O impacto do agendamento automatizado no equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos colaboradores

Quando o agendamento e o gerenciamento de turnos de trabalho entram em foco, a principal preocupação costuma ser como isso vai beneficiar a empresa. Mas aqui vai uma dica da aula de Gestão de Recursos Humanos 101: os colaboradores são o principal ativo. Se estão felizes e motivados, eles podem aumentar a receita só pela qualidade do trabalho e dos serviços que entregam. Essa regra também funciona ao contrário: colaboradores sobrecarregados e sem voz têm menos vontade de contribuir com 101% para o trabalho. Eles fazem só o mínimo exigido, esperando o turno acabar – ou nem atingem as expectativas mínimas de trabalho.

Além disso, o agendamento automatizado vai facilitar e tornar mais eficiente o cumprimento das novas regras sobre condições de trabalho.

Você sabe disso como um dono de negócio responsável e inteligente, então vamos focar em coisas mais técnicas. Como você pode automatizar seu processo de agendamento para ajudar os colaboradores a conseguirem escalas ideais, ter um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional e, no geral, se sentirem valorizados?

Em resumo, você precisa escolher uma ferramenta confiável e poderosa para agendamento automatizado. Depois disso, você estará pronto para aumentar sua receita e a satisfação e retenção dos colaboradores.

Benefícios do agendamento automatizado de colaboradores

Um software de agendamento realmente bom deve ajudar você a alcançar vários objetivos importantes relacionados à equipe e às suas necessidades, então vamos explorar esses benefícios em detalhes.

1. Redução dos custos de mão de obra

Introduzir o agendamento automatizado não significa que você vai demitir alguém automaticamente porque não precisa dessa pessoa, e assim economizar no salário. Essa seria uma abordagem irresponsável. Em vez disso, o agendamento automatizado vai ajudar você a entender os gargalos da sua estratégia de equipe e como melhorá-la. 

Por sua vez, a melhor distribuição de turnos vai economizar dinheiro com horas extras, gastos com questões de segurança, acidentes ou perdas financeiras com clientes perdidos ou turnos com equipe em excesso em períodos de baixa sazonalidade/horários do dia.

Se olharmos com atenção, tudo fica óbvio. O agendamento manual muitas vezes é, sem querer, enviesado e aberto a erros humanos e ações habituais. Então, alguns colaboradores podem receber mais turnos enquanto outros não recebem o suficiente. Ou turnos desafiadores, com muitos clientes, ficam com pouca equipe ou com trabalhadores inexperientes, enquanto períodos de baixa movimentação têm excesso de gente sem muito o que fazer. 

Colaboradores cansados tendem a sofrer mais acidentes, e trabalhadores inexperientes podem precisar de mais habilidades para lidar com turnos movimentados. Tudo isso leva a perdas financeiras em vez de lucro.

Quando você faz uma análise fundamental dos fatores a considerar e depois os integra à sua ferramenta de agendamento, a máquina monta uma escala justa de turnos. Todas as pessoas têm chance de descansar, e todos os turnos ficam adequadamente cobertos para atender à demanda.

2. Operações simplificadas

O agendamento manual sempre inclui dados importantes na tomada de decisão, então os problemas sempre vão surgir. Alguém simplesmente não pode comparecer em um determinado dia ou horário ou pede um dia de folga em vez de turnos adicionais para trabalhar. Além disso, feedback e comunicação próxima com os colaboradores são indispensáveis, de preferência reunidos em um só lugar, acessível a gestores e colaboradores por igual.

Um bom sistema automatizado de agendamento consegue incorporar todas as demandas e fatores sem ‘esquecer’ nada. Depois, ele permite que os colaboradores comuniquem suas preocupações diretamente no app, para que os pedidos não se percam. O agendamento fica mais simples e eficiente, e as pessoas se sentem ouvidas e respeitadas.

