7 meilleurs logiciels de réservation de salles | Cal.com

Cal.com vous permet de configurer les hosts et les salles impliqués dans vos réunions, puis vérifie leurs calendriers lorsqu’une personne choisit un horaire. Un horaire n’est disponible que lorsque le host et la salle sont tous deux libres, afin que vous ne vous retrouviez pas à réserver une réunion alors que la salle est déjà prise, ni à réserver une salle disponible quand le host ne l’est pas. Le plan gratuit inclut des scheduling links illimités, la synchronisation bidirectionnelle du calendrier et des rappels automatisés.

Nous avons comparé Cal.com à d’autres outils de réservation de salles selon trois critères :

• Application des check-ins : peut-il libérer une salle lorsque personne ne se présente ?

• Règles de réservation : pouvez-vous contrôler qui peut réserver une salle, combien de temps à l’avance elle peut être réservée et si une réservation nécessite une approbation ?

• Clarté des tarifs : pouvez-vous comprendre le coût à partir des tarifs publics ?

Le tableau comparatif vers la fin résume comment les sept outils se comparent selon ces critères et indique si chacun dispose d’un plan gratuit.

TL;DR : le classement en un coup d’œil

1. Cal.com : le meilleur pour réserver à la fois les salles et les réunions

2. Skedda : le meilleur pour gérer les salles et les espaces partagés

3. Robin : le meilleur pour les analytics d’espace de travail d’entreprise et les données d’occupation

4. Envoy : le meilleur pour gérer les visiteurs et les réservations de salles

5. OfficeSpace : le meilleur pour la planification d’espace et les déménagements de bureaux

6. Archie : le meilleur pour le coworking et les espaces de travail partagés

7. Joan : le meilleur pour les affichages de salles à encre électronique et la réservation à l’entrée

Qu’est-ce qu’un logiciel de réservation de salles ?

Un logiciel de réservation de salles vous aide à trouver, réserver et enregistrer l’utilisation d’espaces partagés comme des salles de réunion, des salles de conférence, des cabines téléphoniques, des salles de concentration, des laboratoires et des salles de classe. Il se connecte généralement à votre calendrier existant, afin que vous puissiez réserver une salle tout en planifiant une réunion.

Vous pouvez vérifier si une salle est libre, voir si elle a assez de capacité et l’équipement dont vous avez besoin, et confirmer si les gens se sont réellement présentés à leurs réservations. Cela vous donne une vision plus claire des salles qui sont utilisées et de celles qui restent vides.

De nombreuses plateformes de réservation de salles incluent aussi la réservation de bureaux, le stationnement, la gestion des visiteurs, l’affichage numérique et l’orientation. Selon l’outil, vous pouvez payer par utilisateur, par espace ou par écran de salle, ou devoir demander un devis personnalisé.

Que rechercher dans un logiciel de réservation de salles

Un bon logiciel de réservation de salles doit bien faire trois choses : afficher une disponibilité exacte, vous permettre de contrôler qui peut réserver et libérer les salles après les annulations et les absences. Les fonctionnalités dont vous avez besoin au-delà de cela dépendent de la manière dont votre organisation utilise son espace.

Dans cette optique, voici les principales fonctionnalités à rechercher :

1. Synchronisation bidirectionnelle du calendrier. Les réservations de salles commencent souvent dans un calendrier. Assurez-vous que le logiciel se synchronise dans les deux sens avec Microsoft 365 et Google Workspace, y compris les réservations, les annulations, les participants et les liens de visioconférence.

2. Check-in et libération automatique. Le check-in aide à empêcher les absences de bloquer les salles. Recherchez des codes QR, des tablettes, des liens par e-mail ou un check-in via Wi-Fi, ainsi qu’une libération automatique lorsqu’une personne ne se présente pas.

3. Des règles de réservation adaptées à vos politiques. Différentes équipes peuvent avoir besoin de règles différentes pour différentes salles. Recherchez des fenêtres de réservation, des quotas, des buffers, des approbations et des contrôles d’accès qui vous permettent de décider qui peut réserver un espace et quand.

