Wat zijn Date Overrides, en hoe schakel je ze in?
Cal.com zet zich in om mensen te helpen het beste uit hun tijd te halen. We willen dat je minder tijd kwijt bent aan heen-en-weer gaan om vergaderingen te plannen en meer tijd kunt besteden aan het ontmoeten van de mensen die ertoe doen. Om je daarbij te helpen, hebben we een heleboel handige functies in ons product verwerkt. Je hebt waarschijnlijk al veel daarvan gezien en gebruikt, zoals onze boekingslimieten, beschikbaarheidsschema's en routeringsformulieren. Toch is een van de minder bekende maar nog altijd impactvolle functies Date Overrides, en daar gaan we het vandaag over hebben.
Hoe werkt deze functie?
Onze Date Overrides-optie is een eenvoudige, intuïtieve functie die flink uitpakt. Hiermee kun je specifieke dagen en tijden opgeven waarop je beschikbaarheid anders kan zijn dan normaal. Deze functie vult je Cal.com-beschikbaarheidschema's aan, net als de beschikbaarheid van je gesynchroniseerde kalender. Deze instelling is vooral handig voor mensen die het teamplan of de enterprise-aanbiedingen van Cal.com gebruiken.
De mogelijkheid om aangepaste Date Overrides toe te voegen binnen Cal.com helpt je tijd te beschermen en de kans op miscommunicatie te verkleinen. Stel bijvoorbeeld dat je deel uitmaakt van een organisatie die gebruikmaakt van Cal.com's round-robin-planningsmogelijkheden. Misschien ben je op de aankomende woensdag niet beschikbaar voor een specifiek type afspraak, omdat je wacht op de verlenging van een certificering, een licentie of een upgrade van tools die je voor je werk gebruikt.
Dat betekent nu niet dat je voor alle boekingen niet beschikbaar bent, alleen voor specifieke boekingen gedurende een paar uur of een dag terwijl je wacht tot de inkt droog is of een computer opnieuw is geautoriseerd. In dat geval log je in op je account en selecteer je het beschikbaarheidschema dat is getroffen. Vanaf hier kun je het specifieke aantal uren op een bepaalde dag invoeren waarop je niet op dezelfde manier beschikbaar zou zijn als normaal. Zodra je die Date Override opslaat, worden alle events die uit dat specifieke beschikbaarheidschema putten bijgewerkt. Dat betekent dat als er tijdens je Date Override-periode last-minute boekingen aan het team zijn toegewezen met round-robin scheduling, het systeem weet dat het ze niet aan je rooster moet toevoegen.
Hoe je de functie inschakelt:
-
Log in op je Cal.com account.
-
Klik op het tabblad Beschikbaarheid.
-
Selecteer het beschikbaarheidschema dat je wilt bewerken.
-
Scrol omlaag naar Date Overrides.
-
Klik op de knop "Add an Override".
-
Er verschijnt nu een pop-upvenster met een kalender.
-
Selecteer de datum waarvoor je een override wilt toevoegen.
-
Geef aan wanneer de override van toepassing is of zet de schakelaar "Unavailable All Day" aan.
-
Klik daarna op "Add Override."
-
Selecteer ten slotte de knop "Save" in de rechterbovenhoek.
Zoals je ziet, maakt de Date Overrides-functie van Cal.com het makkelijk om beperkte eenmalige aanpassingen aan je beschikbaarheidsschema toe te voegen. Dit is slechts een van de vele functies in ons product waarmee je je planningsomgeving eenvoudig kunt afstemmen op je behoeften. Als je meer wilt weten over Cal.com door het zelf uit te proberen, maak dan vandaag nog een gratis persoonlijk account aan. Veel planplezier!