Como os Agentes de Voz com IA Resolvem Problemas de Agendamento para Equipas Globais de Vendas

Então um representante marca uma reunião numa segunda-feira. E, quando chega quinta-feira, o potencial cliente não apareceu. Ou o potencial cliente envia um email às 23h, hora do representante, a pedir para a remarcar, e ninguém vê a mensagem até à tarde do dia seguinte.

Nessa altura, o horário já foi embora, o lead arrefeceu e o representante está a correr atrás de um calendário em vez de vender.

As equipas de vendas lidam com isto o tempo todo. Fica ainda pior quando os potenciais clientes estão espalhados por vários países.

É aqui que um agente de voz com IA para vendas prova o seu valor.

O melhor trabalho para os agentes de voz com IA é o trabalho de agendamento à volta da reunião: confirmá-la, voltar a marcá-la e fazer follow-up quando falha. A conversa de vendas em si fica com os teus representantes, onde deve estar.

Neste artigo, vamos ver o que um agente de voz com IA faz por uma equipa de vendas e que problemas de agendamento resolve. Também vamos analisar o que deves verificar antes de adicionares um, e como o nosso agente telefónico com IA, Cal.ai, funciona no Cal.com, incluindo quanto custa um minuto.

O que um Agente de Voz com IA Faz por uma Equipa de Vendas  

Um agente de voz com IA é software que fala com pessoas ao telefone com uma voz natural e conclui uma tarefa durante a chamada.

Para uma equipa de vendas, essa tarefa é sobretudo o agendamento: confirmar uma reunião, adiá-la ou cancelá-la para que um representante não tenha de o fazer.

Os agentes de voz com IA existem em dois tipos, e a diferença está em quem faz a chamada.

Os agentes inbound atendem quando alguém liga para o teu número. Já os agentes outbound fazem a chamada eles próprios.

O Cal.ai é um agente de voz com IA outbound. Faz chamadas, e os Workflows do Cal.com acionam cada uma a partir de um evento de reserva, como uma nova reserva, um cancelamento ou uma reunião prestes a começar.

A pessoa do outro lado já tem uma reserva contigo, por isso cada chamada é sobre uma reunião que existe.

Os Problemas de Agendamento que os Agentes de Voz com IA Resolvem

A maior parte do estrago no calendário de vendas acontece entre a reserva e a reunião. Os agentes de voz com IA cobrem esse intervalo com uma chamada para cada lacuna, e cada chamada começa a partir de um trigger no Cal.com.

Aqui tens quatro problemas em que as chamadas de vendas com IA ajudam mais, e o que faz disparar cada uma.

Reuniões marcadas que nunca acontecem

Um potencial cliente diz que sim para quinta-feira às 14h. Chega quinta-feira, e já se esqueceu. Os emails ficam perdidos no meio de tudo, e as mensagens são ignoradas, mas uma chamada telefónica é muito mais difícil de perder.

Duas chamadas cobrem isto. A primeira é uma chamada de confirmação antes da reunião, iniciada pelo trigger “before event”. Tu escolhes o momento, como 24 horas antes. O agente verifica se o potencial cliente continua a vir e, se não puder, ficas a saber quando ainda há tempo para mudar o horário.

A segunda chamada segue-se a um no-show. Quando um no-show é marcado, o trigger “no-show updated” é acionado e o agente liga para oferecer uma nova hora. O Cal.ai consegue marcar durante a chamada, por isso a nova marcação acontece logo ali.

Também podes adicionar lembretes automáticos ou lembretes por SMS ao mesmo workflow, para que a chamada seja apenas um passo entre vários.

Reagendamentos e cancelamentos que consomem o tempo dos representantes

Cada “podemos mudar isto?” tira alguns minutos a um representante. Ele lê a mensagem, verifica o calendário, oferece horários e espera por uma resposta.

Num pipeline inteiro, isso soma muitas pequenas interrupções.

Esse vai e vem é a parte que o agente pode assumir. Se um potencial cliente pedir para mudar a reunião durante uma chamada, ele pode reagendá-la na hora. Se preferir cancelá-la, também o pode fazer.

Os triggers “rescheduled” e “cancelled” cobrem mudanças feitas noutro lado, como através da página de reserva. Eles iniciam uma chamada depois da alteração, para que o agente possa confirmar a nova hora ou oferecer outra.

Leads que arrefecem antes da primeira reunião

O interesse esvai-se depressa. Alguém que marca uma reunião às 16h está a pensar em ti às 16h, e na manhã seguinte já passou para outras coisas.

O trigger “new booking” inicia uma chamada assim que a reunião é marcada. O potencial cliente ouve falar de ti enquanto o interesse ainda está lá. Em links onde aprovás cada pedido primeiro, o trigger “booking requested” faz o mesmo no momento em que o pedido chega.