4. Affichages de salle et réservation en libre-service. Les affichages à l’extérieur des salles indiquent si un espace est disponible et peuvent permettre aux personnes de réserver, prolonger ou libérer une réservation. Vérifiez si le logiciel fonctionne avec des tablettes standard ou s’il nécessite un matériel propriétaire.

5. Analytics d’utilisation. Recherchez des données sur l’occupation, les absences, la demande de pointe et l’utilisation des salles par équipe, étage ou emplacement. Cela vous aide à voir quelles salles sont demandées et où l’espace reste inutilisé.

6. Planification des réunions elles-mêmes. La réservation de salles n’est qu’une partie du processus. Si vous planifiez aussi des entretiens, des réunions clients, des démos ou des consultations, recherchez un outil capable de coordonner les personnes et les salles en même temps. La disponibilité partagée, la planification round robin, les formulaires de routage et l’automatisation des workflows sont utiles pour ces réservations.

Les 7 meilleurs logiciels de réservation de salles

1. Cal.com : le meilleur pour réserver à la fois les salles et les réunions qu’elles accueillent

Plan gratuit ?	Prix de départ	Fonctionnalité phare	Cas d’usage idéal
Oui, gratuit à vie	$16/user/month	Les scheduling links collectifs réservent ensemble la salle et le host	Les bureaux qui doivent réserver des salles et les réunions qui s’y déroulent, y compris avec des invités externes

Ce que c’est : Cal.com vous permet de planifier les personnes et la salle nécessaires à une réunion depuis la même page de réservation. Configurez vos hosts et vos salles, reliez chaque salle à son calendrier de ressource Google Workspace ou à sa boîte aux lettres de salle Outlook, et Cal.com vérifie leur disponibilité avant d’afficher un horaire à réserver.

Par exemple, si vous planifiez un entretien, vous pouvez exiger que les interviewers et une salle soient disponibles avant qu’un horaire soit proposé. Pour les réunions qui pourraient aller à différentes personnes ou salles, le routage et la planification round robin aident à envoyer la réservation vers la bonne option. Vous pouvez définir des limites sur la manière dont les salles sont réservées, ajouter des étapes d’approbation pour certains espaces et envoyer des rappels automatisés avant la réunion.

Pourquoi il est classé premier : Cal.com vous offre plusieurs façons de contrôler la manière dont les réunions sont attribuées aux personnes et aux salles. Les scheduling links collectifs associent hosts et salles, les formulaires de routing envoient les réservations vers la bonne équipe ou le bon espace, et la planification round robin répartit les réservations entre les options disponibles. Vous pouvez aussi ajouter des limites de réservation, des buffers et des approbations pour les salles qui nécessitent des règles plus strictes afin de mieux contrôler leur utilisation.

Fonctionnalités clés :

• Salles comme comptes réservables : connectez un calendrier de ressource Google Workspace ou une boîte aux lettres de salle Outlook à un compte de salle, définissez sa disponibilité et rendez la salle réservable.

• Scheduling links collectifs : vérifiez le host et la salle en même temps, afin qu’un créneau n’apparaisse que lorsqu’ils sont tous deux disponibles.

• Répartition round robin : regroupez des salles et répartissez les réservations entre les salles disponibles, ou faites tourner les hosts au sein d’une équipe.

• Routing forms et routage basé sur des attributs : orientez les demandes en fonction de facteurs comme l’étage, la capacité, la région ou l’équipe.

• Approbations : exigez une approbation avant que certaines réservations de salles soient confirmées.

• Limites de réservation et buffers : contrôlez combien de temps ou jusqu’à quand à l’avance les personnes peuvent réserver, et ajoutez du temps tampon entre les réservations.

• Réservation externe : partagez un lien ou intégrez un widget afin que des personnes extérieures à votre entreprise puissent réserver selon la disponibilité en temps réel.

• Automatisation des workflows : envoyez des confirmations, des rappels et des suivis par e-mail et SMS pour réduire les absences.

• Analytics de réservation : suivez l’activité de réservation et voyez comment vos salles et votre capacité de réunion sont utilisées.

