Impulsiona a produtividade da equipa com a funcionalidade de Reuniões Instantâneas do Cal.com

O que são reuniões instantâneas?

Talvez já tenhas ouvido falar da funcionalidade de reuniões instantâneas do Cal.com. É um link de agendamento personalizado que foi inicialmente criado para Deel, mas que agora está disponível para todos os subscritores Enterprise do Cal.com. Se leste o nosso estudo de caso ou o nosso destaque sobre reuniões instantâneas, então já sabes como esta opção é fantástica. É uma funcionalidade que poupa tempo, reduz falhas de comunicação e torna simplesmente mais fácil as pessoas reunirem-se.

Perguntas frequentes sobre reuniões instantâneas

Podes estar a perguntar-te como ativar essa funcionalidade para a tua própria organização. Bem, nesse caso, este é o artigo de que precisas. Vamos abordar todas as noções básicas que precisas de saber para configurar agendamentos instantâneos e pôr tudo a andar.

Isto significa que vamos responder a perguntas básicas sobre o que são reuniões instantâneas e como funcionam, além de te mostrar o processo de configurar uma.

O que são reuniões instantâneas?

Para ativar as reuniões instantâneas, tens de ser membro de uma organização com uma conta Enterprise do Cal.com Enterprise. Isto porque esta funcionalidade foi criada exclusivamente para subscritores com necessidades de agendamento complexas. Partindo do princípio de que és membro de uma conta Enterprise, os agendamentos instantâneos podem ser configurados facilmente a partir do teu painel de links de agendamento. Podes fazê-lo criando um novo link de agendamento ou transformando um link de agendamento criado anteriormente num agendamento instantâneo. Se quiseres transformar um link de agendamento criado anteriormente num agendamento instantâneo, basta seguir os passos abaixo. De qualquer forma, tudo o que tens de fazer é seguir os passos abaixo.

Como configurar reuniões instantâneas

Partindo do princípio de que és membro de uma conta Enterprise, configurar reuniões instantâneas é muito simples. Aqui está como o fazer:

1. Inicia sessão na tua conta Cal.com.

2. Vai para o teu painel de links de agendamento.

3. Seleciona um link de agendamento criado anteriormente ou escolhe criar um novo.

4. Se estiveres a criar um novo link de agendamento, ser-te-á pedido que dês um nome a esse evento e especifiques a sua duração.

5. Caso contrário, basta clicar no evento pré-criado para aceder às respetivas definições.

6. Agora que acedeste às definições ao nível do evento, vais ver que há uma lista de separadores.

7. Logo abaixo do separador Workflows, vais ver um item chamado Agendamentos Instantâneos.

8. Clica neste separador para aceder às definições de Agendamento Instantâneo.

9. Assim que acederes ao separador de Agendamento Instantâneo, vai haver um interruptor que terás de ativar para ligar a funcionalidade de Agendamentos Instantâneos.

10. Vais notar que, abaixo disso, há definições adicionais que podes usar para afinar os teus agendamentos instantâneos.

11. Estas incluem horários de disponibilidade, parâmetros e a quantidade de tempo que um anfitrião tem para responder à reunião e iniciá-la.

12. Além disso, é aqui que configurarás os webhooks.

13. Quando tiveres feito todas as alterações e personalizações, clica no botão Guardar no canto superior direito.

Quem tem acesso a reuniões instantâneas?

Tal como todos os teus outros eventos reserváveis, os agendamentos instantâneos podem ser ocultos ou públicos. Se um agendamento instantâneo for público, qualquer pessoa que visite o teu perfil de agendamento poderá vê-lo. Se um agendamento instantâneo estiver definido como oculto, então será necessário partilhar um link para que outra pessoa possa aceder a esse tipo de agendamento. Esse link pode estar na tua assinatura de email ou pode ser um botão numa página web.

Tal como todos os teus outros links de agendamento reserváveis, os agendamentos instantâneos podem ser combinados com formulários de roteamento para reduzir a confusão dos clientes e aumentar a eficiência. Também podes visitar o separador Agendamentos Instantâneos nas definições ao nível do evento para definir parâmetros URL exclusivos.

Personalizar reuniões instantâneas

A personalização do teu agendamento instantâneo acontece no separador Agendamentos Instantâneos. As alterações feitas num agendamento instantâneo só se aplicam a esse evento reservável específico. A única exceção a isto é se um administrador da tua organização usar modelos de eventos geridos para criar um tipo de agendamento instantâneo, que é distribuído por várias pessoas. Nesse caso, sempre que o administrador atualizar o link de agendamento gerido, as definições serão atualizadas para quem estiver a usar esse modelo.

Como é que os membros da equipa são notificados de que uma reunião instantânea está pendente?

É fácil configurar notificações para os membros da equipa personalizando o componente de webhook dos teus agendamentos instantâneos.

No entanto, se não te sentires à vontade para usar webhooks diretamente, também podes instalar apps como Make ou Zapier. Assim que escolheres o teu método de ligação preferido, é apenas uma questão de decidir como queres que os membros da tua equipa sejam notificados.

Vão receber uma mensagem no Slack, uma chamada de voz de IA, ou talvez um email marcado como urgente na respetiva caixa de entrada? A única limitação que tens quando se trata de partilhar a notificação de um agendamento instantâneo é a tua imaginação.

O que é que o cliente vê quando reserva uma reunião instantânea?

Depois de selecionar um horário, as pessoas que reservam agendamentos instantâneos vão ver um botão na parte inferior do ecrã com a indicação Connect Now. Assim que clicarem neste botão, ser-lhes-á pedido que introduzam o nome e as informações de contacto. Depois de enviarem essas informações, vai aparecer um ecrã de espera.

O ecrã de espera vai desaparecer quando um membro da equipa responder ao pedido de reunião ou quando expirar. Assim que um membro da equipa entrar no link da reunião, o evento vai decorrer normalmente. Isto significa que a reunião vai acontecer na plataforma que escolheste como localização do teu agendamento instantâneo.

Usar agendamentos instantâneos é uma ótima forma de te destacares da multidão, tornando fácil para os teus colegas e clientes contactarem-te quando isso importa. Se quiseres saber mais sobre as ofertas Enterprise do Cal.com, não hesites em falar com um membro da nossa equipa de vendas. Obrigado por leres este artigo e, como sempre, boas marcações!

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