5 dicas para reduzir no-shows com Cal.com

O sistema de agendamento certo pode ter um impacto significativo na gestão de no-shows na tua empresa. Embora a maioria dos sistemas de agendamento legados só funcione para criar marcações, as plataformas modernas de agendamento oferecem apoio completo às empresas para evitar no-shows e double bookings. Isto é feito para otimizar as operações do negócio e ajudar as equipas a minimizar a necessidade de intervenção manual num workflow de agendamento.

Hoje, plataformas de agendamento como a Cal.com oferecem soluções de agendamento de ponta a ponta para empresas de todas as dimensões, pensadas para ajudar os negócios a melhorar a assiduidade, automatizar a comunicação e definir expectativas claras antes das marcações. Estas funcionalidades ajudam as empresas a automatizar lembretes e confirmações de reunião por email e através de notificações SMS. Também as ajuda a criar formulários de reserva personalizáveis que explicam as penalizações por no-shows. As plataformas também têm taxas de no-show integradas para marcações falhadas.

Estas pequenas funcionalidades fazem uma grande diferença ao criar responsabilidade no sistema de agendamento da tua empresa. De facto, a opção de integração de pagamentos em plataformas de agendamento como a Cal.com foi desenvolvida especificamente como uma forma de as empresas cobrarem marcações antecipadamente, prevenindo ou reduzindo no-shows. Por isso, se és proprietário de uma empresa e ficaste incomodado com a frequência de marcações em que não comparecem. Reunimos as cinco melhores dicas e sugestões para te ajudar a prevenir no-shows com Cal.com.

TL;DR

Tens pressa e queres saber rapidamente quais são as cinco dicas para reduzir no-shows? Não te preocupes, nós tratamos disso!

• Envia lembretes automáticos por email: Com Cal.com, podes configurar lembretes automáticos por email. Isto ajuda-te a reduzir o risco de no-shows de forma saudável. Também podes integrar a tua política de no-show nos emails de lembrete para reforçar ainda mais a mensagem.

• Usa mensagens em tempo real: SMS e WhatsApp são uma ótima forma de entrares em contacto com os teus clientes e utilizadores para confirmações e lembretes de marcações. Com Cal.com, podes chegar aos clientes por SMS e WhatsApp, e é muito mais provável que vejam estas notificações.

• Implementa taxas de no-show: Esta é uma das melhores formas de proteger o valor do teu tempo com um pequeno depósito inicial ou taxas de reserva antecipada. Isto ajuda a manter as operações de receita alinhadas e também minimiza o risco de no-shows.

• Comunica claramente a tua política de cancelamento: Como já foi referido, podes tê-la nos emails de confirmação da reserva, nas mensagens de lembrete ou também na própria página de reserva. Isto ajuda os clientes a saberem antecipadamente o que é e o que não é aceitável.

• Personaliza as perguntas de reserva: Personalizar as tuas perguntas de onboarding e de reserva em geral pode ajudar-te a reforçar o compromisso de comparecer e garantir que os participantes entendem os teus termos de reserva.

Resumo rápido de cinco dicas para reduzir no-shows com Cal.com

Estratégia	Como reduz os no-shows	Como é que a Cal.com ajuda?
Lembretes automáticos por email	Lembra os participantes antes das marcações e reduz o risco de marcações esquecidas	A Cal.com oferece uma funcionalidade de lembretes automáticos por email para ajudar a reduzir os no-shows
Lembretes por SMS e WhatsApp	Chega aos clientes nos seus telemóveis, o que é altamente visível e fácil de notar	A Cal.com permite aos utilizadores enviar lembretes por SMS e WhatsApp nos planos pagos
Taxas de no-show	Exige responsabilidade dos clientes/utilizadores em caso de marcações falhadas	A Cal.com permite a integração com Stripe e PayPal para cobrar pagamentos antes das marcações
Política de cancelamento clara	Garante que os clientes conhecem claramente a política de cancelamento antes de marcarem uma reunião	A Cal.com tem páginas de reserva personalizáveis onde podes editar e desenhar a página como quiseres
Perguntas de reserva personalizadas	Reforça a expectativa de comparência com os clientes antes de a reserva ser confirmada	A Cal.com tem campos de reserva avançados no workflow de reserva que ajudam a integrar esta prática

Porque é que acontecem no-shows em reuniões?

