5 consejos para reducir las ausencias con Cal.com

El sistema de planificación adecuado puede tener un impacto importante a la hora de gestionar las ausencias en tu negocio. Aunque la mayoría de los sistemas de planificación heredados solo sirven para crear citas, las plataformas de planificación modernas ofrecen un soporte completo a las empresas para evitar los no-shows y las reservas duplicadas. Esto se hace para optimizar las operaciones del negocio y ayudar a los equipos a minimizar la necesidad de intervención manual en un flujo de trabajo de planificación.

Hoy en día, plataformas de planificación como Cal.com ofrecen soluciones de planificación integrales para empresas de todos los tamaños, pensadas para ayudar a mejorar la asistencia, automatizar la comunicación y establecer expectativas claras antes de las citas. Estas funciones ayudan a las empresas a automatizar recordatorios y confirmaciones de reuniones tanto por email como con notificaciones SMS. También les ayudan a crear formularios de reserva personalizables que dejan claras las penalizaciones por no-shows. Además, las plataformas integran tarifas por no-show para las citas perdidas.

Estas pequeñas funciones ayudan mucho a incorporar responsabilidad en el sistema de planificación de tu negocio. De hecho, la opción de integración de pagos para plataformas de planificación como Cal.com se desarrolló específicamente como una forma de que las empresas cobren las citas por adelantado y así evitar o reducir los no-shows. Así que, si eres propietario de un negocio y te preocupa la frecuencia de las citas perdidas, hemos reunido los cinco mejores consejos y sugerencias para ayudarte a prevenir los no-shows con Cal.com.

TL;DR

¿Tienes prisa y quieres conocer rápidamente los cinco consejos para reducir las ausencias? No te preocupes, ¡te ayudamos!

• Envía recordatorios automáticos por email: Con Cal.com, puedes configurar recordatorios automáticos por email. Esto te ayuda a reducir el riesgo de no-shows de forma saludable. También puedes integrar tu política de no-show en los emails de recordatorio para dejar aún más claro tu mensaje.

• Usa mensajería en tiempo real: SMS y WhatsApp son una forma estupenda de ponerte en contacto con tus clientes y usuarios para confirmar citas y enviar recordatorios. Con Cal.com, puedes llegar a los clientes tanto por SMS como por WhatsApp, y es mucho más probable que vean estas notificaciones.

• Aplica tarifas por no-show: Esta es una de las mejores formas de proteger el valor de tu tiempo con un pequeño depósito inicial o con tarifas de reserva por adelantado. Esto ayuda a mantener ágiles las operaciones de ingresos y también minimiza el riesgo de no-shows.

• Comunica claramente tu política de cancelación: Como hemos mencionado, puedes incluirla en los emails de confirmación de la reserva, en los mensajes de recordatorio o también como parte de la propia página de reserva. Esto ayuda a que los clientes sepan desde el principio qué está permitido y qué no.

• Personaliza las preguntas de reserva: Personalizar tus preguntas de incorporación y las preguntas generales de reserva/routing puede ayudarte a reforzar el compromiso de asistencia y a asegurarte de que los asistentes entienden las condiciones de tu reserva.

Resumen rápido de cinco consejos para reducir las ausencias con Cal.com

Estrategia	Cómo reduce las ausencias	¿Cómo ayuda Cal.com?
Recordatorios automáticos por email	Recuerda a los asistentes su cita antes de que llegue y reduce el riesgo de que la olviden	Cal.com ofrece una función de recordatorios automáticos por email para ayudar a reducir los no-shows
Recordatorios por SMS y WhatsApp	Llega a los clientes en su móvil, donde son muy visibles y fáciles de ver	Cal.com permite enviar recordatorios por SMS y WhatsApp en los planes de pago
Tarifas por no-show	Hace que los clientes/usuarios asuman responsabilidad en caso de citas perdidas	Cal.com permite integrar Stripe y PayPal para cobrar antes de las citas
Política de cancelación clara	Asegura que los clientes conozcan claramente la política de cancelación antes de reservar una cita	Cal.com tiene páginas de reserva personalizables en las que puedes editar y diseñar la página a tu gusto
Preguntas de reserva personalizadas	Refuerza la expectativa de asistencia con los clientes antes de que se confirme la reserva	Cal.com tiene campos avanzados de reserva en el flujo de trabajo de reserva que ayudan a integrar este estándar

¿Por qué se producen las ausencias en las reuniones?

