L’impact de la planification automatisée sur l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle des employés

Quand la planification et la gestion des quarts de travail passent au premier plan, la principale préoccupation est généralement de savoir comment une entreprise en tirera profit. Mais voici un conseil du cours de Gestion des ressources humaines 101 : les employés sont l’atout clé. S’ils sont heureux et motivés, ils peuvent faire grimper les revenus rien que par la qualité du travail et des services qu’ils fournissent. Cette règle fonctionne aussi dans l’autre sens : des employés surchargés et ignorés sont moins enclins à donner 101 % dans leur travail. Ils se contentent du minimum requis, en attendant la fin de leur quart de travail – ou n’atteignent même pas les attentes minimales.

En outre, la planification automatisée facilitera et rendra plus efficace le respect des nouvelles réglementations sur les conditions de travail.

Vous le savez, en tant que propriétaire d’entreprise responsable et intelligent, alors concentrons-nous sur des aspects plus techniques. Comment automatiser votre processus de planification pour aider les employés à obtenir des plannings optimaux, à trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et à se sentir généralement valorisés ?

En résumé, vous devez choisir un outil fiable et puissant pour la planification automatisée. Ensuite, vous serez prêt à faire croître vos revenus ainsi que la satisfaction et la fidélisation de vos employés.

Avantages de la planification automatisée des employés

Un très bon logiciel de planification devrait vous aider à atteindre plusieurs objectifs importants liés aux effectifs et à leurs besoins. Explorons donc ces avantages en détail.

1. Réduire les coûts de main-d’œuvre

Introduire la planification automatisée ne signifie pas que vous allez automatiquement licencier quelqu’un parce que vous n’en avez plus besoin, et donc économiser sur son salaire. Ce serait une approche irresponsable. À la place, la planification automatisée vous permettra de comprendre les goulets d’étranglement de votre organisation du personnel et la manière de l’améliorer.

À son tour, une meilleure répartition des quarts de travail permettra d’économiser sur les heures supplémentaires, sur les dépenses liées aux problèmes de sécurité, sur les accidents, ou sur les pertes financières causées par des clients perdus ou des quarts surdimensionnés pendant les périodes creuses/de la journée.

Si l’on y regarde de près, tout devient évident. La planification manuelle est souvent involontairement biaisée et sujette aux erreurs humaines et aux habitudes. Ainsi, certains employés peuvent se voir attribuer plus de quarts de travail tandis que d’autres n’en ont pas assez. Ou bien des quarts difficiles avec beaucoup de clients manquent de personnel ou sont assurés par des travailleurs inexpérimentés, tandis que les périodes creuses voient affluer des employés qui n’ont presque rien à faire.

Les employés fatigués ont tendance à avoir plus d’accidents, et les travailleurs inexpérimentés peuvent avoir besoin de plus de compétences pour gérer les quarts chargés. Tout cela entraîne des pertes d’argent au lieu de générer du profit.

Lorsque vous faites une analyse approfondie des facteurs à prendre en compte puis que vous les intégrez à votre outil de planification, la machine construit une répartition des quarts équitable. Chacun a la possibilité de se reposer, et tous les quarts sont correctement pourvus pour répondre à la demande.

2. Rationaliser les opérations

La planification manuelle inclut toujours des données importantes dans la prise de décision, donc des problèmes surgiront forcément. Quelqu’un ne peut tout simplement pas se présenter un jour ou à une heure donnée, ou demande un jour de congé plutôt que des quarts supplémentaires à travailler. De plus, les retours et une communication étroite avec les employés sont indispensables, idéalement réunis en un seul endroit, accessible aussi bien aux managers qu’aux employés.

Un bon planificateur automatisé peut intégrer toutes les demandes et tous les facteurs sans « oublier » quoi que ce soit. Ensuite, il permettra aux employés de faire remonter directement leurs préoccupations dans l’application afin que leurs demandes ne se perdent pas. La planification devient plus fluide et plus efficace, et les gens se sentent écoutés et respectés.

3. Améliorer la satisfaction et la fidélisation des employés

Ce point découle des deux précédents : lorsque les quarts sont répartis de manière raisonnable, chacun a sa part de travail et de temps libre. Il y a donc peu de raisons de partir. L’argent n’est qu’une partie de la fidélisation des employés. Un véritable équilibre vie professionnelle-vie personnelle est aussi important que la rémunération. Donc, lorsque vous pouvez créer des plannings de travail qui respectent les besoins et les droits des travailleurs (tout en maintenant votre activité dynamique), faites-le.

