Cómo Cal.com se convirtió en la herramienta de referencia de Deel para la programación
Escalar las operaciones globales: la integración de Cal.com de Deel
En un mundo lleno de problemas, las soluciones transforman, y eso es lo que es Deel. Como plataforma global de gestión de personal, Deel simplifica la forma en que las organizaciones incorporan y dan de baja a personas, y gestionan todo lo demás relacionado con empleados y colaboradores. Usar Deel significa que puedes contratar a nivel global sin tener que preocuparte por problemas de cumplimiento normativo o nóminas. Esto se debe a que el conjunto de herramientas de Deel garantiza que siempre tengas todo en orden.
Deel tiene todo lo que necesitas para hacer crecer tu presencia reclutando al mejor talento de todo el mundo sin arruinarte. Deel es tan bueno en lo que hace que actualmente es el proveedor número uno de servicios para empleadores en más de 150 países. Esto significa que la plataforma de Deel se ha usado para incorporar a más de 35.000 empresas y 500.000 trabajadores en todo el mundo.
Ahora, con todo esto en marcha, es fácil entender que trabajar en Deel significa que necesitas comunicarte de forma eficaz y eficiente a gran escala. Pero aquí está el problema: es un poco complicado cuando no tienes una infraestructura decente de programación de calendarios.
En este caso práctico, vamos a dedicar unos minutos a ver cuál era la situación de Deel antes de elegir Cal.com, cómo Cal.com ayudó a Deel y, en última instancia, cuáles fueron los beneficios.
El reto
Deel es una empresa distribuida a nivel mundial que facilita la contratación de trabajadores remotos y la reubicación de talento clave. Antes de descubrir Cal.com, Deel llevaba un tiempo intentando encontrar una solución de programación de calendarios capaz de cubrir sus necesidades. Esto era un problema porque su capacidad para implementar una comunicación eficaz, no solo interna sino también externa, estaba limitada por un cuello de botella basado en las reservas.
Al principio, Deel intentó usar productos como Calendly para superar este obstáculo, pero no quedaron satisfechos con su falta de personalización. Después probaron otros productos, pero seguían apareciendo los mismos problemas. Eran, concretamente, problemas relacionados con las funcionalidades, la integración y el control de los datos.
Lo que Deel necesitaba era un producto que no solo fuera seguro y fiable, sino que también funcionara con su pila tecnológica actual y les permitiera adaptar su entorno de programación a sus necesidades. Por eso acabaron llegando a Cal.com. En lugar de ser rígido en su forma de implementar lo que es la infraestructura de programación, Cal.com pone al usuario firmemente al mando y le permite definir el alcance de sus necesidades de reserva.
Seamos sinceros: lo último que necesita una empresa distribuida a nivel mundial es una solución de programación que se quede sin funcionalidades básicas como eventos colectivos, reservas round robin y capacidades multizona horaria.
La solución
El equipo de atención al cliente de Deel fueron los pioneros que identificaron Cal.com como una opción potencial. Esto no sorprende, ya que los equipos de atención al cliente suelen estar formados por personas orientadas a la acción, responsables y con talento para encontrar soluciones. A diferencia de todos los demás productos de software de programación de calendario que Deel había probado y que al final les habían fallado, Cal.com prometía algo diferente.
"Cal.com redujo el tiempo medio para concretar una reunión en más de un 75%; pasó de 48 horas a menos de 12."
De hecho, Deel llegó a Cal.com con una petición concreta: permitir que los invitados se unieran a una llamada directamente desde la página de programación siempre que hubiera un agente disponible. El equipo de Cal.com lanzó rápidamente una funcionalidad única en la que los invitados podían entrar al instante en una llamada, combinando la programación con una línea directa, algo que no se había visto en ninguna otra herramienta de programación. Esto agilizó el tiempo de respuesta del soporte de Deel y simplificó la comunicación con los clientes, ayudando al equipo a ofrecer un servicio más rápido y eficiente.
Más allá de eso, Cal.com ofrecía un conjunto de funcionalidades increíble que podían integrar con su pila tecnológica a través de API. Esto ayudó a garantizar que tuvieran control total y acceso a sus datos de reservas. Cal.com también incluía funcionalidades esenciales como formularios de enrutamiento, hosts designados y reservas round robin. La reserva round robin puede no parecer gran cosa, pero en el mundo de la atención al cliente es esencial, especialmente cuando se trata de varios miembros del equipo distribuidos en distintas zonas horarias. La opción de reservas round robin de Cal.com significó que los clientes pudieran ser asignados al representante adecuado de Deel más rápido que nunca.
"El round robin de Cal.com supuso una gran diferencia y ayudó a Deel a mejorar su retención de clientes en un 70%, una cifra que deja en nada los estándares del sector ya consolidados."