Las ausencias son incómodas desde el punto de vista empresarial, pero no siempre son intencionadas desde el punto de vista del cliente. Es una verdad inevitable al gestionar un negocio que afecta tanto a clientes como a empresas. Lo decimos porque las empresas que han aplicado políticas de no-show extremadamente agresivas también han visto una grave falta de confianza por parte de los clientes. Por eso, es importante ser humanos y entender las causas de fondo por las que se producen las ausencias. Para ayudarte a comprender este fenómeno con más detalle, aquí tienes un desglose detallado de las causas más comunes de las ausencias en reuniones.

Olvidar citas

Todo el mundo tiene la agenda llena, y las citas que se hicieron con mucha antelación suelen ser las que más se olvidan. Incluso sin un gran retraso entre la reserva de la cita y la fecha de la cita, una agenda apretada suele hacer que algunas citas se pasen por alto. No es lo ideal, pero es la realidad. Lo mejor aquí es integrar recordatorios de la reserva antes de la reunión, incluso varios si es posible, para mitigar este riesgo.

Problemas de zona horaria

A veces reservar una cita puede complicarse por las diferentes zonas horarias. Esto es sobre todo un problema para los equipos remotos que tienen que moverse entre varias zonas horarias a diario. Si las zonas horarias se malinterpretan, incluso confusiones sencillas entre ‘AM’ y ‘PM’ pueden provocar citas perdidas. Por eso, es crucial que el sistema de planificación que uses tenga una interfaz sencilla y fácil de entender y seguir, y que disponga de todas las opciones necesarias de aclaración de zona horaria para los asistentes.

Citas con poco compromiso

Las empresas que permiten a clientes/usuarios reservar reuniones y citas gratuitas ponen un listón de entrada muy bajo para la otra parte. En estos casos, muchos consumidores pueden reservar una cita por impulso, pero luego no tener ningún interés real en presentarse. Por eso es crucial añadir cierta fricción y responsabilidad al proceso de reserva de reuniones para reducir la tasa de no-shows.

Políticas de cancelación poco claras

Si los asistentes no saben cómo cancelar o reprogramar sus citas, eso haría que el número de no-shows creciera de forma alarmante. Por eso es crucial redactar las políticas de cancelación con claridad y que estén visibles para los clientes/usuarios en el momento de reservar. Esto ayuda a fomentar una mejor comunicación y a asegurarte de que no te quedes con citas no presentadas.

Cambios de agenda de última hora

Esto es algo que no puedes controlar, pero sí puede causar un porcentaje importante de no-shows en las citas de empresa. La mejor forma de gestionarlo es tener políticas claras de cancelación o reprogramación. Esto ayuda a que los clientes/usuarios eviten no-shows y, en su lugar, reprogramen su cita, aunque eso signifique que el hueco siga quedando vacío operativamente para tu negocio.

Idea clave: La forma más eficaz de reducir las ausencias en reuniones es combinar recordatorios oportunos, políticas claras de cancelación y medidas de responsabilidad. Estos pasos pueden animar a los asistentes a respetar sus reservas.

Consejo 1: Envía recordatorios automáticos por email antes de cada reunión

Esta es una de las medidas más sencillas y fáciles para reducir no-shows. La admite casi cualquier plataforma de planificación moderna y es muy fácil de configurar. La confirmación automática de cada reunión la comparte la app de calendario o la plataforma de videoconferencia que elijas.

Sin embargo, estas plataformas no envían un recordatorio automático más allá de una notificación 30 minutos antes de la cita. Para una cita presencial, 30 minutos pueden no ser suficientes para desplazarte. Así que lo mejor es contar con un plan de respaldo en tu sistema de planificación que pueda enviar un recordatorio automático el día de la reunión a la hora que elijas. Así no dependes de otros sistemas.

