Software de reservas para coworking: 5 melhores escolhas

O Cal.com torna fácil colocar essas reservas no teu site. Podes criar uma página de reservas para cada sala ou recurso, incorporá-la no teu site, mostrar horários disponíveis e cobrar antes de confirmar a reserva. Os visitantes não precisam de conta para reservar.

Isto faz do Cal.com uma boa escolha se quiseres gerir aluguéis de salas, passes diários, visitas guiadas ou workshops online sem substituir a plataforma que usas para membros e faturação.

Mas o Cal.com não é a única opção. Comparamos o Cal.com com outras quatro plataformas de reservas para coworking com base em:

• Reserva de recursos: consegues reservar secretárias, escritórios, salas e outros recursos?

• Regras de acesso: consegues controlar quem pode reservar o quê e quando?

• Faturação de membros: a plataforma consegue lidar com memberships, créditos e faturas?

A tabela comparativa perto do fim mostra como as cinco plataformas se comparam nestes critérios.

TL;DR: o melhor software de reservas para coworking

1. Cal.com: melhor para aluguéis pagos de salas, visitas guiadas e passes diários

2. Nexudus: melhor para operações de coworking em vários locais

3. OfficeRnD Flex: melhor para operadores que vendem escritórios privados em contratos

4. Optix: melhor para gestão de coworking mobile-first

5. Cobot: melhor para espaços mais pequenos que querem preços simples

O que é software de reservas para coworking?

O software de reservas para coworking permite que as pessoas reservem secretárias, escritórios, salas de reuniões e outros recursos, e paguem pela sua utilização. Acompanha o espaço disponível, aplica as regras associadas a cada membership e regista cada reserva.

Também liga as reservas a outras partes da tua operação. Para membros, isso pode significar ver os créditos que ainda têm, aplicá-los a uma reserva, cobrar tempo extra e desbloquear o espaço para a reserva.

Nem toda a reserva vem de um membro. Os espaços de coworking também recebem reservas para visitas guiadas, passes diários, salas de reuniões, workshops e outros serviços de pessoas que não são membros.

Essas reservas normalmente começam no teu site. Os visitantes precisam de ver o que está disponível, escolher uma hora e concluir a reserva sem iniciar sessão numa conta de membro. Algumas plataformas tratam tanto reservas de membros como de não membros, enquanto outras funcionam melhor para reservas públicas ou para gerir memberships, faturação e acesso.

O que procurar num software de reservas para coworking

Não vale a pena escolher uma plataforma que fica bem no papel mas que não funciona bem com a forma como geres as reservas no teu coworking. Por isso, vê o que cada plataforma inclui, quanto custa e se se adequa à forma como trabalhas.

Isto é o que deves verificar antes de escolher.

1. Recursos reserváveis: certifica-te de que podes adicionar os espaços que realmente ofereces, incluindo secretárias, escritórios, salas de reuniões, cabines telefónicas, estacionamento e espaço para eventos.

2. Regras de recursos: cada recurso deve suportar a sua própria tarifa, capacidade, tempo de intervalo e janela de reserva. A disponibilidade deve atualizar-se em toda a plataforma quando alguém faz uma reserva.

3. Reservas de não membros: procura uma página de reservas ou widget de site que permita aos visitantes reservar sem iniciar sessão. Se cobrares estas reservas, verifica se a plataforma recolhe o pagamento antecipadamente e se cobra extra por essa funcionalidade.

4. Memberships e créditos: se vendes memberships, procura planos recorrentes, passes diários, quotas de crédito e depósitos. Verifica como a plataforma aplica créditos às reservas e lida com cobranças adicionais.

5. Faturação e pagamentos: procura faturação automática e suporte de pagamento através de Stripe ou do teu gateway de pagamento local. Não devias ter de corrigir cobranças de reservas numa folha de cálculo no fim de cada mês.

