5 maneiras de os Workflows da Cal.com economizarem tempo e reduzirem o estresse | Cal.com

A ideia por trás de Cal.com é tirar o estresse do agendamento. Para tornar isso possível, criamos uma plataforma robusta e flexível que nossos usuários podem personalizar facilmente para atender às suas necessidades em constante evolução. Cal.com é mais do que apenas uma fornecedora de links de agendamento; nosso produto oferece a infraestrutura para facilitar o agendamento para todo mundo. Nosso produto hospedado tem uma loja de aplicativos integrada que simplifica as integrações de terceiros, um painel de analytics integrado para usuários de equipe e de nível enterprise obterem insights diretos baseados em dados das suas reservas, e suporte para várias programações de disponibilidade com fusos horários separados. Oferecemos uma grande variedade de opções de embed, além de outras ferramentas como formulários de roteamento que podem ajudar a direcionar possíveis bookers para o tipo de compromisso certo.

Além disso, os usuários podem aproveitar nosso recurso Workflow para configurar automações dentro do app. Isso é ótimo se você quiser economizar tempo e melhorar a eficiência ao simplificar tarefas administrativas repetitivas.

O que é um workflow?

O recurso de workflow da Cal.com é uma ferramenta criada para ajudar você a gerenciar automações dentro do app. Ele permite definir gatilhos, associá-los a ações e, depois, conectá-los a um ou mais eventos. Esses workflows podem simplificar tarefas como gerenciamento de lembretes, documentação e agendamento. Se você quiser saber mais sobre como configurar workflows, confira este post no blog. Mas, se você quiser aprender como aplicar os workflows da Cal.com para otimizar sua eficiência e impacto, continue lendo.

Cal.com: Automatize seu tempo com Workflows

Envie automaticamente NDAs, termos de responsabilidade e isenções:

Existem muitos tipos diferentes de empresas e organizações, assim como pessoas físicas, que usam a Cal.com. Algumas delas incluem profissionais que atuam nas áreas jurídica, de terapia, de startups e de marketing. Uma coisa que todos esses setores têm em comum é que contratos são uma parte essencial do trabalho. Uma forma de os usuários da Cal.com reduzirem algumas das tarefas repetitivas que precisam fazer é usando nossos recursos de workflow para gerenciar a documentação relacionada a acordos. Isso pode ser feito rapidamente ao entrar na sua conta da Cal.com, selecionar workflows e criar um novo workflow. Você pode nomeá-lo "Automate NDA" ou "Autosend Waiver." O ideal é usar a ação do tipo e-mail ao criar workflows associados à documentação. A vantagem dessa ação é que ela permite usar o modelo de mensagem padrão da Cal.com ou, melhor ainda, criar o seu próprio. Depois de fazer isso, você pode incluir um link na mensagem que leva a parte receptora para um portal onde ela pode baixar formulários, preenchê-los e devolvê-los para você.

Integração de clientes:

Outra maneira impactante de usar os recursos de workflow é enviar questionários ou formulários de integração de clientes. Isso pode ser muito útil se você for um caterer, fotógrafo, designer de interiores ou tutor. Você pode criar seu questionário usando seus apps favoritos, por exemplo, produtos como Google Forms, JotForm ou Typeform. Depois, esse questionário pode ser incluído no e-mail automatizado como um link. Fazer isso é uma maneira simples de simplificar o processo de preparação da reunião e ajudar a garantir que o evento presencial aconteça sem problemas. Isso leva apenas alguns minutos para configurar e, quando estiver pronto, você terá uma tarefa a menos para gerenciar. Se você quiser saber mais sobre como usar questionários na Cal.com, confira este post no blog.

Pesquisas de cancelamento:

Outra forma útil de usar workflows é coletar informações depois do cancelamento de eventos. Você pode criar uma pesquisa com algumas perguntas simples para ajudar a entender por que o booker cancelou o evento. Essa mensagem pode ser criada como um modelo personalizado dentro dos workflows, e você pode incluir variáveis para que o e-mail enviado seja automaticamente adaptado à pessoa que o recebe. Se você olhar as variáveis disponíveis dentro dos workflows, vai ver que elas incluem opções como nome do evento, data/hora/localização, e-mail do participante e muito mais. Isso ajuda a garantir que a mensagem tenha um toque pessoal e aumenta a probabilidade de o destinatário responder e fornecer dados valiosos.

Lembretes de compromisso:

Usar os recursos de workflow é uma excelente forma de configurar lembretes de compromisso. É importante lembrar que você pode ter várias ações dentro de um workflow. Isso significa que, quando você configura um workflow só para lembretes, pode garantir que o booker receba um e-mail de lembrete e um SMS, e que você, como host, também receba um e-mail ou uma mensagem de texto. Configurar lembretes de compromisso ajuda a reduzir a chance de ruídos de comunicação acidentais virarem no-shows inesperados.

Feedback da reunião:

Você vai perceber, ao criar um workflow, que pode escolher entre cinco gatilhos diferentes. Você pode ter um gatilho quando um evento começa, é cancelado, é agendado, termina ou é reagendado. O gatilho de fim do evento é especialmente útil porque significa que você pode garantir que cada participante receba uma mensagem personalizada automaticamente depois de um período de tempo específico. Essa mensagem pode ser usada para alcançar uma variedade de objetivos. Você poderia incluir um link para uma pesquisa nessa mensagem para coletar dados sobre como os participantes avaliam a experiência. Isso também poderia ser usado para perguntar aos participantes se havia algo que eles queriam trazer ou discutir durante a reunião e que talvez precisem lembrar. Se for esse o caso, a mensagem poderia incluir um endereço de e-mail para o qual eles possam enviar uma nota ou um convite para marcar outra reunião. Por fim, essa mensagem poderia ser usada para agradecer aos participantes por terem dedicado tempo para participar da reunião e desejar sucesso nas iniciativas futuras deles.

Como criar uma conta na Cal.com:

• Visite Cal.com para ver do que se trata.

• A partir daí, confira nossos planos para ver qual é o melhor para você.

• Em seguida, clique no botão de cadastro.

• Depois, escolha um nome de usuário e informe um endereço de e-mail.

• Lembre-se de criar uma senha e depois clique no botão de cadastro.

• Como alternativa, você também pode criar uma conta usando SAML SSO ou Google.

• Em seguida, informe seu nome completo e selecione seu fuso horário principal.

• Selecione o botão preto rotulado "Next."

• Escolha os calendários com os quais você gostaria de se conectar.

• Em seguida, defina sua programação de disponibilidade padrão.

• Depois, faça upload de uma foto de perfil e de um texto de bio.

• Em seguida, clique no botão de finalizar.

• Por fim, crie alguns eventos agendáveis e compartilhe seu link de reunião.

Ativar e usar os workflows automatizados da Cal.com é uma maneira fácil de simplificar e reduzir o tempo que tarefas administrativas repetitivas costumam levar. Quando você usa workflows para enviar informações via e-mail ou SMS, está tirando mais uma coisa da lista de tarefas que não para de crescer. Isso é apenas um dos muitos recursos que a Cal.com disponibilizou para nossos usuários para que eles possam passar mais tempo focando no que importa. Boa programação!

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