• 100+ intégrations natives : connectez Cal.com aux outils que votre équipe utilise pour les calendriers, la communication, les paiements, le CRM et les workflows.

• Seats et paiements Stripe : permettez à plusieurs personnes de réserver le même créneau ou encaissez des paiements pour les réservations de salles.

• API et React Atoms : intégrez la planification des salles et des réunions dans votre propre application ou portail de travail.

• White-label et sécurité : supprimez la marque Cal.com et utilisez votre propre domaine. Cal.com prend en charge SOC 2, ISO 27001, GDPR, l’authentification unique SAML (SSO) et le provisionnement SCIM.

Tarifs** :** Cal.com propose un plan gratuit avec des scheduling links illimités, la synchronisation bidirectionnelle du calendrier, la réservation externe et des rappels automatisés. Les formules payantes commencent à $16/user/month, ou $12/user/month en facturation annuelle, et ajoutent des fonctionnalités comme la planification round robin, les Routing forms, la suppression de la marque Cal.com et les analytics de réservation. Les formules supérieures ajoutent SAML SSO, le provisionnement SCIM et HIPAA avec un BAA.

Avis de Rohith sur Cal.com

Idéal pour : les Teams qui doivent réserver des salles dans le cadre de la planification de réunions, y compris les entretiens, les réunions clients et les réunions internes où le host et la salle doivent tous deux être disponibles.

Verdict : Cal.com vous permet de configurer des salles en parallèle des hosts et de vérifier les deux lorsqu’une personne réserve une réunion. Par exemple, un entretien peut nécessiter deux interviewers et une salle spécifique, tandis qu’une réunion client peut être orientée vers un host et une salle disponibles. Vous pouvez aussi ouvrir ces pages de réservation à des invités externes et envoyer des rappels automatisés avant la réunion.

Commencez avec le plan gratuit de Cal.com ou réservez une démo pour voir comment cela pourrait fonctionner pour votre équipe.

2. Skedda : le meilleur pour gérer les salles elles-mêmes

Plan gratuit ?	Prix de départ	Fonctionnalité phare	Cas d’usage idéal
Non, et pas d’essai	$249/month	Règles de réservation et plans d’étage interactifs	Bureaux de taille moyenne à grande et universités qui ont besoin de contrôles détaillés des espaces

Ce que c’est : Skedda est une plateforme de planification conçue pour les espaces physiques partagés. Elle combine la réservation de salles avec des plans d’étage interactifs, des règles de réservation, le check-in, le suivi de l’occupation et des affichages sur tablette qui indiquent si une salle est disponible ou occupée. Vous pouvez l’utiliser pour gérer des salles de réunion, des bureaux et d’autres espaces réservables depuis un seul système. Par exemple, vous pouvez définir des règles sur qui peut réserver un espace, quand il peut le réserver, combien de temps il peut l’utiliser et s’il doit effectuer un check-in. Les plans d’étage montrent quels espaces sont disponibles, tandis que le suivi de l’occupation vous aide à voir à quelle fréquence les salles et autres espaces sont réellement utilisés.

Fonctionnalités clés :

• Plans d’étage interactifs : créez une carte numérique de votre bureau qui reflète l’agencement physique. Les employés peuvent voir les salles et les bureaux disponibles et les réserver directement depuis la carte.

• Moteur de règles et de rôles : contrôlez qui peut réserver chaque espace et quand. Définissez des fenêtres de réservation, des limites de durée, des quotas, des buffers, des règles d’annulation et des exigences d’approbation.

• Synchronisation bidirectionnelle du calendrier : connectez Skedda à Microsoft 365, Outlook ou Google Workspace pour maintenir la synchronisation entre les réservations d’espaces et les événements du calendrier et éviter les doubles réservations.

• Check-in et suivi de l’occupation : exigez que les utilisateurs confirment leur arrivée par e-mail, codes QR, Teams, Slack ou Wi-Fi. Si quelqu’un ne se présente pas, Skedda peut libérer automatiquement la réservation.

• Tableau de bord Insights : analysez l’activité de réservation pour voir comment les espaces sont utilisés et identifier les tendances de demande dans votre environnement de travail.

