Como a Reda poupa 20 horas por mês em agendamento com a Cal.com

A Reda usa a Cal.com para encaminhar reuniões automaticamente entre equipas e marcas, eliminando a coordenação manual e garantindo que os clientes marcam sempre com as pessoas certas.

Reda.ai ajuda equipas de finanças a automatizar o processamento de faturas e os fluxos de trabalho de contas a pagar. A plataforma lê faturas, extrai dados financeiros e encaminha aprovações para que as equipas de contabilidade possam processar faturas mais depressa e com menos erros.

À medida que a Reda crescia e trabalhava com mais clientes em várias equipas e marcas, coordenar reuniões tornou-se complicado. Agendar chamadas, demonstrações e conversas com clientes exigia muitas vezes coordenação manual para garantir que o cliente certo chegava à equipa certa. Tudo isto tornava o processo pouco fluido para clientes e leads.

A Reda resolveu isto com a Cal.com.

O desafio

Para uma empresa como a Reda, as reservas online são críticas. Chamadas de demonstração, sessões de onboarding e conversas com clientes são muitas vezes essenciais para conquistar e reter clientes.

Se o agendamento ficar lento ou confuso, essas conversas não acontecem.

Para a Reda, o desafio do agendamento era ainda mais complexo. A empresa serve várias marcas sob o mesmo teto, e as reuniões muitas vezes têm de ser encaminhadas para a equipa correta, sem sacrificar a rapidez.

Antes de implementar a Cal.com, esse encaminhamento era feito manualmente. Alguém da equipa tinha de intervir para garantir que cada reserva acabava com a pessoa certa.

“Costumávamos perder tempo a coordenar reuniões entre diferentes equipas e contactos de clientes”, diz o CEO da Reda, Nils Törnström.”

Não só o processo era lento para os clientes, como, com o tempo, essas pequenas tarefas foram-se acumulando. A equipa estima que estava a gastar cerca de uma hora por dia a coordenar reuniões—o que dá cerca de 20 horas por mês perdidas em logística de agendamento. 

A solução

Com a Cal.com, a Reda centralizou o agendamento entre equipas, mantendo ao mesmo tempo distinta a experiência de reserva de cada marca.

Calendários que carregam rapidamente e um fluxo de reserva que não exige trocas de mensagens tornam a experiência de agendamento rápida e simples para os clientes.

Em vez de encaminhar reuniões manualmente, os clientes podem agora reservar diretamente com a pessoa certa.

“A Cal.com centralizou por completo a coordenação das reuniões. A pessoa certa é marcada com a equipa certa, com a marca certa, automaticamente”, disse o Nils. ”

Várias funcionalidades fizeram diferença de imediato.

Agendamento para várias equipas com branding personalizado

As primeiras impressões contam, e os logótipos da empresa criam afinidade com a marca desde o início. Ter um scheduling link genérico ou com a marca errada pode minar a confiança logo à partida. As pessoas querem saber com quem estão a interagir antes de introduzirem os seus dados pessoais. 

“Servimos várias marcas sob o mesmo teto, e poder dar a cada equipa o seu próprio logótipo e cores com a Cal é uma enorme vantagem para nós”, disse o Nil. ”

Adicionar um logótipo, nome da equipa e descrição da equipa é fácil com a Cal.

Uma experiência de reserva limpa e profissional

Muitos dos testemunhos sobre a Reda destacam a facilidade de utilização, a disponibilidade e a automatização.

Um sistema de reserva pouco fluido iria minar essa experiência. Implementar a Cal permite à empresa definir, desde o início, um nível elevado de profissionalismo. 

“A experiência de reserva da Cal é limpa e profissional. Simplesmente funciona, e os nossos clientes reparam nisso”, disse o Nils. ”

Agendamento flexível e integrações

À medida que as empresas crescem, as suas necessidades mudam. Com a sua ênfase na extensibilidade via API e um marketplace de apps que se ligam sem atrito, a Cal foi construída para ser uma infraestrutura de agendamento de longo prazo. 

“A flexibilidade e as integrações poupam-nos muita coordenação manual”, sublinhou o Nils. ”

Para a Reda, o agendamento está no início de muitas interações com clientes—desde demonstrações a chamadas de onboarding. Ao automatizar como as reuniões são encaminhadas entre equipas, a Cal.com garante que potenciais clientes e clientes conseguem ligar-se rapidamente às pessoas certas, sem que a coordenação interna abrande o processo.

Os resultados

Ao automatizar o agendamento, a Reda eliminou a necessidade de encaminhar manualmente as reservas entre equipas.

O que antes exigia coordenação diária agora acontece automaticamente.

A equipa estima que a Cal.com lhes poupa cerca de uma hora por dia, o que equivale a uma estimativa de: 

• 20 horas poupadas por mês, o equivalente a 2–3 dias de trabalho recuperados todos os meses

• Menos clientes a lidar com longas cadeias de emails frustrantes.

Em vez de gerir calendários, a equipa da Reda pode concentrar-se no que mais importa—falar com clientes e fazer crescer a sua plataforma.