6. Controlo de acesso e hardware: verifica se as reservas se ligam às tuas fechaduras, Wi‑Fi e sistemas de impressão. Verifica também quais as integrações incluídas e quais acrescentam uma mensalidade.

7. Relatórios de utilização e receita: procura relatórios que mostrem com que frequência cada sala é usada, quando está mais ocupada, a receita por plano e as taxas de no-show. Estes números ajudam-te a perceber quais os espaços que compensam e onde tens capacidade por usar.

8. Quem conta para a tua fatura: verifica se te cobram pela tua equipa ou por todas as pessoas que reservam o teu espaço. Algumas plataformas contam os bookers externos como utilizadores ativos, por isso um mês agitado de aluguéis de salas pode aumentar os teus custos totais.

As 5 melhores plataformas de software de reservas para coworking

1. Cal.com: melhor para aluguéis pagos de salas, visitas guiadas e passes diários

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade em destaque	Melhor caso de uso
Sim, com pagamentos por Stripe e PayPal incluídos	$16/user/month	Páginas de reserva pagas que incorporas no teu próprio site	Aluguéis de salas, visitas guiadas e passes diários para não membros

O que é: o Cal.com permite-te criar páginas de reserva para os espaços e serviços que ofereces, desde salas de reunião executiva e estúdios de podcast até passes diários e visitas guiadas. Cada página mostra horários disponíveis e verifica os teus calendários ligados para evitar reservas duplicadas. Podes incorporar estas páginas no teu site para que os visitantes possam reservar e pagar sem criar uma conta. O Cal.com também suporta ligações a outros sistemas através da sua API, webhooks e ferramentas como o Zapier.

Porque fica em primeiro: o Cal.com torna mais fácil aceitar reservas pagas de pessoas fora da tua base de memberships sem aumentar os teus custos de software por cada novo booker. Podes cobrar antes de confirmar uma reserva, distribuir pedidos de visitas guiadas pela tua equipa da receção e usar formulários de roteamento para encaminhar pedidos com base na localização ou no tamanho da equipa. Também podes ligar as reservas ao teu sistema de memberships, CRM ou contabilidade através de webhooks, Zapier ou da API, para que os detalhes da reserva fluam para as ferramentas que já usas.

Funcionalidades principais:

• Pagamentos antecipados: cobra por salas, passes diários ou workshops através de Stripe ou PayPal quando alguém reserva. Disponível no plano gratuito.

• Incorporações no site: adiciona calendários de reservas ao teu site ou WordPress. Os bookers não precisam de uma conta Cal.com.

• Sincronização de calendários: liga calendários Google, Outlook e Apple para evitar reservas duplicadas.

• Limites e intervalos de reserva: define aviso mínimo, janelas de reserva e tempo entre reservas.

• Aprovações de reservas: revê pedidos antes de confirmar reservas, como alugueres de espaços para eventos de dia inteiro.

• Reservas de grupo: permite que várias pessoas reservem o mesmo horário para workshops, open houses e sessões de integração.

• Lembretes e seguimentos: envia confirmações de reserva, lembretes e seguimentos por email ou texto.

• Formulários de roteamento: pergunta sobre localização, tamanho da equipa ou datas e depois encaminha os pedidos para a pessoa ou página de reserva certa.

• Distribuição de visitas: distribui as reservas de visitas pela tua equipa da receção em vez de atribuir cada pedido a uma só pessoa.

• Integrações de sistema: envia dados de reservas para as tuas ferramentas de memberships, CRM ou contabilidade através de webhooks, Zapier ou da API.

Preço: o plano gratuito do Cal.com suporta um utilizador com links de agendamento e calendários ilimitados, além de pagamentos por Stripe e PayPal. O Teams custa $16/user/month, ou $12/user/month quando faturado anualmente, e adiciona funcionalidades como round robin, formulários de roteamento, eventos recorrentes, análises de reservas e APIs personalizadas.