¿Por qué funcionan los recordatorios por email?

Todo el mundo mira su email, al menos si tiene que ver con su trabajo. Sin embargo, las bandejas de entrada también se llenan de emails de distintos proveedores. Por eso, es importante enviar los emails cuando más se necesitan. Los emails antiguos se pierden en la bandeja de entrada, así que un email de confirmación de tu cita puede que ya no esté en la parte superior de la bandeja el día de la cita. Por eso, los recordatorios por email enviados directamente el mismo día de la cita tienen muchas más posibilidades de ser vistos. Es una cuestión de visibilidad, y la inmediatez mejora la visibilidad en una bandeja de entrada.

Cómo hace Cal.com que enviar recordatorios automáticos por email sea fácil

Con los workflows de Cal.com, puedes crear recordatorios automáticos por email que se activan según tu horario preferido o los eventos de reserva. Por ejemplo, puedes:

• Enviar un email de confirmación inmediatamente después de reservar una cita

• Programar emails de recordatorio 24 horas o 1 hora antes de la reunión

• Incluir los detalles de la reunión, los enlaces para unirse o las instrucciones de cancelación en cada recordatorio

• Reutilizar el mismo workflow en varios scheduling links en lugar de configurar recordatorios uno por uno

Este tipo de recordatorio sensible al tiempo te ayuda a reducir el riesgo de no-shows. Además, con Cal.com, los workflows están automatizados y también son replicables, así que solo tienes que configurarlos una vez. Esto te ayudará a evitar la necesidad de intervención manual o supervisión una vez que el sistema esté configurado.

Consejo 2: Añade recordatorios por SMS o WhatsApp para mejorar la asistencia

Los recordatorios por email están muy bien, pero a veces resulta abrumador llevar al día una bandeja de entrada llena de spam y emails promocionales. Por eso, incluso con la inmediatez, muchas veces los emails se pierden o pasan desapercibidos. Otra razón es que muchos usuarios siguen asociando los emails con ordenadores de sobremesa o portátiles, y no con sus dispositivos móviles.

Para atacar el problema de los no-shows, es más eficaz llegar directamente a los asistentes en sus dispositivos móviles. Una notificación por SMS o WhatsApp tiene muchas más probabilidades de ser vista que un email. Además, las notificaciones por SMS y WhatsApp son especialmente útiles para citas con urgencia temporal y para usuarios que pueden estar en movimiento.

Por qué funcionan los recordatorios por SMS y WhatsApp

SMS y WhatsApp llegan mejor a los asistentes que el email, ya que estas plataformas suelen estar menos saturadas que una bandeja de entrada de correo. Además, los recordatorios de texto son breves y concisos.

Esto ayuda a transmitir el mensaje de forma muy fácil y rápida. Tanto para citas urgentes como para citas en general, los recordatorios por texto ayudan a aliviar confusiones o malentendidos sobre zonas horarias y sobre el olvido de citas.

Además, se pueden enviar incluso en el último momento para asegurarse de que no se pierdan las citas virtuales. Por último, los recordatorios por SMS y WhatsApp también te permiten ofrecer enlaces para reprogramar que ayuden a los asistentes a cambiar su cita en caso de que no estén disponibles.

Algunos de los casos de uso más eficaces de los recordatorios por SMS y WhatsApp son:

• Consultas con clientes

• Citas médicas

• Demostraciones de ventas

• Entrevistas y llamadas de selección

• Sesiones de coaching

Cómo Cal.com admite recordatorios por SMS y WhatsApp

Automatizar recordatorios por SMS y WhatsApp usando Cal.com requiere que los usuarios tengan acceso a un plan de pago. Con un plan de pago, los usuarios pueden usar la función de workflows para configurar y enviar recordatorios por SMS y WhatsApp del mismo modo que los recordatorios por email. La configuración es un proceso de una sola vez y se puede replicar para diferentes scheduling links. Igual que con los recordatorios por email, puedes configurar activadores sensibles al tiempo para recordatorios por SMS y WhatsApp.