Os no-shows são inconvenientes do ponto de vista do negócio, mas nem sempre são intencionais do ponto de vista do cliente. É uma verdade inevitável de gerir um negócio que afeta tanto clientes como empresas. A razão para isto é que as empresas que impuseram políticas de no-show extremamente agressivas também viram uma forte falta de confiança por parte dos clientes. Por isso, é importante seres humano e compreenderes as causas subjacentes por trás dos no-shows. Para te ajudar a perceber melhor este fenómeno, aqui tens uma análise detalhada das causas mais comuns de no-shows em reuniões.

Esquecer marcações

Toda a gente tem uma agenda ocupada, e as marcações feitas há muito tempo são, na maioria das vezes, as que se esquecem. Mesmo sem um grande intervalo entre a marcação da reunião e a data da reunião, uma agenda cheia faz muitas vezes com que algumas marcações escapem entre as fendas. Esta é uma realidade que não é ideal, mas continua a ser uma realidade. O melhor a fazer aqui é integrar lembretes de reserva antes da reunião, até mesmo vários lembretes se possível, para mitigar este risco.

Problemas de fuso horário

Por vezes, marcar uma reunião pode correr mal por causa de fusos horários diferentes. Isto é sobretudo um problema para equipas remotas que têm de navegar vários fusos horários no dia a dia. Se os fusos horários forem mal interpretados, até simples confusões entre ‘AM’ e ‘PM’ podem causar marcações falhadas. Por isso, é crucial que o sistema de agendamento que usas tenha uma interface simples e fácil de entender e seguir, e que disponibilize todas as opções necessárias de clarificação de fuso horário para os participantes.

Marcações de baixo compromisso

As empresas que permitem que clientes/utilizadores reservem reuniões e marcações gratuitas têm uma barreira de entrada muito baixa para a outra parte. Nesses casos, muitos consumidores podem marcar impulsivamente, mas depois não ter qualquer interesse em aparecer de facto. É por isso que é crucial adicionar alguma fricção e responsabilidade ao processo de reserva da reunião para reduzir as taxas de no-show.

Políticas de cancelamento pouco claras

Se os participantes não souberem como cancelar ou reagendar as suas marcações, isso levará a um crescimento impressionante do número de no-shows. Por isso, é crucial que escrevas as tuas políticas de cancelamento de forma clara e que elas estejam visíveis para os clientes no momento da reserva. Isto ajuda a incentivar uma melhor comunicação e garante que não ficas com no-shows nas marcações.

Alterações de agenda à última hora

Isto é algo que não podes controlar, mas pode causar uma percentagem significativa de no-shows em marcações de negócios. A melhor forma de os gerir é ter políticas claras de cancelamento ou reagendamento. Isto ajuda os clientes/utilizadores a evitar no-shows e a reagendar realmente a sua marcação, mesmo que isso signifique que o horário continue vazio operacionalmente para a tua empresa.

Conclusão principal: A forma mais eficaz de reduzir no-shows em reuniões é combinar lembretes atempados, políticas de cancelamento claras e medidas de responsabilização. Estes passos podem incentivar os participantes a cumprir as suas reservas.

Dica 1: Envia lembretes automáticos por email antes de cada reunião

Esta é uma das medidas mais simples e fáceis para reduzir no-shows. É suportada por quase todas as plataformas modernas de agendamento e é muito fácil de configurar. A confirmação automática de cada reunião é partilhada pela aplicação de calendário ou pela plataforma de videoconferência da tua escolha. 

No entanto, estas plataformas não enviam um lembrete automático além de uma notificação 30 minutos antes da marcação. Para uma marcação presencial, 30 minutos podem não ser suficientes para chegar ao local. Por isso, o ideal é ter um plano alternativo no teu sistema de agendamento que possa enviar um lembrete automático no dia da reunião, à hora que escolheres. Assim, não ficas dependente de outros sistemas.

