Como a Cal.com se tornou a ferramenta de eleição da Deel para agendamento
Escalar operações globais: a integração da Deel com Cal.com
Num mundo cheio de problemas, as soluções são transformadoras, e é isso que Deel é. Como uma plataforma global de pessoas, a Deel simplifica a forma como as organizações fazem onboarding, offboarding e gerem tudo o resto relacionado com colaboradores e prestadores de serviços. Usar a Deel significa que podes contratar a nível global sem te preocupares com questões de compliance ou payroll. Isto porque o conjunto de ferramentas da Deel garante que os pontos nos is e os traços nos ts estão sempre no lugar.
A Deel tem tudo o que precisas para crescer a tua presença recrutando os melhores talentos em todo o mundo sem rebentar o orçamento. A Deel é tão boa no que faz que, neste momento, é o registo número um de serviços para empregadores em mais de 150 países. Isto significa que a plataforma da Deel foi usada para fazer onboarding de mais de 35 000 empresas e 500 000 trabalhadores a nível global.
Agora, com tudo isto a acontecer, é fácil perceber que trabalhar na Deel significa que precisas de comunicar de forma eficaz e eficiente em grande escala. Mas há um problema: é um desafio quando não tens uma infraestrutura de agendamento de calendário decente.
Neste estudo de caso, vamos dedicar alguns momentos a ver qual era a situação da Deel antes de escolher Cal.com, como Cal.com ajudou a Deel e, no fim, quais foram os benefícios.
O desafio
A Deel é uma empresa distribuída globalmente que facilita a contratação de trabalhadores remotos e a relocação de talento-chave. Antes de descobrir Cal.com, a Deel andava há algum tempo à procura de uma solução de agendamento de calendário capaz de responder às suas necessidades. Isto era um problema porque a capacidade de implementar uma comunicação eficaz, não só internamente mas também externamente, estava limitada por um estrangulamento baseado em agendamentos.
Inicialmente, a Deel tentou usar produtos como o Calendly para ultrapassar este obstáculo, mas não ficou satisfeita com a falta de personalização. Depois tentou outros produtos, mas os mesmos problemas continuaram a surgir. Eram, em concreto, problemas relacionados com funcionalidades, integração e controlo de dados.
O que a Deel precisava era de um produto que não fosse apenas seguro e fiável, mas que também funcionasse com a sua stack tecnológica atual e permitisse adaptar o ambiente de agendamento às suas necessidades. Foi por isso que acabaram por vir para Cal.com. Em vez de ser rígida na forma como implementa o que é a infraestrutura de agendamento, a Cal.com põe o utilizador firmemente ao volante e permite-lhe definir o âmbito das suas necessidades de agendamento.
Vamos ser francos: a última coisa de que uma empresa distribuída globalmente precisa é de uma solução de agendamento sem funcionalidades básicas como eventos coletivos, agendamento round robin e capacidade para vários fusos horários.
A solução
A equipa de apoio ao cliente da Deel foi a pioneira a identificar Cal.com como uma opção em potencial. Isto não surpreende, já que as equipas de apoio ao cliente são muitas vezes compostas por pessoas orientadas para a ação, responsáveis e com jeito para encontrar soluções. Ao contrário de todos os outros produtos de software de agendamento de calendário que a Deel tinha experimentado e que, no fim, a desiludiram, Cal.com prometia algo diferente.
"Cal.com reduziu o tempo médio para marcar uma reunião em mais de 75%; passou de 48 horas para menos de 12."
Na verdade, a Deel veio ter com a Cal.com com um pedido específico: permitir que os convidados entrassem numa chamada diretamente a partir da página de agendamento sempre que um agente estivesse disponível. A equipa da Cal.com lançou rapidamente uma funcionalidade única em que os convidados podiam entrar imediatamente numa chamada, combinando agendamento com uma linha direta — algo que não se viu em nenhuma outra ferramenta de agendamento. Isto simplificou o tempo de resposta do apoio da Deel e facilitou a comunicação com os clientes, ajudando a equipa a prestar um serviço mais rápido e eficiente.
Além disso, Cal.com oferecia um conjunto incrível de funcionalidades que podiam ser integradas com a sua stack tecnológica via API. Isto ajudou a garantir que teriam controlo total e acesso aos dados de agendamento. A Cal.com também incluía funcionalidades essenciais como formulários de roteamento, anfitriões designados e agendamento round robin. O agendamento round robin pode não parecer algo muito importante, mas, no mundo do apoio ao cliente, é essencial, sobretudo quando se lida com vários membros da equipa distribuídos por diferentes fusos horários. A opção de agendamento round robin da Cal.com significou que os clientes podiam ser encaminhados para o representante certo da Deel mais depressa do que nunca.
"O round robin da Cal.com fez uma enorme diferença e ajudou a Deel a melhorar a retenção de clientes em 70%, um número que ultrapassa completamente os padrões estabelecidos do setor."
