7 meilleures applications de calendrier de groupe pour les équipes (calendriers partagés vs planification d'équipe)

Donc, selon votre cas d’usage, vous serez soit du côté des organisations basées sur les shifts, comme les écoles et les clubs. Ces organisations ont surtout besoin d’une visibilité partagée, et des plateformes comme Teamup, TimeTree, Outlook et même Google Calendar constituent d’excellentes options. L’autre cas concerne les équipes RevOps et commerciales qui disposent déjà d’un calendrier partagé. Elles ont simplement besoin d’un moyen pour que les gens réservent des réunions avec l’équipe en fonction de la disponibilité publiée sur le calendrier partagé. Pour ce cas d’usage, Cal.com se classe sans équivoque comme la meilleure option et la plus intéressante.

À présent que vous comprenez les deux approches des applications de calendrier de groupe pour les équipes, allons plus loin et explorons ce que sont ces plateformes et ce qu’elles peuvent être. Nous verrons aussi les fonctionnalités de calendrier de groupe à rechercher selon votre cas d’usage. Enfin, nous partagerons des stratégies destinées à vous aider à choisir la meilleure application de calendrier de groupe pour les équipes, adaptée à vos besoins. Alors, commençons.

Qu’est-ce qu’une application de calendrier de groupe pour les équipes ?

Une application de calendrier de groupe pour les équipes est, en gros, un calendrier partagé. Elle permet à chaque membre de l’équipe de voir les événements, le planning des réunions et les shifts de l’équipe. L’essentiel, c’est que les informations de chaque membre de l’équipe (disponibilité et shifts) soient présentées dans une vue combinée. L’application peut contrôler qui est autorisé à consulter et modifier cette vue combinée, ce qui la rend idéale pour les managers et les équipes opérationnelles qui doivent coordonner des réunions de groupe autour de la disponibilité planifiée de l’équipe.

Un calendrier partagé résout principalement un problème de visibilité. Si vous le configurez correctement, tout le monde peut voir ce qui se passe et quand. Un outil de planification ou de réservation résout un autre problème. Il résout la réservation basée sur la disponibilité. Il vous aide à trouver une personne disponible et à réserver une réunion avec elle. Selon vos besoins, vous n’aurez peut-être besoin que d’un calendrier partagé, tandis que d’autres équipes peuvent avoir besoin d’un calendrier partagé et d’une couche de planification. Selon vos besoins, vous faites votre choix, et ce choix détermine le type d’application de calendrier de groupe qui vous convient. Voici un aperçu rapide d’un calendrier partagé et de la planification d’équipe, ainsi que de celui dont vous avez réellement besoin.

Calendrier partagé vs planification d’équipe : de quoi avez-vous réellement besoin ?

Vous connaissez déjà la différence entre les deux, alors pour prendre une décision, voici une façon rapide de choisir et d’avancer.

• Choisissez un calendrier partagé si : votre objectif principal est de voir tous les événements de chacun au même endroit.

• Choisissez la planification d’équipe si : vous avez besoin que les gens réservent des réunions selon la disponibilité.

Un calendrier partagé partage la visibilité avec votre équipe. Il leur permet de visualiser à quoi ressemble le planning de chaque membre de l’équipe au fil de la journée, de la semaine, voire du mois. Des permissions sont mises en place pour que le planning complet ne soit visible que par ceux qui ont besoin de le consulter et de le modifier.

Un outil de planification va plus loin qu’un simple calendrier partagé. Il vous permet d’ajouter la planification à votre calendrier partagé. Ainsi, les membres de l’équipe et les clients peuvent désormais planifier une réunion avec votre équipe en fonction de la disponibilité partagée de chaque membre. L’outil de planification propose des fonctionnalités comme la planification round robin, qui permet de répartir équitablement les réunions entre les membres de votre équipe selon un système de rotation prédéfini, fixe ou variable.

Il est important de comprendre que vous n’avez pas besoin de choisir l’un plutôt que l’autre. De nombreuses équipes ont besoin à la fois d’un calendrier partagé et d’une couche de planification pour gérer les réservations. Ces deux outils fonctionnent ensemble, et ils ne sont pas identiques. Pour vous éviter toute confusion, nous les distinguerons dans notre classement afin de vous aider à comprendre les meilleures options disponibles dans la catégorie qui vous concerne.

