Cómo los agentes de voz con IA solucionan los problemas de programación para los equipos de ventas globales

Así que un comercial reserva una reunión el lunes. Y para el jueves, el posible cliente no se ha presentado. O el posible cliente envía un correo a las 23:00, hora del comercial, pidiendo moverla, y nadie ve el mensaje hasta la tarde siguiente.

Para entonces la franja ya se ha perdido, el lead se ha enfriado y el comercial está persiguiendo un calendario en vez de vender.

Los equipos de ventas lidian con esto todo el tiempo. Se vuelve aún peor cuando los posibles clientes están repartidos por varios países.

Aquí es donde un agente de voz con IA para ventas gana su lugar.

El mejor trabajo para los agentes de voz con IA es la parte de programación alrededor de la reunión: confirmarla, volver a reservarla y hacer seguimiento cuando se cae. La conversación de ventas en sí se queda con tus comerciales, donde debe estar.

En este artículo veremos qué hace un agente de voz con IA para un equipo de ventas y qué problemas de programación resuelve. También repasaremos qué debes comprobar antes de añadir uno y cómo funciona nuestro agente telefónico con IA, Cal.ai, en Cal.com, incluido cuánto cuesta un minuto.

Qué hace un agente de voz con IA para un equipo de ventas

Un agente de voz con IA es un software que habla con la gente por teléfono con una voz natural y completa una tarea durante la llamada.

Para un equipo de ventas, esa tarea es sobre todo la programación: confirmar una reunión, moverla o cancelarla para que un comercial no tenga que hacerlo.

Los agentes de voz con IA vienen en dos tipos, y la diferencia está en quién marca.

Los agentes entrantes responden cuando alguien llama a tu número. En cambio, los agentes salientes hacen la llamada ellos mismos.

Cal.ai es un agente de voz con IA saliente. Hace llamadas, y Workflows de Cal.com activan cada una a partir de un evento de reserva, como una nueva reserva, una cancelación o una reunión que está a punto de empezar.

La persona al otro lado ya tiene una reserva contigo, así que cada llamada trata sobre una reunión que ya existe.

Los problemas de programación que resuelven los agentes de voz con IA

La mayor parte del daño a un calendario de ventas ocurre entre la reserva y la reunión. Los agentes de voz con IA cubren ese tramo con una llamada para cada hueco, y cada llamada parte de un trigger en Cal.com.

Aquí tienes cuatro problemas en los que las llamadas de ventas con IA ayudan más, y qué las activa en cada caso.

Reuniones reservadas que nunca ocurren

Un posible cliente dice que sí al jueves a las 14:00. Llega el jueves y se ha olvidado. Los correos se pierden y los mensajes de texto se ignoran, pero una llamada telefónica es mucho más difícil de pasar por alto.

Dos llamadas cubren esto. La primera es una llamada de confirmación antes de la reunión, iniciada por el trigger de “antes del evento”. Tú eliges el momento, por ejemplo 24 horas antes. El agente comprueba que el posible cliente sigue asistiendo y, si no puede, te enteras mientras aún hay tiempo de mover la franja.

La segunda llamada se hace después de un no-show. Cuando se marca un no-show, se activa el trigger de “no-show updated” y el agente llama para ofrecer una nueva hora. Cal.ai puede reservar durante la llamada, así que la reprogramación ocurre allí mismo.

También puedes añadir recordatorios automáticos o recordatorios por SMS al mismo workflow, para que la llamada sea solo un paso más.

Reprogramaciones y cancelaciones que se comen el tiempo de los comerciales

Cada “¿podemos mover esto?” le cuesta a un comercial unos minutos. Lee el mensaje, comprueba el calendario, propone huecos y espera una respuesta.

En todo un pipeline, eso son muchas pequeñas interrupciones.

Ese tira y afloja es la parte que el agente puede asumir. Si un posible cliente pide mover la reunión durante una llamada, puede reprogramarla al momento. Si prefiere cancelarla, puede hacerlo.

Los triggers de “rescheduled” y “cancelled” cubren los cambios hechos en otro sitio, como a través de la página de reservas. Inician una llamada después del cambio, así el agente puede confirmar la nueva hora u ofrecer una nueva.

Leads que se enfrían antes de la primera reunión

El interés se desvanece rápido. Alguien que reserva una reunión a las 16:00 está pensando en ti a las 16:00, y para la mañana siguiente ya ha pasado a otras cosas.

El trigger de “new booking” inicia una llamada en cuanto se reserva la reunión. El posible cliente recibe noticias tuyas mientras el interés sigue ahí. En los enlaces en los que apruebas primero cada solicitud, el trigger de “booking requested” hace lo mismo en el momento en que llega la solicitud.