Rajesh M. review of cal.com

Melhor para: operadores de coworking que querem aceitar reservas pagas de salas, visitas guiadas, workshops e passes diários a partir do seu próprio site, em conjunto com uma plataforma separada que gere memberships.

Veredicto: o Cal.com é a melhor opção quando a tua prioridade é vender espaço reservável a não membros. É gratuito para começar, cobra no momento da reserva e funciona ao lado da plataforma que já usas para memberships e faturação.

Começa com o plano gratuito do Cal.com ou pede uma demo para a tua equipa.

2. Nexudus: melhor para operações de coworking em vários locais

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade em destaque	Melhor caso de uso
Não, avaliação gratuita de 21 dias	$150/location/month (79 users)	Ferramentas centralizadas de back-office	Redes de coworking estabelecidas com vários locais

O que é: o Nexudus gere memberships de coworking, reservas, faturação, relações com clientes, eventos, check-in de visitantes, acesso a portas e relatórios em vários locais. Também podes deixar as pessoas reservar e pagar através do teu site, mantendo os serviços para membros e as reservas externas num só sistema. Como cobre tantas partes da tua operação, a configuração demora tempo à medida que defines locais, planos de membership, regras de reserva e requisitos de acesso.

Funcionalidades principais:

• Gestão de recursos: adiciona secretárias, escritórios e salas de reuniões a plantas, com benefícios de membership, créditos e limites de utilização.

• Faturação e pagamentos: gera faturas, cobra pagamentos por cartão e débitos diretos, e liga Stripe, GoCardless ou PayPal.

• Acesso a portas e integrações: liga sistemas de controlo de acesso, Wi‑Fi e ferramentas de impressão para gerir entradas e automatizar check-ins.

• Apps para membros e visitantes: usa o Passport para reservas e pagamentos de membros, o NexIO para check-in de visitantes e o NexBoard para disponibilidade de salas e reservas em tablets.

• Relatórios multi-localização: compara utilização de recursos, ocupação, receita e outras métricas operacionais entre locais.

Limitações:

• A versão white-label da app de membro custa extra.

• A configuração da plataforma demora tempo e tem uma curva de aprendizagem acentuada.

• Uma pessoa que faz uma reserva conta como utilizador ativo desse local durante o período de faturação, o que aumenta os custos quando há muitas reservas.

Preço: o Nexudus não tem plano gratuito, mas oferece uma avaliação gratuita de 21 dias. Os planos pagos começam em $150/location/month, para até 79 users, e desbloqueiam acesso a todas as funcionalidades principais e integrações gratuitas.

Melhor para: operadores estabelecidos que gerem vários locais e precisam de memberships, faturação, reservas, controlo de acesso e relatórios num só sistema.

Veredicto (vs. Cal.com): escolhe o Nexudus se precisares de gerir memberships, faturação, reservas e acesso a portas em vários locais. Se o que queres principalmente é que as pessoas reservem e paguem por salas, passes diários e visitas guiadas no teu site, o Cal.com permite-te fazê-lo sem cobrar por cada pessoa que reserva.

3. OfficeRnD Flex: melhor para operadores que vendem escritórios privados em contratos

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade em destaque	Melhor caso de uso
Não, avaliação de 14 dias	$129/month (1 location, 50 members)	Gestão de contratos e checkout no site	Operadores que arrendam escritórios privados em contratos de prazo fixo

O que é: o OfficeRnD Flex ajuda operadores de espaços de trabalho flexíveis a gerir escritórios privados, secretárias, salas de reuniões, memberships e contratos numa só plataforma. Podes criar planos de membership, acompanhar acordos, gerir a disponibilidade de recursos e automatizar faturação recorrente e cobranças pontuais. Os seus floor plans ajudam-te a ver como o teu espaço está organizado e quais os escritórios ou secretárias disponíveis ou atribuídos. O OfficeRnD Flex também oferece um checkout de site com marca própria onde os clientes podem ver espaços, fazer reservas e pagar online.

