De impact van geautomatiseerde planning op de werk-privébalans van medewerkers

Als planning en het beheren van werkroosters in beeld komen, is de belangrijkste zorg meestal hoe een bedrijf ervan profiteert. Maar hier is een tip uit de les Human Resources Management 101: medewerkers zijn de belangrijkste troef. Als ze tevreden en gemotiveerd zijn, kunnen ze de omzet verhogen met de pure kwaliteit van het werk en de diensten die ze leveren. Deze regel werkt ook omgekeerd: overbelaste en niet-gehoorde medewerkers zijn minder geneigd om 101% bij te dragen aan hun werk. Ze doen alleen het strikt noodzakelijke en wachten tot de shift eindigt – of voldoen zelfs niet aan de minimale verwachtingen van het werk.

Daarnaast maakt geautomatiseerde planning het eenvoudiger en efficiënter om te voldoen aan nieuwe regels over arbeidsomstandigheden.

Je weet dit als een verantwoordelijke en slimme ondernemer, dus laten we ons richten op technischere zaken. Hoe kun je je planningsproces automatiseren zodat medewerkers optimale roosters krijgen, een fatsoenlijke werk-privébalans hebben en zich over het algemeen gewaardeerd voelen?

Kort gezegd moet je een betrouwbare en krachtige tool voor geautomatiseerde planning kiezen. Daarna ben je klaar om zowel je omzet als de tevredenheid en het behoud van je medewerkers te laten groeien.

Voordelen van geautomatiseerde personeelsplanning

Echt goede planningssoftware moet je helpen om verschillende belangrijke doelen te bereiken die te maken hebben met het personeelsbestand en hun behoeften, dus laten we deze voordelen in detail bekijken.

1. Lagere loonkosten

Geautomatiseerde planning invoeren betekent niet dat je iemand automatisch ontslaat omdat je die niet nodig hebt, en zo geld bespaart op loon. Dat zou een onverantwoorde aanpak zijn. In plaats daarvan laat geautomatiseerde planning je zien waar de knelpunten in je personeelsaanpak zitten en hoe je die kunt verbeteren.

Op zijn beurt bespaart een betere verdeling van shifts geld op overwerkvergoedingen, uitgaven aan veiligheidskwesties, ongevallen of geldverliezen door verloren klanten of te veel bezette shifts in het laagseizoen of op rustige momenten van de dag.

Als we goed kijken, wordt alles duidelijk. Handmatige planning is vaak onbedoeld bevooroordeeld en vatbaar voor menselijke fouten en routinematige handelingen. Daardoor kunnen sommige medewerkers op meer shifts worden ingedeeld terwijl anderen er niet genoeg krijgen. Of lastige shifts met veel klanten zijn onderbezet of bemand door onervaren werknemers, terwijl rustige periodes juist een toevloed aan werknemers zien die weinig te doen hebben.

Vermoeide medewerkers hebben vaker ongelukken, en onervaren werknemers hebben mogelijk meer vaardigheden nodig om drukke shifts aan te kunnen. Dit alles leidt tot geldverliezen in plaats van winst.

Als je een fundamentele analyse doet van de factoren waarmee rekening moet worden gehouden en die vervolgens in je planningstool integreert, maakt de machine een eerlijk shiftschema. Iedereen krijgt de kans om uit te rusten, en alle shifts zijn passend bezet om aan de vraag te voldoen.

2. Gestroomlijnde processen

Handmatige planning omvat altijd belangrijke gegevens in de besluitvorming, dus er zullen altijd problemen ontstaan. Iemand kan simpelweg niet op een bepaalde dag of tijd verschijnen of vraagt juist om een vrije dag in plaats van extra shifts. Daarnaast zijn feedback en nauwe communicatie met medewerkers een must, bij voorkeur op één plek verzameld en toegankelijk voor zowel managers als medewerkers.

Een goede automatiseringstool voor planning kan alle verzoeken en factoren meenemen zonder iets te ‘vergeten’. Daarna kunnen medewerkers hun zorgen rechtstreeks in de app delen, zodat hun verzoeken niet verloren gaan. Planning wordt gestroomlijnder en efficiënter, en mensen voelen zich gehoord en gerespecteerd.

3. Betere medewerkerstevredenheid & behoud

Dit punt vloeit voort uit de twee vorige: wanneer shifts redelijk worden verdeeld, heeft iedereen zijn deel van werk en vrije tijd. Er is dus weinig reden om weg te gaan. Geld is maar een deel van het behoud van medewerkers. Echte werk-privébalans is net zo belangrijk als beloning. Dus als je werkroosters kunt maken die rekening houden met de behoeften en rechten van werknemers (terwijl je bedrijf soepel blijft draaien), doe dat dan.

