Comment Reda économise 20 heures par mois sur la planification avec Cal.com

Reda utilise Cal.com pour orienter automatiquement les réunions entre les équipes et les marques, en éliminant la coordination manuelle et en veillant à ce que les clients réservent toujours auprès des bonnes personnes.

Reda.ai aide les équipes financières à automatiser le traitement des factures et les flux de travail des comptes fournisseurs. Leur plateforme lit les factures, extrait les données financières et achemine les validations afin que les équipes comptables puissent traiter les factures plus rapidement et avec moins d’erreurs.

À mesure que Reda se développait et travaillait avec davantage de clients au sein de plusieurs équipes et marques, la coordination des réunions est devenue compliquée. La planification des appels, des démonstrations et des conversations clients nécessitait souvent une coordination manuelle pour s’assurer que le bon client soit dirigé vers la bonne équipe. Tout cela rendait le processus peu fluide pour les clients et les prospects.

Reda a résolu cela avec Cal.com.

Le défi

Pour une entreprise comme Reda, les réservations en ligne sont essentielles. Les appels de démonstration, les sessions d’onboarding et les conversations clients sont souvent essentiels pour acquérir et fidéliser les clients.

Si la planification devient lente ou confuse, ces conversations n’ont pas lieu.

Pour Reda, le défi de la planification était encore plus complexe. L’entreprise sert plusieurs marques sous un même toit, et les réunions doivent souvent être orientées vers la bonne équipe, sans sacrifier la rapidité.

Avant la mise en place de Cal.com, cet acheminement se faisait manuellement. Quelqu’un dans l’équipe devait intervenir pour s’assurer que chaque réservation arrive à la bonne personne.

« Nous perdions autrefois du temps à coordonner les réunions entre différentes équipes et différents contacts clients », explique le PDG de Reda, Nils Törnström.

Non seulement le processus était lent pour les clients, mais avec le temps, ces petites tâches se sont accumulées. L’équipe estime qu’elle passait environ une heure par jour à coordonner les réunions—soit environ 20 heures par mois perdues dans la logistique de planification. 

La solution

Avec Cal.com, Reda a centralisé la planification entre les équipes tout en conservant une expérience de réservation distincte pour chaque marque.

Des calendriers qui se chargent rapidement et un parcours de réservation sans échanges inutiles rendent l’expérience de planification rapide et simple pour les clients.

Au lieu d’acheminer manuellement les réunions, les clients peuvent désormais réserver directement auprès de la bonne personne.

« Cal.com a entièrement centralisé la coordination des réunions. La bonne personne est réservée avec la bonne équipe, avec la bonne identité visuelle, automatiquement », a déclaré Nils. 

Plusieurs fonctionnalités ont fait une différence immédiate.

Planification multi-équipe avec image de marque personnalisée

Les premières impressions sont importantes, et les logos d’entreprise renforcent l’affinité à la marque dès le départ. Un lien de planification générique ou mal associé à la marque peut nuire à la confiance dès le début. Les gens veulent savoir avec qui ils interagissent avant de saisir leurs informations personnelles. 

 « Nous servons plusieurs marques sous un même toit, et pouvoir donner à chaque équipe son propre logo et ses propres couleurs avec Cal est une énorme victoire pour nous », a déclaré Nil. 

Ajouter un logo, le nom de l’équipe et la description de l’équipe est simple avec Cal.

Une expérience de réservation claire et professionnelle

De nombreux témoignages sur Reda mettent en avant la facilité d’utilisation, la disponibilité et l’automatisation.

Un système de réservation peu fluide compromettrait cette expérience. La mise en œuvre de Cal permet à l’entreprise d’établir d’emblée un niveau élevé de professionnalisme. 

« L’expérience de réservation de Cal est claire et professionnelle. Ça fonctionne tout simplement, et nos clients le remarquent », a déclaré Nils. 

Planification flexible et intégrations

À mesure que les entreprises grandissent, leurs besoins évoluent. Grâce à son accent sur l’extensibilité via API et à une place de marché d’applications qui se connectent de manière transparente, Cal est conçu pour être une infrastructure de planification à long terme. 

« La flexibilité et les intégrations nous évitent beaucoup de coordination manuelle », a souligné Nils. 

Pour Reda, la planification se situe au début de nombreuses interactions avec les clients—des démonstrations aux appels d’onboarding. En automatisant la manière dont les réunions sont orientées entre les équipes, Cal.com permet aux prospects et aux clients de se connecter rapidement avec les bonnes personnes sans que la coordination interne ne ralentisse les choses.

Les résultats

En automatisant la planification, Reda a éliminé le besoin de diriger manuellement les réservations entre les équipes.

Ce qui nécessitait autrefois une coordination quotidienne se fait désormais automatiquement.

L’équipe estime que Cal.com leur fait gagner environ une heure par jour, soit un total estimé de : 

• 20 heures économisées par mois, soit l’équivalent de 2 à 3 jours ouvrés récupérés chaque mois

• Moins de clients confrontés à de longs fils de discussion par e-mail frustrants.

Au lieu de gérer les calendriers, l’équipe Reda peut se concentrer sur l’essentiel—échanger avec les clients et développer sa plateforme.