Limitations :

• Les limites d’espace peuvent se remplir rapidement lorsque vous gérez des salles, des bureaux, du stationnement et d’autres ressources.

• Le check-in et les règles de réservation avancées ne sont pas disponibles sur tous les plans.

• Skedda est moins adapté à la planification de réunions avec hosts et attendees.

Tarifs : Skedda ne propose ni plan gratuit ni essai. Les formules payantes commencent à $249/month en facturation annuelle et incluent 35 espaces, des utilisateurs et réservations illimités, des plans d’étage interactifs, un moteur de règles de base et un tableau de bord Insights.

Idéal pour : les lieux de travail hybrides et les universités qui doivent gérer différents types d’espaces partagés avec des règles de disponibilité, d’horaires de réservation, d’accès et d’utilisation.

Verdict comparatif : Skedda gère la salle et la gestion des espaces avec des outils comme les plans d’étage, les règles de réservation, le check-in et le suivi de l’occupation. Cal.com prend aussi en charge la réservation de salles, mais l’intègre plus étroitement à la planification des réunions, ce qui vous permet de coordonner les hosts et les salles et de laisser des invités externes réserver.

3. Robin : le meilleur pour les analytics d’espace de travail d’entreprise

Plan gratuit ?	Prix de départ	Fonctionnalité phare	Cas d’usage idéal
Non, et pas d’essai	Devis personnalisé	Occupation vérifiée par capteurs et plus de 100 métriques d’analytics	Entreprises avec plus de 150 collaborateurs hybrides sur plusieurs sites

Ce que c’est : Robin est une plateforme de gestion du lieu de travail pour les organisations dotées de bureaux complexes ou multisites. Elle couvre la réservation de salles et de bureaux, la gestion des visiteurs, les affichages de salles et l’analytique du lieu de travail. Ses analyses combinent les données de réservation avec les signaux d’occupation issus de capteurs connectés, offrant aux équipes une vision plus claire de l’utilisation de leurs espaces. Robin prend également en charge plus de 100 KPI du lieu de travail et recommande des salles en fonction de facteurs tels que la taille des réunions et les préférences des participants, aidant ainsi les équipes à planifier efficacement l’utilisation de leurs bureaux.

Fonctionnalités clés :

• Suggestions intelligentes de salles : recommandez des salles disponibles en fonction de l’heure de la réunion, du nombre de participants, des équipements et des préférences de réservation.

• Plans de bureau interactifs : affichez les salles, les bureaux et d’autres espaces sur un plan d’étage numérique avec disponibilité en temps réel pour une réservation rapide.

• Suivi de l’occupation : utilisez des capteurs connectés et les données d’enregistrement pour voir si les espaces réservés sont réellement utilisés et libérez les réservations abandonnées.

• Affichages de salle : affichez l’état actuel d’une salle sur une tablette, avec la possibilité de réserver ou de s’enregistrer directement depuis l’écran.

• Analytique du lieu de travail : suivez l’utilisation des espaces et des bureaux dans les bureaux, bâtiments, étages et équipes afin d’identifier les espaces sous-utilisés et l’évolution de la demande.

Limitations :

• Modifier l’agencement des bureaux peut être fastidieux et peut nécessiter l’aide de l’équipe de Robin.

• Certains utilisateurs signalent des bugs liés à la disponibilité, à l’interface et aux performances sur mobile.

Tarifs : Robin ne propose ni formule gratuite ni essai. Les tarifs ne sont pas publiés sur son site web, vous devrez donc demander un devis personnalisé.

Idéal pour : les grandes entreprises comptant plus de 150 employés hybrides, plusieurs bureaux et des politiques de travail complexes, qui ont besoin de données détaillées sur l’occupation et l’utilisation des espaces.

Verdict comparatif : Robin fournit des outils complets pour gérer les espaces physiques, notamment le suivi de l’occupation, l’analytique du lieu de travail et la gestion des salles. Cal.com prend également en charge la réservation de salles, mais la relie plus étroitement à la planification des réunions, avec des fonctionnalités telles que la réservation externe, le routage, le round robin scheduling et les liens de réservation partageables.