O mesmo aplica-se a leads que entram através de um formulário de routing. O formulário envia-os para o booking link do representante certo, por isso a chamada sai assim que reservam, em vez de esperar que um representante veja a notificação.

Para leads que não atendem, follow-ups automáticos no mesmo workflow podem continuar a partir daí.

Representantes a gastar horas de vendas em chamadas administrativas

Lembretes. Confirmações. “Só a confirmar que recebeste o convite.” Essas chamadas têm de ser feitas, mas não precisam de uma pessoa com quota.

Passa-as para o agente. Os teus representantes ficam com as conversas que realmente precisam de um humano, como descoberta, objeções e preços. Isto é ainda mais importante em equipas maiores.

Com round robin para equipas de vendas, as reuniões distribuem-se por vários representantes, e o agente trata das confirmações para cada uma delas. Tu escreves o prompt, o tom e o objetivo de cada chamada, para que soe à tua equipa e não a um script genérico.

Porque é que as Equipas de Vendas Globais Sentem Mais Estes Problemas

(Fonte da imagem: https://www.pexels.com/photo/business-team-analyzing-sales-data-in-meeting-36733313/)

As equipas globais sentem mais estes problemas de agendamento porque o dia do potencial cliente e o dia do representante raramente coincidem. Uma chamada de confirmação ou de reagendamento precisa de chegar ao potencial cliente durante o seu horário, e esse costuma ser o horário em que o representante não está a trabalhar.

O Cal.ai contorna isto porque o trigger da chamada está ligado à hora da reunião, e não ao dia de trabalho do teu representante. Define uma chamada para “24 hours before”, e ela sai 24 horas antes da reunião do potencial cliente, esteja ele onde estiver.

Um representante em Chicago pode marcar uma reunião com um potencial cliente em Tóquio numa segunda-feira, e a chamada de confirmação continua a sair no momento certo sem que ninguém ponha um alarme.

O alcance também conta.

O Cal.ai pode ligar para participantes em 11 países: os EUA, o Canadá, o Reino Unido, a Alemanha, a França, Espanha, Itália, a Austrália, o México, o Japão e a Índia. Também podes comprar um número dos EUA diretamente no Cal.com. As equipas que ligam a partir de outros países importam o seu próprio número em vez disso.

Para uma visão mais ampla sobre fusos horários, o nosso guia de melhores práticas de agendamento entre fusos horários para equipas globais aprofunda o tema.

O que Verificar Antes de Adicionares um Agente de Voz com IA ao Teu Processo de Vendas

Antes de adicionares um agente de voz com IA ao teu processo de vendas, verifica seis coisas: o que aciona cada chamada, se a pessoa concordou em ser chamada, quem escreve o guião, para onde vão os resultados, que países consegue alcançar e quanto custa um minuto.

Se estás a comparar opções para encontrar o melhor agente de voz com IA para chamadas de vendas outbound, estas são as perguntas que distinguem uma boa escolha de uma dor de cabeça. A tabela apresenta-as como perguntas simples, para as poderes fazer a qualquer fornecedor, incluindo nós.

Pergunta a fazer	Porque importa	Como o Cal.ai responde
A chamada é acionada pelos teus dados de reserva, ou por uma lista separada do dialer?	Chamadas ligadas a reservas são sobre reuniões que já existem. Uma lista separada significa ligar a pessoas que talvez nunca tenham pedido notícias tuas.	Os Workflows do Cal.com acionam cada chamada a partir de um evento de reserva, como uma nova reserva, uma atualização de no-show ou uma reunião prestes a começar. Não há lista de dialer.
A pessoa concordou em ser chamada?	Desde fevereiro de 2024, a FCC trata vozes geradas por IA como vozes “artificiais” ao abrigo do TCPA. As chamadas precisam do consentimento expresso prévio da pessoa chamada.	As chamadas vão para participantes que reservaram contigo e forneceram um número de telefone. O consentimento continua a ser teu para recolher e registar, por isso integra-o no teu fluxo de reserva e confirma os detalhes com a tua equipa jurídica.
Conseguem escrever o guião, o tom e o objetivo de cada chamada?	Uma chamada que soe fora da marca perde o potencial cliente nos primeiros dez segundos.	Sim. Escreves o prompt, a mensagem de abertura, o tom e a personalidade de cada chamada. Podes adicionar variáveis para personalizar.
Para onde vão as transcrições e os resultados?	Se a tua equipa não conseguir ver o que foi dito, ninguém consegue melhorar o guião ou fazer follow-up.	O Cal.com mostra transcrições, conclusão da chamada e taxas de reserva, bem como sentimento, no teu dashboard do Cal.com.
A que países consegue ligar e a partir de que números?	Uma equipa global precisa que o agente chegue aos potenciais clientes onde eles estão.	Liga para 11 países: os EUA, o Canadá, o Reino Unido, a Alemanha, a França, Espanha, Itália, a Austrália, o México, o Japão e a Índia. Podes comprar números dos EUA no Cal.com. Outros países importam os seus próprios números.
Quanto custa um minuto?	A duração das chamadas varia, por isso a tarifa por minuto é o que te permite prever os custos.	$0.29 por minuto, o que equivale a 29 créditos. Cobrimos a imagem completa dos custos na secção seguinte.

