Como a Reda economiza 20 horas por mês no agendamento com a Cal.com

A Reda usa a Cal.com para encaminhar reuniões automaticamente entre equipes e marcas, eliminando a coordenação manual e garantindo que os clientes marquem sempre com as pessoas certas.

Reda.ai ajuda equipes financeiras a automatizar o processamento de faturas e os fluxos de trabalho de contas a pagar. A plataforma lê faturas, extrai dados financeiros e encaminha aprovações para que as equipes de contabilidade possam processar faturas mais rapidamente e com menos erros.

À medida que a Reda crescia e trabalhava com mais clientes em várias equipes e marcas, a coordenação de reuniões ficou complicada. Agendar chamadas, demonstrações e conversas com clientes muitas vezes exigia coordenação manual para garantir que o cliente certo chegasse à equipe certa. Tudo isso tornava o processo engessado para clientes e leads.

A Reda resolveu isso com a Cal.com.

O desafio

Para uma empresa como a Reda, as reservas online são críticas. Chamadas de demonstração, sessões de onboarding e conversas com clientes costumam ser fundamentais para conquistar e reter clientes.

Se o agendamento ficar lento ou confuso, essas conversas não acontecem.

Para a Reda, o desafio do agendamento era ainda mais complexo. A empresa atende várias marcas sob o mesmo teto, e as reuniões muitas vezes precisam ser encaminhadas para a equipe correta, sem sacrificar a velocidade.

Antes de implementar a Cal.com, esse roteamento era feito manualmente. Alguém da equipe tinha de intervir para garantir que cada reserva acabasse com a pessoa certa.

“Antes, perdíamos tempo coordenando reuniões entre diferentes equipes e contatos de clientes”, diz o CEO da Reda, Nils Törnström.”

Além de o processo ser lento para os clientes, com o tempo essas pequenas tarefas se acumulavam. A equipe estima que gastava cerca de uma hora por dia coordenando reuniões — aproximadamente 20 horas por mês perdidas com a logística de agendamento. 

A solução

Com a Cal.com, a Reda centralizou o agendamento entre equipes, mantendo distinta a experiência de reserva de cada marca.

Calendários que carregam rapidamente e um fluxo de reserva que não exige troca de mensagens tornam a experiência de agendamento rápida e simples para os clientes.

Em vez de encaminhar reuniões manualmente, os clientes agora podem marcar diretamente com a pessoa certa.

“A Cal.com centralizou totalmente a coordenação das reuniões. A pessoa certa é reservada com a equipe certa, com a identidade visual certa automaticamente”, disse Nils. ”

Vários recursos fizeram diferença imediata.

Agendamento multi-equipe com identidade visual personalizada

As primeiras impressões são importantes, e os logotipos da empresa criam afinidade com a marca desde o início. Ter um link de agendamento genérico ou com a marca errada pode minar a confiança logo de início. As pessoas querem saber com quem estão a interagir antes de inserir os seus dados pessoais. 

“Atendemos várias marcas sob o mesmo teto, e poder dar a cada equipe o seu próprio logotipo e as suas próprias cores com a Cal é uma grande vitória para nós”, disse Nil. ”

Adicionar um logotipo, nome da equipe e descrição da equipe é fácil com a Cal.

Uma experiência de reserva limpa e profissional

Muitos dos testemunhos da Reda destacam a facilidade de uso, a disponibilidade e a automação.

Um sistema de reservas complicado prejudicaria essa experiência. Implementar a Cal permite que a empresa defina, desde o início, um alto padrão de profissionalismo. 

“A experiência de reserva da Cal é limpa e profissional. Simplesmente funciona, e os nossos clientes notam isso”, disse Nils. ”

Agendamento e integrações flexíveis

À medida que as empresas crescem, as suas necessidades mudam. Com o foco na extensibilidade via API e um marketplace de apps que se conectam sem atrito, a Cal foi construída para ser uma infraestrutura de agendamento de longo prazo. 

“A flexibilidade e as integrações poupam-nos muita coordenação manual”, enfatizou Nils.”

Para a Reda, o agendamento está no início de muitas interações com clientes — de demonstrações a chamadas de onboarding. Ao automatizar a forma como as reuniões são encaminhadas entre equipes, a Cal.com garante que prospects e clientes possam conectar-se rapidamente com as pessoas certas, sem que a coordenação interna atrase o processo.

Os resultados

Ao automatizar o agendamento, a Reda eliminou a necessidade de encaminhar reservas manualmente entre equipes.

O que antes exigia coordenação diária agora acontece automaticamente.

A equipe estima que a Cal.com lhes poupa cerca de uma hora por dia, o que soma um total estimado de: 

• 20 horas poupadas por mês, o equivalente a 2–3 dias de trabalho recuperados a cada mês

• Menos clientes lidando com longas e frustrantes cadeias de e-mails.

Em vez de gerir calendários, a equipe da Reda pode concentrar-se no que mais importa — falar com clientes e fazer a sua plataforma crescer.