4. Envoy : le meilleur pour la gestion des visiteurs en complément des salles

Formule gratuite ?	Prix de départ	Fonction phare	Cas d’usage idéal
Non, essai de 14 jours	5 $/ressource/mois	Gestion des visiteurs	Bureaux qui ont besoin de workflows visiteurs en plus de la réservation de salles

Ce que c’est : Envoy est une plateforme de gestion du lieu de travail pour gérer les visiteurs et les espaces qu’ils utilisent. Elle couvre l’enregistrement des visiteurs en parallèle des réservations de salles et de bureaux, du stationnement, des livraisons et de l’affichage numérique. Pour la réservation de salles, Envoy permet aux employés de réserver des espaces, de vérifier la disponibilité sur les plans de bureau et d’utiliser des affichages de salle pour voir si un espace est libre. L’enregistrement et la libération automatique aident à maintenir une disponibilité exacte des salles lorsqu’une personne ne se présente pas. Les équipes peuvent également gérer l’arrivée d’un invité et l’espace de réunion qu’il utilisera depuis la même plateforme.

Fonctionnalités clés :

• Réservations de salles, de bureaux et de stationnement : réservez différentes ressources du lieu de travail depuis une seule plateforme, avec des options de réservation à l’heure, sur plusieurs jours et depuis mobile.

• Réservation sans rendez-vous : utilisez les tablettes de salle pour voir le planning de la journée, réserver une salle disponible, vous enregistrer ou terminer une réunion directement à la porte.

• Libération automatique intelligente : rouvrez automatiquement les salles, bureaux ou places de stationnement lorsqu’une personne manque son enregistrement, afin que les réservations inutilisées ne bloquent pas les autres.

• Disponibilité en temps réel : voyez les salles, bureaux et places de stationnement disponibles sur des plans interactifs ou réservez via l’application Envoy, Google Calendar ou Outlook.

• Gestion des visiteurs : préenregistrez les invités, collectez les informations requises, contrôlez les visiteurs, imprimez des badges et avertissez les hôtes à leur arrivée.

Limitations :

• Vous paierez pour des fonctionnalités supplémentaires même si vous avez uniquement besoin de gérer des réservations de salles.

• Les workflows visiteurs complexes demandent plus de temps à mettre en place.

Tarifs : Envoy n’a pas de formule gratuite, mais propose un essai gratuit de 14 jours. La réservation de salles est disponible dans son module Reservations et commence à 5 $ par ressource réservable et par mois en facturation annuelle. Les autres modules, y compris la gestion des visiteurs, sont facturés séparément.

Idéal pour : les bureaux qui ont besoin de gérer les visiteurs, les réservations de salles et les accès au lieu de travail depuis une seule plateforme.

Verdict comparatif : Envoy est conçu pour les bureaux qui doivent gérer les visiteurs en complément des salles et d’autres ressources du lieu de travail. Cal.com relie les réservations de salles aux réunions, de sorte que les invités externes peuvent réserver, être orientés vers le bon hôte et recevoir des rappels avant la réunion.

5. OfficeSpace : le meilleur pour la planification d’espace et les déménagements de bureaux

Formule gratuite ?	Prix de départ	Fonction phare	Cas d’usage idéal
Non, et pas d’essai	Devis personnalisé	Planification de scénarios et gestion des déménagements	Grandes entreprises gérant des déménagements fréquents et des parcs immobiliers multi-bâtiments

Ce que c’est : OfficeSpace est une plateforme de gestion du lieu de travail conçue pour les grandes organisations. En plus de la réservation de salles, elle prend en charge la planification des espaces, la gestion des déménagements, le suivi des actifs, les plans d’étage et l’analytique du lieu de travail. Ses outils de planification de scénarios permettent aux équipes des installations de créer un modèle d’un changement de bureau proposé, comme le déplacement d’un service vers un autre étage ou le regroupement d’équipes dans moins d’espaces, avant de mettre le changement en œuvre. Elle offre aux équipes un moyen de planifier l’évolution de leur espace de bureau parallèlement à la gestion quotidienne des salles et du lieu de travail.