Top 7 des meilleures applications de calendrier de groupe pour les équipes en un coup d’œil

Application	Idéale pour	Type	Offre gratuite	Accès en consultation sans connexion	Granularité des permissions	Synchronisation du calendrier	Réservation d’équipe	Auto-hébergement	Prix de départ
Teamup	Équipes basées sur les shifts	Calendrier partagé	Oui	Oui	Granulaire	Oui	Non	Non	12 $/mois
TimeTree	Petits groupes	Calendrier partagé	Oui	Non	Basique	Oui	Non	Non	4,49 $/mois
Google Calendar	Équipes Google Workspace	Calendrier partagé	Oui	Non	Basique	Oui	Limité	Non	Coût calculé selon l’offre sous-jacente
Outlook/Teams	Organisations Microsoft 365	Calendrier partagé	Limité	Non	Basique	Oui	Limité	Non	Coût calculé selon l’offre sous-jacente
Cal.com	Réservation et planification d’équipe	Planification	Oui	Oui	Granulaire	Avancée	Oui (Avancée)	Oui	12 $/utilisateur/mois
Calendly	Réservation d’équipe simple	Planification	Oui	Oui	Basique	Oui	Limité	Non	10 $/utilisateur/mois
Reclaim.ai	Gestion du temps assistée par IA	Hybride	Limité	Non	Basique	Oui	Oui	Non	10 $/utilisateur/mois

Sélection rapide

1. Meilleur calendrier partagé global : Teamup

2. Meilleure solution de planification globale : Cal.com

3. Meilleur choix pour Google Workspace : Google Calendar

4. Meilleur choix pour Microsoft 365 Workspace : Outlook/Teams

5. Meilleur calendrier partagé pour les petits groupes : TimeTree

6. Meilleur outil de planification simple : Calendly

7. Meilleur outil de planification assistée par IA : Reclaim.ai

1. Teamup : meilleur calendrier partagé pour les équipes basées sur les shifts

Idéal pour : les équipes qui privilégient la visibilité partagée, les calendriers segmentés, des permissions granulaires et un accès facile pour les personnes externes qui consultent le calendrier.

Teamup est la meilleure application de calendrier de groupe pour les équipes qui ont besoin d’un vrai calendrier partagé avec de solides contrôles des permissions et un accès sans connexion pour les personnes qui consultent. Elle est particulièrement adaptée aux organisations de bénévoles, aux écoles, aux clubs et aux équipes sportives. C’est parce que Teamup permet à tout le monde de voir le calendrier, même sans compte.

Les contrôles d’accès granulaires sont l’une des meilleures fonctionnalités de Teamup. Ils permettent de définir différents niveaux d’autorisation via des liens de calendrier partageables. Il devient alors possible de n’accorder qu’un accès en consultation à certains membres, tout en donnant à d’autres un accès complet en modification du calendrier. 

Teamup prend également en charge plusieurs sous-calendriers et des vues codées par couleur. Cela vous aide à séparer les départements, les activités et les shifts dans la vue du calendrier afin d’avoir une image claire dès le départ.

2. Cal.com : meilleure solution globale de planification de groupe et d’équipe

Idéal pour : Cal.com convient parfaitement aux équipes et aux groupes qui souhaitent des capacités complètes de bout en bout pour la planification, en plus d’un calendrier de groupe partagé.

Un calendrier partagé nécessite une gestion, qui finit par devenir le travail à plein temps de quelqu’un. Cette personne est chargée d’ajouter, de mettre à jour et de créer des événements pour toute l’équipe. Un logiciel de planification comme Cal.com automatise l’ensemble du processus. Il conserve la vue partagée d’un calendrier de groupe tout en permettant à n’importe qui de réserver une réunion avec les membres de l’équipe ou aux membres de l’équipe de créer une réservation entre eux à partir de leur disponibilité publiée. Ce processus supprime totalement le besoin d’échanges incessants sur les disponibilités et offre une expérience de réservation fluide, tant pour les équipes que pour les clients.

Voyez Cal.com comme la couche de planification d’équipe au-dessus de votre configuration de calendrier existante. Cet ensemble de fonctionnalités est particulièrement utile pour les équipes de customer success, les équipes support, les équipes commerciales et les équipes RevOps. La capacité de planification automatisée, associée à des fonctionnalités comme la planification round robin, permet l’acheminement, la répartition et la gestion automatisés des leads sans supervision manuelle. La plateforme utilise les données de disponibilité de votre calendrier partagé d’organisation et attribue chaque lead entrant au membre de l’équipe qui est le suivant dans la file ou à celui qui est disponible le plus tôt.

Autre point important : avec Cal.com, vous n’avez pas besoin de configurer ces automatisations à chaque fois. Vous pouvez les configurer une seule fois, puis les workflows restent automatisés pour toujours. Donc, qu’il s’agisse d’envoyer des rappels ou des confirmations aux participants à une réunion, ou de partager des e-mails de suivi avec des clients potentiels, Cal.com peut vous aider à automatiser votre flux de planification.