Queres ouvir o que os teus potenciais clientes vão ouvir? Liga para a nossa linha de demo em +1 (415) 873-1159 e imagina-a a correr o script da tua equipa.

Como Funcionam as Chamadas de Voz com IA no Cal.com 

As chamadas de voz com IA no Cal.com seguem três passos: escolhe o trigger, adiciona um número de telefone e escreve o prompt.

Aqui está como cada passo funciona no Cal.ai, o nosso agente telefónico com IA.

1. Escolhe o trigger.

Abre Workflows, cria um novo e escolhe o evento que inicia a chamada. Pode ser uma nova reserva, uma reunião prestes a começar, um reagendamento ou um no-show. Seleciona o teu booking link e, se quiseres, define o timing, como 24 horas antes. Depois adiciona a ação “Call attendee using Cal.ai Voice Agent.”

1. Adiciona um número de telefone.

O agente precisa de um número a partir do qual ligar. Podes comprar um número dos EUA dentro do Cal.com ou importar o teu próprio. Em workflows de equipa, só os administradores de equipa ou owners podem comprar, importar ou remover números. Todos os outros podem usar os que já estão ligados.

1. Escreve o prompt.

Escreve a primeira frase que o agente diz quando a chamada começa. Depois escreve um prompt geral que define o seu papel e objetivo. Podes adicionar variáveis para personalizar cada chamada. Testa antes de ires para produção ligando para o número ou executando uma chamada web de teste. Ambas usam créditos.

Aqui está como funciona o preço do agente de voz com IA.

Cada minuto de chamada custa $0.29, o que equivale a 29 créditos. Cada número dos EUA custa $5 por mês. Por isso, uma chamada de três minutos custa $0.87.

O Cal.ai está disponível em todos os planos do Cal.com, incluindo o gratuito. As contas gratuitas não incluem créditos, por isso vais precisar de comprar alguns antes de o agente poder fazer uma chamada. Os planos pagos incluem créditos para cada membro todos os meses: 750 no Teams e 1,000 nas Organizations, ou cerca de 26 e 34 minutos de chamadas. Podes comprar mais sempre que precisares. No Enterprise, os créditos do Cal.ai são ilimitados, por isso não medes as chamadas de todo.

Estás a lançar o Cal.ai numa organização de vendas? Fala com a nossa equipa de vendas sobre o teu volume de chamadas e os países para os quais ligas.

Deixa o Agente Tratar do Agendamento  

Por isso, o trabalho resume-se a isto. Deixa o agente tratar das chamadas que mantêm as reuniões no calendário, e deixa os teus representantes passar o tempo nas conversas que fecham negócios.

As equipas que lançam isto em toda a empresa recebem créditos ilimitados do Cal.ai no Cal.com Enterprise. Para ouvires como o agente soa, liga para a nossa linha de demo em +1 (415) 873-1159.

Depois marca uma chamada com a nossa equipa de vendas para o configurar para os teus representantes. Ou começa no plano gratuito, compra alguns créditos e configura hoje a tua primeira chamada de confirmação.

FAQ

A IA pode ser usada para agendar reuniões?

Sim. Um agente de voz com IA pode marcar, reagendar, cancelar e confirmar reuniões por telefone. O Cal.ai faz isto em chamadas que os Workflows do Cal.com acionam a partir de eventos de reserva, como uma nova reserva ou uma reunião prestes a começar.

Como saber se alguém está a usar uma voz de IA?

Um bom agente de voz com IA diz que é IA no início da chamada. A pessoa que liga também precisa primeiro do consentimento da pessoa, uma vez que a FCC trata vozes geradas por IA como vozes “artificiais” ao abrigo do TCPA e exige consentimento expresso prévio para essas chamadas.

Quanto custam os agentes de voz com IA?

O preço dos agentes de voz com IA varia consoante o fornecedor. O Cal.ai custa $0.29 por minuto (29 créditos), mais $5 por mês por cada número de telefone dos EUA. Está disponível em todos os planos do Cal.com, mas as contas gratuitas precisam de comprar créditos antes de o agente poder fazer chamadas. Os planos Enterprise incluem créditos ilimitados do Cal.ai.