Porque é que os lembretes por email funcionam?

Toda a gente verifica os seus emails, pelo menos quando é relevante para o trabalho. No entanto, as caixas de entrada também estão cheias de emails de vários fornecedores. Por isso, é importante enviar emails quando eles são mais necessários. Emails antigos perdem-se na caixa de entrada, por isso um email a confirmar a tua marcação já pode não estar no topo da caixa de entrada no dia da própria marcação. Assim, os lembretes por email enviados diretamente no dia da marcação têm muito mais probabilidade de serem vistos. É simplesmente uma questão de visibilidade, e a atualidade ajuda a visibilidade numa caixa de entrada de email.

Como a Cal.com facilita o envio de lembretes automáticos por email

Com os workflows da Cal.com, podes criar lembretes automáticos por email que são acionados com base no teu horário preferido ou em eventos de reserva. Por exemplo, podes:

• Enviar um email de confirmação imediatamente depois de uma marcação ser feita

• Agendar emails de lembrete 24 horas ou 1 hora antes da reunião

• Incluir detalhes da reunião, links de entrada ou instruções de cancelamento em cada lembrete

• Reutilizar o mesmo workflow em vários scheduling links em vez de configurar lembretes individualmente

Este tipo de lembrete sensível ao tempo ajuda-te a reduzir o risco de no-shows. Além disso, com a Cal.com, os workflows são automáticos e também replicáveis, por isso só precisas de os configurar uma vez. Isto ajuda-te a evitar a necessidade de intervenção manual ou supervisão depois de o sistema estar configurado.

Dica #2: Adiciona lembretes por SMS ou WhatsApp para uma melhor assiduidade

Os lembretes por email são ótimos, mas às vezes é esmagador acompanhar uma caixa de entrada cheia de spam e emails promocionais. É por isso que, mesmo com a atualidade, muitas vezes os emails se perdem ou passam despercebidos. Outra razão para isso é que muitos utilizadores ainda associam emails a computadores de secretária/portáteis e não aos seus dispositivos móveis. 

Para atacar o problema dos no-shows, é mais eficaz contactar os participantes diretamente nos seus dispositivos móveis. Uma notificação por SMS ou WhatsApp tem uma probabilidade muito maior de ser vista do que um email. Além disso, as notificações por SMS e WhatsApp são especialmente úteis para marcações sensíveis ao tempo e para utilizadores que possam estar em movimento.

Porque é que os lembretes por SMS e WhatsApp funcionam

O SMS e o WhatsApp têm um alcance melhor para os participantes em comparação com o email, já que estas plataformas estão menos sobrecarregadas do que uma caixa de entrada de email para a maioria das pessoas. Além disso, os lembretes em texto são curtos e concisos. 

Isto ajuda a passar a mensagem de forma muito fácil e rápida. Para marcações sensíveis ao tempo e até para marcações em geral, os lembretes em texto ajudam a aliviar confusões ou mal-entendidos relativamente a fusos horários e ao esquecimento de marcações. 

Além disso, podem ser enviados mesmo à última hora para garantir que as marcações virtuais não são perdidas. Por fim, os lembretes por SMS e WhatsApp também te permitem oferecer links de reagendamento que podem permitir aos participantes reagendar as suas marcações caso não estejam disponíveis.

Alguns dos casos de uso mais eficazes dos lembretes por SMS e WhatsApp são:

• Consultas com clientes

• Marcações de saúde

• Demos de vendas

• Entrevistas e chamadas de recrutamento

• Sessões de coaching

Como a Cal.com suporta lembretes por SMS e WhatsApp

Automatizar lembretes por SMS e WhatsApp usando a Cal.com requer que os utilizadores tenham acesso a um plano pago. Com um plano pago, os utilizadores podem usar a funcionalidade de workflows para configurar e enviar lembretes por SMS e WhatsApp da mesma forma que os lembretes por email. A configuração é feita uma só vez e pode ser replicada para diferentes scheduling links. Tal como nos lembretes por email, podes configurar gatilhos sensíveis ao tempo para lembretes por SMS e WhatsApp.