3. Google Calendar : idéal pour les équipes qui utilisent Google Workspace

Idéal pour : les équipes Google Workspace qui veulent un calendrier partagé simple pour les équipes.

Google Calendar est la solution idéale pour les équipes qui utilisent déjà Google Workspace, car c’est l’option la plus simple à utiliser dans son écosystème. Les intégrations étroites de Google Calendar avec d’autres applications Google le rendent très facile à utiliser pour avoir une visibilité centralisée sur toute la disponibilité de votre équipe. Google Calendar est également léger et offre un excellent support mobile, ce qui permet à votre équipe de rester à jour sur ses plannings même en déplacement.

Tout comme Teamup, Google Calendar permet aussi un accès basé sur les permissions pour les membres de l’équipe. Vous pouvez facilement configurer un calendrier en consultation seule pour certains membres tout en donnant un accès en modification à d’autres. Cela garantit que les membres responsables de l’équipe peuvent créer à temps les événements de planification et les shifts pertinents dans le calendrier, tandis que les autres membres peuvent consulter le planning pour connaître leurs shifts et leurs obligations hebdomadaires de travail au même endroit.

Ajoutez à cela le fait que Google Calendar bénéficie de la sécurité des données de niveau entreprise de Google et d’une synchronisation des données en temps réel, et vous obtenez une grande simplicité d’utilisation ainsi qu’une visibilité partagée très claire. Toutefois, sachez que Google Calendar n’est pas idéal pour l’accès sans connexion des personnes externes.

4. Microsoft Outlook : idéal pour les organisations Microsoft 365

Idéal pour : les organisations qui utilisent Microsoft 365 et qui veulent une application de calendrier d’équipe intégrée sans avoir à s’appuyer sur des outils tiers.

L’application calendrier de Microsoft Outlook et Teams est l’option de calendrier de groupe la plus puissante pour les équipes qui utilisent déjà l’écosystème Microsoft 365. Tout comme Google Calendar dans son propre écosystème, l’intégration native avec les autres applications et services web de Microsoft la rend précieuse pour les équipes existantes. De plus, l’écosystème Microsoft 365 est conçu pour les entreprises de niveau enterprise, ce qui garantit une couverture complète pour les équipes en croissance et les workflows complexes entre départements, sites et équipes.

Avec Outlook/Teams, vous pouvez coordonner réunions et plannings au sein du même écosystème, avec accès à différents modes de communication, notamment le chat, l’e-mail, les appels vidéo et la collaboration interne. L’un des rares inconvénients du système Microsoft est que, compte tenu de ses paramètres de sécurité stricts, il est difficile de partager des permissions et un accès en consultation avec des membres externes sans compte. De plus, les permissions très granulaires sont limitées dans ce workflow, ce qui peut poser problème aux enterprises qui ont des exigences complexes de partage de calendrier.

5. TimeTree : meilleur calendrier partagé pour les petits groupes

Idéal pour : les petits groupes qui veulent un calendrier partagé facile à utiliser, avec accès mobile et conversations attachées à chaque événement.

TimeTree est la version plus simple de Teamup, utile pour les petits groupes avec un planning simple. Il gère très bien la coordination des événements, et il peut même être optimal pour des groupes allant jusqu’à cinq personnes. La principale fonctionnalité de TimeTree est qu’il donne à chaque membre du groupe accès au même calendrier, et qu’il propose un chat par événement pour chaque événement du calendrier. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent donc planifier directement autour d’un événement précis, directement dans le calendrier.

De même, TimeTree est aussi adapté au mobile, ce qui permet aux utilisateurs de suivre leur planning en déplacement. La fonction de chat par événement, combinée à la facilité d’utilisation sur mobile, rend TimeTree adapté à des cas d’usage non professionnels également, comme les voyages en famille, les groupes d’amis et les clubs.

6. Calendly : meilleur outil de planification simple

Idéal pour : les équipes et les particuliers qui recherchent un outil de planification simple pour réserver des réunions en fonction de la disponibilité.

Calendly est un outil de planification pour les équipes qui veulent un outil simple et facile à utiliser pour répondre à des besoins basiques de planification d’équipe. Même si Calendly est connu pour son offre gratuite, il est important de noter que les fonctionnalités orientées équipe de Calendly ne sont pas disponibles dans le plan gratuit. Les utilisateurs doivent souscrire un abonnement payant au plan Teams de Calendly pour utiliser ses fonctionnalités orientées équipe.