4. Volledige naleving

Delen van de arbeidswetgeving worden regelmatig herzien om werknemers te beschermen tegen oneerlijke behandeling. Het is lastig om bij het handmatig maken van roosters met alle nieuwe eisen rekening te houden. Planningsregels vereisen namelijk dat medewerkers ruim van tevoren op de hoogte worden gebracht van hun shifts, zodat ze hun plannen kunnen aanpassen of hun werkgever kunnen vragen hun shift naar een ander tijdslot te verplaatsen. Mensen een uur of zelfs 30 minuten van tevoren vertellen dat hun shift begint, is illegaal (en overigens ook onredelijk). Geautomatiseerde planning maakt het mogelijk om roosters ruim van tevoren te maken en aan strikte regels te voldoen. Automatisering helpt om een taak die 3 tot 5 uur werk vereist in een half uur te stoppen. Zo kun je snel en nauwkeurig goede roosters maken zonder deze vervelende klus uit te stellen.

5. Flexibiliteit van het personeelsbestand

Een goede planningstool maakt tweewegcommunicatie mogelijk, zodat werknemers inspraak hebben in het maken van roosters. Sommige mensen kunnen goede redenen hebben om om andere shifts of specifieke momenten van de dag te vragen, en het is redelijk om naar zulke verzoeken te luisteren. Zodra ze hun verzoeken via de plannings tool hebben ingediend, kan die je op de hoogte brengen van deze specifieke voorkeuren. Zo hoef je op het laatste moment niet hals over kop vervanging te regelen. Automatische planning maakt flexibiliteit binnen het personeelsbestand haalbaar, en dat is geweldig.

6. Werk-privébalans en geautomatiseerde processen

Wanneer shifts automatisch worden toegewezen met aandacht voor een gelijke verdeling van dag- en nachtdiensten, verbetert de algehele werk-privébalans van je werknemers. Je kunt de tool zo programmeren dat die rekening houdt met de behoeften van mensen met kinderen die om specifieke tijdslots vragen of andere serieuze redenen die mensen kunnen hebben. Dan krijg je toegewijde medewerkers die 200% in hun werk investeren en minder snel burn-outs krijgen of redenen hebben om te vertrekken.

Het enige wat je hoeft te doen, is software nemen die geen waardevolle gegevens mist bij het samenstellen van roosters en die eerlijke verdeling van shifts bijhoudt. Je slaat een groot deel van het eentonige en foutgevoelige werk over en bouwt een sterk, gezond en zeer gemotiveerd team voor je bedrijf.

Hoe je planningsproblemen goed oplost

Nu je weet hoe een goede automatiseringstool jou en je personeel kan helpen, laten we bekijken hoe je deze software uitrolt en afstemt om er het maximale uit te halen.

1. Breng je specifieke planningsproblemen in kaart

Elk bedrijf is uniek, en jouw organisatie kan te maken hebben met andere plannings- en personeelsproblemen dan vergelijkbare organisaties. Kijk dus goed wanneer en waar je planningsproblemen ontstaan: op bepaalde momenten van de dag, op bepaalde dagen of seizoensgebonden. Te veel of te weinig personeel? Werknemers aan een shift koppelen? Verzuim? Burn-out en hoog personeelsverloop? Breng de specifieke problemen die je eerst moet oplossen nauwkeurig in kaart.

2. Verzamel feedback van medewerkers over planningsproblemen

De volgende stap is om te horen wat mensen te zeggen hebben. Hun opmerkingen en verzoeken kunnen de oplossingen zijn voor de problemen die je hebt vastgesteld. Verzamel de feedback en kijk hoe die past bij de probleemgebieden die je hebt gevonden. Klachten over een chronisch tekort aan medewerkers kunnen wijzen op onderbezetting of op shifts waarvoor meer medewerkers op het werk zouden moeten verschijnen. Burn-out en de wens om te vertrekken door vermoeidheid en een gebrek aan werk-privébalans wijzen op een oneerlijke verdeling van shifts. Verzuim is een luid signaal van een kapot systeem van roosterberichten en het plannen van shifts zonder input van werknemers. De lijst kan lang zijn; jouw taak is luisteren en horen wat er gezegd wordt.

