Hoe Reda 20 uur per maand bespaart op scheduling met Cal.com

Reda gebruikt Cal.com om meetings automatisch te routeren over teams en merken, waardoor handmatige afstemming verdwijnt en clients elke keer bij de juiste mensen boeken.

Reda.ai helpt finance teams om factuurverwerking en accounts-payable workflows te automatiseren. Hun platform leest facturen, haalt financiële data eruit en stuurt goedkeuringen door, zodat accountingteams facturen sneller en met minder fouten kunnen verwerken.

Naarmate Reda groeide en met meer clients werkte over meerdere teams en merken heen, werd het afstemmen van meetings een rommeltje. Het plannen van calls, demo’s en klantgesprekken vereiste vaak handmatige afstemming om ervoor te zorgen dat de juiste client bij het juiste team terechtkwam. Daardoor werd het proces voor klanten en leads omslachtig.

Reda loste dit op met Cal.com.

De uitdaging

Voor een bedrijf als Reda zijn online boekingen cruciaal. Demo calls, onboarding-sessies en klantgesprekken zijn vaak essentieel om klanten te winnen en te behouden.

Als scheduling traag of verwarrend wordt, gebeuren die gesprekken niet.

Voor Reda was de schedulinguitdaging nog complexer. Het bedrijf bedient meerdere merken onder één dak, en meetings moeten vaak naar het juiste team worden gerouteerd, zonder snelheid op te offeren.

Vóór de implementatie van Cal.com gebeurde die routing handmatig. Iemand in het team moest ingrijpen om ervoor te zorgen dat elke boeking bij de juiste persoon terechtkwam.

“We verspilden vroeger tijd aan het afstemmen van meetings tussen verschillende teams en clientcontacten,” zegt Reda-CEO Nils Törnström.”

Niet alleen was het proces traag voor customers, na verloop van tijd stapelden die kleine taken zich op. Het team schat dat ze ongeveer een uur per dag bezig waren met het afstemmen van meetings—ongeveer 20 uur per maand verloren aan schedulinglogistiek. 

De oplossing

Met Cal.com centraliseerde Reda scheduling over teams heen, terwijl de boekingservaring voor elk merk onderscheidend bleef.

Kalenders die snel laden en een boekingsflow zonder heen-en-weer maken de schedulingervaring snel en eenvoudig voor clients.

In plaats van meetings handmatig te routeren, kunnen clients nu direct bij de juiste persoon boeken.

“Cal.com centraliseerde de coördinatie van meetings volledig. De juiste persoon wordt geboekt bij het juiste team, met automatisch de juiste branding,” zei Nils. ”

Verschillende features maakten meteen verschil.

Multi-team scheduling met aangepaste branding

Eerste indrukken zijn belangrijk, en bedrijfslogo’s zorgen vanaf het begin voor merkbinding. Een generieke of verkeerd gebrande schedulinglink kan vanaf het begin het vertrouwen ondermijnen. Mensen willen weten met wie ze interacteren voordat ze hun persoonlijke gegevens invullen. 

“We bedienen meerdere merken onder één dak, en het feit dat we elk team met Cal een eigen logo en eigen kleuren kunnen geven is voor ons een enorme winst,” zei Nil. ”

Een logo, teamnaam en teambeschrijving toevoegen is eenvoudig met Cal.

Een schone, professionele boekingservaring

Veel testimonials voor Reda richten zich op gebruiksgemak, beschikbaarheid en automatisering.

Een omslachtig boekingssysteem zou die ervaring ondermijnen. Cal implementeren stelt het bedrijf in staat om vanaf het begin de lat hoog te leggen voor professionaliteit. 

“De boekingservaring van Cal is schoon en professioneel. Het werkt gewoon, en onze clients merken dat,” zei Nils. ”

Flexibele scheduling en integraties

Naarmate bedrijven groeien, veranderen hun behoeften. Met de nadruk op uitbreidbaarheid via API en een marketplace met apps die naadloos koppelen, is Cal gebouwd als langetermijn scheduling infrastructure. 

“De flexibiliteit en integraties besparen ons veel handmatige coördinatie,” benadrukte Nils. ”

Voor Reda zit scheduling aan het begin van veel klantinteracties—van demo’s tot onboarding calls. Door te automatiseren hoe meetings over teams worden gerouteerd, zorgt Cal.com ervoor dat prospects en clients snel met de juiste mensen kunnen verbinden zonder dat interne afstemming het proces vertraagt.

De resultaten

Door scheduling te automatiseren, maakte Reda een einde aan de noodzaak om boekingen handmatig tussen teams te sturen.

Wat ooit dagelijkse coördinatie vereiste, gebeurt nu automatisch.

Het team schat dat Cal.com hen ongeveer een uur per dag bespaart, wat neerkomt op naar schatting: 

• 20 uur bespaard per maand, het equivalent van 2–3 werkdagen die elke maand worden teruggewonnen

• Minder customers die te maken hebben met lange en frustrerende e-mailthreads.

In plaats van kalenders te beheren, kan het team van Reda zich richten op wat het belangrijkst is—met customers praten en hun platform laten groeien.