7 beste Raum-Buchungssoftware | Cal.com

Cal.com ermöglicht es dir, die Hosts und Räume für deine Meetings einzurichten und dann ihre Kalender zu prüfen, wenn jemand eine Uhrzeit auswählt. Eine Uhrzeit ist nur dann verfügbar, wenn sowohl Host als auch Raum frei sind. So buchst du kein Meeting, wenn der Raum schon belegt ist, und auch keinen verfügbaren Raum, wenn der Host nicht verfügbar ist. Der kostenlose Plan enthält unbegrenzte Scheduling links, beidseitige Kalender-Synchronisierung und automatisierte Erinnerungen.

Wir haben Cal.com mit anderen Tools für die Raum-Buchung anhand von drei Kriterien verglichen:

• Check-in-Durchsetzung: Kann das Tool einen Raum freigeben, wenn niemand erscheint?

• Buchungsregeln: Kannst du steuern, wer einen Raum buchen kann, wie weit im Voraus gebucht werden darf und ob eine Buchung genehmigt werden muss?

• Preistransparenz: Kannst du die Kosten anhand der öffentlichen Preise verstehen?

Die Vergleichstabelle am Ende fasst zusammen, wie die sieben Tools bei diesen Kriterien abschneiden und ob es jeweils einen kostenlosen Plan gibt.

Kurzfassung: die Rangliste auf einen Blick

1. Cal.com: am besten, um Räume und Meetings zusammen zu buchen

2. Skedda: am besten für die Verwaltung von Räumen und gemeinsam genutzten Flächen

3. Robin: am besten für Analytics am Arbeitsplatz und Belegungsdaten im Enterprise-Bereich

4. Envoy: am besten für das Verwalten von Besuchern und Raum-Buchungen

5. OfficeSpace: am besten für Flächenplanung und Büroumzüge

6. Archie: am besten für Coworking und gemeinsame Arbeitsräume

7. Joan: am besten für E-Paper-Raumdisplays und Buchung an der Tür

Was ist Raum-Buchungssoftware?

Raum-Buchungssoftware hilft dir dabei, gemeinsam genutzte Räume wie Besprechungsräume, Konferenzräume, Telefonboxen, Fokusräume, Labore und Klassenzimmer zu finden, zu reservieren und einzuchecken. Sie verbindet sich meist mit deinem bestehenden Kalender, sodass du einen Raum reservieren kannst, während du ein Meeting planst.

Du kannst prüfen, ob ein Raum frei ist, ob er genug Kapazität und die Ausstattung hat, die du brauchst, und ob die Leute tatsächlich zu ihren Buchungen erschienen sind. So bekommst du ein klareres Bild davon, welche Räume genutzt werden und welche leer bleiben.

Viele Raum-Buchungsplattformen enthalten auch Schreibtischbuchungen, Parkplätze, Besucherverwaltung, digitale Beschilderung und Wegführung. Je nach Tool zahlst du pro Nutzer, Fläche oder Raumdisplay oder musst ein individuelles Angebot anfordern.

Worauf du bei Raum-Buchungssoftware achten solltest

Gute Raum-Buchungssoftware sollte drei Dinge gut können: genaue Verfügbarkeit anzeigen, dir Kontrolle darüber geben, wer buchen darf, und Räume nach Stornierungen und No-shows wieder freigeben. Welche Funktionen du darüber hinaus brauchst, hängt davon ab, wie dein Unternehmen seine Flächen nutzt.

Vor diesem Hintergrund sind das die wichtigsten Funktionen, auf die du achten solltest:

1. Beidseitige Kalender-Synchronisierung. Raum-Buchungen starten oft im Kalender. Achte darauf, dass die Software mit Microsoft 365 und Google Workspace in beide Richtungen synchronisiert, einschließlich Buchungen, Stornierungen, Teilnehmern und Konferenzlinks.

2. Check-in und automatische Freigabe. Check-ins helfen dabei, zu verhindern, dass No-shows Räume blockieren. Achte auf QR-Codes, Tablets, E-Mail-Links oder WLAN-basierten Check-in sowie auf die automatische Freigabe, wenn sich jemand nicht eincheckt.

3. Buchungsregeln, die zu deinen Richtlinien passen. Verschiedene Teams brauchen möglicherweise unterschiedliche Regeln für unterschiedliche Räume. Achte auf Buchungsfenster, Kontingente, Puffer, Genehmigungen und Zugriffskontrollen, mit denen du festlegen kannst, wer einen Raum wann buchen darf.

