Resolving the Challenges of Scheduling: How Storyblok Leveraged Cal.com
Conhece a Storyblok
Storyblok é uma solução de CMS para developers e marketers que está a mudar a forma como as pessoas pensam na gestão de conteúdo headless. O produto inclui um editor visual integrado e ajuda os utilizadores a acelerar o time to market. Da ideação à gestão de ativos digitais e funcionalidades de localização, a Storyblok retira a dor de cabeça de construir e lançar produtos em escala. Faz isto ao tornar fácil para os membros da equipa colaborarem e simplificar a forma como trabalham.
Uma das grandes coisas na Storyblok é que fazem o que dizem. No fim de contas, uma coisa é uma startup dizer que o seu produto é diferente, mas outra é mostrar isso mesmo. A Storyblok acredita no seu produto. É por isso que têm uma equipa de account executives e engenheiros de developer relations prontos para oferecer demos ao vivo do produto.
Esta é uma funcionalidade essencial que ajuda os principais decisores nas organizações potenciais a terem as suas perguntas respondidas em tempo real. Também significa que estas pessoas-chave podem ver como o produto funciona em tempo real, tornando mais fácil para elas imaginar o valor que representa.
O Desafio: Distribuição Desigual de Reuniões
A Storyblok veio à Cal.com porque tinha um problema. As reuniões não estavam a ser distribuídas de forma equilibrada pela equipa de engenheiros de developer relations. Muitas vezes, um pequeno grupo de engenheiros acabava com 90% das reservas. Isto estava longe de ser uma solução ideal, porque podia contribuir para o burnout e significava que outras pessoas disponíveis não estavam a ser aproveitadas em pleno. Este desequilíbrio afetava negativamente tanto os parceiros internos como os externos.
Mudar para o agendamento fixo round-robin da Cal.com simplificou drasticamente o nosso processo de demos. Os nossos account execs já não lutam para alinhar a disponibilidade com os developers, e vimos um aumento de 50% na eficiência das demos.
Além disso, como a Storyblok é uma organização totalmente remota, que opera e serve clientes em 40 países diferentes, enfrentavam regularmente desafios ao gerir múltiplas disponibilidades em diferentes fusos horários.
Cal.com tornou o agendamento de demos de vendas simples e sem atritos. Faz automaticamente o match entre a nossa equipa e os engenheiros certos, equilibrando a carga de trabalho e otimizando a disponibilidade."
Antes de usar a Cal.com, tudo isto era gerido manualmente com Calendly, que, infelizmente, não tinha as ferramentas integradas necessárias para tornar este processo eficiente e impactante. Isto significava que o processo de marcar reuniões acabava por ser significativamente mais caro, em termos de tempo e de pessoas, do que precisava de ser.
Cal.com: A Solução
Cal.com é personalizável, open source e construída por uma equipa remote-first e assíncrona. Isto significa que vem com uma vasta gama de ferramentas para simplificar tudo o que está relacionado com a infraestrutura de agendamento de calendário. Cal.com conseguiu resolver o problema da Storyblok através de uma funcionalidade chamada Fixed Round Robin. Este é um tipo de reunião que a Cal.com desenvolveu especificamente para a Storyblok.
"Com a ajuda da Cal.com, a Storyblok transformou completamente o seu processo de demos. Acabaram-se os malabarismos entre a disponibilidade dos developers e os horários dos account executives — agora tudo era otimizado automaticamente para ambos os lados."
O tipo de reserva fixed round-robin da Cal.com foi criado especificamente para a Storyblok, embora mais tarde tenha sido lançado e disponibilizado a todos os utilizadores pagos. Este scheduling link facilitou uma distribuição equilibrada da carga de trabalho entre os engenheiros da Storyblok e os account executives. Fez isto ao combinar a distribuição clássica de reuniões round-robin e a atribuição de slots de tempo com o conceito de hosts pré-designados.
"A tecnologia da Cal.com permite que os Account Executives se concentrem naquilo que fazem melhor — vender a Storyblok. O matching automatizado entre a nossa equipa global de vendas e os developers garante que cada cliente recebe uma demo de alta qualidade sem atrasos no agendamento."
Usar a Cal.com para gerir a marcação de compromissos mudou tudo para a Storyblok. Significou que as reuniões eram distribuídas de forma equilibrada pelos membros certos da equipa. Também reduziu o burnout e ajudou a equilibrar os custos, garantindo que os membros da equipa não estavam nem sobrecarregados nem subaproveitados.
O Resultado
Ao mudar da Calendly para a Cal.com, a Storyblok conseguiu corresponder facilmente e sem esforço os potenciais clientes com a equipa de demos certa com base em fatores relacionados com disponibilidade, fuso horário e região. Isto, por sua vez, melhorou a eficiência no geral, porque significava que a equipa da Storyblok não tinha de gerir manualmente nenhuma das reservas das reuniões nem rever as reservas para verificar erros.
"Mudar da Calendly para a Cal.com poupou aos account executives da Storyblok horas de idas e voltas para encontrar engenheiros disponíveis. Agora, deixam que o sistema trate do agendamento, o que equilibra as cargas de trabalho em mais de 40 países e garante que os clientes falam sempre com o engenheiro certo para as suas necessidades."
Além disso, como o produto de infraestrutura da Cal.com é amigável à localização e está disponível em mais de 25 idiomas, esta foi uma solução que pôde ser aplicada a todos os representantes da Storyblok em todo o lado, a nível internacional. A Storyblok é uma das muitas startups que a Cal.com tem orgulho em capacitar através da nossa infraestrutura de agendamento. Esta parceria destaca como a Cal.com continua a apoiar o crescimento e o sucesso de empresas com visão de futuro como a Storyblok à escala global.