Stroomlijn je afspraakplanning met meerdere beschikbaarheidsopties
Je verdient aanpasbare planning
Elke Cal.com-dashboard ziet er een beetje anders uit; dat is niet verrassend, want er zijn veel manieren om afspraken in te plannen. Sommige gebruikers hebben één boekbare gebeurtenis en beschikbaarheidsrooster, terwijl anderen er meerdere hebben. Als je net begint met je reis in de wereld van kalenderplanning, kan het soms lastig zijn om te bepalen hoe je dingen aanpakt. Daar komt onze blog om de hoek kijken. We hebben productfuncties, tutorials en artikelen zoals dit die net wat extra informatie geven terwijl je je weg vindt.
Vandaag leggen we het voordeel uit van het gebruik van meerdere beschikbaarheidsroosters. Dit is iets dat in het begin misschien wat overweldigend lijkt, maar al snel logisch zal worden.
Meerdere beschikbaarheidsroosters maken
Toen je je Cal.com-account voor het eerst aanmaakte, werd je gevraagd een beschikbaarheidsrooster te maken. Maar dit is niet het enige beschikbaarheidsrooster dat je kunt maken. Je kunt zoveel beschikbaarheidsroosters maken als je nodig hebt. Hoewel je altijd één standaard beschikbaarheidsrooster hebt, kan dit per planningslink worden overschreven. Uiteindelijk betekent dit dat elk van je boekbare gebeurtenissen eigenlijk zijn eigen aparte rooster kan hebben.
Voorbeeld: Sarah de investeringsadviseur
Laten we een paar voorbeelden doornemen van hoe dit zou kunnen werken. Laten we beginnen met het bedenken van een gebruiker genaamd Sarah. Sarah werkt voor zichzelf. Ze gebruikt Cal.com om afspraken met haar klanten in te plannen. Als investeringsadviseur biedt Sarah drie hoofdtypen boekingen aan. Ze heeft één planningslink voor vaste klanten, een andere planningslink voor spreekbeurten en een derde boekbare gebeurtenis voor gratis kennismakingssessies.
Sarahs planningsvoorkeuren
Sarah organiseert haar kalender graag op een specifieke manier; ze doet liever al het kennismakingswerk op maandag en dinsdag. Sarah wil ook de maximale beschikbaarheid bieden voor boekingen aan haar vaste klanten, dus ze wil ervoor zorgen dat zij haar de hele werkweek kunnen boeken. Sarah houdt ook van spreken in het openbaar, maar daar heeft ze eigenlijk alleen aan het einde van de week en een deel van het weekend tijd voor.
Met dit in gedachten heeft Sarah verschillende beschikbaarheidsroosters gemaakt. Haar hoofdrooster loopt van maandag tot en met vrijdag en is voor afspraken met haar vaste klanten. Haar tweede beschikbaarheidsrooster is op vrijdag en zaterdag en is voor spreekbeurten. Tot slot is Sarahs derde beschikbaarheidsrooster op maandag en dinsdag, en dat is wanneer ze al haar gratis kennismakingssessies doet.
Met drie verschillende beschikbaarheidsroosters, elk voor een ander afspraaktype, maakt Sarah een groot verschil. Het betekent niet alleen dat ze een breed scala aan afspraaksloten kan aanbieden, maar ze kan ook haar eigen gevoel van balans beschermen door ervoor te zorgen dat specifieke boekingen alleen op specifieke dagen plaatsvinden. Dat houdt alles eenvoudig en betekent dat Sarah altijd voorbereid is op de week die voor haar ligt. Het gebruik van meerdere beschikbaarheidsroosters betekent dat Sarah weet dat het volgende altijd zal gebeuren:
-
Nieuwe klanten hebben alleen sessies op maandag en dinsdag.
-
Vaste klanten hebben maximale keuzebeschikbaarheid van maandag tot en met vrijdag.
-
Alle spreekoptredens vinden plaats op vrijdag en zaterdag.
Niet iedereen is Sarah; sommige mensen hebben geen drie beschikbaarheidsroosters nodig, maar dat betekent niet dat ze niet kunnen profiteren van twee. In de volgende sectie bekijken we een scenario waarin een gebruiker slechts twee planningslinks heeft. De eerste planningslink is hun primaire planningslink en is gesynchroniseerd met hun standaard beschikbaarheidsrooster. De tweede planningslink is een secundaire planningslink — het is niet het grootste deel van hun bedrijf; maar het profiteert wel van een eigen beschikbaarheidsrooster.
Bens planningsstrategie
Maak kennis met Ben; hij is een fantastische barbier. Hij wordt gerespecteerd en staat bekend — mensen reizen zelfs uit andere gemeenschappen om hun haar bij hem te laten knippen. Ben biedt twee boekingstypen aan: één voor gewone knipbeurten en één voor prikkelarme knipbeurten. Ongeveer 20% van Bens boekingen zijn voor deze knipbeurten, en ze vereisen een specifieke opzet. Ben heeft ontdekt dat het het efficiëntst is om al zijn prikkelarme knipbeurten op donderdag te doen.
Dat betekent dat hij specialistische klanten een omgeving kan bieden waarin ze zich comfortabel voelen, terwijl hij tegelijk zijn eigen workflow vereenvoudigt. Met dit in gedachten heeft Ben twee beschikbaarheidsroosters gemaakt. Zijn hoofdrooster is voor zijn vaste klanten. Dit beschikbaarheidsrooster loopt op dinsdag, woensdag, vrijdag en zaterdag. Dit is het rooster waar zijn belangrijkste boekbare planningslink op is gebaseerd.
Bens tweede beschikbaarheidsrooster is gekoppeld aan de prikkelarme boekingen, en biedt alleen tijdslots op donderdag.
Beide beschikbaarheidsroosters van Ben zijn gesynchroniseerd met dezelfde kalender. Dat betekent dat hij zich geen zorgen hoeft te maken over dubbele boekingen of planningsfouten. Het helpt ook te zorgen dat alle prikkelarme afspraken worden geboekt op een dag waarop hij volledig kan voldoen aan de behoeften van de mensen die ze boeken. Dat maakt het voor Ben makkelijker om beide klanttypen in balans te houden, zodat hij kan blijven teruggeven zonder in te leveren op efficiëntie.
Ik hoop dat deze twee voorbeelden hebben geholpen om te laten zien hoe aangepaste beschikbaarheid werkt en wat de voordelen zijn van meerdere boekingsroosters. Als je deze functie al gebruikt en tips hebt die je graag wilt delen, laat het ons weten op X/Twitter. Bedankt voor het lezen, en zoals altijd: veel succes met plannen!