A experiência positiva que a equipa de apoio ao cliente da Deel teve com Cal.com desencadeou um efeito borboleta. Em pouco tempo, o passa-a-palavra positivo fez com que mais pessoas e equipas na Deel começassem a usar a Cal. Antes de darem por isso, mil pessoas na Deel estavam a usar Cal para poupar tempo, aumentar a eficiência e gerar resultados com impacto em equipas como sucesso do cliente, recursos humanos, recrutamento, jurídico e operações.
Uma das razões pelas quais tantos profissionais diferentes podiam usar Cal.com era a sua personalização. A funcionalidade Managed Events, disponibilizada a clientes enterprise, permitia que os líderes de equipa criassem modelos específicos de tipos de marcação com elementos bloqueados. Estes campos bloqueados evitam que os modelos sejam alterados por acidente, ao mesmo tempo que permitem personalização individual. Os gestores podiam atribuir estes tipos de agendamento aos membros relevantes da equipa. Isto significava que cada equipa tinha acesso a um conjunto de links de agendamento únicos, criados para o seu workflow.
"Os resultados falam por si — os índices de satisfação do cliente da Deel aumentaram 30% ao usar Cal.com."
Outras funcionalidades que a Deel considerou impactantes incluíram formulários de roteamento, eventos coletivos e reuniões instantâneas. Os formulários de roteamento foram usados para eliminar a confusão dos clientes, ajudando as pessoas a encontrar rapidamente o agendamento certo através de uma série de perguntas curtas e simples. As reuniões instantâneas ajudaram a facilitar discussões internas rápidas e chamadas urgentes com clientes. Os eventos coletivos foram usados para simplificar as reuniões de equipa, pré-definindo os participantes obrigatórios e gerando datas predeterminadas que funcionavam para todas as partes.
"Usar Cal.com reduziu em 25% os no-shows em reuniões; isto tem sido fantástico para a eficiência operacional."
O foco da Cal.com na simplicidade facilitou uma adoção rápida dentro da Deel. Embora tenha funcionalidades apreciadas por quem tem formação técnica, também é igualmente acessível a profissionais de outras áreas. A loja de aplicações tornou fácil para a Deel integrar o seu agendamento com contactos do Salesforce, proporcionando acesso às ferramentas necessárias sem compromissos.
O resultado
A Deel marca quase 10 mil reuniões por mês e os benefícios gerados para a Deel ao usar Cal.com são muitos. A Cal.com ajudou a Deel a acelerar o seu crescimento e a reduzir os seus custos operacionais. Isto permitiu-lhes reinvestir o tempo poupado de volta na organização, ao mesmo tempo que libertou recursos cruciais que usaram para ajudar a manter a sua posição de liderança no setor.
"Ao integrar a Cal.com, a Deel reduziu em 10% o tempo do seu ciclo de recrutamento. Isto ajudou a garantir melhores talentos mais rapidamente e a manter o ritmo forte."
Desde que implementou a Cal.com, a Deel registou uma redução de 35% no tempo gasto a agendar reuniões, bem como uma melhoria de 20% nas taxas globais de assistência às reuniões. A funcionalidade de agente de IA da Cal.com também fez a diferença para a Deel, ajudando a automatizar alguns processos e, em simultâneo, melhorar a acessibilidade dos seus serviços.
"O apoio ao cliente da Cal.com tem sido excelente — respondem rápido, sabem do que falam e estão sempre dispostos a ir mais além."
O Insight Dashboard da Cal.com também tornou fácil para a Deel ver conclusões baseadas em dados que usaram para otimizar a equipa durante períodos de pico e melhorar a satisfação dos clientes. Desde que integraram o produto da Cal.com como parte do workflow, a equipa de vendas da Deel viu um aumento de 15% na taxa de fecho. Como se isso não fosse impressionante o suficiente, houve também uma melhoria de 30% nos índices de satisfação do cliente como resultado da forma como o agendamento de marcações, as reservas e a implementação mudaram desde que a Cal.com passou a fazer parte da forma como a Deel gere o seu tempo.
Esta é a parte do estudo de caso em que, normalmente, tudo é resumido mais uma vez e se faz um argumento realmente convincente para a adoção do produto em questão. Mas aqui está a questão — acreditamos que as palavras mais poderosas são as dos nossos clientes. Por isso, com a autorização deles, vamos terminar este estudo de caso partilhando feedback não editado que recebemos da Deel. Aproveita.
O nosso produto correspondeu a tudo o que esperavas? Quão provável é que recomendes Cal.com a outras pessoas?
Sim, a Cal.com não só correspondeu como superou as nossas expectativas. As melhorias contínuas e as funcionalidades que lançam mostram que estão comprometidos em evoluir com as necessidades dos vossos clientes. Recomendamos vivamente a Cal.com a outras empresas que procurem uma solução de agendamento robusta e flexível.