4. Raumdisplays und Walk-up-Buchung. Displays vor Räumen zeigen, ob ein Raum verfügbar ist, und erlauben es vielleicht, eine Reservierung zu buchen, zu verlängern oder freizugeben. Prüfe, ob die Software mit Standard-Tablets funktioniert oder proprietäre Hardware erfordert.

5. Auslastungs-Analysen. Achte auf Daten zu Belegung, No-shows, Spitzennachfrage und Raumnutzung nach Team, Etage oder Standort. So siehst du, welche Räume gefragt sind und wo Flächen ungenutzt bleiben.

6. Terminplanung für die Meetings selbst. Raum-Buchung ist nur ein Teil des Prozesses. Wenn du auch Interviews, Kundengespräche, Demos oder Beratungen planst, suche nach einem Tool, das Personen und Räume gleichzeitig koordinieren kann. Gemeinsame Verfügbarkeit, Round-robin-Planung, Routing-Formulare und Workflow-Automatisierung sind für diese Buchungen hilfreich.

Die 7 beste Raum-Buchungssoftware

1. Cal.com: am besten, um sowohl Räume als auch die Meetings darin zu buchen

Kostenloser Plan?	Startpreis	Herausstechende Funktion	Beste Einsatzsituation
Ja, für immer kostenlos	$16/user/month	Collective Scheduling links buchen Raum und Host zusammen	Büros, die Räume und die Meetings darin buchen müssen, auch mit externen Gästen

Was es ist: Mit Cal.com kannst du die Personen und den Raum für ein Meeting von derselben Buchungsseite aus planen. Richte deine Hosts und Räume ein, verbinde jeden Raum mit seinem Google Workspace-Ressourcenkalender oder Outlook-Raum-Postfach, und Cal.com prüft ihre Verfügbarkeit, bevor jemand eine Uhrzeit zum Buchen sieht.

Wenn du zum Beispiel ein Interview planst, kannst du verlangen, dass die Interviewer und ein Raum verfügbar sind, bevor eine Uhrzeit angeboten wird. Bei Meetings, die an verschiedene Personen oder Räume gehen könnten, helfen Routing und Round-robin-Planung dabei, die Buchung an die richtige Option weiterzuleiten. Du kannst Limits festlegen, wie Räume gebucht werden, Genehmigungsschritte für bestimmte Räume hinzufügen und vor dem Meeting automatisierte Erinnerungen senden.

Warum es auf Platz eins steht: Cal.com gibt dir mehrere Möglichkeiten, zu steuern, wie Meetings Personen und Räumen zugewiesen werden. Collective Scheduling links verknüpfen Hosts und Räume, Routing-Formulare leiten Buchungen an das richtige Team oder den richtigen Raum weiter, und Round-robin-Planung verteilt Buchungen auf verfügbare Optionen. Du kannst außerdem Buchungslimits, Puffer und Genehmigungen für Räume hinzufügen, die strengere Regeln brauchen, um besser zu steuern, wie Räume genutzt werden.

Wichtige Funktionen: 

• Räume als buchbare Konten: Verbinde einen Google Workspace-Ressourcenkalender oder Outlook-Raum-Postfach mit einem Raumkonto, lege seine Verfügbarkeit fest und mache den Raum buchbar.

• Collective Scheduling links: Prüfe Host und Raum gleichzeitig, damit ein Slot nur erscheint, wenn beide verfügbar sind.

• Round-robin-Verteilung: Fasse Räume zusammen und verteile Buchungen auf verfügbare Räume oder rotiere Hosts innerhalb eines Teams.

• Routing-Formulare und attributbasiertes Routing: Leite Anfragen anhand von Faktoren wie Etage, Kapazität, Region oder Team weiter.

• Genehmigungen: Verlange eine Genehmigung, bevor bestimmte Raum-Buchungen bestätigt werden.

• Buchungslimits und Puffer: Steuere, wie lange oder wie weit im Voraus gebucht werden darf, und füge Pufferzeit zwischen Reservierungen hinzu.

• Externe Buchung: Teile einen Link oder binde ein Widget ein, damit Personen außerhalb deines Unternehmens gegen die Live-Verfügbarkeit buchen können.

• Workflow-Automatisierung: Sende Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups per E-Mail und Textnachricht, um No-shows zu reduzieren.

• Buchungsanalysen: Verfolge Buchungsaktivitäten und sieh, wie deine Räume und Meeting-Kapazitäten genutzt werden.

