A resolver desafios de agendamento: como a Storyblok tirou partido do Cal.com

A Storyblok é uma solução de CMS para developers e marketers que está a mudar a forma como as pessoas pensam sobre gestão de conteúdos headless. O produto inclui um editor visual integrado e ajuda os utilizadores a acelerar o seu time to market. Desde a ideação até às funcionalidades de gestão de ativos digitais e localização, a Storyblok elimina a dor de cabeça de construir e lançar produtos em escala. Faz isto facilitando a colaboração entre membros da equipa e simplificando a forma como trabalham.

Uma das grandes vantagens da Storyblok é que praticam o que pregam. Afinal, uma coisa é uma startup dizer que o seu produto é diferente, mas outra é mostrá-lo mesmo. A Storyblok acredita no seu produto. É por isso que têm uma equipa de account executives e engenheiros de developer relations prontos para fazer demonstrações ao vivo do produto.

Esta é uma funcionalidade essencial que ajuda os principais decisores dentro de organizações potenciais a ter as suas perguntas respondidas em tempo real. Também significa que estas pessoas-chave podem ver como o produto funciona em tempo real, tornando mais fácil imaginar o valor que ele representa.

O desafio: distribuição desigual das reuniões

A Storyblok veio para o Cal.com porque tinha um problema. As reuniões não estavam a ser distribuídas de forma equitativa pela sua equipa de engenheiros de developer relations. Muitas vezes, um pequeno grupo de engenheiros acabava com 90% das reservas. Isto estava longe de ser uma solução ideal, porque podia contribuir para o burnout e significava que outras pessoas disponíveis não estavam a ser aproveitadas em todo o seu potencial. Este desequilíbrio afetava negativamente tanto os parceiros internos como os externos.

“Mudar para o fixed round-robin do Cal.com simplificou drasticamente o nosso processo de demos. Os nossos account execs deixaram de ter dificuldade em alinhar a disponibilidade com os developers, e vimos um aumento de 50% na eficiência das demos.”

Além disso, como a Storyblok é uma organização totalmente remota que opera e serve clientes em 40 países diferentes, enfrentavam regularmente desafios ao gerir várias disponibilidades em diferentes fusos horários.

“O Cal.com tornou o agendamento de demos de vendas simples e sem atritos. Faz corresponder automaticamente a nossa equipa aos engenheiros certos, equilibrando a carga de trabalho e otimizando a disponibilidade.”

Antes de usar o Cal.com, tudo isto era gerido manualmente com o Calendly, que, infelizmente, não tinha as ferramentas integradas necessárias para tornar este processo eficiente e impactante. Isto significava que o processo de agendar reuniões acabava por ser significativamente mais caro, em termos de tempo e de pessoas, do que precisava de ser.

Cal.com: A solução

O Cal.com é personalizável, open source e construído por uma equipa remote-first e async. Isto significa que vem com uma vasta gama de ferramentas para simplificar tudo o que esteja relacionado com a infraestrutura de agendamento de calendário. O Cal.com conseguiu resolver o problema da Storyblok através de uma funcionalidade chamada Fixed Round Robin. Este é um tipo de reunião que o Cal.com desenvolveu especificamente para a Storyblok.

“Com a ajuda do Cal.com, a Storyblok transformou completamente o seu processo de demos. Acabaram-se os malabarismos entre a disponibilidade dos developers e os horários dos account executives — tudo passou a ser automaticamente otimizado para ambos os lados.”

O tipo de reserva fixed round-robin do Cal.com foi criado especificamente para a Storyblok, embora mais tarde tenha sido lançado e disponibilizado para todos os utilizadores pagos. Este link de agendamento facilitou uma carga de trabalho equilibrada entre os engenheiros e os account executives da Storyblok. Fê-lo combinando a distribuição clássica de reuniões em round robin e a atribuição de horários com o conceito de hosts pré-designados.

“A tecnologia do Cal.com permite que os Account Executives se concentrem no que fazem melhor — vender a Storyblok. O matching automatizado entre a nossa equipa global de vendas e os developers garante que cada cliente recebe uma demo de alta qualidade sem atrasos no agendamento.”

Usar o Cal.com para gerir o agendamento de reuniões mudou tudo para a Storyblok. Significou que as reuniões eram distribuídas de forma equitativa entre os membros certos da equipa. Também reduziu o burnout e ajudou a equilibrar os custos, garantindo que os membros da equipa não ficassem sobrecarregados nem subaproveitados.

O resultado

Ao mudar do Calendly para o Cal.com, a Storyblok conseguiu corresponder de forma fácil e sem esforço potenciais clientes com a equipa de demos certa com base em fatores relacionados com disponibilidade, fuso horário e região. Isto, por sua vez, melhorou a eficiência no geral, já que a equipa da Storyblok não teve de gerir manualmente nenhuma das reservas de reuniões nem verificar erros nas reservas.

“A mudança do Calendly para o Cal.com poupou aos account executives da Storyblok horas de troca de mensagens à procura de engenheiros disponíveis. Agora, deixam o sistema tratar do agendamento, o que equilibra as cargas de trabalho em mais de 40 países e garante que os clientes ligam sempre com o engenheiro certo para as suas necessidades.”

Além disso, como o produto de infraestrutura do Cal.com é amigo da localização e está disponível em mais de 25 idiomas, esta foi uma solução que podia ser aplicada a todos os representantes da Storyblok, de forma consistente, a nível internacional. A Storyblok é uma de muitas startups que o Cal.com tem orgulho em capacitar através da nossa infraestrutura de agendamento. Esta parceria destaca como o Cal.com continua a apoiar o crescimento e o sucesso de empresas visionárias como a Storyblok à escala global.