Lo mismo pasa con los leads que entran a través de un routing form. El formulario los envía al enlace de programación del comercial adecuado, así que la llamada se realiza en cuanto reservan, en vez de esperar a que un comercial vea la notificación.

Para los leads que no responden, seguimientos automáticos en el mismo workflow pueden encargarse de continuar.

Comerciales que gastan horas de venta en llamadas administrativas

Recordatorios. Confirmaciones. “Solo estoy comprobando que has recibido la invitación.” Estas llamadas hay que hacerlas, pero no hacen falta con una persona con cuota.

Pásaselas al agente. Tus comerciales se quedan con las conversaciones que sí necesitan una persona, como la discovery, las objeciones y los precios. Esto importa sobre todo en equipos grandes.

Con round robin para equipos de ventas, las reuniones se reparten entre muchos comerciales, y el agente ejecuta las confirmaciones para cada una de ellas. Tú escribes el prompt, el tono y el objetivo de cada llamada, para que suene como tu equipo y no como un guion genérico.

Por qué los equipos de ventas globales sienten más estos problemas

(Fuente de la imagen: https://www.pexels.com/photo/business-team-analyzing-sales-data-in-meeting-36733313/)

Los equipos globales sienten más estos problemas de programación porque el día del posible cliente y el del comercial rara vez coinciden. Una llamada de confirmación o de reprogramación tiene que llegar al posible cliente durante su horario, y ese horario suele ser el fuera de horas del comercial.

Cal.ai lo sortea porque el trigger de la llamada está ligado a la hora de la reunión, no al día laboral de tu comercial. Programa una llamada para “24 horas antes” y saldrá 24 horas antes de la reunión del posible cliente, esté donde esté.

Un comercial en Chicago puede reservar a un posible cliente de Tokio el lunes, y la llamada de confirmación sigue saliendo en el momento adecuado sin que nadie tenga que poner una alarma.

Además, el alcance importa.

Cal.ai puede llamar a asistentes en 11 países: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Alemania, Francia, España, Italia, Australia, México, Japón e India. También puedes comprar un número de EE. UU. directamente en Cal.com. Los equipos que llamen desde otros países importan su propio número en su lugar.

Para una visión más amplia sobre las zonas horarias, nuestra guía sobre las mejores prácticas de programación entre zonas horarias para equipos globales lo explica con más detalle.

Qué comprobar antes de añadir un agente de voz con IA a tu proceso de ventas

Antes de añadir un agente de voz con IA a tu proceso de ventas, comprueba seis cosas: qué activa cada llamada, si la persona aceptó que la llamaran, quién escribe el guion, adónde van los resultados, a qué países puede llegar y cuánto cuesta un minuto.

Si estás comparando opciones para encontrar el mejor agente de voz con IA para llamadas salientes de ventas, estas son las preguntas que separan una buena opción de un dolor de cabeza. La tabla las presenta como preguntas sencillas, para que puedas hacérselas a cualquier proveedor, incluido nosotros.

Pregunta que hacer	Por qué importa	Cómo responde Cal.ai
¿La llamada se activa con tus datos de reservas o con una lista aparte de marcación?	Las llamadas vinculadas a reservas tratan sobre reuniones que ya existen. Una lista aparte significa llamar a gente que quizá nunca haya pedido que le contactes.	Workflows de Cal.com activan cada llamada a partir de un evento de reserva, como una nueva reserva, una actualización de no-show o una reunión que está a punto de empezar. No hay ninguna lista de marcación.
¿La persona aceptó que la llamaran?	Desde febrero de 2024, la FCC trata las voces generadas por IA como voces “artificiales” bajo el TCPA. Las llamadas necesitan el consentimiento previo y expreso de la parte llamada.	Las llamadas van a asistentes que reservaron contigo y dieron un número de teléfono. El consentimiento sigue siendo algo que debes recopilar y registrar tú, así que intégralo en tu flujo de reserva y revisa los detalles con tu equipo legal.
¿Puedes escribir el guion, el tono y el objetivo de cada llamada?	Una llamada que suena fuera de marca pierde al posible cliente en los primeros diez segundos.	Sí. Tú escribes el prompt, el mensaje de apertura, el tono y la personalidad de cada llamada. Puedes añadir variables para personalizarla.
¿Adónde van las transcripciones y los resultados?	Si tu equipo no puede ver lo que se dijo, nadie puede mejorar el guion ni hacer seguimiento.	Cal.com muestra transcripciones, finalización de llamadas y tasas de reserva, además del sentimiento, en tu panel de Cal.com.
¿A qué países puede llamar y desde qué números?	Un equipo global necesita que el agente llegue a los posibles clientes donde estén.	Llama a 11 países: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Alemania, Francia, España, Italia, Australia, México, Japón e India. Puedes comprar números de EE. UU. en Cal.com. Los demás países importan sus propios números.
¿Cuánto cuesta un minuto?	La duración de las llamadas varía, así que la tarifa por minuto es la que te permite prever el gasto.	0,29 $ por minuto, que son 29 créditos. Cubrimos la estructura completa de costes en la siguiente sección.