Os casos de uso mais úteis para lembretes por SMS e WhatsApp são:

• Enviar um lembrete por SMS algumas horas antes da reunião

• Enviar um lembrete por WhatsApp com um link da reunião e até um link para a tua opção de reagendamento, se existir

• Combinar lembretes por email e por texto para melhorar a visibilidade em vários canais

Usar vários canais de lembrete aumenta a probabilidade de os participantes verem a tua mensagem e comparecerem à reunião. Ajuda a reduzir o risco de no-shows. A Cal.com também tem suporte móvel completo, o que garante que os prestadores de serviço se podem manter atualizados com a sua agenda e receber lembretes atempados para as suas marcações diretamente a partir da aplicação móvel da Cal.com.

Dica #3: Exige uma taxa de no-show ou depósito

Nem todas as marcações precisam de uma taxa de no-show, mas em reuniões de elevado valor, cobrar uma pode reduzir significativamente as marcações falhadas. Os depósitos e taxas acrescentam registos de pagamento extra, por isso reconciliar pagamentos e taxas todos os meses mantém a receita das reservas correta na contabilidade. Também reforça a responsabilidade dos participantes e ajuda-os a aparecer. 

Agora, uma taxa de no-show em específico pode ser opcional; também podes optar por pedir taxas antecipadas de marcação. Esta não é uma prática rara e pode realmente ajudar-te a gerir as tuas operações de receita de forma ainda mais fluida, uma vez que todo o histórico de transações permanece online.

A estrutura que escolhes depende sobretudo do tipo de operações comerciais que estás a gerir. No entanto, na maior parte dos casos, esta estratégia ajuda-te a limitar os no-shows, embora possam ser convertidos em pedidos de reagendamento conforme apropriado.

Porque deves cobrar uma taxa de no-show?

Se vais seguir a estratégia da taxa de no-show, deves saber quando ela é mais adequada e quando deves evitar cobrá-la. Por exemplo, cobrar uma taxa de no-show para um webinar pode não ser o melhor caso de uso para esta estratégia. 

Da mesma forma, cobrá-la para uma marcação na área da saúde pode ser quase sempre necessário. Por isso, aqui tens uma análise dos diferentes tipos de marcação e uma recomendação sobre se deves ou não cobrar uma taxa de no-show por eles.

Tipo de marcação	Recomendação
Consultas	Deves cobrar uma taxa de no-show
Coaching online	Deves cobrar uma taxa de no-show
Marcações de saúde	Deves cobrar uma taxa de no-show
Freelancers	Deves cobrar uma taxa de no-show
Reuniões internas de equipa	Não deves cobrar uma taxa de no-show
Webinars públicos	Não deves cobrar uma taxa de no-show

É importante seres comedido com esta política, porque estás deliberadamente a introduzir fricção no teu workflow de reserva. Isto pode até levar a uma queda na tua taxa de conversão de leads, já que muitos utilizadores ocasionais desistem assim que é necessário pré-pagamento para marcar uma reunião ou reservar um serviço.

Como a Cal.com lida com taxas de no-show

A Cal.com trata as taxas de no-show e o pré-pagamento das marcações da mesma forma. Integra-se com Stripe e PayPal, as duas plataformas agregadoras de pagamentos mais populares. A integração permite-te cobrar qualquer taxa que definas para uma marcação no momento da reserva. Sem o pagamento, a Cal.com não permite que a reserva seja confirmada.

Agora, se quiseres definir especificamente uma taxa de no-show, tens de a configurar como depósito no momento da marcação. Se o participante estiver presente na marcação, o depósito torna-se dedutível da sua taxa de marcação. (Isto aplica-se apenas a marcações presenciais baseadas em serviços.) No entanto, se a marcação for falhada, a cobrança torna-se não reembolsável.