4. Conformité de bout en bout

Certaines parties de la législation du travail sont régulièrement révisées pour protéger les travailleurs contre les traitements injustes. Il est difficile de prendre en compte toutes les nouvelles exigences lorsqu’on élabore les plannings manuellement. Plus précisément, les règles de planification exigent que les employés soient informés de leurs quarts bien à l’avance afin qu’ils puissent adapter leurs projets ou demander à leur employeur de déplacer leur quart à un autre créneau horaire. Informer les gens que leur quart commence dans une heure, voire dans 30 minutes, est illégal (et déraisonnable, d’ailleurs). La planification automatisée vous permet de créer des plannings longtemps à l’avance et de respecter des réglementations strictes. L’automatisation aide à faire tenir en une demi-heure un travail qui demande de 3 à 5 heures. Vous pouvez ainsi élaborer rapidement et avec précision des plannings adaptés, sans retarder cette tâche pénible.

5. Flexibilité des effectifs

Un bon outil de planification permet une communication bidirectionnelle qui donne aux travailleurs leur mot à dire dans l’élaboration des plannings. Certaines personnes peuvent avoir de bonnes raisons de demander des quarts différents ou des horaires précis, et il est raisonnable d’écouter ces demandes. Une fois qu’ils ont envoyé leurs requêtes via l’outil de planification, celui-ci peut vous avertir de ces préférences spécifiques. Ainsi, vous n’aurez pas à chercher un remplaçant à la dernière minute. La planification automatique rend la flexibilité des effectifs possible, et c’est formidable.

6. Équilibre vie professionnelle-vie personnelle et processus automatisés

Lorsque les quarts sont attribués automatiquement en tenant compte d’une répartition égale des quarts de jour et de nuit, l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle global de vos travailleurs s’améliore. Vous pouvez programmer l’outil pour s’adapter aux besoins des personnes ayant des enfants et demandant certains créneaux horaires, ou d’autres raisons sérieuses que les gens peuvent avoir. Ensuite, vous gagnez des employés loyaux qui investiront 200 % dans leur travail et connaîtront moins de burn-out ou de raisons de partir.

Il vous suffit d’obtenir un logiciel qui ne laissera pas passer de données précieuses lors de l’élaboration des plannings et qui assurera le suivi d’une répartition équitable des quarts. Vous évitez une bonne partie du travail monotone et sujet aux erreurs, et vous construisez une équipe solide, saine et très motivée pour votre entreprise.

Comment résoudre correctement les problèmes de planification

Maintenant que vous savez comment un bon outil d’automatisation peut vous aider, vous et votre personnel, explorons comment déployer et ajuster ce logiciel pour en tirer le maximum.

1. Identifiez vos problèmes spécifiques de planification

Chaque entreprise est unique, et votre organisation peut être confrontée à des problèmes de planification et de personnel différents de ceux d’organisations similaires. Examinez donc attentivement quand et où vos problèmes de planification apparaissent : à certaines heures de la journée, certains jours, ou selon les saisons. S’agit-il de sureffectif ou de sous-effectif ? D’affecter les travailleurs à un quart ? D’absentéisme ? D’épuisement et de fort turnover ? Identifiez précisément les problèmes à résoudre en premier.

2. Recueillez les retours des employés sur les problèmes de planification

L’étape suivante consiste à écouter ce que les gens ont à dire. Leurs remarques et leurs demandes peuvent être les solutions aux problèmes que vous avez identifiés. Recueillez ces retours et voyez comment ils s’articulent avec les zones problématiques que vous avez repérées. Les plaintes concernant un manque chronique de personnel peuvent signaler un sous-effectif ou des quarts nécessitant davantage d’employés. L’épuisement et l’envie de partir en raison de la fatigue et du manque d’équilibre vie professionnelle-vie personnelle pointent vers une répartition injuste des quarts. L’absentéisme est un signal fort d’un système défaillant d’avis de planning et d’une organisation des quarts sans la participation des travailleurs. La liste peut être longue ; votre tâche est d’écouter et d’entendre ce qui est dit.

