Como uma equipa global deixou de perder leads com elevada intenção — e fechou mais 20% de negócios
Quando um lead qualificado está pronto para falar, cada minuto conta.
Para a Rankingonai.com, os atrasos no agendamento estavam a criar fricção no pior momento possível — հենց quando a intenção era mais alta. Ao mudarem para reservas instantâneas com a Cal.com, eliminaram completamente esse intervalo, transformando mais depressa o interesse inbound em conversas reais — e aumentando as taxas de fecho em 20%.
Rankingonai.com é uma agência de SEO com IA que ajuda empresas SaaS a aparecer nos motores de pesquisa de IA como o ChatGPT, o Perplexity e as Visões gerais de IA da Google. Com a confiança de empresas com ARR de oito dígitos, já geraram mais de 1M de sessões referenciadas por IA para os seus clientes.
- Industry
- Marketing e Publicidade
- Company size
- 1-10
- Founded
- 2023
- Website
- Rankingonai
Visão geral
Agendar não é só coordenação. É o momento em que o interesse inbound se transforma em receita real, e, para Rankingonai.com, esse momento estava a desmoronar-se.
Com uma equipa distribuída globalmente e leads a entrar em vários fusos horários, o intervalo entre alguém demonstrar interesse e realmente entrar numa chamada estava a custar negócios à Rankingonai.com. Resolveram-no ao fazer esse intervalo desaparecer por completo.
O desafio: o impulso perdido no vai e vem
Para a Rankingonai.com, o problema nunca foi a procura. A fundadora Tanya Van Gastel fala muitas vezes em conferências com +500 pessoas sobre SEO e visibilidade em IA.
Quando um lead com elevada intenção, como o fundador de uma SaaS ou o responsável de marketing, chegava ao site, esses leads estavam prontos para agir. Mas se marcar uma chamada significava esperar por um horário disponível, trocar emails ou lidar com confusão entre fusos horários, essa prontidão evaporava depressa. As prioridades mudavam. Outras opções ocupavam o espaço, mesmo quando eram criadas ligações fortes offline.
“"A ideia de andar manualmente no vai e vem para definir uma hora de reunião é penosa." Tanya Van Gastel, Fundadora, Rankingonai.com”
Essa fricção tinha um custo real:
Leads que estavam genuinamente interessados não convertiam, e a equipa passava horas por semana em coordenação que nada tinha a ver com fechar negócio.
A Rankingonai.com escolheu eliminar completamente a fricção no agendamento. Incorporaram a Cal.com diretamente nas suas landing pages para que os potenciais clientes pudessem marcar no momento em que estivessem prontos, sem email de seguimento, sem sala de espera, sem vai e vem.
“"Usamos a Cal.com para todas as chamadas de vendas, bem como para reuniões internas e externas. Está incorporada nas nossas landing pages, por isso os leads podem marcar tempo connosco instantaneamente sem qualquer vai e vem, o que torna todo o processo sem fricção," Tanya Van Gastel”
Também adicionaram perguntas personalizadas de triagem a cada fluxo de agendamento. Quando a chamada acontece, a equipa já sabe com quem está a falar, o que o potencial cliente está a tentar resolver e porque é que entrou em contacto, sem passar os primeiros dez minutos de cada chamada a descobrir isso.
Os resultados: conversas mais rápidas, mais negócios fechados
A mudança mais imediata foi a rapidez. Conversas que costumavam demorar dias a agendar passaram a acontecer enquanto a intenção ainda estava alta. E essa diferença de timing refletiu-se diretamente na receita.
“"A Cal.com reduziu a perda de leads ao permitir que os potenciais clientes marcassem instantaneamente, o que aumentou a nossa taxa de fecho em cerca de 20%," Tanya Van Gastel”
Essa rapidez não aparece só nos números. Molda a forma como os potenciais clientes experienciam a Rankingonai.com desde a primeira interação. André Bastié, CEO da HappyScribe, reparou nisso em primeira mão:
Internamente, o impacto foi-se acumulando. O tempo que antes ia para coordenar calendários agora vai para vendas e entrega. A mudança de contexto diminuiu. E gerir uma equipa distribuída globalmente por vários fusos horários, que antes era um dos maiores desafios operacionais, agora acontece automaticamente.
“"A Cal provavelmente poupou-me mais de +20 horas por mês, para já não falar da mudança de contexto evitada ao resolver o agendamento," Tanya Van Gastel”
O resultado: o agendamento como alavanca de crescimento
O que começou como uma solução para um processo frustrante tornou-se infraestrutura central.
Ao fechar o intervalo entre interesse e ação, a Rankingonai.com tornou mais fácil para os potenciais clientes interagirem e para a sua equipa fazer o trabalho que realmente importa. Podem ir diretamente para entregar um trabalho excelente a clientes satisfeitos, sem qualquer complicação de agendamento.
“_"A Cal.com é a espinha dorsal do nosso fluxo de vendas inbound e da nossa eficiência interna," disse Tanya. "Sinceramente, já não consigo imaginar gerir o meu calendário e as minhas reuniões sem a Cal."
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