É muito importante redigir a tua política de cancelamento de forma muito clara e de acordo com as leis locais para evitar ações legais por parte dos participantes. Se avançares com esta estratégia, ela pode dar-te a flexibilidade para:

• Definir a tua própria taxa de no-show com base no valor da marcação

• Proteger a tua agenda sem cobrar antecipadamente aos participantes

• Aplicar taxas de forma justa, cobrando apenas quando ocorre um no-show real

Este tipo de flexibilidade permite-te manter uma boa relação com os teus clientes/utilizadores, ao mesmo tempo que proteges a tua agenda e exiges responsabilidade aos teus participantes sem seres injusto.

Dica #4: Define expectativas claras de cancelamento antes da reserva

A formulação da tua política de cancelamento é muito importante para mostrar a posição adequada do teu negócio em relação a cancelamentos, às suas consequências e a penalizações, se existirem. Isto ajuda os participantes a perceberem claramente o que podem esperar daqui para a frente, por isso esta informação deve estar claramente indicada na página de agendamento ou nos emails de confirmação da reserva, bem visível. Quando tens esta informação facilmente acessível, também ajuda a reduzir os no-shows, uma vez que os participantes ficam claros sobre as condições e consequências do cancelamento com ou sem aviso. Nestes casos, é muito mais provável que os participantes comuniquem os seus problemas e façam um reagendamento em vez disso.

O que deve incluir uma política de cancelamento?

A tua política de cancelamento precisa de responder a algumas perguntas muito específicas. Não tem de ser longa nem abrangente. No entanto, alguns detalhes específicos têm de ser respondidos para que a política seja clara e informativa para os teus clientes. As perguntas incluem:

1. É possível reagendar ou não?

2. Qual é o período mínimo de aviso para um pedido de cancelamento ou de reagendamento?

3. É permitido cancelar tardiamente?

4. Existem taxas de no-show ou depósitos?

5. Quais são as políticas em torno do reembolso da taxa de no-show?

6. Como contactar a equipa em caso de pedidos de reagendamento?

Desta forma, podes eliminar a ambiguidade e garantir que os participantes sabem exatamente o que esperar antes de marcarem uma reunião.

Onde mostrar a tua política no Cal.com

Como mencionado anteriormente, há vários espaços onde podes integrar a tua política de cancelamento. O Cal.com é suficientemente flexível e personalizável para que tenhas várias opções quando se trata de mostrar a tua política de cancelamento. Aqui estão todos os espaços onde podes inserir a tua política de cancelamento ao usar o Cal.com:

• Adiciona-a à descrição do teu evento para que os participantes a vejam antes de agendar

• Inclui um link para a política completa para detalhes adicionais

• Faz referência a ela nos emails de confirmação da reserva e de lembrete usando workflows

• Reforça a política no teu formulário de reserva ou na página de confirmação

Mostrar a tua política de forma consistente ajuda a definir expectativas cedo, incentiva os participantes a reagendar quando necessário e cria uma experiência de agendamento mais profissional para toda a gente.

Dica #5: Usa perguntas de reserva para aumentar o compromisso

Recolher informação do cliente antes da reunião aumenta o interesse dele na reunião. Se tens um processo de agendamento de reuniões muito simples, com apenas um clique, isso vai levar a muitas reservas casuais, sem intenção de aparecer. No entanto, com perguntas de reserva, podes introduzir um pouco de fricção no teu fluxo de reserva para compreender melhor os participantes, ao mesmo tempo que lhes incutes um sentido de responsabilidade. Isto melhora o compromisso e pode ajudar a reduzir os no-shows de forma significativa. Embora seja um pequeno passo, este é um crescimento significativo.

Porque é que as perguntas de reserva funcionam

As perguntas de reserva funcionam porque incutem um pouco de compromisso e responsabilidade nos participantes quando existem vários passos que têm de seguir para concluir uma reserva. Isto reduz as reservas por impulso, que têm as taxas mais elevadas de no-show. Além disso, as perguntas de reserva também te ajudam a encaminhar os leads para o membro certo da equipa, o que ajuda a melhorar as hipóteses de conversão do lead ou a satisfação do cliente.

