Como uma equipe global parou de perder leads com alta intenção — e fechou 20% mais negócios
Quando um lead qualificado está pronto para conversar, cada minuto conta.
Para a Rankingonai.com, os atrasos no agendamento estavam criando atrito no pior momento possível — justamente quando a intenção estava mais alta. Ao mudar para agendamento instantâneo com Cal.com, eles eliminaram essa lacuna por completo, transformando o interesse de entrada em conversas reais mais rápido — e aumentando a taxa de fechamento em 20%.
Rankingonai.com é uma agência de SEO com IA que ajuda empresas de SaaS a ranquear em mecanismos de busca com IA como ChatGPT, Perplexity e Google AI Overviews. Com a confiança de empresas com ARR de 8 dígitos, eles já geraram mais de 1 milhão de sessões vindas de IA para seus clientes.
- Industry
- Marketing e Publicidade
- Company size
- 1-10
- Founded
- 2023
- Website
- Rankingonai
Visão geral
Agendar não é só coordenação. É o momento em que o interesse de entrada se transforma em receita real, e, para Rankingonai.com, esse momento estava desmoronando.
Com uma equipe distribuída globalmente e leads chegando em vários fusos horários, a diferença entre alguém demonstrar interesse e realmente entrar em uma chamada estava custando negócios à Rankingonai.com. Eles resolveram isso fazendo essa lacuna desaparecer por completo.
O desafio: o impulso perdido no vai e vem
Para a Rankingonai.com, o problema nunca foi a demanda. A fundadora Tanya Van Gastel frequentemente fala em conferências com mais de 500 pessoas sobre SEO e visibilidade em IA.
Quando um lead com alta intenção, como um fundador de SaaS ou head de marketing, chegava ao site deles, esses leads estavam prontos para agir. Mas, se marcar uma chamada significasse esperar por um horário disponível, trocar e-mails ou lidar com confusão de fuso horário, essa prontidão desaparecia rápido. As prioridades mudavam. Outras opções ocupavam o espaço, mesmo quando conexões fortes tinham sido feitas offline.
“"A ideia de ficar indo e voltando manualmente para definir um horário de reunião é dolorosa." Tanya Van Gastel, Fundadora, Rankingonai.com”
Esse atrito tinha um custo real:
Leads que estavam genuinamente interessados não convertiam, e a equipe passava horas por semana em coordenação que não tinha nada a ver com fechar negócios de fato.
A Rankingonai.com decidiu eliminar completamente o atrito do agendamento. Eles incorporaram o Cal.com diretamente nas landing pages para que os prospects pudessem reservar no momento em que estivessem prontos, sem e-mail de acompanhamento, sem sala de espera, sem vai e vem.
“"Usamos o Cal.com para todas as chamadas de vendas, assim como para reuniões internas e externas. Ele está incorporado em todas as nossas landing pages, então os leads podem reservar um horário com a gente instantaneamente, sem vai e vem, o que torna todo o processo sem atrito," Tanya Van Gastel”
Eles também adicionaram perguntas personalizadas de triagem a cada fluxo de agendamento. Quando a chamada acontece, a equipe já sabe com quem está falando, o que o prospect está tentando resolver e por que ele entrou em contato, sem passar os primeiros dez minutos de cada chamada descobrindo isso.
Os resultados: conversas mais rápidas, mais negócios fechados
A mudança mais imediata foi a velocidade. Conversas que antes levavam dias para ser agendadas agora aconteciam enquanto a intenção ainda estava alta. E essa diferença de timing apareceu diretamente na receita.
“"O Cal.com reduziu a perda de leads ao permitir que os prospects agendassem instantaneamente, o que aumentou nossa taxa de fechamento em cerca de 20%," Tanya Van Gastel”
Essa velocidade não aparece só nos números. Ela molda como os prospects vivenciam a Rankingonai.com desde a primeira interação. André Bastié, CEO da HappyScribe, percebeu isso em primeira mão:
Internamente, o impacto se acumulou. O tempo que antes ia para a coordenação de calendário agora vai para vendas e entrega. A troca de contexto diminuiu. E gerenciar uma equipe distribuída globalmente por vários fusos horários, antes uma das maiores dores operacionais, agora acontece automaticamente.
“"O Cal provavelmente me economizou mais de 20 horas por mês, sem falar na troca de contexto que foi evitada ao resolver o agendamento," Tanya Van Gastel”
O resultado: agendamento como alavanca de crescimento
O que começou como uma correção para um processo frustrante se tornou infraestrutura central.
Ao encurtar a distância entre interesse e ação, a Rankingonai.com tornou mais fácil para os prospects se engajarem e mais fácil para a equipe fazer o trabalho que realmente importa. Eles podem ir direto para entregar um trabalho excelente para clientes felizes, sem toda a dor de cabeça do agendamento.
“_"O Cal.com é a espinha dorsal do nosso fluxo de vendas inbound e da nossa eficiência interna," disse Tanya. "Sinceramente, eu já não consigo imaginar gerenciar meu calendário e minhas reuniões sem o Cal."
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