3. Révisez et mettez à jour vos politiques de planification

Lorsque vous commencez à réorganiser les plannings, vous devez rédiger à la main de nouvelles politiques et pratiques de planification pour tout suivre. Vous décidez quelles étapes vous allez introduire (ou supprimer) pour améliorer la planification et quelles suggestions deviennent des règles. Précisez ce qui est interdit et comment les changements et ajustements de planning flexibles peuvent être négociés (et quand).

4. Utilisez un logiciel ou des outils de planification

Vous pouvez déployer le logiciel une fois que vous avez rédigé ces nouvelles politiques et en avez discuté avec vos travailleurs. Saisissez tous les détails et toutes les demandes spécifiques que vous avez recueillies, puis lancez le programme. Voyez comment le planning est élaboré et discutez-en avec les personnes concernées. Si tout vous semble bon, appliquez le planning. Ensuite, recueillez des retours, analysez l’évolution de la situation pour l’entreprise, et ajustez encore si nécessaire.

5. Développez un processus standardisé de demande de congé

Les demandes de congé sont probablement l’un des sujets les plus sensibles pour vous et vos employés. Donc, pour éviter les conflits et honorer leurs demandes raisonnables, mettez en place une politique claire pour cette situation. Expliquez avec combien d’avance il faut demander, à quelle fréquence on peut demander des changements de planning, et ainsi de suite. Les employés qui n’ont pas le temps de récupérer s’épuisent et quittent l’entreprise. Il est plus simple d’organiser un planning raisonnable qui équilibre leurs besoins et ceux de l’entreprise que de voir toute votre équipe partir un jour.

Automatisation des processus manuels

En plus de l’automatisation de la planification, il est raisonnable d’automatiser autant que possible les tâches que vos travailleurs doivent accomplir. Nous ne parlons pas de supprimer complètement leurs rôles. Nous parlons de donner à votre équipe des outils précieux pour faciliter les tâches monotones et économiser de l’énergie pour le travail qui compte, comme servir les clients.

1. Identifiez les tâches qui peuvent être automatisées

Là encore, parlez à votre équipe et analysez individuellement ce qui peut et doit être automatisé. L’automatisation réduit la possibilité d’erreurs et augmente la productivité sans surcharger votre équipe. C’est très important. Toute petite tâche qui fait perdre du temps et qui peut être exécutée automatiquement devrait être confiée à un logiciel.

2. Choisissez les outils d’automatisation nécessaires

Quand vous savez quoi faire, c’est le moment de choisir des outils. Si vous prévoyez de déployer une automatisation à grande échelle, en intégrant de nombreuses applications et fonctions dans un seul réseau, regardez du côté de Zapier. C’est un outil étendu qui connecte les comptes de vos réseaux sociaux, relie les e-mails au système CRM, intègre des outils de paiement et de feedback à votre tableau de bord, et bien plus encore.

Si vous avez besoin d’une automatisation plus spécifique et plus fine, regardez du côté de Google Docs. Leur boîte à outils peut vous aider à automatiser des tâches plus petites sans acheter un logiciel séparé – et de manière efficace.

Nous vous invitons à porter une attention particulière à l’automatisation des processus de création d’étiquettes, qui peuvent prendre beaucoup de temps et être sources d’erreurs si tout est fait manuellement. Les étiquettes sont utilisées partout, de l’expédition au marquage des produits. Ainsi, la création d’étiquettes précises améliore vos processus métier.

Foxy Labels est un outil optimal pour automatiser l’impression d’étiquettes, car il utilise Google Docs comme base. Il transfère les informations de votre CRM et d’autres outils vers Google Docs, vous aide à créer des étiquettes propres et élégantes pour différents usages dans cet environnement, puis les envoie immédiatement à l’impression. Cette application fait la majeure partie du travail pendant que vous vous concentrez sur d’autres tâches urgentes, sans vous soucier de la précision ni de la rapidité.

3. Configurez votre automatisation

Une fois votre outil d’automatisation configuré, lancez un essai et voyez où se trouvent les éventuels goulets d’étranglement. Recueillez les retours des travailleurs. Configurez l’outil jusqu’à ce qu’il réponde à 100 % à vos besoins.

Vos travailleurs apprécieront les outils d’automatisation comme un complément à leur boîte à outils de travail, surtout si cela les aide à être productifs tout en conservant un bon équilibre vie professionnelle-vie personnelle. Votre entreprise en tirera également énormément de bénéfices.