Além disso, adicionar perguntas ao teu formulário de reserva pode ser usado para reforçar a tua política de cancelamento ou pedir as preferências dos participantes com antecedência. Isto ajuda a garantir uma experiência de utilizador personalizada, ao mesmo tempo que assegura que é gerado um interesse adequado pela reunião. Para te dar um exemplo breve, aqui estão algumas perguntas de reserva que podes considerar adicionar ao teu fluxo de reserva.

Pergunta de reserva	Objetivo
Lês e concordas com a política de cancelamento?	Confirma que os participantes leram e compreendem a política de cancelamento. Isto ajuda a refutar, mais tarde, pedidos fraudulentos de reembolso.
Podes fornecer um aviso com pelo menos 24 horas de antecedência em caso de cancelamento?	Esta pergunta reforça as tuas expectativas de reagendamento e garante que os teus participantes compreendem a tua política com a sua aprovação.
Existe algum endereço de email alternativo ou número de telefone para te contactar?	Garante que os lembretes são enviados para os dados de contacto corretos e também para contas alternativas para máxima visibilidade e mínimas hipóteses de esquecer a reunião.

Como personalizar perguntas de reserva no Cal.com?

O Cal.com permite-te adicionar campos personalizados de reserva para cada Scheduling link. Dá-te controlo total sobre a informação que recolhes antes de uma reunião ser confirmada. As definições e perguntas específicas podem ser configuradas ao personalizares a tua página de reserva e ires ao separador avançado. Aí, poderás encontrar a opção para criar perguntas obrigatórias e opcionais adaptadas às tuas necessidades de agendamento.

Estas perguntas, como mencionado antes, podem ser usadas para confirmar informações de contacto e obter um reconhecimento dos participantes de que leram e compreenderam a política de cancelamento. Além disso, as perguntas personalizadas de reserva ajudam a criar uma experiência de agendamento mais fluida para os participantes, ao mesmo tempo que tornam todo o processo de reserva mais pessoal.

A vantagem adicional de usar o Cal.com para perguntas personalizadas de reserva é que pode ser usado como critério de qualificação para encaminhar automaticamente as reservas para a pessoa de serviço ou agente de apoio certo. Isto pode ser feito automaticamente com as funcionalidades de agendamento round robin do Cal.com.

Dica extra: Usa Cal.ai para mitigar ainda mais o risco de no-shows

Cal.ai é a funcionalidade de agendamento por telefone do próprio serviço. É uma instalação de agendamento telefónico baseada em agentes de IA, que pode ser usada para gerir reservas por chamada sem que haja uma pessoa atrás do telefone. No entanto, o Cal.ai pode fazer mais do que apenas gerir reservas por chamadas recebidas. Também pode tratar de lembretes por chamadas efetuadas e de confirmações de reserva. Ligar diretamente aos participantes e obter a confirmação da sua disponibilidade ajuda-te a perceber se as tuas reuniões vão decorrer de acordo com o planeado ou não. 

Podes configurar o Cal.ai de forma a que apenas consiga confirmar a disponibilidade, ou também pode ajudar a gerir pedidos de reagendamento se isso estiver alinhado com as tuas políticas. O Cal.ai é uma funcionalidade única do Cal.com e é algo que pode mudar o jogo quando se trata de reduzir o risco de no-shows. O Cal.ai é mais um motivo para escolher o Cal.com para a gestão do risco de no-shows e para o agendamento em geral. É uma plataforma criada para empresas com o objetivo de as ajudar a automatizar o agendamento e todas as atividades associadas.

Conclusão

Reduzir os no-shows é uma necessidade para o teu negócio, à medida que os clientes se inclinam cada vez mais para o agendamento autónomo online. Às vezes, um sistema completamente otimizado ajuda a melhorar o número de leads gerados; no entanto, os leads podem não converter. É por isso que é importante encarar a prevenção de no-shows como uma atividade transversal a vários departamentos. A equipa de vendas precisa de desenvolver um funil de vendas com alguma fricção para filtrar os utilizadores casuais. 