Fonctionnalités clés :

• Réservation de salles : trouvez et réservez des salles selon la disponibilité, l’emplacement, la capacité ou les équipements depuis le web, l’application mobile, Slack, Teams ou les calendriers connectés.

• Libération automatique des salles : exigez un enregistrement et annulez automatiquement les réservations inutilisées lorsqu’aucune personne ne se présente, afin de rendre la salle disponible pour d’autres.

• Profils de salle : ajoutez des détails comme la capacité, l’équipement et les équipements afin que les employés puissent trouver une salle adaptée à leur réunion.

• Enregistrement sur borne et tablette : utilisez des iPad ou des tablettes Android pour consulter la disponibilité des salles, faire des réservations sans rendez-vous et vous enregistrer à la salle.

• Planification de scénarios et gestion des déménagements : créez et comparez des plans d’étage proposés, puis utilisez-les pour planifier les déménagements d’équipe, les changements de sièges et les consolidations de bureaux avant de modifier l’espace physique.

Limitations :

• L’onboarding peut prendre 1 à 2 mois, voire plus.

• La courbe d’apprentissage est raide pour les nouveaux utilisateurs.

Tarifs : OfficeSpace ne propose ni formule gratuite ni essai. Les tarifs ne sont pas publiés sur leur site, vous devrez donc demander un devis personnalisé.

Verdict comparatif : OfficeSpace combine la réservation de salles avec les plans d’étage, la planification des espaces, la gestion des déménagements et l’analytique du lieu de travail. Cal.com vous permet de réserver une salle dans le cadre de la planification d’une réunion, afin que l’hôte et la salle puissent être vérifiés ensemble avant que quelqu’un ne choisisse un horaire.

6. Archie : le meilleur pour le coworking et les espaces partagés

Formule gratuite ?	Prix de départ	Fonction phare	Cas d’usage idéal
Non, essai de 14 jours	159 $/mois	Facturation et adhésions pour le coworking	Exploitants d’espaces de coworking et espaces multi-locataires

Ce que c’est : Archie est une plateforme de gestion du lieu de travail conçue pour les espaces de coworking et autres entreprises qui louent des bureaux et des salles partagés. Elle gère les réservations de salles et de bureaux, la gestion des visiteurs et les aspects commerciaux de la gestion des membres. Un exploitant de coworking, par exemple, peut attribuer des crédits de réservation aux membres, gérer leurs abonnements et leurs factures, collecter les paiements et connecter les données financières à un logiciel de comptabilité depuis la même plateforme.

Fonctionnalités clés :

• Réservation sur plusieurs plateformes : réservez des salles et des bureaux depuis le web ou l’application mobile, les écrans de salle, Google Calendar, Outlook ou Microsoft Teams. Slack prend en charge les notifications de réservation et les enregistrements.

• Écrans de salle et bornes : utilisez des tablettes standard pour afficher la disponibilité des salles et permettre aux utilisateurs de réserver des espaces depuis la salle ou une borne partagée.

• Enregistrement par QR code et libération automatique : exigez des utilisateurs qu’ils s’enregistrent pour les réservations de salles et de bureaux, puis libérez automatiquement les espaces inutilisés lorsqu’ils ne se présentent pas.

• Règles de réservation : définissez des limites de réservation à l’avance, des buffers, des règles d’annulation, des validations et des réservations récurrentes pour différents espaces et groupes d’utilisateurs.

• Facturation et adhésions pour le coworking : gérez les formules d’adhésion, les crédits de réservation, les factures et les paiements, avec des intégrations QuickBooks et Xero.

Limitations :

• La mise en place d’Archie peut prendre jusqu’à quatre semaines.

• La personnalisation du tableau de bord est limitée.

Tarifs : Archie ne propose pas de formule gratuite, mais vous obtenez un essai gratuit de 14 jours après avoir réservé une démonstration. Ses modules de planification de salles et de réservation de bureaux commencent à 159 $/mois chacun pour un emplacement, en facturation annuelle, tandis que le module d’espace de coworking commence à 165 $/mois. Vous devrez tout de même demander un devis personnalisé pour votre configuration exacte.