• 100+ native Integrationen: Verbinde Cal.com mit den Tools, die dein Team für Kalender, Kommunikation, Zahlungen, CRM und Workflows nutzt.

• Seats und Stripe-Zahlungen: Lass mehrere Personen denselben Slot buchen oder Zahlungen für Raum-Buchungen einziehen.

• API und React Atoms: Baue Raum- und Meeting-Planung in deine eigene Anwendung oder dein Arbeitsplatz-Portal ein.

• White-Label und Sicherheit: Entferne das Cal.com-Branding und nutze deine eigene Domain. Cal.com unterstützt SOC 2, ISO 27001, GDPR, SAML Single Sign-on (SSO) und SCIM-Bereitstellung.

Preise: Cal.com hat einen kostenlosen Plan mit unbegrenzten Scheduling links, beidseitiger Kalender-Synchronisierung, externer Buchung und automatisierten Erinnerungen. Bezahlte Pläne starten bei $16/user/month oder $12/user/month bei jährlicher Abrechnung und enthalten Funktionen wie Round-robin-Planung, Routing-Formulare, das Entfernen des Cal.com-Brandings und Buchungsanalysen. Höhere Pläne bieten zusätzlich SAML SSO, SCIM-Bereitstellung und HIPAA mit BAA.

Rohith’s review of Cal.com

Am besten für: Teams, die Räume als Teil der Meeting-Planung buchen müssen, einschließlich Interviews, Kundengesprächen und internen Meetings, bei denen sowohl der Host als auch der Raum verfügbar sein müssen.

Fazit: Mit Cal.com kannst du Räume zusammen mit Hosts einrichten und beides prüfen, wenn jemand ein Meeting bucht. Ein Interview kann zum Beispiel zwei Interviewer und einen bestimmten Raum erfordern, während ein Kundengespräch an einen verfügbaren Host und Raum weitergeleitet werden kann. Du kannst diese Buchungsseiten auch für externe Gäste öffnen und vor dem Meeting automatisierte Erinnerungen senden.

Starte mit dem kostenlosen Plan von Cal.com oder buche eine Demo, um zu sehen, wie es für dein Team funktionieren könnte.

2. Skedda: am besten, um die Räume selbst zu verwalten

Kostenloser Plan?	Startpreis	Herausstechende Funktion	Beste Einsatzsituation
Nein, und keine Testphase	$249/month	Buchungsregeln und interaktive Grundrisse	Mittelgroße bis große Büros und Universitäten, die detaillierte Kontrolle über Flächen brauchen

Was es ist: Skedda ist eine Terminplanungsplattform, die für gemeinsam genutzte physische Räume entwickelt wurde. Sie kombiniert Raum-Buchung mit interaktiven Grundrissen, Buchungsregeln, Check-in, Belegungsverfolgung und Tablet-Displays, die anzeigen, ob ein Raum verfügbar oder belegt ist. Du kannst damit Besprechungsräume, Schreibtische und andere buchbare Flächen über ein System verwalten. Zum Beispiel kannst du Regeln dafür festlegen, wer einen Raum buchen darf, wann er ihn buchen darf, wie lange er ihn nutzen darf und ob er sich einchecken muss. Grundrisse zeigen, welche Flächen verfügbar sind, während Belegungsverfolgung dir hilft zu sehen, wie oft Räume und andere Flächen tatsächlich genutzt werden.

Wichtige Funktionen: 

• Interaktive Grundrisse: Erstelle eine digitale Karte deines Büros, die den physischen Aufbau widerspiegelt. Mitarbeitende können verfügbare Räume und Schreibtische sehen und direkt von der Karte aus buchen.

• Regel- und Rollen-Engine: Steuere, wer welche Fläche wann buchen kann. Lege Buchungsfenster, Dauerlimits, Kontingente, Puffer, Stornierungsregeln und Genehmigungspflichten fest.

• Beidseitige Kalender-Synchronisierung: Verbinde Skedda mit Microsoft 365, Outlook oder Google Workspace, damit Flächenbuchungen und Kalendereinträge synchron bleiben und Doppelbuchungen vermieden werden.

• Check-in und Belegungsverfolgung: Verlange von Nutzern, ihre Ankunft per E-Mail, QR-Codes, Teams, Slack oder WLAN zu bestätigen. Wenn sich jemand nicht eincheckt, kann Skedda die Buchung automatisch freigeben.