Isto ajuda a manter a tua equipa operacional focada nos melhores leads e participantes, o que ajudará o teu negócio a crescer a sua carteira de clientes e a desenvolver realmente receitas recorrentes. As dicas mencionadas neste artigo são melhor usadas com o Cal.com. A facilidade de utilização e a interface limpa do Cal.com tornam muito fácil configurar e usar o teu fluxo de trabalho de agendamento com o Cal.com. 

Portanto, se tens interesse em recuperar o controlo sobre a tua agenda, começa hoje com o Cal.com. É absolutamente grátis começar, sem necessidade de cartão de crédito.

Perguntas frequentes

1. Como posso reduzir os no-shows em reuniões?

A melhor forma de reduzir os no-shows em reuniões sem introduzir fricção no teu fluxo de trabalho de agendamento é usar lembretes. A melhor prática é enviar lembretes por email, SMS ou WhatsApp para a reunião na hora que definiste, para lembrar os participantes do seu compromisso. Funcionam muito bem se chegarem aos participantes a tempo.

2. Devo cobrar uma taxa de no-show?

Deves cobrar uma taxa de no-show apenas em determinadas situações. Se a tua reunião estiver alinhada com alguma das atividades listadas, deves considerar cobrar uma taxa de no-show. As atividades são: consultas de saúde, reuniões com freelancers, consultas online e coaching online. Se a tua reunião não estiver alinhada com estas atividades, é melhor não cobrares uma taxa de no-show no teu fluxo de reserva; em vez disso, podes destacar a tua política de cancelamento e acrescentar mais perguntas ao teu fluxo de trabalho de reserva.

3. Qual é o melhor momento para enviar um lembrete antes de uma reunião?

O melhor momento para enviar um lembrete antes de uma reunião depende de a reunião ser presencial ou virtual. Para reuniões virtuais, um lembrete uma hora antes da hora da reunião pode ser muito útil. Para reuniões presenciais, enviar o lembrete de manhã no dia da reunião é considerado mais útil. Deves experimentar com o timing dos lembretes para descobrir qual funciona melhor para reduzir os no-shows no teu negócio.

4. O Cal.com pode enviar lembretes por SMS?

Sim, o Cal.com pode enviar lembretes por SMS e WhatsApp usando a sua funcionalidade workflows. No entanto, para enviar lembretes por SMS e WhatsApp, vais precisar de estar subscrito a um plano pago do Cal.com. A conta gratuita do Cal.com apenas permite o envio de lembretes por email. 

5. Como é que as perguntas de reserva reduzem os no-shows?

As perguntas de reserva podem obrigar os participantes a prestar atenção ao compromisso que estão a assumir. Desta forma, podes pedir-lhes que confirmem que compreendem as tuas expectativas de reserva e as políticas de cancelamento. Assim que tiverem lido e confirmado que compreenderam estas políticas. Isso pode ajudar-te a prevenir no-shows e, caso tenhas taxas de no-show, pode proteger-te contra pedidos de reembolso.

6. Os participantes podem reagendar em vez de cancelar?

Sim, quando usas o Cal.com, podes configurar o teu fluxo de trabalho de reserva para permitir que os participantes reagendem as suas reuniões em vez de cancelarem. No entanto, tens de configurar uma política de cancelamento adequada que reflita as condições em que permitirás aos participantes reagendar a sua reunião em vez de cancelá-la. Idealmente, deves ter ambas as opções e permitir que o utilizador escolha a que melhor se adapta às suas necessidades.

7. Qual plano do Cal.com suporta workflows de lembrete?

Todos os planos do Cal.com suportam workflows de lembrete; o modo dos workflows de lembrete apenas muda entre o plano gratuito do Cal.com e os planos pagos. Com o plano gratuito do Cal.com, podes enviar lembretes por email a uma hora à tua escolha antes da reunião. Com os planos pagos, também podes enviar lembretes por SMS e WhatsApp além dos lembretes por email, na hora que escolheres.