Los casos de uso más útiles para los recordatorios por SMS y WhatsApp son:

• Enviar un recordatorio por SMS unas horas antes de la reunión

• Entregar un recordatorio por WhatsApp con un enlace a la reunión e incluso un enlace a tu opción de reprogramación, si está disponible

• Combinar recordatorios por email y texto para mejorar la visibilidad en varios canales

Usar varios canales de recordatorio aumenta la probabilidad de que los asistentes vean tu mensaje y asistan a la reunión. Ayuda a reducir el riesgo de no-shows. Cal.com también ofrece soporte móvil completo, lo que garantiza que los proveedores de servicios puedan estar al día de su agenda y recibir recordatorios puntuales de sus citas directamente desde la app móvil de Cal.com.

Consejo 3: Exige una tarifa por no-show o un depósito

No todas las citas necesitan una tarifa por no-show, pero en reuniones de alto valor, cobrarla puede reducir de forma notable las citas perdidas. Los depósitos y las tarifas añaden más registros de pago, así que conciliar pagos y tarifas cada mes mantiene los ingresos de las reservas correctamente reflejados en la contabilidad. También refuerza la responsabilidad de los asistentes y les ayuda a presentarse.

Ahora bien, una tarifa por no-show en concreto puede ser opcional; también puedes optar por pedir tarifas por adelantado para la cita. No es una práctica rara y, de hecho, puede ayudarte a gestionar tus operaciones de ingresos con más fluidez, ya que todo el historial de transacciones permanece en línea.

La estructura que elijas depende en gran medida del tipo de operaciones de negocio que estés llevando. Sin embargo, en general, esta estrategia te ayuda a limitar los no-shows, aunque estos pueden convertirse en solicitudes de reprogramación según corresponda.

¿Por qué deberías cobrar una tarifa por no-show?

Si vas a aplicar la estrategia de tarifa por no-show, debes saber cuándo encaja mejor y cuándo conviene evitarla. Por ejemplo, cobrar una tarifa por no-show por un webinar puede no ser el mejor caso de uso de esta estrategia.

Del mismo modo, cobrarla por una cita médica puede ser casi siempre necesario. Así que aquí tienes un desglose de distintos tipos de cita y una recomendación sobre si deberías cobrar o no una tarifa por no-show.

Tipo de cita	Recomendación
Consultas	Deberías cobrar una tarifa por no-show
Coaching online	Deberías cobrar una tarifa por no-show
Citas médicas	Deberías cobrar una tarifa por no-show
Freelancers	Deberías cobrar una tarifa por no-show
Reuniones internas de equipo	No deberías cobrar una tarifa por no-show
Webinars públicos	No deberías cobrar una tarifa por no-show

Es importante ser comedido con esta política, ya que añade fricción intencionadamente a tu flujo de trabajo de reserva. Incluso puede provocar una caída en tu tasa de conversión de leads, ya que muchos usuarios ocasionales se echan atrás en cuanto se exige un pago previo para programar una cita o reservar un servicio.

Cómo gestiona Cal.com las tarifas por no-show

Cal.com gestiona las tarifas por no-show y el prepago de las citas de la misma manera. Se integra con Stripe y PayPal, las dos plataformas de agregación de pagos más populares. La integración te permite cobrar cualquier tarifa que establezcas para una cita en el momento de la reserva. A menos que se realice el pago, Cal.com no permite confirmar la reserva.

Ahora bien, si quieres configurar específicamente una tarifa por no-show, tienes que configurarla como un depósito en el momento de reservar la cita. Si el asistente acude a su cita, el depósito se descuenta de la tarifa de la cita. (Esto solo se aplica a citas presenciales de servicios.) Sin embargo, si la cita se pierde, el cargo no será reembolsable.