• Insights-Dashboard: Analysiere Buchungsaktivitäten, um zu sehen, wie Flächen genutzt werden, und erkenne Nachfragemuster in deinem Arbeitsplatz. 

Einschränkungen: 

• Flächenkontingente können schnell aufgebraucht sein, wenn du Räume, Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen verwaltest.

• Check-in und erweiterte Buchungsregeln sind nicht in jedem Plan verfügbar.

• Skedda ist weniger gut geeignet für die Planung von Meetings mit Hosts und Teilnehmern.

Preise: Skedda bietet keinen kostenlosen Plan und keine Testphase an. Bezahlte Pläne starten bei $249/month bei jährlicher Abrechnung und enthalten 35 Flächen, unbegrenzte Nutzer und Buchungen, interaktive Grundrisse, eine einfache Regel-Engine und ein Insights-Dashboard.

Am besten für: Hybride Arbeitsplätze und Universitäten, die verschiedene Arten von gemeinsam genutzten Flächen mit Regeln für Verfügbarkeit, Buchungszeiten, Zugriff und Nutzung verwalten müssen.

Vergleichsfazit: Skedda deckt Raum- und Flächenverwaltung mit Tools wie Grundrissen, Buchungsregeln, Check-in und Belegungsverfolgung ab. Cal.com unterstützt ebenfalls Raum-Buchungen, verbindet sie aber stärker mit der Meeting-Planung, sodass du Hosts und Räume koordinieren und externe Gäste buchen lassen kannst.

3. Robin: am besten für Analytics am Arbeitsplatz im Enterprise-Bereich

Kostenloser Plan?	Startpreis	Herausstechende Funktion	Beste Einsatzsituation
Nein, und keine Testphase	Individuelles Angebot	Sensorverifizierte Belegung und 100+ Analytics-Metriken	Enterprises mit mehr als 150 hybriden Mitarbeitenden an mehreren Standorten

Was es ist: Robin ist eine Workplace-Management-Plattform für Organisationen mit komplexen oder mehreren Bürostandorten. Sie deckt Raum- und Schreibtischbuchung, Besucherverwaltung, Raumdisplays und Workplace-Analytics ab. Die Analysen kombinieren Buchungsdaten mit Belegungsdaten von verbundenen Sensoren und geben Teams so einen klareren Blick darauf, wie ihre Flächen genutzt werden. Robin unterstützt außerdem mehr als 100 Workplace-KPIs und empfiehlt Räume anhand von Faktoren wie Meetinggröße und Teilnehmerpräferenzen, damit Teams besser planen können, wie sie ihre Büros nutzen.

Wichtige Funktionen: 

• Intelligente Raumvorschläge: Empfiehlt verfügbare Räume basierend auf Meetingzeit, Teilnehmerzahl, Ausstattung und Buchungspräferenzen.

• Interaktive Bürokarten: Zeigt Räume, Schreibtische und andere Bereiche auf einem digitalen Grundriss mit Live-Verfügbarkeit für eine schnelle Buchung an.

• Belegungsverfolgung: Nutzt verbundene Sensoren und Check-in-Daten, um zu sehen, ob reservierte Flächen tatsächlich genutzt werden, und gibt verlassene Buchungen wieder frei.

• Raumdisplays: Zeigt den aktuellen Status eines Raums auf einem Tablet an, mit Optionen, direkt über das Display zu buchen oder einzuchecken.

• Workplace-Analytics: Verfolgt die Nutzung von Flächen und Schreibtischen über Büros, Gebäude, Etagen und Teams hinweg, um ungenutzte Flächen und veränderte Nachfrage zu erkennen.

Einschränkungen: 

• Das Ändern von Bürolayouts kann umständlich sein und erfordert möglicherweise Unterstützung vom Team von Robin.

• Einige Nutzer berichten von Fehlern bei der Verfügbarkeit, der Benutzeroberfläche und der mobilen Performance.

Preise: Robin bietet keinen kostenlosen Plan und keine Testphase an. Die Preise sind auf der Website nicht veröffentlicht, daher musst du ein individuelles Angebot anfordern.

Am besten für: Große Unternehmen mit 150+ hybriden Mitarbeitenden, mehreren Büros und komplexen Arbeitsplatzrichtlinien, die detaillierte Daten zu Belegung und Flächennutzung brauchen.

Fazit des Vergleichs: Robin bietet umfassende Tools für die Verwaltung physischer Flächen, darunter Belegungsverfolgung, Workplace-Analytics und Raumverwaltung. Cal.com unterstützt ebenfalls die Raumbuchung, verknüpft sie aber enger mit der Meetingplanung, mit Funktionen wie externer Buchung, Routing, Round-Robin-Planung und teilbaren Buchungslinks.