Idéal pour : les espaces de coworking, les hubs d’innovation et autres lieux de travail partagés qui louent des salles et des bureaux et doivent gérer ensemble les réservations et les paiements.

Verdict comparatif : Archie est conçu pour les entreprises qui louent des espaces partagés, avec des outils pour gérer les réservations en parallèle des adhésions et de la facturation. Cal.com gère également les réservations de salles, mais les relie plus étroitement à la planification des réunions, avec la réservation externe, le routage et la disponibilité de l’hôte.

7. Joan : le meilleur pour les affichages de salle e-paper

Formule gratuite ?	Prix de départ	Fonction phare	Cas d’usage idéal
Non, essai de 30 jours	Devis personnalisé	Affichages de porte e-paper alimentés par batterie	Bureaux qui veulent des affichages dédiés à l’extérieur des salles de réunion

Ce que c’est : Joan est une plateforme de gestion du lieu de travail surtout connue pour ses affichages de salle e-paper. Ces panneaux alimentés par batterie se placent à l’extérieur des salles de réunion, indiquent si un espace est disponible et permettent de réserver, prolonger ou libérer une réservation. La plateforme prend également en charge les réservations de bureaux et de stationnement, la gestion des visiteurs, l’affichage numérique et l’analytique du lieu de travail, les affichages de salle servant de principal moyen d’interaction avec le système.

Fonctionnalités clés :

• Affichages de salle e-paper : les affichages sans fil et alimentés par batterie de Joan montrent la disponibilité des salles à l’extérieur de chaque espace sans nécessiter de connexion électrique permanente.

• Réservation sans rendez-vous : réservez, prolongez ou libérez une salle directement depuis l’affichage lorsque vous avez besoin d’un espace sur-le-champ.

• Synchronisation de calendrier : connectez Joan avec Microsoft 365, Google Workspace, Exchange, Slack ou Microsoft Teams pour maintenir la disponibilité des salles alignée sur vos calendriers existants.

• Grilles de salles et d’équipes : consultez plusieurs salles, emplacements et leur disponibilité depuis un seul écran, ce qui facilite la recherche d’un espace libre.

• Rapports d’utilisation : suivez l’utilisation des salles, les tendances de réunion, les espaces populaires et les no-shows pour comprendre comment vos salles sont utilisées.

Limitations :

• Vous devrez payer séparément pour les affichages de salle.

• Certains utilisateurs signalent des chargements lents et des retards lors de la vérification de la disponibilité ou de l’utilisation de l’application mobile.

Tarifs : Joan n’a pas de formule gratuite, mais propose un essai gratuit de 30 jours. Les tarifs ne sont pas publics, vous devrez donc demander un devis personnalisé.

Idéal pour : les bureaux qui veulent des affichages physiques dédiés à l’extérieur des salles de réunion et préfèrent gérer le matériel et le logiciel auprès d’un seul fournisseur.

Verdict comparatif : Joan combine la réservation de salles avec des affichages dédiés qui permettent aux employés de voir la disponibilité et de gérer les réservations à l’extérieur de la salle. Cal.com permet aussi de réserver des salles, mais les relie aux hôtes et aux réunions, y compris les réservations externes et le routage. Les deux peuvent fonctionner ensemble lorsque vous avez besoin à la fois d’affichages de salle et de planification de réunions.

Logiciel de réservation de salles : tableau comparatif rapide

Voici comment les sept logiciels de réservation de salles se comparent sur les fonctionnalités clés, les formules gratuites et la clarté des tarifs :