Es muy importante redactar tu política de cancelación con mucha claridad y de acuerdo con la legislación local para evitar acciones legales por parte de los asistentes. Si aplicas esta estrategia, te puede dar la flexibilidad de:

• Establecer tu propia tarifa por no-show en función del valor de la cita

• Proteger tu agenda sin cobrar por adelantado a los asistentes

• Aplicar tarifas de forma justa cobrando solo cuando se produzca un no-show real

Este tipo de flexibilidad te permite quedar bien con tus clientes/usuarios y, al mismo tiempo, proteger tu agenda y reforzar la responsabilidad de tus asistentes sin ser injusto.

Consejo 4: Establece expectativas claras de cancelación antes de reservar

La redacción de tu política de cancelación es muy importante para mostrar la postura adecuada de tu negocio respecto a las cancelaciones, sus consecuencias y las penalizaciones, si las hubiera. Esto ayuda a los asistentes a tener claro qué esperar a partir de ahora, así que esta información debe figurar de forma clara en la página de reserva o en los correos de confirmación de la reserva, sin lugar a dudas. Cuando tienes esta información fácilmente disponible, también ayuda a reducir los no-shows, ya que los asistentes tienen claro cuáles son las condiciones y las consecuencias de cancelar con o sin previo aviso. En estos casos, es mucho más probable que los asistentes comuniquen sus problemas y, en su lugar, reprogramen la cita.

¿Qué debería incluir una política de cancelación?

Tu política de cancelación debe responder a unas cuantas preguntas muy concretas. No tiene que ser larga ni abarcarlo todo. Sin embargo, hay algunos detalles específicos que deben responderse para que la política sea clara e informativa para tus clientes. Las preguntas incluyen:

1. ¿Es posible reagendar o no?

2. ¿Cuál es el plazo mínimo de aviso para una cancelación o una solicitud de reprogramación?

3. ¿Se permite la cancelación tardía?

4. ¿Hay alguna tarifa por no presentarse o depósitos?

5. ¿Cuál es la política sobre el reembolso de la tarifa por no presentarse?

6. ¿Cómo contactar con el equipo en caso de solicitudes de reprogramación?

Así, puedes eliminar la ambigüedad y asegurarte de que los asistentes sepan exactamente qué esperar antes de reservar una cita.

Dónde mostrar tu política en Cal.com

Como ya se ha mencionado, hay varios espacios en los que puedes integrar tu política de cancelación. Cal.com es lo bastante flexible y personalizable como para que tengas varias opciones a la hora de mostrar tu política de cancelación. Aquí tienes todos los espacios en los que puedes insertar tu política de cancelación al usar Cal.com:

• Añádela a la descripción de tu evento para que los asistentes la vean antes de reservar

• Incluye un enlace a la política completa para más detalles

• Haz referencia a ella en los correos de confirmación y recordatorio de la reserva usando Workflows

• Refuerza la política en tu formulario de reserva o en la página de confirmación

Mostrar tu política de forma coherente ayuda a establecer expectativas desde el principio, anima a los asistentes a reprogramar cuando sea necesario y crea una experiencia de reserva más profesional para todos.

Consejo #5: Usa preguntas de reserva para aumentar el compromiso

Recopilar información del cliente antes de la cita aumenta su interés en la cita. Si tienes un proceso de reserva de citas muy sencillo, con un solo clic, dará lugar a muchas reservas casuales que no tienen intención de presentarse. Sin embargo, con preguntas de reserva, puedes introducir un poco de fricción en tu flujo de reserva para entender mejor a los asistentes y, al mismo tiempo, inculcarles un sentido de responsabilidad. Esto mejora el compromiso y puede ayudar a reducir considerablemente los no-shows. Aunque es un pequeño paso, supone un gran crecimiento.

Por qué funcionan las preguntas de reserva

Las preguntas de reserva funcionan porque inculcan un poco de compromiso y responsabilidad en los asistentes cuando tienen que seguir varios pasos para completar una reserva. Esto reduce las reservas impulsivas, que son las que tienen las tasas más altas de no-show. Además, las preguntas de reserva también te ayudan a enrutar los leads al miembro del equipo adecuado, lo que contribuye a mejorar las probabilidades de conversión del lead o la satisfacción del cliente.