Funcionalidades principais:

• Contratos e memberships: cria acordos personalizados, define preços de contrato por escalões e encaminha contratos para aprovação.

• Faturação e pagamentos: automatiza faturas recorrentes e pontuais, recebe pagamentos e sincroniza registos financeiros com ferramentas de contabilidade como Xero e QuickBooks.

• Reservas de salas de reuniões: define tarifas das salas, atribui créditos de reserva às memberships e define com quanta antecedência os membros podem reservar e quando os cancelamentos implicam taxas.

• Plantas interativas: vê as tuas secretárias e escritórios numa planta, verifica a disponibilidade e vê quais os espaços atribuídos a membros ou empresas.

• Checkout no site: permite que os visitantes vejam, reservem e paguem por secretárias, salas e escritórios através do teu site.

Limitações:

• Webhooks e acesso à API só estão disponíveis nos planos mais altos.

• Aplicações com marca, gestão de visitantes e algumas outras funcionalidades são extras pagos ou estão disponíveis em planos mais altos.

• Uma pessoa que reserva uma sala pode contar como membro ativo nesse mês, o que aumenta os custos se dependeres muito de reservas externas.

Preços: O OfficeRnD não tem um plano gratuito, mas oferece um teste gratuito de 14 dias. Os planos pagos começam em $129/mês e dão acesso às funcionalidades principais; no entanto, são limitados a uma localização e 50 membros.

Ideal para: Empresas de coworking que arrendam escritórios privados e gerem contratos de adesão recorrentes.

Veredicto (vs. Cal.com): Escolhe o OfficeRnD Flex se geres escritórios privados, adesões recorrentes e acordos baseados em contratos. Escolhe o Cal.com se, sobretudo, precisas de aceitar reservas pagas para salas, visitas, workshops e passes diários sem obrigar os visitantes a criarem uma conta.

4. Optix: a melhor opção para gestão de coworking mobile-first

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste gratuito de 14 dias	$229/mês (1 localização, 50 utilizadores ativos)	App para membros com automatizações integradas	Espaços de coworking mobile-first

O que é: O Optix ajuda operadores de coworking a gerir os seus espaços e dá aos membros uma forma simples de reservar mesas, salas de reuniões e outros recursos a partir dos telemóveis. Os membros também podem pagar e fazer check-in através da app, enquanto os operadores automatizam tarefas como lembretes, onboarding e follow-ups. Os formulários de reserva no website permitem que não membros reservem espaços, marquem visitas, se registem ou enviem pedidos, para que possas gerir a atividade dos membros e as reservas de visitantes numa só plataforma.

Funcionalidades principais:

• Reserva mobile: Permite aos membros ver a disponibilidade e reservar mesas, salas de reuniões e outros recursos à hora através da tua app.

• Workflows automatizados: Automatiza emails de onboarding, lembretes de reserva, follow-ups de faturas e mensagens pós-visita através de triggers e ações.

• Widgets de reserva no website: Permite que potenciais membros marquem visitas, reservem recursos e se registem diretamente através do teu website.

• Faturação e pagamentos: Gera faturas recorrentes, cobra pagamentos, define cobranças automáticas e vende planos de adesão e passes diários através do Stripe.

• Ferramentas de comunidade: Dá aos membros um diretório para encontrarem e enviarem mensagens uns aos outros, um feed para anúncios e discussões, e acesso a próximos eventos.

Limitações:

• Gateways de pagamento que não sejam o Stripe custam mais $49/mês.

• Qualquer pessoa que se registe e use o teu espaço conta como utilizador ativo.

• Localizações adicionais, a app de marca branca e algumas funcionalidades de automação custam extra.

Preços: O Optix não oferece um plano gratuito, mas oferece um teste gratuito de 14 dias. Os planos pagos começam em $229/mês e incluem as funcionalidades principais e integrações, uma localização, 50 utilizadores ativos e 100 ações de automação. Utilizadores e localizações adicionais custam extra.