3. Maior satisfação e retenção dos colaboradores

Esse ponto vem dos dois anteriores: quando os turnos são distribuídos de forma justa, todo mundo tem sua parte de trabalho e lazer. Então há poucos motivos para pedir demissão. Dinheiro é apenas parte da retenção de colaboradores. Um verdadeiro equilíbrio entre vida pessoal e profissional é tão importante quanto a remuneração. Então, quando você puder criar escalas de trabalho que respeitem as necessidades e os direitos dos trabalhadores (sem deixar sua empresa a todo vapor), faça isso.

4. Conformidade de ponta a ponta

Partes da legislação trabalhista são revisadas regularmente para proteger os trabalhadores de tratamento injusto. É difícil considerar todos os novos requisitos ao criar escalas manualmente. Ou seja, as regras de agendamento exigem que os colaboradores sejam informados sobre seus turnos com bastante antecedência, para que possam ajustar seus planos ou pedir ao empregador para mudar o turno para outro horário. Informar as pessoas que o turno começa em uma hora ou até em 30 minutos é ilegal (e, além disso, irrazoável). O agendamento automatizado permite que você crie escalas com muita antecedência e cumpra regras rígidas. A automação ajuda a encaixar um trabalho que exige de 3 a 5 horas de serviço em meia hora. Assim, você pode montar escalas corretas com rapidez e precisão, sem atrasar essa tarefa horrível.

5. Flexibilidade da equipe

Uma boa ferramenta de agendamento permite comunicação em duas vias, dando aos trabalhadores voz ativa na elaboração da escala. Algumas pessoas podem ter motivos suficientes para pedir turnos diferentes ou horários específicos do dia, e faz sentido ouvir essas demandas. Assim que enviarem seus pedidos pela ferramenta de planejamento, ela pode avisar você sobre essas preferências específicas. Então você não vai precisar correr para encontrar um substituto em cima da hora. O agendamento automático torna a flexibilidade da equipe uma coisa possível, e isso é incrível.

6. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional e processos automatizados

Quando os turnos são alocados automaticamente levando em conta a distribuição igual de turnos diurnos e noturnos, o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos seus trabalhadores melhora. Você pode programar a ferramenta para se ajustar às necessidades das pessoas com filhos que pedem janelas de horário específicas ou outros motivos sérios que elas possam ter. Assim, você conquista colaboradores dedicados, que vão investir 200% no trabalho e terão menos burnout ou motivos para sair.

Tudo o que você precisa fazer é conseguir um software que não deixe escapar dados valiosos ao montar escalas e que acompanhe a distribuição justa dos turnos. Você elimina uma boa parte do trabalho monótono e sujeito a erros e constrói uma equipe forte, saudável e altamente motivada para o seu negócio.

Como resolver corretamente os problemas de agendamento

Agora que você sabe como uma boa ferramenta de automação pode ajudar você e sua equipe, vamos explorar como implementar e ajustar esse software para aproveitar ao máximo tudo o que ele oferece.

1. Identifique seus problemas específicos de agendamento

Toda empresa é única, e a sua organização pode enfrentar problemas de agendamento e equipe diferentes dos que organizações semelhantes enfrentam. Então observe com atenção quando e onde seus problemas de agendamento aparecem: em certos horários do dia, em determinados dias ou sazonalmente. Excesso de equipe ou falta de equipe? Ajustar trabalhadores a um turno? Absenteísmo? Burnout e alta rotatividade? Identifique os problemas específicos para resolver primeiro.

2. Colete o feedback dos colaboradores sobre os problemas de agendamento

O próximo passo é ouvir o que as pessoas têm a dizer. Seus comentários e pedidos podem ser as soluções para os problemas que você identificou. Reúna o feedback e veja como ele se encaixa nas áreas problemáticas que você encontrou. Reclamações sobre falta crônica de trabalhadores podem sinalizar equipe insuficiente ou turnos em que mais colaboradores deveriam aparecer para trabalhar. Burnout e vontade de sair por causa do cansaço e da falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional apontam para a distribuição injusta dos turnos. Absenteísmo é um sinal claro de um sistema quebrado de aviso de escala e de planejamento de turnos sem a participação dos trabalhadores. A lista pode ser longa; sua tarefa é ouvir e entender o que está sendo dito.