4. Envoy: am besten für Besucherverwaltung zusammen mit Räumen

Kostenloser Plan?	Startpreis	Herausragende Funktion	Bestes Einsatzszenario
Nein, 14-tägige Testphase	$5/Ressource/Monat	Besucherverwaltung	Büros, die neben der Raumbuchung auch Besucher-Workflows brauchen

Was es ist: Envoy ist eine Workplace-Plattform für die Verwaltung von Besuchern und den Räumen, die sie nutzen. Sie deckt den Besuchs-Check-in zusammen mit Raum- und Schreibtischreservierungen, Parkplätzen, Lieferungen und Digital Signage ab. Für die Raumbuchung können Mitarbeitende mit Envoy Räume reservieren, die Verfügbarkeit auf Bürokarten prüfen und über Raumdisplays sehen, ob ein Raum frei ist. Check-in und automatische Freigabe helfen dabei, die Raumverfügbarkeit korrekt zu halten, wenn jemand nicht auftaucht. Teams können außerdem die Ankunft eines Gasts und den Meetingraum, den der Gast nutzt, über dieselbe Plattform verwalten.

Wichtige Funktionen: 

• Reservierungen für Räume, Schreibtische und Parkplätze: Buche verschiedene Arbeitsplatzressourcen über eine Plattform, mit Optionen für stündliche, mehrtägige und mobile Buchungen.

• Walk-up-Buchung: Nutze Raumtablets, um den Tagesplan zu sehen, einen verfügbaren Raum zu buchen, einzuchecken oder ein Meeting direkt an der Tür zu beenden.

• Intelligente automatische Freigabe: Räume, Schreibtische oder Parkplätze werden automatisch wieder freigegeben, wenn jemand seinen Check-in verpasst, damit ungenutzte Buchungen keine anderen blockieren.

• Echtzeit-Verfügbarkeit: Sieh verfügbare Räume, Schreibtische und Parkplätze auf interaktiven Karten oder buche über die Envoy-App, Google Calendar oder Outlook.

• Besucherverwaltung: Registriere Gäste vorab, erfasse die erforderlichen Informationen, überprüfe Besucher, drucke Ausweise und benachrichtige Hosts, wenn sie ankommen.

Einschränkungen: 

• Du zahlst für zusätzliche Funktionen, selbst wenn du nur Raumbuchungen verwalten musst.

• Komplexe Besucher-Workflows brauchen mehr Zeit für die Einrichtung.

Preise: Envoy hat keinen kostenlosen Plan, bietet aber eine 14-tägige kostenlose Testphase. Die Raumbuchung ist im Reservations-Modul verfügbar und beginnt bei $5 pro buchbarer Ressource und Monat bei jährlicher Abrechnung. Andere Module, einschließlich der Besucherverwaltung, werden separat berechnet.

Am besten für: Büros, die Besucher, Raumbuchungen und den Zugang zum Arbeitsplatz über eine Plattform verwalten müssen.

Fazit des Vergleichs: Envoy ist für Büros gebaut, die Besucher zusammen mit Räumen und anderen Arbeitsplatzressourcen verwalten müssen. Cal.com verknüpft Raumbuchungen mit Meetings, sodass externe Gäste buchen, zum passenden Host weitergeleitet werden und vor dem Meeting Erinnerungen erhalten können.

5. OfficeSpace: am besten für Flächenplanung und Büroumzüge

Kostenloser Plan?	Startpreis	Herausragende Funktion	Bestes Einsatzszenario
Nein, und keine Testphase	Individuelles Angebot	Szenarioplanung und Umzugsmanagement	Große Unternehmen mit häufigen Umzügen und mehreren Gebäuden

Was es ist: OfficeSpace ist eine Workplace-Management-Plattform für große Organisationen. Neben der Raumbuchung unterstützt sie Flächenplanung, Umzugsmanagement, Asset-Tracking, Grundrisse und Workplace-Analytics. Die Tools zur Szenarioplanung ermöglichen es Facility-Teams, ein Modell einer geplanten Büroänderung zu erstellen, etwa wenn eine Abteilung auf eine andere Etage zieht oder Teams in weniger Flächen zusammengelegt werden, bevor die Änderung umgesetzt wird. So können Teams planen, wie sich ihre Bürofläche verändert, während sie den Alltag mit Raum- und Arbeitsplatzverwaltung steuern.