Además, añadir preguntas a tu formulario de reserva puede servir para reforzar tu política de cancelación o solicitar con antelación las preferencias de los asistentes. Esto ayuda a garantizar una experiencia de usuario personalizada, al tiempo que asegura que se genere el interés adecuado en torno a la cita. Para darte un ejemplo breve, aquí tienes algunas preguntas de reserva que puedes considerar añadir a tu flujo de reserva.

Pregunta de reserva	Objetivo
¿Lees y aceptas la política de cancelación?	Confirma que los asistentes han leído y entienden la política de cancelación. Esto ayuda a refutar futuras solicitudes fraudulentas de reembolso.
¿Puedes avisar con al menos 24 horas de antelación en caso de cancelación?	Esta pregunta refuerza tus expectativas de reprogramación y se asegura de que tus asistentes entiendan tu política con su aprobación.
¿Hay alguna dirección de correo alternativa o número de teléfono alternativo para contactar contigo?	Asegura que los recordatorios se envían a la información de contacto correcta y también a cuentas alternativas para lograr la máxima visibilidad y reducir al mínimo las posibilidades de olvidar la cita.

¿Cómo personalizar las preguntas de reserva en Cal.com?

Cal.com te permite añadir campos personalizados de reserva para cada Scheduling link. Te da control total sobre la información que recopilas antes de que se confirme una reunión. Los ajustes y preguntas concretos se pueden configurar personalizando tu página de reserva e yendo a la pestaña avanzada. Allí podrás encontrar la opción de crear preguntas obligatorias y opcionales adaptadas a tus necesidades de programación.

Estas preguntas, como se ha mencionado antes, pueden usarse para confirmar la información de contacto y obtener de los asistentes un reconocimiento de que han leído y entendido la política de cancelación. Además, las preguntas personalizadas de reserva ayudan a crear una experiencia de reserva más fluida para los asistentes, al tiempo que hacen que todo el proceso de reserva se sienta más personal.

La ventaja añadida de usar Cal.com para preguntas personalizadas de reserva es que puede utilizarse como criterio de cualificación para enrutar automáticamente las reservas a la persona de servicio o agente de soporte adecuado. Esto se puede hacer automáticamente con las funciones de programación round robin de Cal.com.

Consejo extra: Usa Cal.ai para mitigar aún más el riesgo de no-shows

Cal.ai es la propia función de programación por teléfono de la plataforma. Es una instalación de programación telefónica basada en agentes de IA, que puede utilizarse para gestionar reservas de citas por llamada sin que haya una persona sentada detrás del teléfono. Sin embargo, Cal.ai puede hacer mucho más que gestionar reservas de citas entrantes por llamada. También puede encargarse de los recordatorios y las confirmaciones de reserva salientes por llamada. Llamar directamente a los asistentes y obtener una confirmación directa de su disponibilidad te ayuda a entender si tus citas van a ir según lo previsto o no.

Puedes configurar Cal.ai de manera que solo pueda confirmar la disponibilidad, o también puede ayudarte a gestionar solicitudes de reprogramación si encaja con tus políticas. Cal.ai es una función única de Cal.com, y es algo que puede marcar un antes y un después a la hora de reducir el riesgo de no-shows. Cal.ai es otra razón por la que deberías elegir Cal.com para la gestión del riesgo de no-show y la programación general. Es una plataforma creada para empresas con el objetivo de ayudarles a automatizar la programación y todas las actividades asociadas.

Conclusión

Reducir los no-shows es una necesidad para tu negocio, ya que los clientes cada vez se inclinan más por la autoprogramación online. A veces, un sistema completamente optimizado ayuda a mejorar la captación de leads; sin embargo, puede que esos leads no conviertan. Por eso es importante considerar la prevención de no-shows como una actividad entre departamentos. El equipo de ventas necesita desarrollar un embudo comercial que tenga cierta fricción para filtrar a los usuarios ocasionales.