3. Herzie en werk je planningsbeleid bij

Wanneer je voor het eerst probeert roosters te herschikken, moet je nieuw planningsbeleid en nieuwe werkwijzen met de hand opstellen om alles bij te houden. Je bepaalt welke stappen je invoert (of juist verwijdert) om de planning te verbeteren en welke suggesties beleid worden. Geef aan wat niet is toegestaan en hoe flexibele roosterwijzigingen en aanpassingen kunnen worden besproken (en wanneer).

4. Gebruik planningssoftware of tools

Je kunt de software inzetten wanneer je dit nieuwe beleid hebt opgesteld en met je werknemers hebt besproken. Voer alle details en specifieke verzoeken die je hebt verzameld in en laat het programma draaien. Bekijk hoe het rooster wordt gemaakt en bespreek het met mensen. Als alles goed lijkt, voer je het rooster door. Verzamel daarna feedback, analyseer hoe het bedrijf er nu voorstaat en stel verder bij, indien nodig.

5. Ontwikkel een gestandaardiseerd proces voor verlofaanvragen

Verlofaanvragen zijn waarschijnlijk een van de meest gevoelige onderwerpen voor jou en je medewerkers. Om conflicten te vermijden en hun redelijke verzoeken te respecteren, ontwikkel je dus een gestroomlijnd beleid voor deze situatie. Leg uit hoe ver van tevoren mensen moeten vragen, hoe vaak iemand roosterwijzigingen kan aanvragen, enzovoort. Medewerkers die geen tijd hebben om op te laden, raken opgebrand en vertrekken. Het is eenvoudiger om een redelijk rooster te maken dat hun behoeften en de behoeften van het bedrijf in balans brengt dan om te zien hoe je hele team op een dag vertrekt.

Automatisering van handmatige processen

Naast de automatisering van planning is het logisch om ook de taken die je werknemers moeten uitvoeren zoveel mogelijk te automatiseren. Daarmee bedoelen we niet dat hun rollen helemaal verdwijnen. We bedoelen dat je je team waardevolle tools geeft om eentonige taken te vergemakkelijken en energie vrij te maken voor werk dat ertoe doet, zoals klanten helpen.

1. Breng de taken in kaart die geautomatiseerd kunnen worden

Praat weer met je team en analyseer individueel wat geautomatiseerd kan en moet worden. Automatisering minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de productiviteit zonder je team te overbelasten. Dat is heel belangrijk. Elke kleine taak die tijd kost en automatisch kan worden uitgevoerd, moet je aan software overlaten.

2. Kies de benodigde automatiseringstools

Als je weet wat je moet doen, is het tijd om tools te kiezen. Als je van plan bent grootschalige automatisering uit te rollen en veel apps en functies in één netwerk te integreren, kijk dan naar Zapier. Het is een uitgebreide tool die je socialmedia-accounts verbindt, e-mail koppelt aan het CRM-systeem, betalings- en feedbacktools in je dashboard integreert, en nog veel meer.

Als je specifiekere en beter afgestelde automatisering nodig hebt, kijk dan naar Google Docs. Hun toolkit kan helpen om kleinere taken te automatiseren zonder dat je een apart softwarepakket hoeft te kopen – en dat efficiënt te doen.

We raden je aan speciale aandacht te besteden aan de automatisering van labelmaakprocessen, die tijdrovend kunnen zijn en gevoelig voor fouten als alles handmatig gebeurt. Labels worden overal gebruikt, van verzending tot productmarkering. Zo verbetert het maken van nauwkeurige labels je bedrijfsprocessen.

Foxy Labels is een optimale tool voor automatisering van het printen van labels omdat het Google Docs als basis gebruikt. Het zet informatie uit je CRM en andere tools over naar Google Docs, helpt je om in deze omgeving nette en stijlvolle labels voor verschillende doeleinden te maken, en stuurt ze direct naar de printer. Deze app doet het meeste werk terwijl jij je op andere dringende taken richt, en je hoeft je geen zorgen te maken over nauwkeurigheid en snelheid.

3. Configureer je automatisering

Zodra je je automatiseringstool hebt ingesteld, doe je een proefrun en kijk je waar de mogelijke knelpunten zitten. Verzamel feedback van werknemers. Configureer de tool totdat die voor 100% aan je behoeften voldoet.

Je werknemers zullen automatiseringstools waarderen als aanvulling op hun werkgereedschap, vooral als het hen helpt productief te blijven en tegelijk een goede werk-privébalans te behouden. Je bedrijf zal er ook veel voordeel van hebben.