Wichtige Funktionen: 

• Raumbuchung: Finde und reserviere Räume nach Verfügbarkeit, Standort, Kapazität oder Ausstattung über Web, mobile App, Slack, Teams oder verbundene Kalender.

• Automatische Raumfreigabe: Verlange ein Check-in und storniere ungenutzte Buchungen automatisch, wenn niemand erscheint, damit der Raum für andere verfügbar wird.

• Raumprofile: Füge Details wie Kapazität, Ausstattung und Amenities hinzu, damit Mitarbeitende einen Raum finden, der zu ihrem Meeting passt.

• Kiosk- und Tablet-Check-in: Nutze iPads oder Android-Tablets, um die Raumverfügbarkeit zu sehen, Walk-up-Buchungen vorzunehmen und direkt am Raum einzuchecken.

• Szenarioplanung und Umzugsmanagement: Erstelle und vergleiche vorgeschlagene Grundrisse und nutze sie dann, um Teamumzüge, Sitzplatzänderungen und Bürozusammenlegungen zu planen, bevor du Änderungen an der physischen Fläche vornimmst.

Einschränkungen: 

• Das Onboarding kann 1-2 Monate oder länger dauern.

• Für neue Nutzer gibt es eine steile Lernkurve.

Preise: OfficeSpace bietet keinen kostenlosen Plan und keine Testphase an. Die Preise werden auf der Website nicht veröffentlicht, daher musst du ein individuelles Angebot anfordern.

Fazit des Vergleichs: OfficeSpace kombiniert Raumbuchung mit Grundrissen, Flächenplanung, Umzugsmanagement und Workplace-Analytics. Cal.com lässt dich einen Raum als Teil der Meetingplanung buchen, sodass Host und Raum gemeinsam geprüft werden können, bevor jemand eine Uhrzeit auswählt.

6. Archie: am besten für Coworking und geteilte Arbeitsräume

Kostenloser Plan?	Startpreis	Herausragende Funktion	Bestes Einsatzszenario
Nein, 14-tägige Testphase	$159/Monat	Abrechnung und Mitgliedschaften für Coworking	Coworking-Betreiber und Multi-Tenant-Flächen

Was es ist: Archie ist eine Workspace-Management-Plattform für Coworking Spaces und andere Unternehmen, die geteilte Büros und Räume vermieten. Sie verwaltet Raum- und Schreibtischbuchungen, Besucherverwaltung und die geschäftliche Seite der Mitgliederverwaltung. Ein Coworking-Betreiber kann Mitgliedern zum Beispiel Buchungsguthaben geben, ihre Mitgliedschaften und Rechnungen verwalten, Zahlungen einziehen und die Finanzdaten aus derselben Plattform mit Buchhaltungssoftware verbinden.

Wichtige Funktionen: 

• Buchung über mehrere Plattformen hinweg: Reserviere Räume und Schreibtische über Web oder mobile App, Raumdisplays, Google Calendar, Outlook oder Microsoft Teams. Slack unterstützt Buchungsbenachrichtigungen und Check-ins.

• Raumdisplays und Kioske: Nutze Standard-Tablets, um die Raumverfügbarkeit anzuzeigen und Nutzern zu ermöglichen, Räume direkt am Raum oder an einem gemeinsamen Kiosk zu buchen.

• QR-Check-in und automatische Freigabe: Verlange von Nutzern, sich für Raum- und Schreibtischbuchungen einzuchecken, und gib ungenutzte Flächen dann automatisch frei, wenn sie nicht erscheinen.

• Buchungsregeln: Lege Vorabbuchungsgrenzen, Puffer, Stornierungsregeln, Genehmigungen und wiederkehrende Buchungen für unterschiedliche Flächen und Nutzergruppen fest.

• Abrechnung und Mitgliedschaften für Coworking: Verwalte Mitgliedschaftspläne, Buchungsguthaben, Rechnungen und Zahlungen mit Integrationen für QuickBooks und Xero.

Einschränkungen: 

• Die Einrichtung von Archie kann bis zu vier Wochen dauern.

• Die Anpassung des Dashboards ist eingeschränkt.

Preise: Archie bietet keinen kostenlosen Plan an, aber nach der Buchung einer Demo erhältst du eine 14-tägige kostenlose Testphase. Die Module für Raumplanung und Schreibtischbuchung starten bei $159/Monat pro Modul für einen Standort bei jährlicher Abrechnung, während das Modul für Coworking-Flächen bei $165/Monat beginnt. Für dein genaues Setup musst du trotzdem ein individuelles Angebot anfordern.

