Como agentes de voz com IA resolvem problemas de agendamento para equipes globais de vendas

Então um representante marca uma reunião na segunda-feira. E, na quinta, o prospect não apareceu. Ou o prospect envia um e-mail às 23h no horário do representante pedindo para mudar, e ninguém vê a mensagem até a tarde do dia seguinte. 

Até lá, o horário já se foi, o lead esfriou e o representante está correndo atrás de uma agenda em vez de vender. 

Equipes de vendas lidam com isso o tempo todo. Fica ainda pior quando os prospects estão espalhados por vários países. 

É aí que um agente de voz com IA para vendas mostra seu valor. 

O melhor trabalho para agentes de voz com IA é o trabalho de agendamento em torno da reunião: confirmá-la, reagendá-la e fazer o acompanhamento quando ela não acontece. A conversa de vendas em si continua com seus representantes, onde ela deve estar. 

Neste artigo, vamos mostrar o que um agente de voz com IA faz para uma equipe de vendas e quais problemas de agendamento ele resolve. Também vamos ver o que verificar antes de adicionar um, e como o nosso agente telefônico de IA, Cal.ai, funciona no Cal.com, incluindo quanto custa por minuto. 

O que um agente de voz com IA faz para uma equipe de vendas  

Um agente de voz com IA é um software que fala com pessoas ao telefone com uma voz natural e conclui uma tarefa durante a chamada. 

Para uma equipe de vendas, essa tarefa é principalmente agendamento: confirmar uma reunião, mudá-la ou cancelá-la para que um representante não precise fazer isso.

Agentes de voz com IA vêm em dois tipos, e a diferença está em quem disca. 

Os agentes inbound atendem quando alguém liga para o seu número. Já os agentes outbound fazem a chamada por conta própria.

Cal.ai é um agente de voz com IA outbound. Ele faz chamadas, e os Workflows do Cal.com disparam cada uma a partir de um evento de booking, como um novo booking, um cancelamento ou uma reunião prestes a começar. 

A pessoa do outro lado já tem um booking com você, então toda chamada é sobre uma reunião que existe.

Os problemas de agendamento que agentes de voz com IA resolvem

A maior parte do estrago na agenda de vendas acontece entre o booking e a reunião. Agentes de voz com IA cobrem esse intervalo com uma chamada para cada lacuna, e cada chamada começa a partir de um gatilho no Cal.com. 

Aqui estão quatro problemas em que chamadas de vendas com IA ajudam mais, e o que dispara cada uma.

Reuniões marcadas que nunca acontecem

Um prospect diz sim para quinta às 14h. Quinta chega, e ele esqueceu. E-mails se perdem no meio do caminho, e mensagens de texto são ignoradas, mas uma ligação telefônica é muito mais difícil de passar batida.

Duas chamadas cobrem isso. A primeira é uma chamada de confirmação antes da reunião, iniciada pelo gatilho “before event”. Você escolhe o momento, como 24 horas antes. O agente verifica se o prospect ainda vai comparecer e, se ele não puder, você descobre enquanto ainda há tempo de mudar o horário.

A segunda chamada acontece depois de um no-show. Quando um no-show é marcado, o gatilho “no-show updated” é ativado e o agente liga para oferecer um novo horário. O Cal.ai pode fazer o booking durante a chamada, então o reagendamento acontece na hora. 

Você também pode adicionar lembretes automáticos ou lembretes por SMS ao mesmo workflow, então a chamada é só uma etapa entre várias.

Reagendamentos e cancelamentos que consomem o tempo do representante

Cada “podemos mudar isso?” toma alguns minutos do representante. Ele lê a mensagem, confere a agenda, oferece horários e espera uma resposta. 

Ao longo de todo um pipeline, isso vira uma série de pequenas interrupções.

Esse vai e vem é a parte que o agente pode assumir. Se um prospect pedir para mudar a reunião durante uma chamada, ele pode reagendar na hora. Se preferir cancelar, ele pode cancelar. 

Os gatilhos “rescheduled” e “cancelled” cobrem mudanças feitas em outro lugar, como pela página de booking. Eles iniciam uma chamada depois da alteração, para que o agente possa confirmar o novo horário ou oferecer outro.

Leads que esfriam antes da primeira reunião

O interesse esfria rápido. Alguém que marca uma reunião às 16h está pensando em você às 16h, e na manhã seguinte já passou para outras coisas.

O gatilho “new booking” inicia uma chamada assim que a reunião é marcada. O prospect recebe retorno seu enquanto o interesse ainda está quente. Em links em que você aprova cada solicitação primeiro, o gatilho “booking requested” faz o mesmo no momento em que a solicitação chega.