La experiencia positiva que el equipo de atención al cliente de Deel tuvo con Cal.com desencadenó un efecto dominó. Pronto, el boca a boca positivo hizo que más personas y equipos de Deel empezaran a usar Cal. Antes de darse cuenta, mil personas en Deel estaban usando Cal para ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y generar resultados de impacto en equipos como éxito del cliente, recursos humanos, reclutamiento, legal y operaciones.
Una de las razones por las que tantos profesionales distintos podían usar Cal.com era su personalización. La funcionalidad Managed Events, ofrecida a clientes enterprise, permitía a los líderes de equipo crear plantillas específicas de tipo de cita con elementos bloqueados. Estos campos bloqueados evitan que las plantillas se rompan por accidente y, al mismo tiempo, permiten la personalización individual. Los responsables podían asignar estos tipos de reserva a los miembros del equipo relevantes. Eso significaba que cada equipo tenía acceso a un conjunto de links de programación únicos diseñados para su flujo de trabajo.
"Los resultados hablan por sí solos: las puntuaciones de satisfacción del cliente de Deel subieron un 30% al usar Cal.com."
Otras funcionalidades que Deel consideró impactantes fueron los formularios de enrutamiento, los eventos colectivos y las reuniones instantáneas. Los formularios de enrutamiento se usaron para eliminar la confusión de los clientes ayudando a las personas a encontrar la reserva adecuada rápidamente mediante una serie de preguntas cortas y sencillas. Las reuniones instantáneas ayudaron a facilitar conversaciones internas rápidas y llamadas urgentes con clientes. Los eventos colectivos se usaron para agilizar las reuniones de equipo preasignando asistentes obligatorios y generando fechas predeterminadas que funcionaban para todas las partes.
"Usar Cal.com ha reducido un 25% las ausencias a reuniones; esto ha sido increíble para la eficiencia operativa."
El enfoque de Cal.com en la simplicidad facilitó una adopción rápida dentro de Deel. Aunque cuenta con funcionalidades muy valoradas por quienes tienen un perfil técnico, también es igual de accesible para profesionales de otras áreas. La app store hizo que a Deel le resultara fácil integrar su programación con los contactos de Salesforce, proporcionando acceso a las herramientas necesarias sin renunciar a nada.
El resultado
Deel agenda casi 10.000 reuniones al mes y los beneficios que ha generado para Deel el uso de Cal.com son múltiples. Cal.com ha ayudado a Deel a acelerar su crecimiento y a minimizar sus costes generales. Esto les ha permitido reinvertir el tiempo ahorrado en la organización, al tiempo que liberaban recursos cruciales que han usado para ayudar a mantener su posición de liderazgo dentro de su sector.
"Al integrar Cal.com, Deel redujo un 10% el tiempo de su ciclo de reclutamiento. Esto ayudó a asegurar talento de primer nivel más rápido y a mantener un buen impulso."
Desde que implementó Cal.com, Deel ha visto una reducción del 35% en el tiempo dedicado a programar reuniones, así como una mejora del 20% en las tasas generales de asistencia a reuniones. La funcionalidad de llamadas con IA de Cal.com también ha supuesto una diferencia para Deel al ayudarles a automatizar algunos procesos y, al mismo tiempo, mejorar la accesibilidad de sus servicios.
"El soporte al cliente de Cal.com ha sido excelente: responden rápido, saben mucho y siempre están dispuestos a hacer un esfuerzo extra."
El panel de insights de Cal.com también ha facilitado a Deel la visualización de conclusiones basadas en datos que han usado para optimizar la dotación de personal durante los picos de actividad y mejorar la satisfacción de los clientes. Desde que integró el producto de Cal.com como parte del flujo de trabajo, el equipo de ventas de Deel ha visto un aumento del 15% en la tasa de cierre. Y por si todo eso no fuera suficiente, también ha habido una mejora del 30% en las puntuaciones de satisfacción del cliente como resultado de cómo han cambiado la programación de citas, las reservas y la implementación desde que Cal.com pasó a formar parte de la forma en que Deel gestiona su tiempo.
Esta es la parte del caso práctico en la que normalmente se resume todo una vez más y se presenta un argumento realmente convincente para adoptar el producto en cuestión. Pero aquí está el tema: creemos que las palabras más poderosas son las de nuestros clientes. Por eso, con su permiso, cerramos este caso práctico compartiendo comentarios sin editar que recibimos de Deel. Disfrútalos.
¿Nuestro producto ha cumplido todo lo que esperabas? ¿Qué probabilidad hay de que recomiendes Cal.com a otras personas?
Sí, Cal.com no solo ha cumplido, sino que ha superado nuestras expectativas. Las mejoras continuas y las funcionalidades que lanzas demuestran que estás comprometido con evolucionar junto a las necesidades de tus clientes. Recomendamos encarecidamente Cal.com a otras empresas que busquen una solución de programación robusta y flexible.