¿Quieres oír lo que oirían tus posibles clientes? Llama a nuestra línea de demo al +1 (415) 873-1159 y luego imagina que eso ejecuta el guion de tu equipo.

Cómo funcionan las llamadas de voz con IA en Cal.com

Las llamadas de voz con IA en Cal.com siguen tres pasos: elige el trigger, añade un número de teléfono y escribe el prompt.

Así funciona cada paso en Cal.ai, nuestro agente telefónico con IA.

1. Elige el trigger.

Abre Workflows, crea uno nuevo y elige el evento que inicia la llamada. Puede ser una nueva reserva, una reunión que está a punto de empezar, una reprogramación o un no-show. Selecciona tu enlace de programación y, si quieres, fija el momento, como 24 horas antes. Después añade la acción “Call attendee using Cal.ai Voice Agent.”

1. Añade un número de teléfono.

El agente necesita un número desde el que llamar. Puedes comprar un número de EE. UU. dentro de Cal.com o importar el tuyo. En los workflows de equipo, solo los administradores o propietarios del equipo pueden comprar, importar o eliminar números. El resto puede usar los que ya estén conectados.

1. Escribe el prompt.

Escribe la primera línea que dirá el agente cuando empiece la llamada. Después escribe un prompt general que defina su rol y su objetivo. Puedes añadir variables para personalizar cada llamada. Prueba antes de ponerlo en marcha llamando al número o haciendo una llamada de prueba por web. Ambas consumen créditos.

Así funciona el precio de los agentes de voz con IA.

Cada minuto de llamada cuesta 0,29 $, que son 29 créditos. Cada número de EE. UU. cuesta 5 $ al mes. Así que una llamada de tres minutos cuesta 0,87 $.

Cal.ai está disponible en todos los planes de Cal.com, incluido el gratuito. Las cuentas gratuitas no incluyen créditos, así que tendrás que comprar algunos antes de que el agente pueda hacer una llamada. Los planes de pago incluyen créditos para cada miembro cada mes: 750 en Teams y 1.000 en Organizations, o unos 26 y 34 minutos de llamadas. Puedes comprar más cuando los necesites. En Enterprise, los créditos de Cal.ai son ilimitados, así que no mides las llamadas en absoluto.

¿Vas a desplegar Cal.ai en toda una organización de ventas? Habla con nuestro equipo de ventas sobre tu volumen de llamadas y los países a los que llamas.

Deja que el agente se encargue de la programación

Así que el trabajo se reduce a esto. Deja que el agente se encargue de las llamadas que mantienen las reuniones en el calendario y deja que tus comerciales dediquen su tiempo a las conversaciones que cierran tratos.

Los equipos que lo despliegan en toda la empresa obtienen créditos ilimitados de Cal.ai en Cal.com Enterprise. Para oír cómo suena el agente, llama a nuestra línea de demo al +1 (415) 873-1159.

Luego reserva una llamada con nuestro equipo de ventas para configurarlo para tus comerciales. O empieza en el plan gratuito, compra unos cuantos créditos y configura hoy mismo tu primera llamada de confirmación.

FAQ

¿Se puede usar IA para programar citas?

Sí. Un agente de voz con IA puede reservar, reprogramar, cancelar y confirmar citas por teléfono. Cal.ai hace esto en llamadas que Workflows de Cal.com activan a partir de eventos de reserva, como una nueva reserva o una reunión que está a punto de empezar.

¿Cómo saber si alguien está usando una voz de IA?

Un buen agente de voz con IA dice que es una IA al principio de la llamada. La persona que llama también necesita antes el consentimiento de la otra persona, ya que la FCC trata las voces generadas por IA como voces “artificiales” bajo el TCPA y exige consentimiento previo y expreso para esas llamadas.

¿Cuánto cuestan los agentes de voz con IA?

El precio de los agentes de voz con IA varía según el proveedor. Cal.ai cuesta 0,29 $ por minuto (29 créditos), más 5 $ al mes por cada número de teléfono de EE. UU. Está disponible en todos los planes de Cal.com, pero las cuentas gratuitas tienen que comprar créditos antes de que el agente pueda hacer llamadas. Los planes Enterprise incluyen créditos ilimitados de Cal.ai.