Superando desafios de agendamento: como a Storyblok aproveitou a Cal.com

A Storyblok é uma solução de CMS para desenvolvedores e profissionais de marketing que está mudando a forma como as pessoas pensam sobre gerenciamento de conteúdo headless. O produto vem com um editor visual integrado e ajuda os usuários a acelerar o time to market. Da ideação aos recursos de gerenciamento de ativos digitais e localização, a Storyblok tira a dor de cabeça de construir e lançar produtos em escala. Ela faz isso facilitando a colaboração entre os membros da equipe e simplificando a forma como trabalham.

Uma das grandes coisas da Storyblok é que eles fazem o que dizem. Afinal, uma coisa é uma startup dizer que seu produto é diferente, mas outra bem diferente é realmente mostrar isso. A Storyblok acredita no próprio produto. Por isso, eles têm uma equipe de account executives e engenheiros de relações com desenvolvedores prontos para oferecer demos ao vivo do produto.

Esse é um recurso essencial que ajuda tomadores de decisão-chave dentro de organizações em potencial a terem suas dúvidas respondidas em tempo real. Isso também significa que essas pessoas-chave podem ver como o produto funciona em tempo real, ficando mais fácil enxergar o valor que ele representa.

O desafio: distribuição desigual de reuniões

A Storyblok procurou a Cal.com porque tinha um problema. As reuniões não estavam sendo distribuídas de forma equilibrada entre sua equipe de engenheiros de relações com desenvolvedores. Muitas vezes, um punhado de engenheiros ficava com 90% dos agendamentos. Isso estava longe de ser uma solução ideal, já que poderia contribuir para o burnout e significava que outras pessoas disponíveis não estavam sendo aproveitadas em sua capacidade total. Esse desequilíbrio impactava negativamente tanto os parceiros internos quanto os externos.

“Mudar para o fixed round-robin da Cal.com simplificou drasticamente nosso processo de demos. Nossos account execs não precisam mais se esforçar para combinar disponibilidade com desenvolvedores, e vimos um aumento de 50% na eficiência das demos.”

Além disso, como a Storyblok é uma organização totalmente remota que opera e atende clientes em 40 países diferentes, eles enfrentavam regularmente desafios ao lidar com várias disponibilidades em diferentes fusos horários.

“A Cal.com tornou o agendamento de demos de vendas muito mais simples. Ela combina automaticamente nossa equipe com os engenheiros certos, equilibrando a carga de trabalho e otimizando a disponibilidade.”

Antes de usar a Cal.com, tudo isso era gerenciado manualmente com a Calendly, que, infelizmente, não tinha as ferramentas integradas necessárias para tornar esse processo eficiente e impactante. Isso significava que o processo de agendar reuniões acabava sendo significativamente mais caro em termos de tempo e pessoal do que precisava ser.

Cal.com: a solução

A Cal.com é personalizável, open source e construída por uma equipe remote-first e async. Isso significa que ela vem com uma ampla variedade de ferramentas para simplificar tudo e qualquer coisa relacionada à infraestrutura de agendamento de calendário. A Cal.com conseguiu resolver o problema da Storyblok por meio de um recurso chamado Fixed Round Robin. Esse é um tipo de reunião que a Cal.com desenvolveu especificamente para a Storyblok.

“Com a ajuda da Cal.com, a Storyblok transformou completamente seu processo de demos. Nada mais de ficar fazendo malabarismo entre a disponibilidade dos desenvolvedores e as agendas dos account executives — tudo passou a ser otimizado automaticamente para os dois lados.”

O tipo de agendamento fixed round-robin da Cal.com foi criado especificamente para a Storyblok, embora depois tenha sido lançado e disponibilizado para todos os usuários pagos. Esse Scheduling link facilitou uma carga de trabalho equilibrada entre os engenheiros e os account executives da Storyblok. Ele fez isso combinando a distribuição clássica de reuniões em round-robin e a alocação de horários com o conceito de hosts pré-designados.

“A tecnologia da Cal.com permite que os Account Executives foquem no que fazem de melhor — vender a Storyblok. O pareamento automatizado entre nossa equipe global de vendas e os desenvolvedores garante que cada cliente receba uma demo de alta qualidade, sem atrasos no agendamento.”

Usar a Cal.com para gerenciar o agendamento de reuniões mudou tudo para a Storyblok. Isso significou que as reuniões foram distribuídas de forma equilibrada entre os membros certos da equipe. Também reduziu o burnout e ajudou a equilibrar os custos, garantindo que os membros da equipe não ficassem sobrecarregados nem subutilizados.

O resultado

Ao trocar a Calendly pela Cal.com, a Storyblok conseguiu combinar clientes em potencial com a equipe certa de demos de forma fácil e sem esforço, com base em fatores relacionados à disponibilidade, fuso horário e região. Isso, por sua vez, aumentou a eficiência geral, já que a equipe da Storyblok não precisava gerenciar manualmente nenhum dos agendamentos das reuniões nem revisar as reservas em busca de erros.

“Trocar a Calendly pela Cal.com poupou aos account executives da Storyblok horas de vai e vem para encontrar engenheiros disponíveis. Agora, eles deixam o sistema cuidar do agendamento, o que equilibra as cargas de trabalho em mais de 40 países e garante que os clientes sempre se conectem com o engenheiro certo para suas necessidades.”

Além disso, como o produto de infraestrutura da Cal.com é amigável à localização e está disponível em mais de 25 idiomas, essa foi uma solução que pôde ser aplicada a todos os representantes da Storyblok em escala internacional. A Storyblok é uma das muitas startups que a Cal.com tem orgulho de capacitar por meio da nossa infraestrutura de agendamento. Essa parceria destaca como a Cal.com continua apoiando o crescimento e o sucesso de empresas inovadoras como a Storyblok em escala global.