Am besten für: Coworking Spaces, Innovationshubs und andere geteilte Arbeitsplätze, die Räume und Schreibtische vermieten und Buchungen und Zahlungen gemeinsam verwalten müssen.

Fazit des Vergleichs: Archie ist für Unternehmen gebaut, die geteilte Flächen vermieten, mit Tools für die Verwaltung von Buchungen zusammen mit Mitgliedschaften und Abrechnung. Cal.com unterstützt ebenfalls Raumbuchungen, verknüpft sie aber enger mit der Meetingplanung, mit externer Buchung, Routing und Host-Verfügbarkeit.

7. Joan: am besten für E-Paper-Raumdisplays

Kostenloser Plan?	Startpreis	Herausragende Funktion	Bestes Einsatzszenario
Nein, 30-tägige Testphase	Individuelles Angebot	Batteriebetriebene E-Paper-Türdisplays	Büros, die dedizierte Displays außerhalb von Besprechungsräumen wollen

Was es ist: Joan ist eine Workplace-Management-Plattform, die vor allem für ihre E-Paper-Raumdisplays bekannt ist. Die batteriebetriebenen Panels hängen außerhalb von Besprechungsräumen, zeigen an, ob ein Raum verfügbar ist, und ermöglichen es, eine Reservierung zu buchen, zu verlängern oder freizugeben. Die Plattform unterstützt außerdem Reservierungen für Schreibtische und Parkplätze, Besucherverwaltung, Digital Signage und Workplace-Analytics, wobei die Raumdisplays die wichtigste Art sind, wie Menschen mit dem System interagieren.

Wichtige Funktionen: 

• E-Paper-Raumdisplays: Die kabellosen, batteriebetriebenen Displays von Joan zeigen die Raumverfügbarkeit vor jedem Raum an, ohne dass ein dauerhafter Stromanschluss nötig ist.

• Walk-up-Buchung: Buche, verlängere oder gib einen Raum direkt über das Display frei, wenn du spontan einen Raum brauchst.

• Kalendersynchronisierung: Verbinde Joan mit Microsoft 365, Google Workspace, Exchange, Slack oder Microsoft Teams, damit die Raumverfügbarkeit mit deinen bestehenden Kalendern synchron bleibt.

• Raum- und Team-Übersichten: Sieh mehrere Räume, Standorte und ihre Verfügbarkeit auf einem Bildschirm, damit du leichter einen freien Raum findest.

• Auslastungsberichte: Verfolge Raumnutzung, Meetingmuster, beliebte Räume und No-Shows, um zu verstehen, wie deine Räume genutzt werden.

Einschränkungen: 

• Die Raumdisplays musst du separat bezahlen.

• Einige Nutzer berichten von langsamen Ladezeiten und Verzögerungen beim Prüfen der Verfügbarkeit oder bei der Nutzung der mobilen App.

Preise: Joan hat keinen kostenlosen Plan, bietet aber eine 30-tägige kostenlose Testphase an. Die Preise sind nicht öffentlich, daher musst du ein individuelles Angebot anfordern.

Am besten für: Büros, die dedizierte physische Displays außerhalb von Besprechungsräumen wollen und Hardware und Software lieber über einen Anbieter verwalten.

Fazit des Vergleichs: Joan kombiniert Raumbuchung mit dedizierten Displays, mit denen Mitarbeitende die Verfügbarkeit sehen und Buchungen außerhalb des Raums verwalten können. Cal.com ermöglicht dir ebenfalls, Räume zu buchen, verknüpft sie aber mit Hosts und Meetings, einschließlich externer Buchungen und Routing. Beide können zusammenarbeiten, wenn du sowohl Raumdisplays als auch Meetingplanung brauchst.