Ideal para: Espaços de coworking com uma só localização e espaços pequenos com várias localizações que dão prioridade a uma experiência de reserva mobile fluida e à automatização de tarefas rotineiras.

Veredicto (vs. Cal.com): Escolhe o Optix se quiseres que os membros reservem espaços, paguem faturas, façam check-in e se liguem a outros membros através de uma app mobile. Escolhe o Cal.com se, sobretudo, precisares de páginas de reserva para salas, visitas e passes diários, com pagamento cobrado antes da confirmação.

5. Cobot: a melhor opção para espaços mais pequenos que querem preços simples

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste gratuito de 30 dias	$89/mês (até 10 membros pagantes)	Preços baseados apenas em membros pagantes	Espaços independentes com uma só localização

O que é: O Cobot ajuda-te a gerir adesões de coworking, reservas, faturação e controlo de acessos numa só plataforma. O preço da subscrição depende do número de membros pagantes (membros ativos, membros de equipa e inquilinos), por isso visitantes ocasionais, visitantes e pessoas que fazem reservas externas não aumentam a tua contagem de membros. Também podes vender adesões, passes diários e outros serviços enquanto geres pagamentos recorrentes e reservas no mesmo sistema.

Funcionalidades principais:

• Reservas de recursos: Gere mesas, escritórios e salas de reuniões num calendário partilhado, com atualizações de disponibilidade e sincronização com o Google Calendar ou Outlook.

• Adesões e faturação: Configura adesões recorrentes, passes diários e tarifas de entradas ocasionais, com faturação automática e créditos de reserva.

• App e portal para membros: Permite que os membros reservem recursos, vejam faturas, geriram pagamentos e atualizem perfis através de uma app mobile ou de um portal com marca.

• Controlo de acessos: Liga fechaduras compatíveis e sistemas de entrada para gerir o acesso com base em adesões e reservas, com integrações de Wi‑Fi e impressão.

• API e integrações: Liga o Cobot a outros sistemas através da sua API ou de integrações como Zapier, ferramentas de contabilidade e sistemas de controlo de acessos.

Limitações:

• Os relatórios são menos extensos do que nas plataformas maiores de coworking.

• Reservas externas requerem um extra que custa $19/mês, mais uma taxa de 9% sobre a receita dessas reservas.

• Os passes de entrada ocasional têm uma taxa de 5%, enquanto os bilhetes de eventos têm uma taxa de 3%.

Preços: O Cobot não tem plano gratuito, mas oferece um teste gratuito de 30 dias. Os planos pagos incluem todas as funcionalidades, como reserva de salas e recursos, uma app mobile para membros, um portal white-label e gestão multi-localização. Os preços começam em $89/mês até 10 membros e aumentam com a tua contagem de membros pagantes.

Ideal para: Espaços de coworking pequenos e independentes que querem software simples e preços baseados em membros pagantes.

Veredicto (vs. Cal.com): Escolhe o Cobot se precisares de gerir adesões, faturação recorrente, reservas de recursos e acesso de membros numa só plataforma. O Cal.com é uma opção melhor se, sobretudo, quiseres aceitar reservas pagas para salas, passes diários e visitas através do teu website, sem taxa percentual sobre as reservas.

Software de reservas para coworking: comparação rápida

Eis como as cinco soluções de software de reservas para coworking se comparam nas funcionalidades-chave e nos planos gratuitos:

Ferramenta	Plano gratuito	Reserva de recursos	Regras de acesso	Faturação de membros
Cal.com	✅ Grátis para sempre para um utilizador	⚠️ Uma página de reserva por sala ou pool de mesas, sem plantas	⚠️ Regras de aviso, limites e aprovação, sem integração de acesso a portas listada	❌ Sem adesões nem créditos, funciona em conjunto com uma plataforma de workspace
Nexudus	❌ Teste de 21 dias	✅ Mesas, escritórios, salas e plantas com créditos	✅ Regras de reserva mais portas Salto KS, Brivo e Kisi	✅ Adesões, créditos e faturação
OfficeRnD Flex	❌ Teste de 14 dias	✅ Inventário de salas, recursos personalizados e plantas	✅ Regras de reserva e cancelamento, portas Salto KS, Kisi e Brivo	✅ Adesões, contratos e faturação
Optix	❌ Teste de 14 dias	✅ Mesas, salas e recursos com atribuições	✅ As reservas desbloqueiam portas Kisi 5 minutos antes do início	✅ Planos, passes e faturação
Cobot	❌ Teste de 30 dias	✅ Mesas, salas e recursos em calendários sem conflitos	✅ O Salto abre apenas recursos reservados, sem taxa de integração	✅ Adesões, passes diários e faturação

Veredicto final

Escolhe software de reservas para coworking consoante precises de aceitar reservas de não membros, gerir adesões e faturação, ou tratar de ambos.

O Cal.com é a melhor opção se quiseres vender alugueres de salas, passes diários, visitas e workshops através do teu website. Os visitantes podem verificar a disponibilidade e pagar ao reservar sem criarem uma conta. Também evitas taxas de configuração e implementação, taxas por localização e encargos percentuais sobre a receita das reservas. O Cal.com funciona em conjunto com a tua plataforma de coworking existente, por isso não tens de substituir o sistema que trata das adesões e da faturação.

Para operações diárias de coworking, Nexudus, OfficeRnD Flex e Optix combinam reservas com ferramentas de adesão e faturação. Cobot vale a pena considerar se geres um espaço independente mais pequeno e queres que os custos do software acompanhem os membros pagantes.

Se as reservas pagas de visitantes forem a tua prioridade principal, começa com o plano gratuito do Cal.com ou pede uma demo para a tua equipa.

Perguntas frequentes

1. Quanto custa o software de reservas para coworking? O Cobot começa em $89/mês até 10 membros pagantes. O Optix começa em $229/mês para uma localização e 50 utilizadores ativos, enquanto o OfficeRnD Flex começa em $129/mês para uma localização e 50 membros. O Nexudus começa em $150/localização/mês até 79 utilizadores. Entretanto, o Cal.com oferece um plano gratuito, com planos pagos a começar em $16/utilizador/mês. Não tem taxas de configuração, implementação ou por localização, e não cobra uma percentagem da receita das reservas.

2. Posso usar o Cal.com em conjunto com o Nexudus, OfficeRnD, Optix ou Cobot? Sim. O Cal.com trata das páginas de reserva no teu website enquanto a tua plataforma de coworking gere adesões, faturação e outras operações. Podes ligar os dados de reserva a outros sistemas através da API do Cal.com, webhooks ou Zapier.

3. Qual é o melhor software de reservas para coworking para um espaço independente pequeno? O Cobot é uma boa opção se precisares de faturação de adesões e quiseres que os custos do software acompanhem os membros pagantes. Se, sobretudo, quiseres aceitar reservas pagas para salas, visitas, workshops e passes diários através do teu website, o Cal.com permite-te fazer isso sem taxas por localização nem cobrança percentual sobre a receita das reservas.

4. O Cal.com cobra taxas sobre reservas de coworking? O Cal.com não cobra taxas de configuração ou implementação, taxas por localização, nem uma percentagem da tua receita de reservas. Podes receber pagamentos através do Stripe ou PayPal quando os visitantes reservam, sem pagar ao Cal.com uma parte de cada reserva. Só pagas as taxas de processamento cobradas pelo Stripe ou PayPal.

5. Qual plataforma é adequada para uma marca de coworking com várias localizações? O Nexudus é a melhor opção para uma rede que quer adesões, faturação e acesso por porta para cada site num só painel de administração. Reserva orçamento para o tempo de configuração e verifica como as reservas externas afetam a contagem de utilizadores ativos de cada localização.