Solving Scheduling Challenges: How Storyblok Leveraged Cal.com
Conheça a Storyblok
Storyblok é uma solução de CMS para desenvolvedores e profissionais de marketing que está mudando a forma como as pessoas pensam sobre gerenciamento de conteúdo headless. O produto vem com um editor visual integrado e ajuda os usuários a acelerar o tempo de lançamento no mercado. Da ideação ao gerenciamento de ativos digitais e aos recursos de localização, a Storyblok tira a dor de cabeça de construir e lançar produtos em escala. Ela faz isso facilitando a colaboração entre os membros da equipe e simplificando a forma como trabalham.
Uma das coisas incríveis sobre a Storyblok é que eles fazem o que pregam. Afinal, uma coisa é uma startup dizer que seu produto é diferente, mas outra é realmente mostrar isso. A Storyblok acredita no próprio produto. Por isso, eles têm uma equipe de executivos de contas e engenheiros de developer relations prontos para oferecer demos ao vivo do produto.
Esse é um recurso essencial que ajuda os principais tomadores de decisão nas organizações em potencial a ter suas perguntas respondidas em tempo real. Também significa que essas pessoas-chave podem ver como o produto funciona em tempo real, o que facilita para elas imaginar o valor que ele representa.
O desafio: distribuição desigual de reuniões
A Storyblok veio para Cal.com porque tinha um problema. As reuniões não estavam sendo distribuídas de forma igual entre a equipe de engenheiros de developer relations. Muitas vezes, alguns poucos engenheiros acabavam com 90% das reservas. Isso estava longe de ser a solução ideal, pois poderia contribuir para o esgotamento e significava que outras pessoas disponíveis não estavam sendo aproveitadas em sua capacidade total. Esse desequilíbrio afetava negativamente tanto os parceiros internos quanto os externos.
A mudança para o agendamento fixo em round robin do Cal.com simplificou drasticamente nosso processo de demonstração. Nossos executivos de contas não precisam mais lutar para combinar a disponibilidade com a dos desenvolvedores, e vimos um aumento de 50% na eficiência das demos.
Além disso, como a Storyblok é uma organização totalmente remota, operando e atendendo clientes em 40 países diferentes, eles enfrentavam regularmente desafios ao lidar com várias disponibilidades em fusos horários diferentes.
Cal.com tornou o agendamento de demos de vendas muito mais simples. Ele combina automaticamente nossa equipe com os engenheiros certos, equilibrando a carga de trabalho e otimizando a disponibilidade."
Antes de usar Cal.com, tudo isso era gerenciado manualmente com Calendly, que, infelizmente, não tinha as ferramentas integradas necessárias para tornar esse processo eficiente e impactante. Isso significava que o processo de agendar reuniões acabava sendo significativamente mais caro em termos de tempo e de pessoal do que precisava ser.
Cal.com: A solução
Cal.com é personalizável, open source e desenvolvido por uma equipe remota com foco em async. Isso significa que ele vem com uma ampla gama de ferramentas para simplificar tudo e qualquer coisa relacionada à infraestrutura de agendamento de calendário. O Cal.com conseguiu resolver o problema da Storyblok por meio de um recurso chamado Fixed Round Robin. Esse é um tipo de reunião que o Cal.com desenvolveu especificamente para a Storyblok.
"Com a ajuda do Cal.com, a Storyblok transformou completamente seu processo de demonstração. Chega de fazer malabarismos entre a disponibilidade dos desenvolvedores e as agendas dos executivos de contas — agora tudo era otimizado automaticamente para os dois lados."
O tipo de reserva fixed round-robin do Cal.com foi criado especificamente para a Storyblok, embora depois tenha sido lançado e disponibilizado para todos os usuários pagos. Esse scheduling link facilitou uma distribuição equilibrada da carga de trabalho entre os engenheiros e os executivos de contas da Storyblok. Ele fez isso combinando a distribuição clássica de reuniões em round robin e a alocação de horários com o conceito de hosts pré-designados.
"A tecnologia do Cal.com permite que os Executivos de Contas foquem no que fazem de melhor — vender a Storyblok. A combinação automatizada entre nossa equipe global de vendas e os desenvolvedores garante que cada cliente receba uma demo de alta qualidade sem atrasos no agendamento."
Usar Cal.com para gerenciar o agendamento de compromissos mudou tudo para a Storyblok. Isso significou que as reuniões passaram a ser distribuídas de forma igual entre os membros certos da equipe. Também reduziu o esgotamento e ajudou a equilibrar os custos, garantindo que os membros da equipe não ficassem nem sobrecarregados nem subaproveitados.
O resultado
Ao trocar o Calendly pelo Cal.com, a Storyblok conseguiu combinar com facilidade e sem esforço clientes em potencial com a equipe de demonstração certa, com base em fatores ligados à disponibilidade, fuso horário e região. Isso, por sua vez, aumentou a eficiência geral, já que significava que a equipe da Storyblok não precisava gerenciar manualmente nenhuma reserva de reunião nem revisar as reservas em busca de erros.
"Trocar o Calendly pelo Cal.com economizou horas de vai e vem para os executivos de contas da Storyblok, tentando encontrar engenheiros disponíveis. Agora, eles deixam o sistema cuidar do agendamento, o que equilibra as cargas de trabalho em mais de 40 países e garante que os clientes sempre se conectem com o engenheiro certo para suas necessidades."
Além disso, como o produto de infraestrutura do Cal.com é amigável à localização e está disponível em mais de 25 idiomas, essa foi uma solução que pôde ser aplicada a todos os representantes da Storyblok em escala internacional. A Storyblok é uma das muitas startups que o Cal.com tem orgulho de capacitar por meio da nossa infraestrutura de agendamento. Esse trabalho conjunto destaca como o Cal.com continua apoiando o crescimento e o sucesso de empresas inovadoras como a Storyblok em escala global.