De plus, Calendly n’est pas vraiment une application de calendrier de groupe pour les équipes. C’est plutôt un moteur de réservation qui fonctionne sur la disponibilité partagée des membres de l’équipe. En pratique, Calendly est donc surtout utile pour les réunions en tête-à-tête plutôt que pour les réunions de groupe. Le manque de flexibilité de Calendly est une raison majeure pour laquelle de nombreuses équipes finissent par choisir Cal.com à sa place pour une solution de planification de bout en bout.

7. Reclaim.ai : meilleur outil de planification assistée par IA

Idéal pour : les équipes et les professionnels qui veulent un outil de planification assistée par IA et de gestion automatique du temps, en complément de leur calendrier existant.

Reclaim.ai convient aux équipes qui veulent un calendrier qui travaille à leurs côtés pour protéger leur temps. Plutôt que de fonctionner comme un calendrier partagé traditionnel du type « tous les événements de chacun en une seule vue », il se concentre sur la planification automatique et l’ajustement du travail autour des engagements déjà présents dans le calendrier.

La plateforme offre le plus de valeur en réduisant le travail manuel associé à la planification et à la gestion du calendrier. Elle utilise une planification assistée par IA qui aide les équipes et les individus à garder le cap sur leur planning et à retrouver tous leurs événements dans le calendrier. Pour un club ou une organisation basée sur les shifts, Reclaim offre une meilleure facilité d’utilisation que d’autres applications de calendrier.

Quelle application de calendrier de groupe est la meilleure pour votre équipe ?

La meilleure application de calendrier de groupe dépend beaucoup de vos besoins. Selon que vous ayez besoin de visibilité partagée, d’un accès externe ou de la planification de réunions, l’application qui vous conviendra sera différente. Pour vous aider à démarrer, voici donc un bref aperçu des différents cas d’usage des applications de calendrier de groupe et de celles qui conviennent le mieux dans chaque catégorie.

• Pour les utilisateurs de Google Workspace : Google Calendar. Le choix le plus simple et souvent le meilleur pour cet écosystème.

• Pour les équipes Microsoft 365 : Outlook ou Teams Calendar. Même logique que l’autre, meilleur choix pour son écosystème grâce aux intégrations natives.

• Pour les organisations basées sur les shifts : Teamup. Aide les équipes à gérer des permissions granulaires et prend en charge une vue sans connexion.

• Pour les petits groupes : TimeTree. Calendrier partagé simple avec un bon accès mobile.

• Pour réserver des réunions : Cal.com. Le meilleur choix pour les équipes qui ont besoin de réservations basées sur la disponibilité, d’événements d’équipe partagés et de la planification round robin.

• Pour des réservations de réunions simples : Calendly. Prise en charge de base de la planification avec couverture payante de la planification de réunions orientée équipe.

• Pour la gestion du temps assistée par IA : Reclaim.ai. Le meilleur choix pour organiser automatiquement le travail et protéger le temps autour des engagements existants.

FAQ

1. Qu’est-ce qu’une application de calendrier de groupe (par rapport à un calendrier personnel) ?

Une application de calendrier de groupe permet à plusieurs personnes de voir et de coordonner les mêmes événements, shifts, réunions ou plannings. Un calendrier personnel gère principalement les engagements d’une seule personne. Les applications de calendrier de groupe ajoutent une visibilité partagée, des permissions et parfois des calendriers séparés pour les départements, les équipes ou les activités.

2. Quelle est la différence entre un calendrier partagé et un outil de planification ?

Un calendrier partagé aide les gens à voir les événements et les plannings au même endroit. Un outil de planification aide les gens à réserver du temps en fonction de la disponibilité. Des outils comme Teamup et Google Calendar se concentrent principalement sur la visibilité, tandis que Cal.com et Calendly se concentrent sur la transformation de la disponibilité en réservations confirmées.

3. Quelle est la meilleure application gratuite de calendrier de groupe pour les équipes ?

Teamup est une excellente option gratuite pour les équipes qui ont besoin d’un calendrier partagé dédié, surtout lorsque les permissions et l’accès des personnes externes comptent. Google Calendar est aussi un choix gratuit pratique pour les équipes qui utilisent déjà l’écosystème de Google, tandis que TimeTree fonctionne bien pour les groupes plus petits.

4. Quel calendrier partagé permet aux visiteurs d’accéder sans compte/connexion ?

Teamup est l’une des meilleures options pour un accès au calendrier sans connexion. Ses liens d’accès partageables le rendent adapté aux clubs, écoles, équipes sportives, bénévoles et autres groupes où certaines personnes doivent consulter le planning sans créer de compte Google ou Microsoft.