Raumbuchungssoftware: schnelle Vergleichstabelle

So vergleichen sich die sieben Raumbuchungssoftwares bei den wichtigsten Funktionen, kostenlosen Plänen und der Preis-Transparenz:

Tool	Kostenloser Plan	Check-in-Durchsetzung	Buchungsregeln	Preis-Transparenz
Cal.com	✅ Für immer kostenlos	⚠️ Kein Check-in, aber Erinnerungen und Genehmigungen helfen, No-Shows zu reduzieren	✅ Buchungslimits, Puffer, Routing, Genehmigungen	✅ Preise veröffentlicht
Skedda	❌ Kein kostenloser Plan und keine Testphase	✅ Ja	✅ Buchungsfenster, Zugriffsregeln, Genehmigungen	✅ Preise veröffentlicht
Robin	❌ Kein kostenloser Plan und keine Testphase	✅ Ja	✅ Zugriffskontrollen, Buchungslimits, Genehmigungen	❌ Individuelles Angebot
Envoy	❌ Kein kostenloser Plan, 14-tägige Testphase	✅ Ja	✅ Buchungsrichtlinien und Zugriffskontrollen	⚠️ Preise veröffentlicht, aber du brauchst trotzdem ein individuelles Angebot
OfficeSpace	❌ Kein kostenloser Plan und keine Testphase	✅ Ja	✅ Zugriffskontrollen, Buchungsregeln, Genehmigungen	❌ Individuelles Angebot
Archie	❌ Kein kostenloser Plan, 14-tägige Testphase	✅ Ja	✅ Zugriffs- und Buchungsregeln	⚠️ Preise veröffentlicht, aber du brauchst trotzdem ein individuelles Angebot
Joan	❌ Kein kostenloser Plan, 30-tägige Testphase	✅ Ja	⚠️ Einfache Buchungskontrollen	❌ Individuelles Angebot

Fazit

Wenn du Raum-Buchungssoftware auswählst, überlege, ob du Räume und Meetings zusammen planen musst oder vor allem die Räume selbst verwalten willst.

Cal.com ist die beste Wahl, wenn du beides brauchst. Es prüft die Verfügbarkeit von Raum und Host, bevor es Buchungszeiten anzeigt, und unterstützt externe Buchungen, Routing, Round-Robin-Planung und automatisierte Erinnerungen. Der kostenlose Plan enthält unbegrenzte Scheduling links und eine zweiwegige Kalendersynchronisierung.

Wenn du vor allem Raumverwaltung brauchst, schau dir Skedda, Robin oder OfficeSpace an. Envoy macht mehr Sinn, wenn Besuchermanagement Teil der Anforderungen ist. Archie passt zu Coworking-Spaces, die auch Buchungen, Mitgliedschaften und Abrechnung brauchen, während Joan eine gute Option ist, wenn du spezielle Raum-Displays willst.

Wenn du Räume zusammen mit Meetings koordinieren musst, starte mit dem kostenlosen Plan von Cal.com oder buche eine Demo.

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist die beste Raum-Buchungssoftware? Wenn du sowohl den Raum als auch die teilnehmenden Personen planen musst, ist Cal.com eine starke Option. Die kollektiven Scheduling links prüfen die Verfügbarkeit von Host und Raum gemeinsam, während Routing und Round-Robin dabei helfen, Buchungen an die richtigen Personen und Räume zu senden.

2. Wie viel kostet Raum-Buchungssoftware? Die Preise variieren je nach Tool und können auf Nutzern, Räumen, Ressourcen oder einem individuellen Angebot basieren. Cal.com hat einen kostenlosen Plan, während bezahlte Pläne bei $16/user/month starten. Skedda startet bei $249/month, Envoy Reservations bei $5/resource/month und Archie bei $159/month. Robin, OfficeSpace und Joan erfordern ein individuelles Angebot.

3. Kann Cal.com Besprechungsräume direkt buchen oder nur die Meetings? Ja. Du kannst einen Raum mit seinem Google Workspace-Ressourcenkalender oder Outlook-Raumpostfach verbinden. Cal.com prüft dann den Raum zusammen mit dem Host bzw. den Hosts, wenn jemand ein Meeting bucht.

4. Welche Raum-Buchungssoftware ist am besten für kleine Unternehmen? Wenn du vor allem Meetings und Räume planen musst, enthält der kostenlose Plan von Cal.com unbegrenzte Scheduling links, zweiwegige Kalendersynchronisierung, externe Buchung und automatisierte Erinnerungen. Skedda, Robin und OfficeSpace eignen sich besser für Teams, die auch Tools für die Verwaltung von Räumen, Etagen, Auslastung oder Büroflächen brauchen.

5. Brauchen wir Raum-Display-Panels und Belegungssensoren? Nicht unbedingt. Raum-Displays können Walk-up-Buchungen unterstützen, während Belegungsverfolgung zeigt, wie die Räume genutzt werden. Wenn du diese Funktionen nicht brauchst, kannst du Software wählen, die Verfügbarkeit, Buchungsregeln und Check-in ohne spezielle Hardware verwaltet.