Esto ayuda a que tu equipo operativo se centre en los leads y asistentes de mayor calidad, lo que contribuiría a que tu negocio aumente su cartera de clientes y, de hecho, desarrolle ingresos recurrentes. Los consejos mencionados en este blog se aprovechan mejor con Cal.com. La facilidad de uso y la interfaz limpia de Cal.com hacen que sea muy fácil configurar y usar tu flujo de trabajo de programación con Cal.com.

Así que, si te interesa recuperar el control de tu agenda, empieza hoy mismo con Cal.com. Empezar es totalmente gratis, sin necesidad de tarjeta de crédito.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo puedo reducir los no-shows de las citas?

La mejor forma de reducir los no-shows de las citas sin introducir fricción en tu flujo de trabajo de programación es usando recordatorios. La mejor práctica es enviar recordatorios por correo electrónico, SMS o WhatsApp para la cita en el momento que hayas predefinido, para recordar a los asistentes su compromiso. Funcionan muy bien si llegan a los asistentes a tiempo.

2. ¿Debería cobrar una tarifa por no presentarse?

Solo deberías cobrar una tarifa por no presentarse en ciertas situaciones. Si tu cita se ajusta a alguna de las actividades enumeradas, deberías considerar cobrar una tarifa por no presentarse. Las actividades son: citas de atención sanitaria, reuniones con freelancers, consultas online y coaching online. Si tu cita no se ajusta a estas actividades, lo mejor es no cobrar una tarifa por no presentarse en tu flujo de reserva, sino poner tu política de cancelación en un lugar destacado y añadir más preguntas a tu flujo de trabajo de reserva.

3. ¿Cuál es el mejor momento para enviar un recordatorio antes de una reunión?

El mejor momento para enviar un recordatorio antes de una reunión depende de si la reunión es presencial o virtual. Para reuniones virtuales, un recordatorio una hora antes de la reunión puede ser muy útil. Para reuniones presenciales, enviar el recordatorio por la mañana el mismo día de la reunión se considera más útil. Debes probar distintos momentos para el recordatorio y ver cuál funciona mejor para reducir los no-shows de tu negocio.

4. ¿Puede Cal.com enviar recordatorios por SMS?

Sí, Cal.com puede enviar recordatorios por SMS y WhatsApp usando su función Workflows. Sin embargo, para enviar recordatorios por SMS y WhatsApp, necesitarás estar suscrito a un plan de pago de Cal.com. La cuenta gratuita de Cal.com solo permite enviar recordatorios por correo electrónico.

5. ¿Cómo reducen los no-shows las preguntas de reserva?

Las preguntas de reserva pueden obligar a los asistentes a prestar atención a lo que están aceptando. De este modo, puedes pedirles que confirmen que entienden tus expectativas de reserva y tus políticas de cancelación. Una vez que hayan leído y confirmado que entienden estas políticas, puede ayudarte a evitar los no-shows y, en caso de que tengas tarifas por no presentarse, puede protegerte frente a solicitudes de reembolso.

6. ¿Pueden los asistentes reprogramar en lugar de cancelar?

Sí, cuando usas Cal.com, puedes configurar tu flujo de trabajo de reserva para permitir que los asistentes reprogramen sus reuniones en lugar de cancelarlas. Sin embargo, debes configurar una política de cancelación adecuada que refleje las condiciones bajo las cuales permitirás que los asistentes reprogramen su reunión en lugar de cancelarla. Idealmente, deberías tener ambas opciones y permitir que el usuario elija la que mejor se adapte a sus necesidades.

7. ¿Qué plan de Cal.com admite flujos de trabajo de recordatorio?

Todos los planes de Cal.com admiten flujos de trabajo de recordatorio; el modo de los flujos de trabajo de recordatorio solo cambia entre el plan gratuito de Cal.com y los planes de pago. Con el plan gratuito de Cal.com, puedes enviar recordatorios por correo electrónico a la hora que elijas antes de la cita. Con los planes de pago, también puedes enviar recordatorios por SMS y WhatsApp, además de los recordatorios por correo electrónico, a la hora que elijas.