A mesma lógica vale para leads que entram por um routing form. O formulário os envia para o scheduling link do representante certo, então a chamada sai assim que eles marcam, em vez de esperar o representante ver a notificação.

Para leads que não atendem, follow-ups automáticos no mesmo workflow podem continuar daí.

Representantes gastando horas de vendas com chamadas administrativas

Lembretes. Confirmações. “Só conferindo se você recebeu o convite.”  Essas chamadas precisam ser feitas, mas não precisam de uma pessoa com meta.

Passe isso para o agente. Seus representantes ficam com as conversas que precisam de humano, como discovery, objeções e preço. Isso importa ainda mais em equipes maiores. 

Com round robin para equipes de vendas, as reuniões se distribuem entre vários representantes, e o agente faz as confirmações de todas. Você escreve o prompt, o tom e o objetivo de cada chamada, então soa como a sua equipe e não como um roteiro genérico.

Por que equipes globais de vendas sentem esses problemas mais

(Image source: https://www.pexels.com/photo/business-team-analyzing-sales-data-in-meeting-36733313/) 

Equipes globais sentem esses problemas de agendamento mais porque o dia do prospect e o dia do representante quase nunca coincidem. Uma chamada de confirmação ou reagendamento precisa alcançar o prospect no horário dele, e esse costuma ser o fora do horário do representante.

O Cal.ai contorna isso porque o gatilho da chamada está ligado ao horário da reunião, não ao dia de trabalho do seu representante. Defina uma chamada para “24 hours before” e ela sai 24 horas antes da reunião do prospect, onde quer que ele esteja. 

Um representante em Chicago pode marcar um prospect em Tóquio na segunda-feira, e a chamada de confirmação ainda sai no momento certo sem ninguém precisar colocar um alarme.

O alcance também importa. 

O Cal.ai pode ligar para participantes em 11 países: os EUA, o Canadá, o Reino Unido, a Alemanha, a França, a Espanha, a Itália, a Austrália, o México, o Japão e a Índia. Você também pode comprar um número dos EUA diretamente no Cal.com. Equipes que ligam de outros países importam o próprio número em vez disso.

Para uma visão mais ampla sobre fusos horários, nosso guia de melhores práticas de agendamento entre fusos horários para equipes globais aprofunda o assunto. 

O que verificar antes de adicionar um agente de voz com IA ao seu processo de vendas

Antes de adicionar um agente de voz com IA ao seu processo de vendas, verifique seis coisas: o que dispara cada chamada, se a pessoa concordou em receber a ligação, quem escreve o roteiro, para onde vão os resultados, quais países ele consegue alcançar e quanto custa por minuto. 

Se você estiver comparando opções para encontrar o melhor agente de voz com IA para chamadas de vendas outbound, estas são as perguntas que separam uma boa escolha de uma dor de cabeça. A tabela traz tudo como perguntas diretas, para você poder fazer para qualquer fornecedor, inclusive para nós. 

Pergunta a fazer	Por que isso importa	Como o Cal.ai responde
A chamada é disparada pelos seus dados de booking ou por uma lista separada de discagem?	Chamadas ligadas a bookings tratam de reuniões que já existem. Uma lista separada significa ligar para pessoas que talvez nunca tenham pedido para ouvir você.	Os Workflows do Cal.com disparam cada chamada a partir de um evento de booking, como um novo booking, uma atualização de no-show ou uma reunião prestes a começar. Não existe lista de discagem.
A pessoa concordou em receber a ligação?	Desde fevereiro de 2024, a FCC trata vozes geradas por IA como vozes “artificial” sob o TCPA. As chamadas precisam de consentimento prévio e expresso da pessoa chamada.	As chamadas vão para participantes que marcaram com você e forneceram um número de telefone. O consentimento continua sendo responsabilidade sua de coletar e registrar, então inclua isso no seu fluxo de booking e confirme os detalhes com sua equipe jurídica.
Você pode escrever o roteiro, o tom e o objetivo de cada chamada?	Uma chamada que soa fora da marca perde o prospect nos primeiros dez segundos.	Sim. Você escreve o prompt, a mensagem de abertura, o tom e a personalidade de cada chamada. Você pode adicionar variáveis para personalizar.
Para onde vão as transcrições e os resultados?	Se sua equipe não consegue ver o que foi dito, ninguém consegue melhorar o roteiro nem fazer o acompanhamento.	O Cal.com mostra transcrições, conclusão de chamadas e taxas de booking, além de sentimento, no seu painel do Cal.com.
Para quais países ele pode ligar e a partir de quais números?	Uma equipe global precisa que o agente alcance prospects onde eles estiverem.	Ele liga para 11 países: os EUA, o Canadá, o Reino Unido, a Alemanha, a França, a Espanha, a Itália, a Austrália, o México, o Japão e a Índia. Você pode comprar números dos EUA no Cal.com. Outros países importam os próprios números.
Quanto custa por minuto?	A duração da chamada varia, então a taxa por minuto é o que permite prever o gasto.	$0.29 por minuto, o que equivale a 29 créditos. Cobrimos o custo total na próxima seção.