5. Quel est le meilleur calendrier partagé pour les clubs, équipes sportives, écoles ou le travail en horaires décalés ?

Teamup est le meilleur choix pour les clubs, équipes sportives, écoles et organisations travaillant par roulements. Sa structure de calendrier partagé, ses sous-calendriers, ses permissions granulaires et l’accès de consultation sans connexion facilitent la coordination de grands groupes où différentes personnes ont besoin de niveaux d’accès différents.

6. Quelle est la meilleure application de calendrier de groupe pour un petit groupe de 2 à 5 personnes ?

TimeTree est un excellent choix pour les petits groupes de deux à cinq personnes. Il associe un calendrier partagé simple à un accès mobile et à des conversations par événement, ce qui le rend utile pour les petites équipes, les familles, les voyages, les clubs et les groupes qui coordonnent leurs plans ensemble.

7. Comment partager un calendrier avec toute une équipe dans Google ou Outlook ?

Dans Google Calendar, créez ou sélectionnez un calendrier et partagez-le avec les membres de l’équipe en utilisant leurs comptes et les autorisations appropriées. Dans Outlook, les calendriers partagés peuvent être créés et partagés au sein de l’écosystème Microsoft. Les deux fonctionnent mieux lorsque l’équipe utilise déjà Google Workspace ou Microsoft 365.

8. Quelles applications de calendrier de groupe offrent les meilleurs contrôles d’autorisations ?

Teamup se distingue par ses contrôles d’autorisations granulaires, notamment différents niveaux d’accès pouvant être attribués via des liens de partage. Google Calendar et Outlook offrent des autorisations de partage utiles, mais les outils dédiés au calendrier partagé sont généralement mieux adaptés aux organisations qui ont besoin d’un accès plus flexible pour différents groupes d’utilisateurs.

9. Quelle est la meilleure application de calendrier de groupe pour les équipes Google Workspace ? Pour les équipes Microsoft 365 ?

Google Calendar est le choix naturel pour les équipes Google Workspace, grâce à son intégration avec Gmail, Google Meet et les autres outils Google. Outlook et Teams sont les mieux adaptés aux organisations Microsoft 365, où les calendriers sont déjà étroitement liés aux e-mails, aux réunions et à la collaboration interne.

10. Quelle application est la meilleure pour la planification d’équipe ou la réservation de réunions plutôt que la simple consultation des calendriers ?

Cal.com est le meilleur choix lorsque votre équipe doit transformer des disponibilités en réservations plutôt que simplement consulter un calendrier partagé. Il prend en charge les liens de planification d’équipe, la planification basée sur la disponibilité et la planification round robin, ce qui permet de répartir automatiquement les réunions entrantes entre les membres de l’équipe.

11. Quelle est la meilleure application de calendrier de groupe avec des applications mobiles ?

TimeTree est l’une des meilleures options pour les groupes qui s’organisent principalement depuis des appareils mobiles. Son expérience de calendrier partagé simple et ses conversations au niveau des événements conviennent particulièrement bien aux petits groupes. Google Calendar et Outlook sont également des choix pratiques pour les équipes qui utilisent déjà leurs écosystèmes respectifs.

12. Comment les applications de calendrier de groupe gèrent-elles les fuseaux horaires au sein d’une équipe distribuée ?

La plupart des outils de calendrier modernes affichent les événements selon le fuseau horaire local des utilisateurs tout en stockant l’heure d’événement sous-jacente de manière cohérente. Cela aide les équipes distribuées à éviter de convertir manuellement les heures de réunion. Les équipes doivent tout de même vérifier que les invitations et les intégrations gèrent correctement les changements d’heure d’été selon les régions.

13. Quelle est la meilleure application de sondage de planification de groupe pour trouver un créneau où tout le monde est libre ?

Rallly est une bonne option pour trouver un créneau qui convient à tout le monde grâce à un sondage de disponibilité de groupe. Contrairement à un calendrier partagé continu, un sondage de planification recueille les disponibilités des participants et aide les organisateurs à identifier le créneau qui convient le mieux au groupe.

14. Comment les prix des applications de calendrier de groupe se comparent-ils, qu’est-ce qui est gratuit ou payant ?

Plusieurs options offrent un accès gratuit, notamment Teamup, TimeTree, Google Calendar et Rallly, tandis que Google et Outlook peuvent aussi être inclus dans des abonnements existants à Workspace ou Microsoft 365. Pour la planification, Cal.com propose une option individuelle gratuite, avec des forfaits Teams à partir de 12 $ par utilisateur et par mois.