertragingen in de planning."
Het gebruik van Cal.com voor het beheren van het boeken van afspraken veranderde alles voor Storyblok. Het betekende dat vergaderingen gelijk werden verdeeld over de juiste teamleden. Het verminderde ook burn-out en hielp de kosten in balans te brengen door ervoor te zorgen dat teamleden niet te zwaar werden belast en niet onderbenut bleven.
Het resultaat
Door over te stappen van Calendly naar Cal.com kon Storyblok potentiële klanten eenvoudig en moeiteloos koppelen aan het juiste demoteam op basis van factoren zoals beschikbaarheid, tijdzone en regio. Dit verbeterde op zijn beurt de algehele efficiëntie, omdat Storyblok's team geen vergaderboekingen meer handmatig hoefde te beheren of boekingen hoefde door te lopen om fouten te controleren.
"De overstap van Calendly naar Cal.com heeft account executives van Storyblok uren aan heen-en-weer gepraat bespaard om beschikbare engineers te vinden. Nu laten ze het systeem de planning afhandelen, waardoor de werkdruk over 40+ landen in balans blijft en klanten altijd in contact komen met de juiste engineer voor hun behoeften."
Daarnaast was de infrastructuurproduct van Cal.com lokalisatievriendelijk en beschikbaar in meer dan 25 talen, waardoor dit een oplossing was die internationaal op al Storyblok's vertegenwoordigers kon worden toegepast. Storyblok is een van de vele startups die Cal.com met trots mogelijk maakt via onze scheduling infrastructure. Deze samenwerking laat zien hoe Cal.com de groei en het succes van vooruitstrevende bedrijven zoals Storyblok wereldwijd blijft ondersteunen.