Impulsa la productividad del equipo con la función de Reuniones instantáneas de Cal.com

¿Qué son las reuniones instantáneas?

Puede que ya hayas oído hablar antes de la función de reuniones instantáneas de Cal.com. Es un link de agendamento personalizado que se creó inicialmente para Deel, pero que ahora está disponible para todas las personas suscritas a Cal.com Enterprise. Si has leído nuestro caso de estudio o nuestro destacado sobre reuniones instantáneas, ya sabes lo buena que es esta opción. Es una función que ahorra tiempo, reduce los malentendidos y, sencillamente, facilita que las personas se reúnan.

Preguntas comunes sobre las reuniones instantáneas

Puede que te preguntes cómo activar esa función para tu propia organización. Pues bien, en ese caso, este es el artículo que necesitas. Vamos a repasar todo lo básico que necesitas saber para configurar reservas instantáneas y ponerte en marcha.

Esto significa que vamos a responder a preguntas básicas sobre qué son las reuniones instantáneas y cómo funcionan, además de guiarte por el proceso de configurar una.

¿Qué son las reuniones instantáneas?

Para activar las reuniones instantáneas, tendrás que ser miembro de una organización con una cuenta Enterprise de Cal.com Enterprise. Esto se debe a que esta función se ha creado exclusivamente para suscriptores con necesidades de programación complejas. Suponiendo que eres miembro de una cuenta Enterprise, las reservas instantáneas se pueden configurar fácilmente desde tu panel de links de agendamento. Puedes hacerlo creando un nuevo link de agendamento o convirtiendo un link de agendamento ya creado en una reserva instantánea. Si quieres convertir un link de agendamento ya creado en una reserva instantánea, simplemente sigue los pasos que aparecen a continuación. En cualquier caso, solo tienes que seguir los pasos que aparecen a continuación.

Cómo configurar reuniones instantáneas

Suponiendo que eres miembro de una cuenta Enterprise, configurar reuniones instantáneas es muy sencillo. Así es como se hace:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Cal.com.

2. Ve a tu panel de links de agendamento.

3. Selecciona un link de agendamento creado previamente o elige crear uno nuevo.

4. Si estás creando un nuevo link de agendamento, se te pedirá que pongas nombre a ese evento y que especifiques su duración.

5. Si no, simplemente haz clic en el evento ya creado para acceder a su configuración.

6. Ahora que has accedido a la configuración a nivel de evento, verás que hay una lista de pestañas.

7. Justo debajo de la pestaña Workflows, verás un elemento llamado Instant Bookings.

8. Haz clic en esta pestaña para acceder a la configuración de Instant Booking.

9. Una vez que hayas accedido a la pestaña de Instant Booking, aparecerá un interruptor que tendrás que activar para poner en marcha la función Instant Bookings.

10. Verás que debajo de esto hay ajustes adicionales que puedes usar para afinar tus reservas instantáneas.

11. Estos incluyen horarios de disponibilidad, parámetros y el tiempo que tiene un anfitrión para responder a la reunión y empezarla.

12. Además, aquí es donde configurarías los webhooks.

13. Una vez que hayas hecho todos tus cambios y personalizaciones, haz clic en el botón Guardar en la esquina superior derecha.

¿Quién tiene acceso a las reuniones instantáneas?

Al igual que el resto de tus eventos reservables, las reservas instantáneas pueden ser ocultas o públicas. Si una reserva instantánea es pública, cualquiera que visite tu perfil de reservas podrá verla. Si una reserva instantánea está configurada como oculta, habrá que compartir un link para que otra persona pueda acceder al tipo de reserva. Este link podría estar en tu firma de correo electrónico o podría ser un botón en una página web.

Al igual que el resto de tus links de agendamento reservables, las reservas instantáneas se pueden combinar con formularios de enrutamiento para reducir la confusión de los clientes y mejorar la eficiencia. También puedes visitar la pestaña Instant Bookings dentro de la configuración a nivel de evento para definir parámetros únicos de URL.

Personalizar las reuniones instantáneas

La personalización de tu reserva instantánea se hace dentro de la pestaña Instant Bookings. Los cambios que se hagan en una reserva instantánea solo se aplicarán a ese evento reservable concreto. La única excepción es si un administrador de tu organización usa plantillas de eventos gestionadas para crear un tipo de reserva instantánea que se distribuye a varias personas. En ese caso, cada vez que el administrador actualice el managed scheduling link, la configuración se actualizará para cualquiera que use esa plantilla.

¿Cómo se notifica a los miembros del equipo que una reunión instantánea está pendiente?

Es fácil configurar notificaciones para los miembros del equipo personalizando el componente webhook de tus reservas instantáneas.

Sin embargo, si no te sientes cómodo usando webhooks directamente, también puedes instalar aplicaciones como Make o Zapier. Una vez que hayas elegido tu método de conexión preferido, solo queda decidir cómo quieres que se notifique a los miembros de tu equipo.

¿Van a recibir un mensaje en Slack, una llamada de voz con IA o quizá un correo electrónico marcado como urgente en su bandeja de entrada? Lo único que te limita a la hora de compartir la notificación de una reserva instantánea es tu imaginación.

¿Qué ve el cliente cuando reserva una reunión instantánea?

Después de seleccionar una franja horaria, las personas que reserven reservas instantáneas verán un botón en la parte inferior de la pantalla con el texto Connect Now. Cuando hagan clic en este botón, se les pedirá que introduzcan su nombre y su información de contacto. Después de enviar esta información, aparecerá una pantalla de espera.

La pantalla de espera desaparecerá cuando un miembro del equipo responda a la solicitud de reunión o cuando caduque. Una vez que un miembro del equipo se una al link de agendamento de la reunión, el evento seguirá su curso con normalidad. Esto significa que la reunión tendrá lugar en la plataforma que hayas elegido como ubicación de tu reserva instantánea.

Usar reservas instantáneas es una forma estupenda de destacar entre la multitud, facilitando que tus compañeros y clientes se pongan en contacto contigo cuando importa. Si quieres saber más sobre las ofertas Enterprise de Cal.com, no dudes en contactar con un miembro de nuestro equipo de ventas. Gracias por leer este artículo y, como siempre, ¡feliz programación!

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