Quer ouvir o que seus prospects ouviriam? Ligue para nossa linha de demonstração em +1 (415) 873-1159 e depois imagine isso rodando o roteiro da sua equipe. 

Como funcionam as chamadas de voz com IA no Cal.com 

As chamadas de voz com IA no Cal.com seguem três etapas: escolha o gatilho, adicione um número de telefone e escreva o prompt.

Veja como cada etapa funciona no Cal.ai, nosso agente telefônico de IA.

1. Escolha o gatilho. 

Abra Workflows, crie um novo e escolha o evento que inicia a chamada. Pode ser um novo booking, uma reunião prestes a começar, um reagendamento ou um no-show. Selecione o seu scheduling link e, se quiser, defina o timing, como 24 horas antes. Depois adicione a ação “Call attendee using Cal.ai Voice Agent.”

1. Adicione um número de telefone. 

O agente precisa de um número de onde ligar. Você pode comprar um número dos EUA dentro do Cal.com ou importar o seu próprio. Em workflows de equipe, apenas admins ou owners da equipe podem comprar, importar ou remover números. Todo mundo pode usar os que já estiverem conectados.

1. Escreva o prompt. 

Escreva a primeira frase que o agente diz quando a chamada começa. Depois escreva um prompt geral que defina o papel e o objetivo dele. Você pode adicionar variáveis para personalizar cada chamada. Teste antes de entrar ao vivo ligando para o número ou executando uma chamada de teste pela web. Ambos usam créditos.

Veja como funciona o preço de um agente de voz com IA. 

Cada minuto de chamada custa $0.29, ou 29 créditos. Cada número dos EUA custa $5 por mês. Então uma chamada de três minutos sai por $0.87. 

O Cal.ai está disponível em todos os planos do Cal.com, inclusive no gratuito. Contas gratuitas não vêm com créditos, então você vai precisar comprar alguns antes que o agente possa fazer uma chamada. Os planos pagos incluem créditos para cada membro todo mês: 750 em Teams e 1.000 em Organizations, ou cerca de 26 e 34 minutos de chamadas. Você pode comprar mais sempre que precisar. No Enterprise, os créditos do Cal.ai são ilimitados, então você não mede as chamadas de forma alguma.

Quer lançar o Cal.ai em toda a organização de vendas? Fale com nossa equipe de vendas sobre seu volume de chamadas e os países para os quais você liga. 

Deixe o agente cuidar do agendamento  

Então a tarefa se resume a isto. Deixe o agente cuidar das chamadas que mantêm as reuniões na agenda, e deixe seus representantes gastarem o tempo nas conversas que fecham negócios.

Equipes que implementam isso em toda a empresa recebem créditos ilimitados do Cal.ai no Cal.com Enterprise. Para ouvir como o agente soa, ligue para nossa linha de demonstração em +1 (415) 873-1159.

Depois, marque uma conversa com nossa equipe de vendas para configurar isso para seus representantes. Ou comece no plano gratuito, compre alguns créditos e configure hoje mesmo sua primeira chamada de confirmação.

FAQ

A IA pode ser usada para agendar compromissos?

Sim. Um agente de voz com IA pode marcar, reagendar, cancelar e confirmar compromissos por telefone. O Cal.ai faz isso em chamadas que os Workflows do Cal.com disparam a partir de eventos de booking, como um novo booking ou uma reunião prestes a começar.

Como saber se alguém está usando uma voz de IA?

Um bom agente de voz com IA diz que é IA no início da chamada. Quem liga também precisa do consentimento da pessoa antes, já que a FCC trata vozes geradas por IA como vozes “artificial” sob o TCPA e exige consentimento prévio e expresso para essas chamadas.

Quanto custam agentes de voz com IA?

O preço de um agente de voz com IA varia conforme o fornecedor. O Cal.ai custa $0.29 por minuto (29 créditos), mais $5 por mês para cada número de telefone dos EUA. Ele está disponível em todos os planos do Cal.com, mas contas gratuitas precisam comprar créditos antes que o agente possa fazer chamadas. Planos Enterprise incluem créditos ilimitados do Cal.ai.