Outil	Formule gratuite	Application des enregistrements	Règles de réservation	Clarté des tarifs
Cal.com	✅ Gratuit à vie	⚠️ Pas d’enregistrement, mais les rappels et les validations aident à réduire les no-shows	✅ Limites de réservation, buffers, routage, validations	✅ Tarifs publiés
Skedda	❌ Pas de formule gratuite ni d’essai	✅ Oui	✅ Fenêtres de réservation, règles d’accès, validations	✅ Tarifs publiés
Robin	❌ Pas de formule gratuite ni d’essai	✅ Oui	✅ Contrôles d’accès, limites de réservation, validations	❌ Devis personnalisé
Envoy	❌ Pas de formule gratuite, essai de 14 jours	✅ Oui	✅ Politiques de réservation et contrôles d’accès	⚠️ Tarifs publiés, mais vous avez tout de même besoin d’un devis personnalisé
OfficeSpace	❌ Pas de formule gratuite ni d’essai	✅ Oui	✅ Contrôles d’accès, règles de réservation, validations	❌ Devis personnalisé
Archie	❌ Pas de formule gratuite, essai de 14 jours	✅ Oui	✅ Règles d’accès et de réservation	⚠️ Tarifs publiés, mais vous avez tout de même besoin d’un devis personnalisé
Joan	❌ Pas de formule gratuite, essai de 30 jours	✅ Oui	⚠️ Contrôles de réservation de base	❌ Devis personnalisé

Verdict final

Lorsque vous choisissez un logiciel de réservation de salles, demandez-vous si vous devez planifier les salles et les réunions ensemble ou surtout gérer les espaces eux-mêmes.

Cal.com est le meilleur choix si vous avez besoin des deux. Il vérifie la disponibilité des salles et des hôtes avant d’afficher les créneaux de réservation et prend en charge les réservations externes, le routage, la planification round robin et les rappels automatisés. Le plan gratuit inclut des liens de planification illimités et la synchronisation bidirectionnelle du calendrier.

Si vous avez בעיקר besoin de gestion des espaces, regardez Skedda, Robin ou OfficeSpace. Envoy a plus de sens si la gestion des visiteurs fait partie du besoin. Archie convient aux espaces de coworking qui ont aussi besoin de réservations, d’adhésions et de facturation, tandis que Joan est une bonne option si vous voulez des écrans de salle dédiés.

Si coordonner les salles avec les réunions est ce qu’il vous faut, commencez avec le plan gratuit de Cal.com ou réservez une démo.

Questions fréquentes

1. Quel est le meilleur logiciel de réservation de salles ? Si vous devez planifier à la fois la salle et les personnes présentes, Cal.com est une option solide. Ses liens de planification collectifs vérifient ensemble la disponibilité des hôtes et des salles, tandis que le routage et le round robin aident à envoyer les réservations aux bonnes personnes et aux bons espaces.

2. Combien coûte un logiciel de réservation de salles ? Les tarifs varient selon l’outil et peuvent être basés sur les utilisateurs, les espaces, les ressources ou sur un devis personnalisé. Cal.com propose un plan gratuit, tandis que les plans payants commencent à 16 $/utilisateur/mois. Skedda commence à 249 $/mois, Envoy Reservations à 5 $/ressource/mois, et Archie à 159 $/mois. Robin, OfficeSpace et Joan nécessitent un devis personnalisé.

3. Cal.com peut-il réserver directement des salles de réunion, ou seulement les réunions ? Oui. Vous pouvez connecter une salle à son calendrier de ressource Google Workspace ou à la boîte aux lettres de salle Outlook. Cal.com vérifie ensuite la salle en même temps que l’hôte (ou les hôtes) lorsqu’une personne réserve une réunion.

4. Quel logiciel de réservation de salles convient le mieux aux petites entreprises ? Si vous avez surtout besoin de planifier des réunions et des salles, le plan gratuit de Cal.com inclut des liens de planification illimités, la synchronisation bidirectionnelle du calendrier, les réservations externes et les rappels automatisés. Skedda, Robin et OfficeSpace conviennent mieux aux équipes qui ont aussi besoin d’outils pour gérer les salles, les étages, l’occupation ou l’espace de bureau.

5. Avons-nous besoin de panneaux d’affichage des salles et de capteurs d’occupation ? Pas forcément. Les affichages de salle peuvent prendre en charge les réservations sans rendez-vous, tandis que le suivi de l’occupation montre comment les espaces sont utilisés. Si vous n’avez pas besoin de ces fonctionnalités, vous pouvez choisir un logiciel qui gère la disponibilité, les règles de réservation et l’enregistrement sans matériel dédié.