Terminplanung lösen: Wie Storyblok Cal.com genutzt hat

Storyblok ist eine CMS-Lösung für Entwickler und Marketingfachleute, die die Art und Weise verändert, wie Menschen über headless Content-Management denken. Das Produkt bringt einen integrierten visuellen Editor mit und hilft Nutzerinnen und Nutzern, ihre Zeit bis zur Markteinführung zu verkürzen. Von der Ideenfindung bis hin zu Funktionen für digitales Asset-Management und Lokalisierung nimmt Storyblok den Schmerz aus dem Entwickeln und Ausliefern von Produkten im großen Maßstab. Es macht es Teammitgliedern leicht, zusammenzuarbeiten und ihre Arbeitsweise zu straffen.

Eine der großartigen Eigenschaften von Storyblok ist, dass sie halten, was sie versprechen. Schließlich ist es eine Sache, wenn ein Startup sagt, dass sein Produkt anders ist — aber eine ganz andere, das auch wirklich zu zeigen. Storyblok glaubt an sein Produkt. Deshalb haben sie ein Team aus Account Executives und Developer-Relations-Engineers, das bereit ist, Live-Demos des Produkts anzubieten.

Das ist eine unverzichtbare Funktion, die wichtigen Entscheidungsträgern in potenziellen Organisationen hilft, ihre Fragen in Echtzeit beantwortet zu bekommen. Außerdem können diese zentralen Personen so in Echtzeit sehen, wie das Produkt funktioniert, was es ihnen erleichtert, sich den Wert vorzustellen, den es bietet.

Die Herausforderung: ungleich verteilte Meetings

Storyblok kam zu Cal.com, weil sie ein Problem hatten. Meetings wurden nicht gleichmäßig auf ihr Team aus Developer-Relations-Engineers verteilt. Oft landeten 90 % der Buchungen bei nur einer Handvoll Engineers. Das war alles andere als ideal, da es potenziell zu Burnout beitragen konnte und bedeutete, dass andere verfügbare Personen nicht voll ausgelastet wurden. Dieses Ungleichgewicht wirkte sich negativ auf interne und externe Partner aus.

“Der Wechsel zu Cal.coms fester Round-Robin-Terminplanung hat unseren Demo-Prozess dramatisch gestrafft. Unsere Account Executives müssen nicht mehr mühsam Verfügbarkeiten mit Entwicklern abgleichen, und wir haben eine Steigerung der Demo-Effizienz um 50 % gesehen.”

Außerdem stand Storyblok als vollständig remote arbeitende Organisation, die Kunden in 40 verschiedenen Ländern betreut, regelmäßig vor Herausforderungen, wenn mehrere Verfügbarkeiten über unterschiedliche Zeitzonen hinweg koordiniert werden mussten.

“Cal.com hat die Terminplanung für Sales-Demos nahtlos gemacht. Es ordnet unser Team automatisch den passenden Engineers zu, gleicht die Arbeitslast aus und optimiert die Verfügbarkeit.”

Vor der Nutzung von Cal.com wurde all das manuell mit Calendly verwaltet, das leider nicht über die integrierten Tools verfügte, die nötig gewesen wären, um diesen Prozess effizient und wirkungsvoll zu machen. Das bedeutete, dass der Prozess der Buchung von Meetings in Bezug auf Zeit und Personal deutlich kostspieliger wurde, als nötig gewesen wäre.

Cal.com: Die Lösung

Cal.com ist anpassbar, Open Source und von einem Remote-First-Async-Team entwickelt. Das bedeutet, dass es mit einer breiten Palette an Tools kommt, um alles rund um die Kalender-Terminplanungsinfrastruktur zu vereinfachen. Cal.com konnte Storybloks Problem mit einer Funktion namens Fixed Round Robin lösen. Das ist ein Meeting-Typ, den Cal.com speziell für Storyblok entwickelt hat.

“Mit der Hilfe von Cal.com hat Storyblok seinen Demo-Prozess komplett verändert. Kein Jonglieren mehr zwischen Developer-Verfügbarkeit und den Zeitplänen der Account Executives — alles wurde jetzt automatisch für beide Seiten optimiert.”

Der feste Round-Robin-Buchungstyp von Cal.com wurde speziell für Storyblok entwickelt, später aber ausgerollt und allen zahlenden Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Dieser Scheduling Link ermöglichte eine ausgewogene Arbeitslast unter Storybloks Engineers und Account Executives. Er tat das, indem er die klassische Round-Robin-Verteilung von Meetings und die Zuordnung von Zeitfenstern mit dem Konzept vordefinierter Hosts verband.

“Cal.coms Technologie ermöglicht es Account Executives, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können — Storyblok zu verkaufen. Das automatisierte Matching zwischen unserem globalen Sales-Team und den Entwicklern stellt sicher, dass jeder Kunde eine hochwertige Demo ohne Verzögerungen bei der Terminplanung erhält.”

Mit Cal.com die Buchung von Terminen zu verwalten, hat für Storyblok alles verändert. Dadurch wurden Meetings gleichmäßig auf die richtigen Teammitglieder verteilt. Außerdem wurde Burnout reduziert und geholfen, die Kosten auszugleichen, indem sichergestellt wurde, dass Teammitglieder weder überlastet noch zu wenig ausgelastet waren.

Das Ergebnis

Durch den Wechsel von Calendly zu Cal.com konnte Storyblok potenzielle Kunden einfach und mühelos mit dem richtigen Demo-Team zusammenbringen — basierend auf Faktoren wie Verfügbarkeit, Zeitzone und Region. Das wiederum steigerte die Effizienz insgesamt, da Storybloks Team keine Meeting-Buchungen mehr manuell verwalten oder Buchungen auf Fehler prüfen musste.

“Der Wechsel von Calendly zu Cal.com sparte den Account Executives bei Storyblok Stunden an Hin und Her bei der Suche nach verfügbaren Engineers. Jetzt überlassen sie die Terminplanung dem System, das die Arbeitslasten über 40+ Länder hinweg ausgleicht und sicherstellt, dass Kunden immer mit dem richtigen Engineer für ihre Bedürfnisse verbunden werden.”

Außerdem war diese Lösung dank der Lokalisierungsfreundlichkeit von Cal.coms Infrastrukturprodukt und der Verfügbarkeit in über 25 Sprachen für alle Vertreterinnen und Vertreter von Storyblok weltweit anwendbar. Storyblok ist eines von vielen Startups, die Cal.com stolz mit unserer Scheduling Infrastructure stärkt. Diese Zusammenarbeit zeigt, wie Cal.com das Wachstum und den Erfolg zukunftsorientierter Unternehmen wie Storyblok weiterhin auf globaler Ebene unterstützt.