3. Revise e atualize suas políticas de agendamento

Quando você começar a reorganizar as escalas, deve elaborar novas políticas e práticas de agendamento à mão para acompanhar tudo. Você decide quais etapas vai introduzir (ou remover) para melhorar o agendamento e quais sugestões viram políticas. Defina o que não é permitido e como mudanças e ajustes flexíveis na escala podem ser negociados (e quando). 

4. Use software ou ferramentas de agendamento

Você pode implantar o software depois de ter elaborado essas novas políticas e conversado sobre elas com sua equipe. Insira todos os detalhes e pedidos específicos que você reuniu e execute o programa. Veja como a escala é criada e discuta isso com as pessoas. Se tudo parecer certo, aplique a escala. Depois, reúna feedback, analise como as coisas estão indo para a empresa agora e ajuste mais, se necessário. 

5. Desenvolva um processo padronizado para pedir folga

Pedidos de folga provavelmente estão entre os temas mais sensíveis para você e seus colaboradores. Então, para evitar conflitos e respeitar pedidos razoáveis, desenvolva uma política objetiva para essa situação. Explique com quanta antecedência as pessoas precisam pedir, com que frequência alguém pode solicitar mudanças na escala e assim por diante. Colaboradores que não têm tempo para se recuperar entram em burnout e pedem demissão. É mais simples montar uma escala razoável que equilibre as necessidades deles e as da empresa do que ver toda a sua equipe sair de uma vez.

Automação de processos manuais

Além da automação do agendamento, faz sentido automatizar ao máximo as tarefas que sua equipe precisa fazer. Não estamos falando de cortar os cargos por completo. Queremos dizer dar à sua equipe ferramentas valiosas para facilitar tarefas monótonas e poupar energia para o trabalho que realmente importa, como atender clientes.

1. Identifique as tarefas que podem ser automatizadas

De novo, converse com sua equipe e analise individualmente o que pode e deve ser automatizado. A automação minimiza a chance de erros e aumenta a produtividade sem sobrecarregar sua equipe. Isso é muito importante. Qualquer tarefa pequena que desperdice tempo e possa ser executada automaticamente deve ser transferida para um software.

2. Escolha as ferramentas de automação necessárias

Quando você souber o que fazer, é hora de escolher ferramentas. Se você planeja implementar automação em grande escala, integrando muitos apps e funções em uma única rede, dê uma olhada no Zapier. É uma ferramenta ampla que conecta suas contas de redes sociais, vincula e-mails ao sistema de CRM, integra ferramentas de pagamento e feedback ao seu painel e muito mais.

Se você precisa de uma automação mais específica e ajustada, dê uma olhada no Google Docs. O kit de ferramentas deles pode ajudar a automatizar tarefas menores sem comprar um pacote de software separado — e fazer isso com eficiência.

Pedimos que você dê atenção especial à automação dos processos de criação de etiquetas, que podem tomar muito tempo e estar sujeitos a erros se tudo for feito manualmente. Etiquetas são usadas em todo lugar, do envio ao etiquetamento de produtos. Então, a criação de etiquetas precisas melhora seus processos de negócio.

Foxy Labels é uma ferramenta ideal para automatizar a impressão de etiquetas porque usa o Google Docs como base. Ela transfere informações do seu CRM e de outras ferramentas para o Google Docs, ajuda você a criar etiquetas limpas e elegantes para diferentes finalidades nesse ambiente e as envia para impressão imediatamente. Este app faz a maior parte do trabalho enquanto você se concentra em outras tarefas urgentes, sem se preocupar com precisão e velocidade.

3. Configure sua automação

Depois de configurar sua ferramenta de automação, faça um teste e veja onde estão os possíveis gargalos. Reúna feedback dos trabalhadores. Configure a ferramenta até que ela atenda às suas necessidades em 100%.

Seus trabalhadores vão valorizar ferramentas de automação como um complemento ao seu kit de trabalho, especialmente se isso ajudar a aumentar a produtividade sem perder o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Sua empresa também vai ganhar muito com isso.